Вы решили автоматизировать бизнес-процессы, чтобы повысить их эффективность?
Некоторые владельцы бизнеса не учитывают важный этап автоматизации – внедрение
программного продукта.
Из чего состоит автоматизация бизнес-процессов?
Этап 1. Оценка целесообразности автоматизации, определение целевых параметров
ожидаемой эффективности.
Этап 2. Приобретение нового программного продукта.
Этап 3. Установка программного продукта на персональных компьютерах сотрудников
компании и передача инструкций по работе с ним.
Дальше должен идти важный этап:
Этап 4. Внедрение программного продукта.
Что такое процесс внедрения и почему он так важен?
Внедрение программного продукта – это адаптация программного продукта к условиям
и тонкостям бизнес-процессов конкретной компании и ее сотрудников.
Зачастую программный продукт имеет широкие возможности и учитывает большинство
Внедрение сайта в эксплуатацию. Быстрое внедрение программы или сайта вам не нужно
потребностей бизнеса, для которого он был создан. Но он не может учитывать
специфику каждого бизнеса, которую невозможно спрогнозировать, либо затраты на
расширение функционала нецелесообразны с точки зрения затрат на их реализацию.
Если компания не уделяет должного внимания процессу внедрения программного
продукта, то автоматизация может не принести ожидаемого эффекта, так как
увеличится объем дополнительной работы по внесению данных в программу и
незапланированные финансовые вложения.
Как грамотно подойти к внедрению ПО
- Создание в организационной структуре нового подразделения с функциями внедрения новых программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов;
- Привлечение профессиональной сторонней компании, специализирующейся на внедрении;
- Прием на работу нового сотрудника, сопровождающего процесс внедрения программного продукта с привлечением профессиональной сторонней организации.
Знаете ли вы что?
Каждый из этих инструментов имеет свои плюсы и минусы и применим при определенных условиях. Рассмотрим их подробнее.
Создание собственного подразделения
Такое решение подходит для крупных компаний с большим и долгосрочным процессом автоматизации бизнес-процессов, исключающим простои в процессах внедрения. При этом оценка целесообразности производится относительно затрат на привлечение профессиональной сторонней организации. Если затраты сопоставимы, и новое подразделение обеспечивает охват всех задач в запланированные сроки, то этот инструмент Вам подходит.
Основным минусом данного инструмента является длительность подготовительного этапа. Процесс найма высококвалифицированного персонала, его поиск на рынке труда, период его погружения в бизнес-процессы компании и т.д. ‒ это сложно и долго. По опыту различных компаний, выбор данного инструмента сопровождается сдвигом сроков внедрения на срок от трех до шести месяцев.
Привлечение сторонней организации
Внедрение федеральной основной общеобразовательной программы: ищем ответы на сложные вопросы
Наиболее часто используемый инструмент внедрения программных продуктов. Чаще всего используется небольшими компаниями, имеющими ограниченный бюджет на повышение эффективности бизнес-процессов. Отличается самым коротким сроком перехода к процессу внедрения: достаточно рассмотреть предложения нескольких компаний, выбрать наиболее подходящее и подписать договор. Кроме того, одним из плюсов является наличие договорных отношений. Привлекаемая по договору компания принимает на себя обязательства и несет ответственность за их выполнение.
Но имеются и минусы: спрогнозировать период внедрения программного продукта очень сложно, процесс может занять от 3 месяцев до 1,5 лет. В случае значительного увеличения срока внедрения, затраты на привлечение сторонней организации будут расти. Кроме того, в стоимость услуг будет входить индивидуальное обучение всего персонала.
Собственный сотрудник, работающий вместе с привлеченной сторонней компанией
Такой инструмент несет синергетический эффект, но пока применяется редко, хотя все больше набирает популярность. Основное преимущество данного инструмента ‒ снижение затрат на привлечение сторонней организации.
Затраты снижаются до размера обучения собственного сотрудника, тем самым остальные задачи по сопровождению внедрения программного продукта, например обучение и консультирование персонала, переходят этому сотруднику. Организационный период незначительно сдвинет сроки внедрения, так как поиск одного сотрудника гораздо быстрее, чем поиск специалистов целого отдела. Кроме того, сторонняя компания, вместо погружения в вашу специфику, обучает и готовит вам специалиста, уже знакомого со спецификой. Со стороны руководства бизнеса возникает возможность влиять на весь процесс и контролировать его. Сотрудник наиболее полно может оценить качество оказанных сторонней компанией услуг, т.к. он работает в интересах самой компании и несет личную ответственность за дальнейшую реализацию внедрения программы и выхода на показатели эффективности.
Программа внедрения
Правильно выбранный инструмент внедрения программного продукта ‒ не всегда залог успеха и достижения высокого эффекта.
С целью получения ожидаемого эффекта, целесообразно разработать программу внедрения.
Источник: galochka.ru
Цели и задачи внедрения. Зачем мы что-то внедряем?
Внедрение программного обеспечения — процесс настройки программного обеспечения под определенные условия использования, а также обучения пользователей работе с программным продуктом.
При внедрении программного обеспечения требуется действие в трех следующих плоскостях работ.
Первая из них — это выделение критических, с точки зрения общего результата, процедур в деятельности организации. Когда набор таких процедур определен, необходимо в первую очередь использовать ИТ-решение для автоматизации операций внутри именно этих процедур. Таким образом, разработанное ИТ-решение автоматически становится жизненно важным и востребованным для организации, а также будет обеспечена публичность процесса внедрения.
Вторая плоскость работ — это по своей сути расширение нормативной базы организации путем включения в неё регламентов, описывающих порядок выполнения процедур автоматизируемых процессов. В противном случае есть опасность возникновения рассогласования между автоматизированными процедурами и остальными процессами организации.
Третья — это выполнение работ по общей стандартизации существующей деятельности организации, когда выделяются лучшие практики выполнения процедур и включаются в ИТ-решение по принципу наибольшей полезности для большинства участников. Процент таких процедур относительно общего объема автоматизации может быть невелик, но это придает процессу построения решения вес в организации за счет увеличения его «полезности»
Внедрение программного продукта состоялось в том случае, если программный продукт выполняет поставленную задачу, а сотрудники компании полностью перешли на работу с новым продуктом.
Основные задачи и цели внедрения.
Любая компьютерная система – это средство для управления и достижения целей предприятия. Любое предприятие является уникальным и, в силу этой уникальности, требует уникального подхода к построению методик управления.
Главной и основной целью предприятия, в области внедрения ИТ, должно быть создание полного электронного макета изделия, т.к. именно создание трехмерных электронных моделей, адекватных реально проектируемому изделию, обеспечивает создание более качественной продукции и в более сжатые сроки. Изменение системы обмена информации и путей информационных потоков при создании нового изделия приводит к необходимости принципиального изменения существующей структуры предприятия. Только в этом случае можно ожидать существенного сокращения сроков создания изделий, снижения затрат на весь жизненный цикл изделия и повышение качества выпускаемой продукции.
при внедрении программного обеспечения срабатывает тот же принцип. Вы один раз обозначили цель, а далее концентрируетесь на действиях, на каждом из этапов работы. И если вы правильно выполните каждое из действий, вы обязательно достигнете поставленной цели. Концентрируйтесь преимущественно не на том, что вы пытаетесь реализовать, а на том, как вы это делаете.
Внимательно относитесь к каждому процессу, создавайте все условия для его реализации. И тогда вы действительно сможете прийти к цели.
Цели и задачи внедрения. Зачем мы что-то внедряем?
Какие цели мы ставим перед собой перед внедрением какой-либо программной системы, будь то от компании IBM, Microsoft, HP или других компаний, которые предоставляют примерно похожие решения для автоматизации процессов разработки и сопровождения ПО? Чего мы хотим достичь, внедряя новые технологии? Результатом проекта внедрения должен быть прозрачный, четко регламентированный, документированный и автоматизированный процесс разработки и сопровождения. Прежде всего можно выделить следующие цели.
· Обеспечение стабильной повторяемости результатов с заданным качеством, что достигается за счет стандартизации, модификации, регламентации и документирования процессов.
· Снижение квалификационных требований к участникам IT-проектов. Процесс должен быть настолько прозрачен и понятен, чтобы обеспечить вливание в него новых сотрудников за минимальный срок, несмотря на их практический опыт – это студент или профессионал.
· Сокращение сроков выполнения IT-проектов. Каждый выполненный проект становится частью одной большой базы практик компании, которую могут использовать управленцы организации в своей дальнейшей работе. Управление каждым новым проектом базируется на основе статистических данных и типовых шаблонов прошлых проектов.
Источник: poisk-ru.ru
Преимущества внедрения программных решений для бизнеса
Это в первую очередь возможность избежать ошибок, а значит, сократить затраты и время на запуск нового проекта или модернизацию существующего. Во-вторых, это возможность использовать уже имеющийся опыт, знания и компетенции. В-третьих, это снижение рисков, связанных с внедрением новых продуктов и услуг.
Наконец, в-четвертых, это экономия ресурсов и времени, возможность быстро реагировать на изменения рынка и оперативно внедрять новые продукты и услуги. Таким образом автоматизация бизнес-процессов позволит вам повысить эффективность работы компании.
Новые технологии в бизнес-процессах
Это возможность сократить сроки подготовки отчетности, повышения ее качества и достоверности. Использование программного продукта позволяет экономить время, средства и силы, необходимые для его внедрения, эксплуатации и сопровождения, снижает риски. Программные решения дают возможность существенно упростить и ускорить процесс организации сбора, обработки, хранения и анализа информации, необходимой для принятия управленческих решений.
- Это контроль над ситуацией. В любой момент вы можете посмотреть, что и как происходит в системе, даже если вы находитесь за тысячи километров от офиса, и, наконец, вы всегда можете получить поддержку от тех, кто уже использует эту систему в работе.
- Это возможность снизить риски, связанные с неопределенностью в выборе технологии и поставщика.
- Это экономия на дополнительных затратах, связанных с разработкой и внедрением новых ИТ-решений. Наконец, это возможность сократить издержки за счет использования типовых решений и возможности их адаптации к условиям конкретного предприятия.
Конечно, можно воспользоваться услугами зарубежных консультантов, но их услуги стоят очень дорого, и не факт, что они окажутся эффективными. Кроме того, западные консультанты очень редко работают с малым бизнесом.
Профессиональная помощь
Сегодня для многих компаний это действительно актуально, ведь стоимость разработки программного обеспечения постоянно растет. А значит, надо сокращать затраты на поддержку старых систем, внедрять новые решения и оптимизировать бизнес-процессы.
Во-вторых, это возможность значительно повысить эффективность работы компании за счет сокращения штата бухгалтеров, сокращения времени на внесение данных в систему, уменьшения количества ошибок при вводе информации. В-третьих, это удобство в работе: не нужно запоминать сложные формулы, искать нужные документы, отслеживать их сроки действия — все это делают за вас программы.
Источник: expert.ru