5. Регистрация документов. Построение информационно-поисковой системы. Учет документооборота
5. Регистрация документов. Построение
информационно-поисковой системы. Учет документооборота
5.1. Регистрация документов представляет собой запись по установленной форме сведений о документах, фиксирующая факт их издания, отправления или получения с целью обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов.
5.2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится с использованием ЕАСД независимо от способа их доставки и передачи.
5.3. Первичные учетные документы (бухгалтерские документы первичного учета, статистические отчеты, счета на оплату работ и услуг и др.), формы финансовой и статистической отчетности, сводки, информационные материалы для сведения, книги, специальная литература, заявки, разнарядки, наряды и другие документы, которые не относятся к организационно-распорядительным, не регистрируются в ЕАСД, а учитываются соответствующими подразделениями общества в специальных журналах или иным способом, который определяют их руководители.
Отправка телеграммы в системе ЕАСД (SAP LOGON)
5.4. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, поздравительные письма, телеграммы и открытки, пригласительные билеты, корреспонденция с пометкой «Лично», если она не носит служебного характера, различные учебные планы и программы, периодические издания (газеты, журналы, брошюры), документы без подписи и другие аналогичные документы не подлежат регистрации и учету.
5.5. Подразделения общества должны иметь перечень документов, учитываемых в журналах или иным способом, и перечень документов, не подлежащих учету, которые разрабатываются исходя из специфики деятельности подразделения и состава документации и утверждаются его руководителем.
5.6. Регистрация документов общества в ЕАСД производится в пределах следующих потоков документов:
входящие документы — письмо, телеграмма, а также факсограмма при зарубежной переписке;
исходящие документы — письмо, телеграмма, а также факсограмма при зарубежной переписке, докладная и служебная записки;
внутренние документы, включающие массивы следующих видов документов:
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
поручения вице-президентов (отдельно каждого);
протоколы совещаний у президента;
протоколы совещаний у вице-президентов (отдельно каждого);
протоколы заседаний правления общества;
договоры (соглашения, контракты) с другими организациями;
доверенности, выдаваемые от имени общества;
прочие организационно-распорядительные документы («прочие ОРД»).
5.7. Регистрация письменных обращений граждан, поступающих в общество и его подразделения, и регистрация входящих документов ведется отдельно.
5.8. Потоки документов и массивы видов документов подразделений общества определяются их руководителями применительно к потокам и массивам видов документов общества.
Мастер класс Работа в системе электронного документ оборота ЕАСД
5.9. Документ регистрируется в ЕАСД один раз, с присвоением ему автоматически регистрационного номера, который используется на всех стадиях прохождения документа в подразделениях общества.
5.10. Входящие документы, адресованные президенту (вице-президентам), а также обществу без указания конкретного адресата, регистрирует отдел документационного обеспечения.
После создания РК входящего документа в правой нижней части первого листа этого документа ставится отметка о поступлении документа в общество (регистрационный штамп), включающая сокращенное наименование общества — ОАО «РЖД», присвоенный документу в ЕАСД регистрационный номер, состоящий из сокращенного обозначения потока документов ВХ («Входящие») и через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года, дату поступления и количество листов основного документа и приложений к нему.
«8» сентября 2012 г. на 1 л. + 19 л.
Поступившие поручения (указания) руководителей Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по письмам граждан регистрируются отделом документационного обеспечения как входящие документы.
5.11. Входящие документы, адресованные непосредственно подразделениям общества, регистрируют их службы делопроизводства.
После создания РК входящего документа в правой нижней части первого листа этого документа ставится отметка о поступлении его в подразделение общества (регистрационный штамп), включающая наименование подразделения общества, присвоенный документу в ЕАСД регистрационный номер, состоящий из сокращенного обозначения потока документов ВХ («Входящие»), через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения общества, разделенных косой чертой, дату поступления и количество листов основного документа и приложений к нему.
Департамент информатизации
«15» октября 2012 г. на 1 л. + 2 бр.
5.12. Учет входящих документов, адресованных непосредственно подразделениям общества, и документов, зарегистрированных и направленных им отделом документационного обеспечения, ведется раздельно.
5.13. Исходящие документы общества, подписанные президентом (вице-президентами), а также докладные записки вице-президентов на имя президента и их служебные записки регистрирует отдел документационного обеспечения.
Регистрационный номер исходящего документа (включая указанные записки) состоит из сокращенного обозначения потока документов ИСХ («Исходящие») и через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года (например, N ИСХ-26).
5.14. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений общества, а также их докладные записки на имя президента (вице-президента) и служебные записки регистрируют службы делопроизводства подразделений.
Регистрационный номер исходящего документа (включая указанные докладные записки) состоит из сокращенного обозначения потока документов ИСХ («Исходящие»), через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения общества, разделенных косой чертой (например, N ИСХ-148/ЦН).
5.15. Документы, создаваемые в подразделениях общества и направляемые из одного подразделения в другое, регистрируются в ЕАСД за исходящим номером подразделения-исполнителя и не регистрируются подразделением-получателем как входящий документ.
5.16. Приказы общества, кроме приказов по личному составу, в том числе совместные с другими организациями, регистрирует отдел документационного обеспечения.
Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.
5.17. Приказы подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства. Регистрационный номер приказа состоит из условного (сокращенного) наименования подразделения общества и через дефис его порядкового номера в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.
Например, регистрационный номер приказа подразделения аппарата управления — N ЦЭУ-12, приказа филиала — N ЦДРП-18, приказа железной дороги — N СЕВ-20, или N ДВОСТ-25, или N С-КАВ-30, приказа структурного подразделения общества — N ЦЖДК-21.
5.18. Приказы по личному составу, подписанные президентом и вице-президентом, в ведении которого находятся кадровые вопросы, регистрирует Департамент управления персоналом. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.
5.19. Приказы по личному составу, подписанные руководителями подразделений общества, регистрируют соответствующие службы этих подразделений. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.
5.20. Распоряжения общества регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационным номером распоряжения является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква «р». Например, N 15р.
5.21. Распоряжения филиалов и структурных подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства. Регистрационный номер распоряжения состоит из условного (сокращенного) наименования филиала или структурного подразделения общества, к которому через дефис добавляются порядковый номер распоряжения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и строчная буква «р», разделенные косой чертой.
Например, регистрационный номер распоряжения филиала — N ЦДРП-18/р, распоряжения железной дороги — N СЕВ-20/р, или N ДВОСТ-25/р, или N С-КАВ-30/р, распоряжения структурного подразделения общества — N ЦЖДК-21/р.
5.22. Поручения президента, оформленные на соответствующем бланке, регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационный номер поручения включает две прописные буквы «ПП» и через дефис — его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Например, N ПП-25.
5.23. Поручения вице-президентов, оформленные на соответствующих бланках, регистрируют их секретариаты. Регистрационный номер поручения включает прописную букву «П», через дефис — индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента, и через дефис — порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года (отдельно для каждого). Например, N П-ИП-43 (поручение вице-президента Петрова И.С.).
5.24. Поручения руководителей филиалов и структурных подразделений общества, оформленные на соответствующих бланках, регистрируют их службы делопроизводства.
Регистрационный номер поручения руководителей (заместителей руководителей) филиалов (кроме железных дорог) и структурных подразделений общества включает условное (сокращенное) наименование филиала или структурного подразделения, через дефис — порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту — строчную букву «п». Например, N ЦДИ-21/п (поручение руководителя филиала или его заместителя) или N ЦЖДК-22/п (поручение руководителя структурного подразделения или его заместителя).
Регистрационный номер поручения начальника (заместителя начальника) железной дороги включает условное наименование должности, через дефис — порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту — строчную букву «п». Например, N Н-15/п (поручение начальника железной дороги), N НЗ-18/п (поручение заместителя начальника железной дороги).
5.25. Положения, правила, инструкции, регламенты, уставы, руководства, методические указания, рекомендации и иные документы нормативного и инструктивного характера, концепции, планы, программы, а также документы, определяющие порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств железнодорожного транспорта, которые утверждены президентом (вице-президентом), регистрирует отдел документационного обеспечения. В ЕАСД эти документы фиксируются как «прочие организационно-распорядительные документы» («прочие ОРД»).
Регистрационным номером каждого из указанных документов является его порядковый номер в пределах массива этих видов документов в течение календарного года, к которому добавляются строчные буквы «пд». Например, N 82пд.
Указанные документы, утвержденные руководителем подразделения общества, регистрируются службой делопроизводства подразделения. Регистрационный номер каждого из таких документов включает условное (сокращенное) наименование подразделения общества, через дефис — порядковый номер документа в пределах массива этих видов документов в течение календарного года и через косую черту — строчные буквы «пд». Например, N ЦДИ-82/пд или N ПРИВ-82/пд.
5.26. Протоколы заседаний правления общества регистрирует отдел документационного обеспечения.
Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.
5.27. Протоколы совещаний у президента регистрирует отдел документационного обеспечения.
Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для президента, и через дефис — порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением строчных букв «пр», например, N ВЯ-27пр.
5.28. Протоколы совещаний у вице-президентов регистрируют их секретариаты.
Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента, и через дефис — порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года (отдельно для каждого) с добавлением строчных букв «пр». Например, N ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента Петрова И.С).
5.29. Протоколы совещаний у руководителей подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства.
Регистрационный номер протокола совещания у руководителей (заместителей руководителя) подразделений общества (кроме железной дороги) включает условное (сокращенное) наименование подразделения, через дефис — порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту — строчные буквы «пр». Например, N ЦЭКР-12/пр (протокол совещания у начальника Департамента экономической конъюнктуры и стратегического развития или его заместителя), N ЦДРП-15/пр (протокол совещания у руководителя Центральной дирекции по ремонту пути или его заместителя), N ЦКЗ-14/пр (протокол совещания у руководителя Центра организации конкурсных закупок или его заместителя).
Регистрационный номер протокола совещания у начальника (заместителя начальника) железной дороги включает условное наименование должности, через дефис — порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту — строчные буквы «пр». Например, N Н-15/пр (протокол совещания у начальника железной дороги), N НЗ-18/пр (протокол совещания у заместителя начальника железной дороги).
5.30. Факсограммы, поступившие из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президентам), регистрируются отделом документационного обеспечения так же, как входящие документы.
5.31. Документы совета директоров общества регистрирует аппарат корпоративного секретаря общества, документы ревизионной комиссии общества — секретариат этой комиссии в соответствии с регламентами работы совета директоров и ревизионной комиссии.
5.32. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения их соответствующими должностными лицами.
В случае, когда требуется принятие срочных мер в связи с аварийным происшествием, обеспечением безопасности людей, террористической угрозой, возникновением специфической ситуации в сфере международного сотрудничества и т.п., входящие документы представляются на рассмотрение до регистрации.
Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).
5.33. Прохождение документов в обществе (подразделении общества) от их создания или получения до завершения исполнения — отправки адресатам или направления в дело — образует документооборот общества (подразделения общества).
5.34. При определении объема документооборота (количества документов, созданных и полученных за определенный период — месяц, квартал, год) за единицу измерения принимается созданный или полученный документ, который в ЕАСД ранее не регистрировался (копии, создаваемые при печатании и тиражировании, не учитываются).
5.35. Учет документооборота осуществляется: в аппарате управления общества — отделом документационного обеспечения, филиалах и структурных подразделениях общества — их службами делопроизводства.
5.36. Документы общества, подготовленные подразделениями общества и представленные на подпись президенту (вице-президенту), их службы делопроизводства не регистрируют и в своем документообороте не учитывают.
5.37. Автоматизированная регистрация документов и использование регистрационных данных производятся в соответствии с операционными инструкциями пользователя ЕАСД.
5.38. Банк регистрационных данных в ЕАСД, журналы учета документов и номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.
Поиск конкретного документа в информационно-поисковой системе осуществляется по его реквизитам, в частности по виду, дате, названию, номеру документа или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте документа).
5.39. К ознакомлению с зарегистрированными в ЕАСД документами, в РК которых отсутствует отметка «Ограниченный доступ», работник подразделения общества может быть допущен, если документ (проект документа):
зарегистрирован данным подразделением;
подготовлен данным подразделением;
подписан руководителем данного подразделения;
поступил в данное подразделение для исполнения согласно поручению (указанию) или для контроля;
подготовлен другим подразделением и поступил в данное подразделение на ознакомление, согласование или утверждение.
Если работнику подразделения общества необходимо ознакомиться с иным документом (проектом документа), нужным ему для работы, он должен обратиться к исполнителю документа с просьбой направить ему запрашиваемый документ (проект документа).
Источник: bazanpa.ru
Архив за Май 2023
За пять лет Единая отраслевая система электронного документооборота (ЕОСДО) уже стала неотъемлемой частью повседневной деятельности работников атомной отрасли. Это факт, с которым не поспоришь.
Однако, признаемся честно, и сегодня на предприятиях Росатома остаются руководители разных уровней, которые до сих пор так и не «подружились» с данной системой, предпочитая работать по старинке — с бумажными носителями. Так что же такое ЕОСДО — замечательная помощница в работе, которая помогает экономить время и ресурсы, или обуза со множеством недостатков и проблем? Цель Единой отраслевой системы электронного документооборота — создание единого информационного пространства отрасли и получение существенной экономии за счёт перехода на безбумажный документооборот. Внедрение ЕОСДО приводит к сокращению времени на принятие управленческих решений, увеличивает производительность труда за счёт ускоренной обработки документов, повышает исполнительскую дисциплину. ЕОСДО позволяет сотруднику самостоятельно и оперативно получить всю информацию по «истории» документа. О путях внедрения системы и её использовании на предприятии рассказал заместитель начальника ИВЦ по эксплуатации и техническому обслуживанию Виталий Синяков:
— ЕОСДО была разработана компанией «КРОК» для Госкорпорации «Росатом». Напомню, её внедрение в атомной отрасли началось в 2010-2011 годах. Производственное объединение «Маяк» было в числе первых предприятий ядерного оружейного комплекса, начавших внедрять данную систему. В 2012 году совместно с ЗАО «Гринатом» был разработан план-график внедрения ЕОСДО на «Маяке».
С 2012 года началось активное обучение пользователей, в июле система была за- пущена в опытную эксплуатацию, а в сентябре 2012 года — в промышленную. В процессе эксплуатации системы подтвердились положительные стороны ЕОСДО — это увеличение скорости обработки, быстрый поиск документов, возможности контроля документа при его согласовании, а также обеспечение контроля исполнительской дисциплины.
ЕОСДО создана с учётом масштабируемости — по мере необходимости в рамках стандартных сценариев (организационно-распределительная деятельность, юридический блок, договорная деятельность) можно запускать обработку новых документов. В 2012 году мы начинали с обработки в системе приказов и внутренней переписки, а затем постепенно добавляли договоры, доверенности, входящую и исходящую переписку, технические решения, планы организационно-технических мероприятий и так далее.
В 2014 году в системе было обработано более 53 тысяч документов, по ним создано 154 тысячи поручений — всё это говорит об активном использовании системы на предприятии. В 2015 году мы планируем расширение сценариев — добавление и обработку новых типов документов. Каждый год мы делаем обновление системы, которое позволяет устранить необнаруженные ранее ошибки.
Единственным, на мой взгляд, недостатком ЕОСДО является её недостаточное быстродействие. И дело здесь в заложенных в неё решениях, которые ориентированы на использование программных продуктов пяти-шестилетней давности. Сегодня она достигла определённого «потолка» и требует коренного обновления, которое по решению госкорпорации будет проводиться в этом году. Как утверждают разработчики системы, это даст существенное ускорение производительности ЕОСДО. Надеемся, что в 2015 году это обновление удастся осуществить и на «Маяке».
Ольга Суханова, начальник отдела электронного документооборота и делопроизводства:
— Могу сказать, что эффект от использования данной системы очевиден. Сократился бумажный документооборот. Увеличилась скорость прохождения документов. Бóльшая часть документов проходит согласование менее чем за три дня. Чем быстрее принимаются управленческие решения, тем быстрее мы можем их реализовывать и двигаться вперёд.
Одним из минусов данной системы является недостаточное быстродействие, которое будет исключено в новой платформе.
Инга Санатина, секретарь заместителя генерального директора по безопасности — начальника управления безопасности:
— На мой взгляд, ЕОСДО — достаточно удобная система. В любой момент исполнитель может отследить местонахождение документа и этапы его рассмотрения. Единственное неудобство состоит в том, что надо открывать множество различных вкладок, окон, чтобы работать с документом. Тем не менее, часть документов всё равно требуется исполнять и пересылать на бумажных носителях, так как ЕОСДО — корпоративная система, а многие сторонние организации, с которыми сотрудничает «Маяк», с этой системой не работают.
Ирина Туманова, мастер хозяйственных работ:
— Возможности системы меня полностью устраивают. С ней удобно и интересно работать. Гораздо меньше стало бумажных документов — это тоже плюс. В ЕОСДО невозможно потерять документ: его всегда можно вызвать из электронного архива, кроме того, всегда можно посмотреть, на каком этапе согласования находится документ.
Система хорошо дисциплинирует — не исполнил документ в срок, загорается красный сигнал. Хорошо себя чувствуешь, когда на экране компьютера пусто — это значит, что работа сделана, документы отправлены.
Светлана Недро, секретарь директора реакторного завода:
— Удобства от использования системы очевидны — увеличилась скорость прохождения приказов, распоряжений, указаний. ЕОСДО позволяет контролировать исполнение документов. В результате улучшилась исполнительская дисциплина, сократилось время подготовки документов. К недостаткам можно отнести медлительность системы, недостаточную проработку процедуры отправки документов за пределы предприятия. В целом, ЕОСДО — большой шаг вперёд в деле организации документооборота.
Материал подготовил Лев Кириллов.
Источник: www.ozersk74.ru
АСЭД для крупной организации
Что должна «уметь» автоматизированная система электронного документооборота крупной организации? На первых этапах это может быть только небольшая часть потенциальных возможностей, но позже аппетиты и требования к функциональности могут вырасти.
Михаил Кузьмин и Павел Дерновский — Новаком Групп
Что должна «уметь» автоматизированная система электронного документооборота (далее — АСЭД) крупной организации? Как широко она способна раскинуть свои крылья? На первых этапах это может быть только небольшая часть потенциальных возможностей, но позже аппетиты и требования к функциональности могут вырасти. Поэтому выбирая систему важно определить, сможет ли она соответствовать возросшим требованиям.
Одной из наиболее интересных и заметных тенденций последнего времени в области электронного документооборота является переход к решению задач межкорпоративного (межведомственного), а также распределенного внутрикорпоративного документооборота.
При этом приоритет смещается от решения задач автоматизации работы канцелярии к налаживанию взаимодействия между сотрудниками (вертикального – между руководителями и сотрудниками и горизонтального – между сотрудниками) и подразделениями.
Давайте перечислим группы функций АСЭД наиболее востребованных в крупных распределенных организациях, например, холдингах или крупных ведомствах.
Итак, АСЭД крупной организации должна обеспечивать:
● смешанный бумажно-электронный документооборот;
● автоматизированный прием и обработку документов со сканеров, факсов, электронной почты, сетевых папок и т.п.;
● корпоративное хранилище электронных документов;
● исполнение и контроль поручений, как непосредственно связанных с документами, так и не связанных (возможность использования АСЭД как полноценного инструмента управления организацией);
● управление деловыми процессами, возможность переноса в АСЭД процессов по обработке документов, заявок и т.п.;
● поиск документов, поручений, папок как по учетным данным (атрибутам), так и по содержанию документов или поручений;
● поддержку электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), возможность обеспечения юридической значимости электронных документов;
● территориально-распределенная работа, в том числе с использованием средств синхронизации удаленных баз данных, использование Web-технологий;
● использование средств шифрования канала обмена данными на основе семейства протоколов SSL/TLS;
● интеграцию с информационными системами заказчика;
● интеграция с корпоративным порталом.
Давайте рассмотрим эти возможности подробнее.
Смешанный бумажно-электронный документооборот
Понятно, что полностью отказаться от бумажного документооборота в обозримом будущем не удастся, но можно его значительно сократить, таким образом сократив связанные с ним затраты на носители, пересылку и т.п.
Например, можно отказаться от рассылки копий бумажных документов заменив их электронными образами, часть внутренних документов, где возможно, полностью перевести в электронный вид. Для внутренних и исходящих документов можно переносить на бумагу, если это необходимо, уже согласованную финальную версию.
Кроме того, использование корпоративного хранилища электронных документов позволит отказаться от тиражирования и рассылки нормативных и части распорядительных документов внутри организации.
При этом все привычные процессы работы с документами – регистрация, рассылка, согласование проектов документов, ведение дел должны поддерживаться в АСЭД с использованием как электронных, так и бумажных документов.
Автоматизированный прием и обработка документов
Предназначен для сокращения времени и повышения эффективности обработки входящей корреспонденции, поступающей как на бумажных, так и на электронных носителях. Включает в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием по захвату образов документов и их первичной обработке. Например, анализ потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т.п.
Существуют сервисы приема и автоматизированной обработки образов документов путем захвата со сканера, факса, папок и подпапок файловой системы, электронной почты и т.п. При этом возможно извлечение из документов необходимой информации, преобразование форматов документов и т.п. Такие сервисы могут взаимодействовать с решениями разработчиков OCR, OMR или ICR средств, например, ABBYY FineReader, FlexiCapture, FormReader или Recognition Server.
Корпоративное хранилище электронных документов
Позволяет организовать иерархическое хранение различных электронных документов с использованием папок любого уровня вложенности и собственных наборов учетных данных (атрибутов) для различных видов электронных документов. Это могут быть тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и т.п.
Важнейшие функции хранилища — поддержка версий документов, электронной цифровой подписи и шифрования, назначение прав доступа на документы, управление ссылками на документы и папки, ведение истории работы с документами, полнотекстовый и атрибутивный поиск документов и папок.
Для оперативного создания однотипных электронных документов должна быть возможность использовать шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа.
Исполнение и контроль поручений, управление деловыми процессами
Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала.
АСЭД решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов и поручений, в этом случае информация и поручения передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами, часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.
В процессе выполнения бизнес-процесса на каждом этапе маршрута появляются поручения или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами АСЭД (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и т.п.).
Хочется отметить, что сама по себе возможность автоматического создания документов является очень мощным инструментом, способным значительно повысить эффективность и привлекательность АСЭД.
Например, еженедельное автоматическое (по расписанию) формирование справки-напоминания о неисполненных документах и поручениях, срок исполнения которых истекает на этой неделе и рассылка их исполнителям. Или формирование и рассылка руководителям и сотрудникам, отвечающим за расчеты с клиентами, сводки о дебиторской задолженности на основе данных ERP-системы.
Управление деловыми процессами в АСЭД позволяет повысить эффективность организации за счет:
● ускорения выполнения деловых процессов;
● автоматизации отдельных этапов деловых процессов;
● возможности отслеживания состояния каждой этапа;
● анализа статистики выполнения деловых процессов;
● повышения контроля исполнительской дисциплины;
● анализа загруженности сотрудников и результативности их работы;
● управления созданием, развитием и поддержкой единого списка автоматизированных деловых процессов;
● быстрой автоматизации новых процессов с использованием как универсальных, так и разработанных прикладных блоков типовых маршрутов и т.д.
Поиск документов, поручений, папок
АСЭД должна обеспечивать возможность поиска документов, папок, поручений по сочетанию атрибутов и полнотекстовый поиск документов. Востребованными являются возможности сохранения поисковых запросов для аналогичного поиска в дальнейшем, поиска в найденном, выгрузка результатов поиска в файл, например, Microsoft Excel.
Поддержка электронной цифровой подписи, возможность обеспечения юридической значимости электронных документов
Электронная цифровая подпись позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.
АСЭД может поддерживать два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, позволяет удостовериться в его неизменности после подписания.
Для придания электронным документам юридической силы они должны быть подписаны с использованием сертифицированных средств ЭЦП при соблюдении установленных правил управления закрытыми ключами (закрытый ключ в момент подписания не должен быть скомпрометирован, отозван или истекшим).
Несертифицированные средства ЭЦП также могут использоваться во внутреннем документообороте для отдельных видов документов при отсутствии по ним судебной перспективы. Это может позволить несколько сэкономить поскольку внедрение таких средств обычно обходится дешевле.
Территориально-распределенная работа, использование Web-технологий
Территориально-распределенную работу можно рассматривать в нескольких плоскостях:
● обмен данными между удаленными АСЭД;
● синхронизация баз данных удаленных АСЭД, например, головной и подчиненных организаций;
● работа в АСЭД удаленных сотрудников, например, из командировки.
В первом случае возможен обмен данными между удаленными АСЭД с использованием, например, электронной почты и регистрация принятых документов в удаленной АСЭД.
Во втором – синхронизация баз данных с использованием механизме репликации. Например, сотрудники удаленных подразделений совместно работают над проектом какого-то документа и необходимо, чтобы у всех была самая актуальная версия.
Для удаленной работы в АСЭД и обеспечения безопасного обмена информацией по открытым сетям важно наличие в АСЭД Web-клиента и поддержка семейства протоколов SSL/TLS шифрования канала обмена данными.
Интеграция с информационными системами, используемыми у заказчика
Средства интеграции позволяет интегрировать АСЭД с уже существующими системами и решениями. Типовой является интеграции с ERP-системой организации, реализуемая обычно по следующим направлениям:
● синхронизация справочников (двухсторонняя передача данных из интегрируемой системы в АСЭД и из АСЭД в интегрируемую систему);
● сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в АСЭД;
● согласование в АСЭД учетных объектов интегрируемой системы;
● просмотр электронных документов АСЭД, связанных с объектом в интегрируемой системе.
Также важна интеграция АСЭД с офисными приложениями, например, Microsoft Office и/или OpenOffice.org. В этом случае появляется возможность создания и регистрации документов АСЭД из офисных приложений, двунаправленное использование атрибутов электронных документов АСЭД в тексте документов и текста документов в атрибутах. Например, при создании файла из шаблона.
Для систем управления проектами (далее – СУП) таких как, например, Microsoft Project, появляется возможность формирования и двунаправленной синхронизации данных плана проекта между АСЭД и СУП.
Интеграция с корпоративным порталом
Сейчас во многих организациях внедряются корпоративные порталы как внутренние, так и доступные извне (для партнеров (В2В), для клиентов (В2С)). Особенно это актуально для крупных организаций. Данные АСЭД являются важной составляющей корпоративного контента и могут быть эффективно использованы на портале.
Например, нормативные документы организации, статистика исполнения поручений, срочные документы для пользователя, текущие рабочие документы и поручения сотрудника, проекты и т.п.
В качестве портальной платформы может быть использована любая из наиболее распространенных, из коммерческих, например, Microsoft Share Point или Oracle Portal, из свободно распространяемых, например, Drupal.
Заключение
В этой статье мы остановились на функциональных возможностях АСЭД для крупных организаций, не затрагивая при этом архитектуру (базы данных, системы безопасности, средства адаптации и настройки), системные средства (резервное копирование и восстановление, взаимодействие с каталогами пользователей, например, Active Directory, поддержка работы в терминальном режиме и т.п.), а также эргономичность и удобство работы пользователей.
Кроме того, мы не рассматривали массу различных прикладных решений, весьма востребованных в организациях различных масштабов и реализуемых на платформе АСЭД, таких как управление договорами, совещаниями, взаимодействием с клиентами, проектными работами и документацией, Help Desk, Service Desk и т.п.
Источник: ecm-journal.ru