Для всех организаций важно правильно оформить и рассчитать зарплату сотрудников, направляемых в командировку. Порядок направления сотрудников в служебные командировки регулируется главой 24 ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Рассмотрим порядок оформления командировки в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность регистрации и оплаты командировки по среднему заработку.
Для этого в Настройке состава начислений и удержаний необходимо установить флаг Командировки для регистрации отсутствия сотрудника в течение дня или нескольких дней и флаг В том числе внутрисменные для регистрации отсутствия сотрудника в течение нескольких рабочих часов. Если длительные командировки принято оплачивать в конце каждого месяца, необходимо установить флаг Длительные командировки оплачивать помесячно (рис. 1).
Рис. 1. Установка флагов «Командировки», «В том числе внутрисменные», «Длительные командировки оплачивать помесячно» в настройках расчета зарплаты в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Инструкция: Оформление документа задание на командировку
После применения настроек в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 в разделе Зарплата появится ссылка Командировки , в которой можно создать документы Т-9 и Т-9а для командировки группы сотрудников (рис. 2).
Рис. 2. Создание командировки в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Если в настройке расчета зарплаты установлен флаг В том числе внутрисменные (рис. 1), в документе Командировка во вкладке Главное появится возможность установки флага Командировка на неполный день с указанием даты командировки и количества часов (рис. 3).
Рис. 3. Установка флага «Командировка на неполный день (внутрисменная)», заполнение даты командировки и часов в документе «Командировка» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Дата и время внутрисменной командировки будут отражены в документе Табель буквой К (рис. 4).
Рис. 4. Создание документа «Табель за март» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Для длительной командировки в документе Командировка можно указать способ оплаты: Целиком или В конце каждого месяца . Если в настройке расчета зарплаты установлен флаг Длительные командировки оплачивать помесячно (рис. 1), по умолчанию в документе Командировка будет установлен флаг Оплачивать командировку в конце каждого месяца . В этом случае выплата по документу будет произведена только за первый месяц. Начисление следующего месяца будет производиться в документе Начисление зарплаты и взносов (рис. 5).
Рис. 5. Установка флага «Оплата длительной командировки в конце каждого месяца» в документе «Командировка». Начисление зарплаты за апрель в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
При установке флага Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку в документе Командировка программа сравнит средний заработок сотрудника с МРОТ. Если среднемесячный заработок меньше МРОТ, при расчете начислений будет использован МРОТ вместо рассчитанного среднего заработка (рис. 6).
Документы и командировки
Если в настройках кадрового учета установлен флаг Ведется штатное расписание , в документе Командировка можно установить флаг Освободить ставку на период отсутствия и освободить занятую позицию штатного расписания на период отсутствия сотрудника. По кнопке Создать на основании можно оформить документ Совмещение должностей и назначить доплату работнику, который будет исполнять обязанности на период отсутствия сотрудника (рис. 6).
Рис. 6. Установка флага «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку» в документе «Командировка». Установка флага «Освободить ставку на период отсутствия» в документе «Командировка». Кнопка «Создать» на основании документа «Совмещение должностей» в документе «Командировка» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Если сотрудник, направленный в командировку, является совместителем, в документе Командировка автоматически появится ссылка Отсутствия по другим местам работы (рис. 7).
Рис. 7. Ссылка «Отсутствия по другим местам работы для внутреннего совместителя» в документе «Командировка» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Расчет среднего заработка и начисленной суммы в документе Командировка производится автоматически. Показать подробности расчета можно по соответствующей кнопке во вкладке Начислено (подробно), рис. 8.
Рис. 8. Кнопка «Показать подробности расчета» в документе «Командировка» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Если на период командировки изменились территориальные условия, во вкладке Стаж ПФР устанавливается соответствующий флаг с выбором территориальных условий. Если командировка прерывает льготный стаж сотрудника, необходимо установить флаг Не включать период в стаж для досрочного назначения пенсии (рис. 9).
Рис. 9. Заполнение данных во вкладке «Стаж ПФР» в документе «Командировка» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Во вкладке Дополнительно устанавливается способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете и заполняются данные для печати (рис. 10).
Источник: dzen.ru
Электронное оформление командировок и авансовых отчетов
Бухгалтер тратит на оформление одной командировки, проверку авансового отчета минимум час и 5 листов бумаги. Работник чуть больше, особенно при составлении отчета о командировке.
Многие знают, что документы о командировках можно оформлять электронно. Но некоторые пока сомневаются в законности электронных авансовых отчетов и электронных приказов о командировании.
В статье разбираем кадровые и бухгалтерские документы о командировках, которые можно вести и хранить электронно, без дублирования на бумаге. Даем пошаговую инструкцию для перевода процесса командирования в электронный вид.
О чем узнаете
- Все ли документы о командировании можно вести электронно
- Как перейти на электронное оформление командировок
- Как происходит электронное подписание приказа о направлении в командировку
- Нюансы хранения электронных документов по командировкам
- Как начать экономить уже сейчас
- Частые вопросы
Все ли документы о командировании можно вести электронно
Если кратко, то по командировкам не получится выкинуть бумажные ж/д билеты, товарные чеки и договор о найме квартиры у физлица. Остальные бумаги можно смело переводить в электронный вид. Разберем подробнее.
Документы о командировании делятся на кадровые и бухгалтерские. Кадровые электронные документы оформляем по требованиям Трудового кодекса, а электронные авансовые отчеты и кассовые чеки — по правилам Налогового кодекса.
Кадровые документы о командировании: приказ о направлении в командировку, служебное задание, отчет о командировке можно оформлять в электронном виде и не дублировать на бумаге на основании статей 22.1–22.9 ТК РФ. С ноября 2021 Трудовой кодекс разрешает все кадровые документы оформлять электронно, подписывать электронной подписью работника и работодателя.
Авансовые отчеты можно составлять только в электронном виде и подписывать у работника любым видом электронной подписи. Это соответствует ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, разрешающей составление первичных учетных документов в электронном виде. Минфин признает электронные авансовые отчеты. См. письмо от 04.12.2019, от 20.08.2015.
Кассовый чек, который работник принес на бумаге для подтверждения командировочных расходов, можно сохранить в электронном виде. Это соответствует абз. 12 ст. 1.1 закона о применении ККТ, поскольку любой кассовый чек — это сформированный в электронной форме первичный учетный документ, отпечатанный на ККТ в момент расчета.
Не получится просто отсканировать чек и выкинуть бумажный. Надо получить его электронную версию, которую мы и предъявим при проверках налоговой. Это можно сделать несколькими способами:
- Попросить продавца товара прислать чек на ваш электронный адрес или телефон.
- Скачать на сайте налоговой или сайте компании «Тензор».
Вам хватит фотографии кассового чека, если оформляете командировки в СБИС. Система сама распознает чек, проверит его достоверность на сайте налоговой и впишет данные из чека в авансовый отчет. Как автоматизировать авансовые отчеты.
Электронный ж/д билет и электронный контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученные при оформлении билета, можно не распечатывать. Минфин признает эти электронные документы достаточными для принятия расходов в налоговом учете.
Бумажный товарный чек, договор найма жилья у физлица и иные документы, изначально созданные в бумажном виде, надо хранить на бумаге. Это требование связано с положениями п. 1 ст. 252 НК РФ о том, что произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, только если расходы документально подтверждены. А вот если бы договор был изначально создан в электронном виде, например, подписан электронными подписями собственника и нанимателя, тогда его можно хранить в электронном виде и не распечатывать.
Перевести документы о командировании в электронный вид
Как перейти на электронное оформление командировок
Для электронного оформления командировок вам потребуется:
- Информационная система.
- Электронные подписи работникам.
- Внутренние документы компании.
1. Информационная система
По ст. 22.1 ТК РФ обмениваться электронными кадровыми документами с работниками можно в информационной системе работодателя, такой как СБИС. Эта система должна:
- Уметь взаимодействовать с порталом «Работа России».
- Работать со всеми видами электронных подписей работников.
- Хранить электронные кадровые документы.
- Подтверждать факт получения документа работником и работодателем.
СБИС для кадрового ЭДО
2. Электронные подписи работникам для командировок
Электронные подписи бывают нескольких видов. Для оформления командировок подойдет любой вид ЭП:
ПЭП — простая электронная подпись;
НЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись;
КЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.
Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». В ст. 22.1 Трудового кодекса РФ вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП Госключ и ПЭП Госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет электронный документооборот на портале «Работа России».
Про простую электронную подпись
ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ПЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайт госуслуг, когда указывают телефон и пароль. ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения.
Про неквалифицированную электронную подпись
НЭП выпускает работодатель или удостоверяющий центр. НЭП можно записать на флешки, выпустить на телефон или в облако, чтобы работник мог ей подписывать документы с офисного или домашнего компьютера. НЭП докажет, что электронный приказ о командировании работодатель не изменил после подписания работником. СБИС для кадрового ЭДО умеет выпускать подписи в момент приема работника.
Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.
Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.
Хочу сам выдавать сотрудникам НЭП
Оставить заявку
Про квалифицированную электронную подпись
КЭП выдает Удостоверяющий центр. Для ее получения работнику придется ехать в Удостоверяющий центр. КЭП можно записать на защищенную флешку или телефон. Она, как и неквалифицированная ЭП, подтверждает неизменность кадрового документа.
Как выбрать ЭП для работника
При выборе ЭП учитывайте, что КЭП и НЭП защищают документ от изменения, а ПЭП нет.
Представьте, работодатель объявляет работнику выговор за то, что тот не выполнил электронное задание на командировку. Работник обращается в суд и заявляет, что работодатель изменил текст задания после подписания работником. Если задание было подписано ПЭП, работодатель может проиграть суд.
3. Внутренние документы для перехода на КЭДО
Для перехода на электронное взаимодействие с работниками работодатель разрабатывает и подписывает у работников на бумаге вот эти виды документов:
- Локальный нормативный акт компании, например Положение о кадровом ЭДО. В нем описывают, какие документы компания переводит в электронный вид, какие виды подписей использует, в каких исключительных случаях будет вести документооборот на бумаге.
- Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника. Нужно по ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ. Работников без трудового стажа на 31.12.2021 только уведомляем, согласие получать не требуется.
- Соглашение о применении НЭП или ПЭП, нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. Не нужно, если у сотрудников будут КЭП.
Как происходит электронное подписание приказа о направлении в командировку
Moët Hennessy Russia оформляют командировки в СБИС
«Мы без загвоздок заменили бумажное согласование командировок на электронное», — рассказывает Елена Волкова, бухгалтер по расчету с подотчетными лицами Moët Hennessy Russia.
Источник: sbis.ru
Командировки и авансовые отчеты
Быстрое оформление документов для командировок и оперативная сдача авансовых отчетов.
на 60%
ниже трудозатраты при согласовании командировочных документов
Сводятся к минимуму ошибки при заполнении авансовых отчетов
Сокращаются расходы на печать, пересылку и хранение документов
Ускоряется подготовка отчетных документов для налоговой и аудиторской проверок
Оформление документов для рабочей поездки — долгий и трудоемкий процесс:
- согласование командировки непрозрачно и отнимает время командируемого, его руководителя, бухгалтера;
- нарушаются сроки предоставления авансовых отчетов, так как сотрудники часто забывают заполнять их вовремя;
- бухгалтерия вынуждена тратить время на проверку подтверждающих документов и авансового отчета;
- затянувшееся подписание документов по командировке приводит к проблемам с закрытием отчетного периода.
Перевести командировки и авансовые отчеты в электронный вид:
- создавать заявки на командировки в пару кликов, согласовывать их по настроенному маршруту;
- оперативно отменять командировку или изменять ее параметры в процессе согласования (например, в случае превышения расходов или переносе сроков);
- автоматически формировать авансовый отчет в системе сразу после подписания приказа на командировку;
- быстро выгружать электронные документы для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы.
Командировки и авансовые отчеты
- Оформление командировки
- Оформление авансового отчета
- Подготовка к проверкам
Возможности решения
Оформление командировки
Заявка на командировку создается в пару кликов в системе или в личном кабинете. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист.
Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.
Оформление командировки в личном кабинете
Оформление командировки в системе
Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.
Расчет расходов на командировку в личном кабинете
Расчет расходов на командировку в системе
После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.
На основе заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.
Сотрудник может отменить или изменить параметры командировки, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель — отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.
Оформление авансового отчета
По возвращении сотрудник заполняет авансовый отчет в системе или в личном кабинете. Табличная часть отчета формируется автоматически еще на этапе утверждения командировки — за основу берутся плановые расходы.
Командируемый проверяет корректность информации и при необходимости дополняет отчет — заносит недостающие документы и указывает фактические расходы из накладных. Фотографии или скан-копии подтверждающих документов достаточно вложить в задание — они привяжутся к авансовому отчету автоматически.
Источник: www.directum.ru