Система электронного документооборота — это система, позволяющая организовать работу с электронными документами. Работа с документами — один из основных процессов деятельности компаний. С их помощью устанавливаются нормы и правила, предоставляются полномочия, ведется учет ресурсов.
Многие организации, ведомства и больше всего государственные учреждения предпочитают не пользоваться цифровыми документами в связи с их специфической деятельностью, так как может произойти утечка информации, злоумышленники могут взломать систему и украсть секретные документы, в связи с этим до сих пор сохраняются печатные документационные архивы.
Компаниям, не связанным с секретной деятельностью, удобнее и выгоднее пользоваться электронными документами — это упрощает и ускоряет процесс взаимодействия, в связи с этим для них были разработаны различные системы электронного документооборота. Далее будет приведен пример работы системы электронного документооборота «Docsvision».
Понятие электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) — это система, позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.
Демонстрация работы с электронным архивом в СЭД Docsvision
СЭД docsvision обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени
Пример стоимости лицензии Docsvision
Стоимость лицензии системы «Docsvision» (1 пользователь)
Опции
Малый бизнес
(10-25 чел.)
Корпоративная
(неограниченное кол-во чел.)
Стандартная
(1-100 чел.)
Цена лицензий
2000
12000
7000
Расчет полной стоимости системы производится нарастающим образом.
Стоимость системы меняется в зависимости от приобретения на программу дополнительных лицензий, расширяющих функционал продукта. Приобретение лицензий не ограничено.
Так, например, если приобрести «стандартную» лицензию, с подключением 50 сотрудников, учитывая приобретение только базовых модулей, покупка лицензии обойдется в 377000 рублей.
Особенность системы — возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами.
СЭД «Docsvision» полностью соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота, входит в реестр отечественного программного обеспечения, официально признана 100% Российским программным обеспечением корпоративного уровня.
Благодаря внедрению СЭД «Docsvision» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упрощать стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, последующий контроль их исполнения.
Docsvision — обзор системы электронного документооборота (СЭД) и демонстрация интерфейса
Функциональные возможности СЭД «Docsvision»
Docsvision 5 – комплексная платформа СЭД сочетает в себе современную архитектуру и широкий набор инструментов, позволяющих создавать решения задач управления предприятием в эпоху цифровой трансформации:
- Решение задач делопроизводства
- Построение корпоративного архива
- Поддержку средств групповой работы и гибких методик управления (Agile)
Решение специализированных отраслевых задач
В основе платформы лежит современная трехзвенная архитектура, спроектированная с учетом растущих потребностей в объемах обрабатываемых данных и количества вовлеченных в работу пользователей предприятия.
База данных работает под управлением СУБД MS SQL Server, а сервер приложений — Microsoft Internet Information Server.
Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек документов и заданий, файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают доступ, получение, обновление и удаление данных пользователем в соответствии с его правами доступа по отношению к данному документу, а также многие другие функции.
Архитектура платформы Docsvision 5 полностью открыта. Все функции приложений Docsvision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих беспрецедентную гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений и интеграции с внешними системами. Помимо API платформа имеет инструменты (конструкторы) для визуального проектирования решений без использования программного кода.
Все приложения, создаваемые с использованием платформы Docsvision обеспечивают:
- Единые механизмы хранения и представления информации
- Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними
- Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя
- Общую структуру справочников
- Общие средства поиска и извлечения информации
- Единые средства маршрутизации и управления жизненным циклом документов
- Единые средства разработки и настройки.
Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений
Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в папки, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам.
Формы для регистрации документов — карточки документов — могут отличаться в каждой отдельной организации и могут разрабатываться на основе базовых объектов системы (карточек документа и задания), как например во встроенном приложении «Управление документами Docsvision 5».
Пользователю предоставляется удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных системы, включая ее поиск, просмотр и модификацию.
Основным клиентским компонентом платформы Docsvision является web-клиент предоставляющий доступ ко всем объектам Docsvision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Web-клиент работает во всех наиболее распространенных современных браузерах.
Web-обеспечивает пользователям максимальную мобильность, позволяя работать через интернет из любой точки мира и с любого устройства, адаптируясь под его размер и обеспечивая пользователю максимальное удобство.
Пользователю доступны и другие способы работы с системой: windows-клиент, почтовый клиент, позволяющий работать из любого почтового агента и мобильное приложение на платформах iOS и Android, обеспечивающее удобный доступ к важным документам и заданиям в т.ч. в режиме off-line.
Интерфейс СЭД Docsvision
Основное окно: навигатор
Система поиска
Карточка документа
Преимущества и недостатки данной системы
Недостатки:
— В типовой поставке отсутствует самостоятельный учет проектов документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с помощью доработки на внедрении.
— Нет возможности вести личные папки пользователя.
— При резком увеличении потока документооборота серверы не справляются, что влечет за собой снижение производительности труда.
— В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности Mozila Firefox.
— Нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных реквизитов.
— Негативное влияние на организм человека электронной техники.
— Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
— Отсутствует система кодирования при передаче данных через протокол TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol — протоколуправления передачей)
Преимущества:
— возможность развития функционала;
— унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;
— единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования
— централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов;
— центры корпоративной технической поддержки.
— возможность накопления информации о прохождении процессов и использования этой информации для реинжиниринга;
— унифицированный интерфейс, нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;
— наличие инструментов и методик снижения рисков
— тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования;
— единая очередь заданий для всех процессов и приложений (система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий);
— средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей (не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений);
— WEB доступ ко всем функциям системы;
— единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows.
В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.
Также можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы draghttps://www.evkova.org/referaty/obzor-i-funktsionalnyie-vozmozhnosti-sed-docsvision» target=»_blank»]www.evkova.org[/mask_link]
«DocsVision» – недостатки и достоинства, или Практика внедрения электронного документооборота в энергетической компании
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Шесть бесплатных российских сервисов для проведения онлайн-конференций
Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ
Критерии выбора вида электронной подписи для подписания конкретного документа
Рассматриваются законодательно установленные виды электронных подписей. Основную ценность статьи представляют сформулированные критерии выбора вида электронной подписи для документов внешнего и внутреннего документопотоков (методика выбора ЭП иллюстрируется примерами). Кроме того, приводятся примеры законодательно оговоренных требований к применению конкретного вида ЭП для отдельных документов (кадровых, бухгалтерских, нотариальных и др.).
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ
«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 2)
Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Во 2-й части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы продолжим говорить о том, чем можно наполнять базу знаний: о бланках и шаблонах документов и презентаций, заготовках для организации командировок, полезных видеороликах, о скриптах (алгоритмах общения с готовыми фразами), записях телефонных разговоров, чек-листах и памятках. Предлагаем полезные программы и интернет-ресурсы, которые вам могут пригодиться.
Анна Сосновая
основатель бизнес-школы ассистентов и помощников «АС», сертифицированный эксперт в области менеджмента знаний, преподаватель ВШЭ, РАНХиГС
Показать больше
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Надежда Артонкина
специалист по внедрению автоматизированных систем управления
Контроль исполнения поручений в MS Excel
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Антипов Денис
специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»
Презентация годового отчета и плана
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Наталья Клочкова
заместитель исполнительного директора торгово-производственной компании
Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ
Источник: delo-press.ru
Docsvision. Система управления документами, задачами и бизнес-процессами.
Продукт является разработкой компании «ДоксВижн» и существует на рынке более 15 лет, портфель внедрений насчитывает на сегодня более 1000 проектов. Мы попросили президента компании «ДоксВижн», Владимира Андреева, рассказать о возможностях системы.
Фунциональность
— Владимир, в чем уникальность комплексного предложения Docsvision?
— Docsvision включает в себя платформу для создания и работы самых разных решений, готовые приложения для быстрого внедрения типового функционала, инструменты для разработки и модификации решений и расширения технических возможностей, а также готовые проектные решения. Благодаря этому комплексу система может автоматизировать как работу с документами, так и бизнес-процессы, включая управленческую деятельность, функциональные задачи подразделений и операционные процессы в работе организации. Широкий спектр решаемых задач находит свое отражение в постоянно пополняющемся наборе приложений и готовых решений на платформе Docsvision.
Гибкость: создавайте приложения без программирования
— Какие функции выполняют конструкторы Docsvision?
— Применение конструкторов — это ключевая концепция системы Docsvision, обеспечивающая ее универсальность и адаптивность. Конструкторы — это базовые объекты и средства создания и настройки новых объектов на их основе – без программирования. Используя конструкторы, вы можете сократить не только общее время и стоимость реализации решения, но и изменить сам процесс, поскольку разрабатывать решение может уже не программист, а специалист, хорошо понимающий предметную область и освоивший средства конструирования. Базовыми объектами, из которых строится решение, являются папки, карточки документов, заданий и бизнес-процессов, справочники, представления, поисковые запросы, отчеты и многое другое.
— Какие встроенные приложения имеет система?
— «Управление документами» входит в платформу и служит основой для других, более специализированных приложений и заказных решений, создаваемых при внедрении, о которых я говорил. Приложение ориентировано, в первую очередь, на массовое использование сотрудниками на каждом рабочем месте, на их повседневное взаимодействие в составе рабочих групп. В нем реализованы основные функции электронного документооборота, востребованные на любом предприятии и делающие повседневную работу с электронными документами и заданиями удобной и эффективной.
Масштабируемость
— Что система предлагает пользователям?
— Предусмотренный набор рабочих мест Docsvision обеспечивает удобство доступа и работы в системе всем группам пользователей. Основным рабочим местом, обеспечивающим доступ к полному функционалу Docsvision, является Навигатор. Легкий клиент позволяет работать в Docsvision из любой операционной системы и в любом браузере. Рабочие места для iPad и iPhone реализуют сценарии работы руководителей.
Менеджер для Microsoft Outlook — приложение, позволяющее работать с заданиями системы через Microsoft Outlook или в любой почтовой программе, независимо от наличия подключения к интернету. А клиент для SharePoint позволяет работать в системе через портал Microsoft SharePoint.
— На компании какого масштаба ориентирована система?
— Docsvision эффективно работает как в локальных решениях на несколько пользователей, так и в распределенных системах с тысячами сотрудников. Масштабирование в пределах одного серверного комплекса обеспечивается средствами платформы Microsoft, поддержкой многопроцессорных конфигураций и 64-битного режима, кластеризацией всех компонентов: серверов баз данных, приложений и рабочих процессов. При территориальной распределенности решений в Docsvision реализуется две стратегии: удаленный доступ клиентов к серверу (web-доступ, терминальный доступ) и межсерверное взаимодействие.
Механизмы интеграции
— Каковы дополнительные возможности и преимущества системы?
— Что особенно важно сегодня, Docsvision поддерживает работу со всеми видами электронной подписи в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи»: простой, усиленной и квалифицированной. Мы предлагаем широкие возможности интеграции: шлюзы к любому серверу электронной почты, к порталу SharePoint, к системе обмена юридически значимыми документами «Диадок», к учетным системам «1С:Предприятие». Все это — мощный функционал для реализации широкого спектра задач современного предприятия или организации.
Персональные рабочие места пользователей. Предусмотренный набор рабочих мест Docsvision обеспечивает удобство доступа и работы в системе всем группам пользователей.
Навигатор
Основное рабочее место, обеспечивающее доступ к полному функционалу Docsvision.
Менеджер для Microsoft Outlook
Приложение, позволяющее работать с заданиями системы Docsvision через Microsoft Outlook или в любой почтовой программе, независимо от наличия подключения к Интернету.
Легкий клиент
Web-клиент, позволяющий работать с Docsvision в любой операционной системе и в любом браузере.
Мобильные рабочие места для iPad и iPhone
Реализуют сценарии работы руководителей. Приложение работает как в онлайн, так и в оффлайн-режиме.
Клиент для SharePoint
Позволяет работать в системе Docsvision через портал Microsoft SharePoint.
Ассистент для Android
Приложение для ОС Android, которое уведомляет о назначенных в Docsvision заданиях.
Источник: softline.ru