В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.
Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.
Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.
Раздел Кадровый учет: Кадровое перемещение
Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса
С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.
Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.
Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.
Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.
Основы кадрового учета в 1С:Зарплата и управление персоналом 8
Кроме того, мы берем на себя полную финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.
Общие требования к оформлению первичных документов
Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.
Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.
Оценить риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.
Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.
В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.
Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени
К первичным документам для расчета заработной платы относятся:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
- Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
- Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
- Расчетная ведомость (форма № Т-51)
- Платежная ведомость (форма № Т-53)
- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
- Лицевой счет (форма № Т-54)
- Лицевой счет (форма № Т-54а)
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
- Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
- Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
А теперь обо всех этих документах – более подробно.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:
- о количестве дней (часов) неявок (явок);
- о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).
В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:
- Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
- Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
- Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.
Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости
Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.
Лицевые счета
Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:
- Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
- Т-54а – электронная форма лицевого счета.
Расчетные записки
Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:
- ежегодного оплачиваемого
- ежегодного дополнительного (другого) отпуска.
Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.
Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору
Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.
Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:
- трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
- приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
- расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
- больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
- приказы на командировки.
Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит» . Наши эксперты:
- оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
- исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Источник: 1c-wiseadvice.ru
Как найти ошибки в 1С: ЗУП ред. 3.1
Часто бухгалтеры задают вопрос: «А как можно проверить, нет ли ошибок в 1С: ЗУП? В 1С: Бухгалтерии предприятия есть куча «помощников» бухгалтера: экспресс-проверка, ОСВ, анализы и карточки счетов, ошибки при закрытии месяца… А в 1С: ЗУП практически нет ничего!» Нет, друзья, вы ошибаетесь!
В этой публикации мы расскажем, на что обращать внимание при работе с 1С: ЗУП ред. 3.1, чтобы минимизировать ошибки.
Контроль ведения учета
Еще даже не приступив к непосредственной работе в 1С: ЗУП, можно увидеть первые «сигналы проблем» от программы в виде треугольников с восклицательными знаками на начальной странице. 
Делегирование ввода отсутствий сотрудников своим коллегам
- Делаю самостоятельно (Важное и срочное)
- Планирую (Важное и не срочное)
- Поручаю/Делегирую другому (Срочное и не важное)
- Игнорирую (Не срочное и не важное)
Система внутреннего контроля должна обеспечивать выполнение контрольных процедур, направленных на предупреждение или минимизацию рисков, влияющих на достижение целей организации.
В качестве контрольных процедур должно использоваться документальное оформление и подтверждение фактов хозяйственной жизни организации. На практике, это наличие первичных документов, на основе которых отражаются операции в программе, рассчитываются налоги и формируется регламентированная отчетность.
В 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 за наличие оригиналов документов отвечает специальная галочка.
В случае зарплатного учета самым уязвимым местом остаются больничные листы. Ведь бухгалтер далеко не всегда в курсе, болеют ли сотрудники или работают.
Большинство кадровиков или расчетчиков регистрируют отсутствия самостоятельно. Однако, начиная с релиза 3.1.10, появилась возможность делегировать ввод отсутствий с помощью обработки «Регистрация отсутствий сотрудников» (разделы «Кадры» / «Зарплата» – «Сервис»).
Этот функционал относится к управленческому учету, и использовать его не обязательно. Он просто повышает удобство работы в крупных компаниях с большой численностью больничных и других отсутствий.
Обработка «Регистрация отсутствий сотрудников» доступна пользователям с профилем прав доступа «Руководитель подразделения» в разделе «Главное», а также с профилем «Кадровика-расчетчика» в разделах «Кадры» и «Зарплата».
Непосредственный руководитель в указанной обработке вводит период отсутствия сотрудника на дату, интервал дат или часть дня (по факту создается документ «Периоды отсутствия сотрудников»).
Оформление «регламентированных» документов отсутствия выполняется следующим образом:
- если вы хотите сами создавать отдельный документ под каждое отсутствие работника, то можно это сделать в колонке «Документы начисления»,
- если же кликнуть по кнопке «Оформить начисления» над таблицей, тогда откроется отдельная форма, из которой можно одним кликом создать сразу все недостающие документы начисления.
Если в таблице выбрано несколько строк, то форма открывается только для них.
Когда оформлены документы-начисления для отсутствий, указанных в таблице, т.е. период которых совпадает или пересекается с ними, то в колонке «Документы начисления» отображаются ссылки на них.
При проведении начисления зарплаты (или увольнения с начислением зарплаты) выполняется проверка, все ли зарегистрированные за этот месяц «черновые» отсутствия покрыты документами-отклонениями. Если оказывается, что нет, то документ не проводится и выдается сообщение со ссылкой на конкретный документ.
Получается, что данная контрольная процедура проверки наличная расчетов по зафиксированным отсутствиям встроена в процедуру проведения документов расчетов.
Когда обработка «Регистрация отсутствий сотрудников» не используется, то кадровик или расчетчик все отсутствия регистрирует самостоятельно:
- в случае, если больничный еще не закрыт, то документом «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» в разделе «Кадры»;
- в случае, если больничный закрыт, то одноименным документом «Больничный лист» в разделе «Зарплата».
Правила проверки учета
Другие контрольные процедуры, предусмотренные программой, можно найти через функционал проверки учета в разделе «Администрирование» — «Обслуживание» — «Корректировка данных» — «Правила проверки учета».
Здесь приводится огромный список правил, по которым выполняется проверка.
Зелеными галочками отмечены те направления проверки, которые заданы на данный момент времени.
Чтобы расширить список проверки, провалитесь в каждую позицию без зеленой галочки и поставьте флажок в строке «Использование».
После этого нажмите кнопку «Выполнить все», и программа запустит процедуру проверки учета.
Результаты проверки можно увидеть по уже знакомым нам пиктограммам с восклицательными знаками в столбце «Индикатор ошибки» в разделе «Кадры» — «Все кадровые документы» и в разделе «Зарплата» — «Все начисления».
Требуется помощь? Задайте безлимитное количество вопросов на консультации!
Наши эксперты оперативно найдут верный ответ и помогут.
Доначисления (перерасчеты)
Очень часто при начислении зарплаты можно увидеть вот такое сообщение о необходимости доначисления.
По синей гиперссылке «Подробнее» можно посмотреть на какой документ ссылается программа, требуя перерасчет.
Игнорировать это сообщение не стоит. Лучше всё же разобраться почему вообще произошел перерасчет? Откройте расчетный лист за этот месяц, табель, посмотрите не вводили ли чего задним числом, при этом не пересчитав потом зарплату?
Даже формирование табеля задним числом уже провоцирует программу предложить вам перерасчет.
Логика у программных продуктов 1С такая: начислили зарплату, выдали и больше в прошлый месяц не лезем. Если нужно просмотреть документы прошлого месяца, то закрывайте их крестиком справа или кнопкой ESC на клавиатуре в верхнем левом углу.
Если все данные по сотруднику верны, то можно на вкладке «Зарплата» — «Перерасчеты» выделить ссылки на документы перерасчета и отменить их, чтобы 1С не предлагала перерасчет.
Проверка расчета взносов
В разделе «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам» есть специальный отчет для проверки корректности исчисления страховых взносов. Называется он «Проверка расчета взносов».
Если взносы рассчитаны неверно, то они выделяются красным. Это сложно не заметить.
Такая ситуация бывает, когда сначала ввели документ начисления зарплаты, в котором рассчитались взносы за месяц, а потом вспомнили что что-то недоначислили, например, премию, отпускные и т.д.
После всех доначислений необходимо снова вернуться в документ начисления зарплаты и взносов и на вкладке «Взносы» их пересчитать.
Также не забывайте, что в 1С: ЗУП ред. 3.1. взносы рассчитываются в документе увольнения сотрудника в разделе «Кадры». Возможно, пересчет взносов нужен будет именно там.
Встроенная проверка отчетности
При формировании отчетности обязательно пользуйтесь всеми способами проверки деклараций, не пренебрегайте этим функционалом.
Если хоть один из вариантов проверки показывает серьезные ошибки, то не стоит испытывать судьбу «на авось» и отправлять отчетность в контролирующие органы. В 99% случаев вам придет отказ.
Разберем каждый вид проверки отчетов:
1. Проверка контрольных соотношений (КС)
Эта проверка позволяет выявить самые популярные ошибки среди пользователей. Особенно это актуально для тех, кто правит отчеты «вручную».
Для каждой налоговой декларации установлено несколько десятков КС. Чтобы проверить выполнение всех соотношений, налогоплательщику вручную пришлось бы потратить несколько десятков часов. Но с помощью встроенного модуля проверки это занимает буквально несколько секунд!
Да, бывают случаи, когда проверка показывает нарушение в КС, но на самом деле это не ошибка. Но это скорее исключение из правил.
2. Проверить выгрузку
Этот тип проверки позволяет выявить уже не общие ошибки, характерные для всех пользователей, а ваши индивидуальные.
Например, у вас изменился руководитель или подписант отчетности, в налоговую вы сведения об этом подали, а у себя в программе исправить забыли. Или же долго не обновляли программу, поэтому формируются отчеты в старом формате, а в контролирующих органах форматы уже другие.
3. Проверка в интернете
Эта проверка доступна только пользователям сервиса 1С-Отчетность.
В ходе нее файлы отчетности в зашифрованном виде передаются на специальный сервер в интернете, где выполняется их форматно-логический контроль и, в некоторых случаях, проверка контрольных соотношений.
Если вы используете другого провайдера при сдаче отчетности (Контур, СБИС и т.д.), то обязательно используйте там встроенные варианты проверки отчетов.
Источник: www.klerk.ru