Допускается ли в программе регистрировать кадровые движения

Содержание

Новый принцип регистрации данных для заполнения СЗВ-ТД

В программе организован учет трудовой деятельности сотрудников в специальном регистре сведений Мероприятия трудовой деятельности , в который:

записи вносятся документами учета движения кадров с установленным флажком Отразить в трудовой книжке , а также специализированным документом Регистрация трудовой деятельности ( Кадры – Электронные трудовые книжки — Регистрация трудовой деятельности ) для ручного ввода данных по мероприятиям;
при записи сведений каждому мероприятию присваивается уникальный идентификатор (UUID), который далее передается в ПФР. Это играет роль в случае подачи корректировок или отмены ранее переданных сведений.

Документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД ( Кадры — Электронные трудовые книжки — Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД ) теперь используется исключительно для передачи в ПФР ранее зарегистрированных мероприятий. В документе теперь отсутствует возможность ручного ввода / редактирования данных по мероприятиям (за исключением данных по Подразделению и Должности ). Для внесения «ручных» корректировок предназначен документ Регистрация трудовой деятельности .

Кадровый учет «с нуля»

Дата этого документа должна быть раньше даты заполнения СЗВ-ТД . При заполнении СЗВ-ТД автоматически подтянутся данные, внесенные документом Регистрация трудовой деятельности .

Рассмотрим несколько примеров.

Требуется откорректировать номер приказа на 21-к, который автоматически заполнился в СЗВ-ТД, как 21.

В этом случае необходимо создать документ Регистрация трудовой деятельности и по команде Изменить выбрать мероприятие для корректировки (в нашем случае прием на работу):

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

В документе появятся две строки: первая с отменой сведений, вторая – с новыми данными, по которым следует внести корректировку и указать номер приказа 21-к.

После внесенных изменений при автозаполнении СЗВ-ТД номер приказа будет указан, как «21-к».

Документ «Регистрация трудовой деятельности»

Документ Регистрация трудовой деятельности – это специальный документ для возможности «ручной» регистрации трудовой деятельности, который используется в том числе для ввода «исторических» данных до 01.01.2020 г, а также для мероприятия переименования организации.

В документе присутствует несколько кнопок со своим назначением:

кнопка Данные до 2020 года –для ввод «исторических» данных до 01.01.2020 г.
кнопка Переименование – для переименования организации
кнопка Изменить – для внесения корректировок
кнопка Отменить — для отмена ранее зарегистрированных мероприятий

Документ расположен в журнале Электронные трудовые книжки в разделе Кадры или в разделе Отчетность, справки .

Рассмотрим работу с документом на нескольких примерах.

Пример 1. Установление (присвоение) квалификации

В ЗУП 3 не используется учет по тарифным разрядам. Необходимо отразить установление (присвоение) квалификации для отражения этих данных в СЗВ-ТД .

В этом случае следует воспользоваться документом Регистрация трудовой деятельности .

Для добавления новой строки необходимо использовать команду Еще – Добавить .

или вызвать команду Добавить через контекстное меню, нажав правую клавишу мыши.

В качестве вида мероприятия следует выбрать Установление (присвоение) , указать сотрудника и заполнить реквизиты вручную.

При заполнении СЗВ-ТД автоматически попадут сведения о присвоении сотруднику квалификации.

Пример 2. Ввод исторических данных

Для регистрации в ЗУП 3 кадровых мероприятий по сотрудникам, произошедшим до 2020 г., следует в документе Регистрация трудовой деятельности воспользоваться командой Данные до 2020 года .

Заполнить документ можно сразу на всех или порциями.

Если учет в ЗУП 3 ведется с помощью кадровых документов уже давно, то в Регистрацию трудовой деятельности попадет последнее кадровое событие, произошедшее до 1 января 2020 г. Если же учет только начали вести в программе с 2020 г., введя начальные сведения документом Начальная штатная расстановка ( Главное — Данные на начало эксплуатации – Начальная штатная расстановка ), то данные придется скорректировать вручную. В дальнейшем эти сведения будут использоваться для заполнения СЗВ-ТД .

Если последнее кадровое событие, произошедшее накануне 01.01.2020 г., было зарегистрировано кадровым документом с установленным флажком Отражать в трудовой книжке , то такой сотрудник не попадет в документ Регистрация трудовой деятельности . Это произойдет из-за того, что информация по данному событию уже попала в регистр сведения Мероприятия по трудовой деятельности .

Сведения по последнему загруженному кадровому мероприятию, произошедшему накануне 01.01.2020 г., необходимо проверить, чтобы оно соответствовало реальной записи в бумажной трудовой книжке. Так, если последним кадровым событием было изменение размера оклада, то из-за того, что запись об этом не вносится в бумажную трудовую книжку, придется найти и внести вручную в Регистрацию трудовой деятельности предыдущее значимое для трудовой событие.

Последним кадровым событием накануне 1 января 2020 г. у Базина А.В. был прием 25.01.2010 г. по приказу №13 на должность Начальника управления в Хозяйственно-эксплуатационное управление, зарегистрированный документом Начальная штатная расстановка . Необходимо внести эти данные в ЗУП 3 для дальнейшего автозаполнения СЗВ-ТД .

В этом случае в документе Регистрация трудовой деятельности после вызова команды Данные до 2020 года потребуется вручную дозаполнить недостающие сведения по кадровому мероприятию Прием .

При заполнении СЗВ-ТД сведения о приеме попадут в документ автоматически.

Пример 3. Переименование организации

Для регистрации в ЗУП 3 переименования организации следует в документе Регистрация трудовой деятельности вызвать одноименную команду.

В открывшейся форме необходимо заполнить сведения, которые далее отразятся в отчетности:

«предыдущее наименование организации» с такого-то числа переименована в «новое наименование организации»;
Реквизиты приказа о переименовании (наименование документа, номер документа и его дата, серия документа).

По команде Заполнить необходимая информация будет загружена по каждому сотруднику в табличную часть документа.

В дальнейшем информация о переименовании попадет в отчет СЗВ-ТД автоматически.

Пример 4. Внесение корректировок по сведениям

С помощью документа Регистрация трудовой деятельности можно откорректировать или отменить ранее переданные сведения по форме СЗВ-ТД . Для этого следует вызвать команду Изменить или Отменить .

Пример 5. Отмена сведений

Для отмены сведений в документе Регистрация трудовой деятельности необходимо запустить одноименную команду.

Заполнение СЗВ-ТД по текущим кадровым мероприятиям

Для заполнения СЗВ-ТД анализируется два регистра сведений:

Мероприятия трудовой деятельности – в него попадают события, зарегистрированные для СЗВ-ТД .
В этом регистре:
записи вносятся документами учета движения кадров с установленным флажком Отразить в трудовой книжке , а также специализированным документом Регистрация трудовой деятельности .
каждому мероприятию присваивается уникальный UUID.
Мероприятия трудовой деятельности переданные – в нем фиксируются события, которые уже были передано в ПФР по форме СЗВ-ТД .

В данном регистре:

записи вносятся документом СЗВ-ТД , для которого установлен признак, что он передан в ПФР;
фиксируется уникальный идентификатор (UUID) переданного мероприятия.

При автозаполнении в СЗВ-ТД включаются мероприятия:

которые были зарегистрированы, но еще не передавались в ПФР (т.е. такие мероприятия присутствуют в регистре сведения Мероприятия трудовой деятельности , но их нет в регистре сведения Мероприятия трудовой деятельности переданные );
данные дополняются информацией о предыдущем кадровом мероприятии, произошедшем до 01.01.2020, если оно еще не передавалось в ПФР.

Здесь следует обратить внимание на то, что по реально переданным сведениям в ПФР в СЗВ-ТД должен быть установлен флажок Пачка передана в ПФР (не редактируется) , иначе данные события будут вновь попадать при очередном заполнении СЗВ-ТД .

Для быстрого выявления СЗВ-ТД без установленного признака передачи в ПФР, удобно для журнала Электронные трудовые книжки ( Кадры – Электронные трудовые книжки ) настроить условное оформление для всех полей.

Указать, что шрифт должен быть полужирным.

Выполняться условие, что флажок о приеме СЗВ-ТД не установлен и документ не помечен на удаление.

После сделанных настроек в журнале Электронные трудовые книжки документы СЗВ-ТД , без установленного флажка об их приеме в ПФР и не помеченные на удаление, будут выделены жирным шрифтом:

Корректировка сведения в СЗВ-ТД

Особенности заполнения начальных данных учета трудовой деятельности при обновлении

При обновлении был применен следующий алгоритм обработки данных:

Для кадровых приказов, отмеченных как отражаемые в трудовых книжках, сформировались движения по регистру сведений Мероприятия трудовой деятельности . При этом была произведена попытка подобрать строку с идентификатором мероприятия из документов СЗВ-ТД , т.е. программа пыталась «склеить» кадровые документы и СЗВ-ТД .
Для мероприятий СЗВ-ТД , которые не нашли своего сопоставления с кадровыми приказами, создались документы Регистрация трудовой деятельности .

Когда мероприятия не смогли сопоставиться в базе данных могли появиться задвоенные мероприятия

Например, это могло произойти, когда в сданном СЗВ-ТД было что-то исправлено вручную по сравнению с информацией в кадровом документе. Сопоставление СЗВ-ТД и кадрового документа не произошло, поэтому был создан документ Регистрация трудовой деятельности , где заполнилась информация из СЗВ-ТД . На основании этого документа данные попали в регистр сведения Мероприятия трудовой деятельности с UUID-ом, переданным в ПФР. Так как в кадровом документе был установлен признак отражения данных в трудовой книжке, то в том же регистре сведений записи появились и из кадрового документа с UUID-ом сгененированным программой, но который реально не передавался в ПФР. В результате получилось задвоение данных. При заполнении очередного СЗВ-ТД загрузится мероприятие из кадрового документа, которое получается по данным программы не передавалось.

Оставить нужно те мероприятия, для которых были созданы документы Регистрация трудовой деятельности (по задумке, в них переносились переданные в ПФР строки табличных частей Мероприятия документов СЗВ-ТД в том виде как они есть, без изменений).
Оставшиеся «лишними» мероприятия (которые сформировались под кадровые приказы) необходимо отменить. Это можно сделать двумя способами: снять отметку отражения в кадровых приказах и провести их, или оформить отмену этих мероприятий документами Регистрация трудовой деятельности .

В описанном выше примере, если воспользоваться первым способом исправления, то необходимо сбросить флажок Отразить в трудовой книжке в кадровом документе, а документ Регистрация трудовой деятельности оставить проведенным.

Для быстрого определения таких «проблемных» сотрудников с задвоенными данными в журнале Электронные трудовые книжки следует просмотреть документы Регистрация трудовой деятельности , т.к. это признак того, что программа не смогла сопоставить данные кадровых документов и сданных СЗВ-ТД .

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2023

Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2023 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Рассмотрим порядок организации кадрового делопроизводства на предприятии.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итоги

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2023 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Допустим ли электронный кадровый документооборот? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
правительственное постановление от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3»
— за 499 руб.

ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ОТПУСК, КОМАНДИРОВКА, 1С ЗУП 8.3

Существует очень много разных видов и категорий приказов организаций. Детально по каждой группе рассказывается на курсах:
«Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97»
«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
А в данной статье мы рассмотрим некоторые виды приказов и правила работы с ними.

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

ГОСТ Р 7.0.97-2016
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Приказы. Коммерческие организации

В коммерческих организациях все немного проще.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет.

Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как:

название документа
название компании
вид документа
дата его составления
описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение)

Но! Если деятельность связана так или иначе с вопросами делопроизводства и с необходимостью оформлять документы согласно новому ГОСТ, то желательно дополнить свои знания на курсе Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97

Сроки хранения приказов

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются. Все о хранении документов и передаче дел в архив смотрите тут

Приказы по кадрам могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На взгляд наших экспертов эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.

Систематизация

по кадрам
по отпускам
по командировкам
по основной деятельности

Виды приказов

о приеме на работу
о переводе на другую работу (перемещении)
об увольнении

о дисциплинарных взысканиях
о совмещении
о поощрении
об установлении надбавки к окладу
об изменении персональных данных работника
о присвоении разрядов, классности
об изменении условий труда
обязательные приказы

Обязательные приказы

Когда в организацию приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые и являются теми самыми обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск.

Часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.

Например:

Как руководитель, сотрудник был обязан выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство».

Известно, что эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Приказ об утверждении форм документов

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К приказу об утверждении форм документов необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

Изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о защите персональных данных
Положение о заработной плате и премировании.

Шаг 2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с актами.

Шаг 3 . Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих локально-нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же.
Не забывайте, что если акты вводились в действие приказом, то изменения должны вводиться приказом, а не распоряжением.

Подробнее о работе с локально-нормативными актами узнайте из уроков курса «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»

Приказ на штатное расписание

Приказ на штатное расписание будет уже знаком многим кадровым специалистам. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

На занятиях по кадровому делопроизводству мы рассказываем о том, что обязанности вводить штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к приказу — штатное расписание.

Приказ о графике отпусков

Напомним, что приказ об утверждении графика отпусков издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является локально-нормативным актом, и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

Учет трудовых книжек

Учет, ведение и выдача трудовых книжек регламентируется приказом о назначении ответственного лица.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку, и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом.

Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

Персональные данные сотрудников

Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.

Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».

Важно!

Все документы в отделе кадров (персонала) должны лежать в закрытых шкафах или сейфах.

Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?

Случай из практики эксперта курса «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам», показал, что это очень важно.

Ситуация халатности: Менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил у секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Ведение воинского учета

Необходимость приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета объясняется законами РФ.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязанных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.

номер по порядку
номер самого приказа
дату издания
краткое название приказа

Рекомендуется предусмотреть раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить, о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если делопроизводство ведется в программе 1С, то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

Наш профессиональный совет!

Чтобы избежать ошибок по оформлению приказов, например, по дисциплинарным взысканиям, штрафов и неприятностей с проверками и руководством, мы рекомендуем курс «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам».