Edi что за программа

Документооборот EDI — вид электронного документооборота (ЭДО) для ритейла. Он основан на обмене стандартизированными EDI-сообщениями. В обмене участвуют поставщики, заказчики, производители, дистрибьютеры.

Для обмена сообщениями есть специальные системы, разработанные операторами электронного документооборота. Отправлять и получать сообщения по почте или в мессенджере не получится.

Электронный формат при работе с заказами заменяет бумажный. Обмениваться документами на бумаге не нужно — заказать товар, подтвердить поставку, откорректировать ее состав и уведомить о получении можно в EDI-системе.

Зачем использовать edi — электронный документооборот

Крупные торговые сети уже перешли на EDI-обмен, и ждут от своих партнеров того же. Если поставщик планирует сотрудничать с крупнейшими ритейлерами, ему предстоит подключиться к системе. Какие преимущества он получит?

• Снижение затрат на документооборот. Отправлять сообщения дешевле, чем бумажные документы. Выгода особенно заметна при большом объеме заказов.
• Быстрое подтверждение поставки. EDI-сообщения приходят контрагентам мгновенно.
• Понятный учет. Интерфейс системы напоминает электронную почту. Стороны видят каждый шаг поставки: от заказа до получения.
• Возможность интегрировать работу с заказами в учетную систему. Это позволит обмениваться EDI-сообщениями в привычном интерфейсе и в нем же формировать электронный юридически значимые документы.
• Отсутствие бумажных архивов. Если объем документооборота большой, под хранение документов приходится выделять отдельный стеллаж или даже комнату. EDI-технология позволяет хранить все данные по заказам в электронном формате. В любой момент их можно просмотреть, главное — иметь доступ в интернет.
• Минимум ошибок в учете. Между заказом и фактической поставкой могут быть расхождения. При работе на бумаге их сложно отследить и устранить: приходится запрашивать корректные данные и дублировать документы. Электронный формат исключает риск неточностей, а УПД сразу формируется с правильными параметрами.

Как подключиться к документообороту EDI

ЧТО ТАКОЕ EDI: Цепочка электронных сообщений между покупателем и продавцом

Подключите электронный документооборот в несколько кликов:

• Зарегистрируйтесь в личном кабинете. Для регистрации нужен ИНН.
• Выберите тариф. Система предложит несколько вариантов — выберите подходящий в зависимости от количества документов, которые планируете отправлять контрагентам.
• Оплатите счет и начните обмениваться сообщениями с контрагентами.

Для работы с веб-версией EDI-системы нужен только доступ в интернет. Если ведете учет в 1С, для полной автоматизации можно интегрировать модуль. Подробнее об этом — в статье «Как внедрить EDI от Docrobot в 1С».

Источник: vc.ru

Система EDI: как это работает?

ЧТО ТАКОЕ EDI: Зачем нужен Электронный Обмен Данными между поставщиком и торговой сетью

Помощь экспертов ЭДО по любым вопросам работы ЭДО в 1С. Гарантия на услуги до 12 мес.

Сегодня никого не удивляет тот факт, что «ручные процессы» в бизнес-общении – телефонные звонки, отправка факсов или обмен бумажными документами, почти полностью заменили электронные транзакции. Производители, дистрибьюторы, розничные продавцы и контролирующие органы «общаются» между собой по телекоммуникационным каналам связи, а учет хозяйственной деятельности ведут в своих информационных системах.

В обиход плотно вошли понятия ЭДО, СЭД, автоматизированные системы управления и проч. При этом база для такого цифрового B2B-общения появилась еще в 80-х годах вместе с понятием EDI, на многие годы ставшего синонимом электронной коммерции.

Что такое EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) – это электронный обмен стандартизированной коммерческой информацией – сообщениями, содержащими документы, прейскуранты и проч., и ключевое здесь – стандартизированной.

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск

Почему это так важно? Система EDI подразумевает не только B2B-характер обмена, это, прежде всего, обмен между информационными системами, то есть межмашинное взаимодействие – M2M, (Machine-to-Machine, а все чаще сегодня и Mobile-to-Mobile).

При транзакциях EDI информация перемещается непосредственно из компьютерного приложения одной организации в компьютерное приложение другой. И чтобы компьютеры очень хорошо «понимали» друг друга, не возникало накладок и путаницы, нужны стандарты. В конечном итоге, безусловно, информация будет преобразована в тот формат, в котором ее сможет понять человек, для которого она предназначена, но в EDI главнее все же «понимание» друг друга системами.

Иллюстрацией этому может послужить всем известный штрих-код (подробнее о нем мы поговорим ниже). Что, глядя на него, может понять человек? Ответ очевиден.

Сколько реальной информации он несет, понимаешь, только направив на него сканер прайсчекера или пос-терминала, подключенного к системе автоматизации: оказывается, он содержит все важнейшие данные от страны-производителя до потребительских свойств. В торговом зале, на конвейерных лентах и на складах штрих-код остается незаменимым инструментом уже много лет. То есть он представляет собой пример стандартизированной информации, разработанный как раз в рамках EDI.

Именно поэтому главным составляющим понятия «EDI» является серия стандартов по передаче структурированных данных в электронном виде между компаниями, базирующаяся на международных регламентах и форматах.

Стандарты и способы передачи данных в системе EDI

Рисунок ниже иллюстрирует, что EDI-обмен может «опираться» на огромный массив международных стандартов, разработанных, чтобы удовлетворить все возможные запросы.

ЭДО и EDI: в чем разница и какую технологию надо выбрать

Обе технологии, как ЭДО, так и EDI облегчают работу с документами и автоматизируют процессы обмена коммерческими данными. Несмотря на то, что оба понятия кажутся одинаковыми, есть ряд принципиальных отличий.

Решения выполняют разные функции, и сегодня мы разберемся в чем разница между EDI и ЭДО и какую технологию лучше применять в каждом конкретном случае.

EDI – что это?

EDI (Electronic Data Interchange) – электронный обмен данными. Эта технология представлена в виде цепочки определенных электронных сообщений, с помощью которых контрагенты передают друг другу различные данные. Такие сообщения иногда называются EDI-документами. Из сообщений можно узнать все о процессе поставки: получен ли заказ, проведена ли отгрузка или приемка, сформирован ли счет или УПД.

Все сообщения, которые передаются с помощью EDI структурируются по определенному стандарту. Зачастую – это международный стандарт GS1. В чем суть такого стандарта: весь обмен данными происходит при помощи уникальных идентификационных номеров (ключей):

• GTIN (кода товара);
• GLN (номера местонахождения);
• SSCC (кода для транспортной упаковки).

Пользователь может самостоятельно определить набор сообщений, которые он будет использовать в процессе обмена информацией. Важно, чтобы контрагент был согласен использовать эти сообщения.

Далее система EDI сама формирует документы и направит их в строго регламентированной последовательности. Перед началом работы специалисты настроят сценарий, который будет соответствовать размеру и характеру деятельности организации.

Где можно использовать EDI?

Как правило, технологии EDI используют ритейлеры, чтобы быстро обмениваться информацией с контрагентами о заказах и поставках. С помощью этой системы предприятия создают прайс-листы, информируют об отгрузке товара и формируют закрывающие документы.

Подобный обмен данными еще может быть востребован в фармацевтике, промышленности, логистике и финансовом секторе.

EDI-документы

На сегодняшний день можно обнаружить около 50 стандартных EDI-сообщений, но в классической цепочке основными являются четыре типа:

• ORDERS (Purchase Order) – заказ на поставку. В этом документе обычно содержится перечень товаров, которые будут куплены у поставщика и вся необходимая информация, которая поможет поставщику сформировать заказ (количество товара, время поставки, договор, реквизиты и т.п).
• ORDRSP (Order Response) – ответ на заказ. Этот документ подтверждает возможность поставщика отгрузить запрошенные товары или наоборот, отказ в силу определенных причин. В данный документ поставщик может внести свои корректировки относительно упаковки, количества или иных характеристик товара. Например, можно предложить фасовку не по 5 кг, а по 10 кг, или сообщить о наличии аналогов, если оригиналы товара закончились.
• DESADV (Despatch Advice) – уведомление об отгрузке. По сути – это товарно-транспортная накладная, содержащая полную информацию о произведенной отгрузке: количество, дата и сроки доставки, данные о водителе и т.п.
• RECADV (Receiving Advice) – уведомление о приеме товара. В документе отражается информация о произведенной приемке товара. С помощью этого сообщения можно оперативно сообщить поставщику о принятом товаре, чтобы тот сформировал счет-фактуру. Если товар не был принят, то информация об этом тоже предается через RECADV.

Эта цепочка сообщений автоматизирует все базовые компоненты товарооборота. При необходимости в нее можно добавить и иные виды сообщений в зависимости от требований компании (каталоги, прайс-листы, графики отгрузки товаров и прочее).

Сценарий подобного электронного взаимодействия определяется самостоятельно контрагентами. На количество сообщений влияет специфика деятельности компаний, а также используемая система налогообложения (например, с НДС или без него).

Docrobot.ЭДО

Электронный документооборот для компаний и ИП

ЭДО – что это?

ЭДО – это электронный документооборот. По сути, ничем не отличается от бумажного и состоит из создания, согласования, подписания, обмена и хранения документов в электронном виде.

Электронные документы, которыми обмениваются компании по ЭДО ничем отличаются от своих бумажных аналогов – договоры, акты, УПД (который объединил в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий факт совершения сделки).

Силу таким электронным УПД придает наличие электронной подписи.

Перейти на электронный документооборот можно двумя способами:

1. Подключиться к веб-версии, которая дает возможность работать прямо из браузера.
2. Интегрироваться в учетную систему, чтобы минимизировать ошибки ручного ввода.

Где можно использовать ЭДО?

Электронный документ сейчас находится на пике популярности во всех сферах деятельности – в ритейле, грузоперевозках, образовании, финансах, госсекторе и т. д.

Первыми кто перешел на электронный документооборот стали крупные компании, которые ежемесячно отправляют большие объемы документов и отчетности.

Электронные документы позволяют значительно экономить на бумажных версиях документов, а так и на времени их обработки и доставки. ЭДО позволяет минимизировать риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами. К тому же, расходы на электронный документооборот в четыре раза ниже, чем на бумажный.

Малый и средний бизнес тоже смотрят в сторону организации электронного документооборота, т.к. чем быстрее будут подписаны и согласованы все документы, тем быстрее можно получить деньги за свою работу.

Docrobot разрабатывает комплексные решения для организации электронного документооборота, помогает привести документы в цифровой формат, а также сделать бизнес-процессы понятными и прозрачными.

Основные отличия между ЭДО и EDI

Между ними есть три основных отличия:

1. Тип документов. EDI дает возможность проводить обмен только стандартизированными EDI-сообщениями, которые демонстрируют факт совершения операции. В ЭДО же можно получать привычного вида документы в электронном виде.
2. Стандарты. EDI работает на основе стандарта GS1, а ЭДО по стандартам, которые утвердила ФНС.
3. Юридическая значимость. Сообщения, которые отправляются через EDI не обладают никакой юридической силой, сослаться на них в налоговой и доказать свою правоту не получится. В системе ЭДО все документы подписаны электронной подписью, которая приравнивает их по статусу к бумажному документу.

Есть ли что-то общее между ЭДО и EDI

По сути EDI – это электронный обмен сообщениями, а ЭДО – документами, которые имеют юридическую силу. EDI может стать хорошей составной частью ЭДО и ускорить процессы обмена информацией.

Каждая из этих систем нацелена на решение своих задач, но тем не менее, обе они направлены на сокращение времени обмена информацией, минимизацию издержек компании и снижение уровня рисков.

Что выбрать ЭДО или EDI

Чтобы определиться какую технологию выбрать нужно ответить на несколько вопросов и понять для чего вы приобретаете систему. Чтобы определиться было легче, можно посмотреть в таблицу.

Чтобы получить заметный результат лучше всего использовать обе системы сразу.

Docrobot может помочь подключить EDI и ЭДО, как по отдельности, так и вместе, и провести настройку системы под бизнес-процессы вашей компании. Получите запись вебкаста по работе с EDI-сообщениями в интерфейсе 1С в подарок!

Подпишитесь на нас в соцсетях, чтобы не пропускать полезные материалы, анонсы мероприятий и аналитику:

Docrobot.ЭДО

Мгновенно отправляйте и подписывайте документы в едином сервисе электронного документооборота.

Начните работать в Docrobot

Получите пароль и логин. Обменивайтесь документами с контрагентами, которые уже работают в Docrobot

Источник: www.klerk.ru