Для чего в программе бэст предусмотрены средства проверки междокументных связей

Комплексная программа БЭСТ-5: Руководство пользователя. Раздел 1: Описание программы

Скачать книгу (размер 1 136 Kb , формат fb2, страниц 224)

Добавить комментарий

Для отправки комментария вы должны авторизоваться.

Остальные книги жанра ‘ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами’

• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: CobiT 4: I: российское издание: методология, цели контроля, руководство по управлению, модели зрелости процессов
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: CRM со скоростью света: привлечение и удержание клиентов в реальном времени через Интернет
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: Crystal Reports 9
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: InfoPath 2007 для профессионалов
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: IT в ритейле в карикатурах и кейсах
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: Lotus Notes и Domino 6: сертификация для системного администратора (+ CD-ROM)
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: MES — Теория и практика
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: Microsoft Dynamics AX 2009: Руководство пользователя. В 2-х томах. Том 1
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: Microsoft Dynamics AX 2009: Руководство пользователя. В 2-х томах. Том 2
• ERP, CRM и др. программы управления предприятием и общения с клиентами: Microsoft Dynamics AX 2009: Справочник профессионала

Источник: www.fb2portal.ru

Мониторинг ЖНВЛП в решении БЭСТ-5.Аптека

Программы для бизнеса система управления предприятием бэст-5 руководство пользователя

Демонстрационный режим иллюстрирует настройку и применение всех функциональных разделов БЭСТ-5 на примере базы данных вымышленного предприятия. В демонстрационном режиме также доступны незаполненные рабочие базы данных, в которые Вы можете ввести финансово-хозяйственную информацию Вашего предприятия и ознакомиться с тем, как выполняется ее обработка. Тем самым демонстрационный режим позволяет увидеть систему в действии и опробовать ее различные функции – в том числе и «примерить» их на свое предприятие. Более того, его рекомендуется использовать в качестве наглядного «учебного пособия» при чтении «Руководства пользователя».

• Максимальное количество документов/проводок, создаваемых для каждого предприятия – 400;
• Недоступен режим закрытия периода (подробнее об этом см. п.5.5)


Инструкция по установке демонстрационной версии находится в файле Readme.rtf, а также в Главе 6 данного документа.

БЭСТ-5.Аптека. Автоматическая проверка на фальсификаты. Контроль сроков годности

2.5.Справочная система

В программу БЭСТ-5 встроена система контекстно-зависимой помощи, которая является дополнением к «Руководству пользователя». Система помощи вызывается нажатием клавиши в любом месте программы. Справки по работе с программой являются контекстными, т.е. всегда содержат информацию о конкретном функциональном режиме, из которого они были вызваны. Справочная информация включает в себя не только сведения о клавишах, используемых в данном режиме: здесь также разъясняются его назначение, основные особенности и общие правила работы с ним. Справочная информация выводится на экран в отдельном окне.

2.6.Получение консультаций

Бизнес-решение БЭСТ-5 может быть приобретено только через ООО «Компания БЭСТ» или ее сертифицированных партнеров. Поэтому все проблемы, которые клиент не в состоянии разрешить и устранить самостоятельно, должны адресоваться специалистам организации-продавца.

При обращении к ним нужно предоставить сведения о приобретенной поставке системы (номер версии и пакета обновления, регистрационный номер и пр.) и подробно рассказать о возникшей проблеме. В случае возникновения системных ошибок БЭСТ-5 формирует специальный файл Errors.log Этот файл следует передать представителю Компании БЭСТ, у которого приобреталась система.

Местонахождение файла Errors.log – подкаталог ClientBin. При возникновении ошибок также формируется и log-файл для серверной части. Имя этого файла – ssrv.log. Он расположен по адресу: ServerDATAProTmp.

3.Организация учета

3.1.Принципы построения системы

В основу системы БЭСТ-5 положены принципы комплексности и единого информационного пространства.

Все задачи учета и управления решаются на основе комплексного подхода, при котором обеспечивается тесное информационное взаимодействие всех подразделений и служб предприятия. При работе в едином информационном пространстве каждый пользователь, в любой момент времени и согласно своим должностным полномочиям, получает все данные, необходимые для исполнения его служебных обязанностей, – независимо от того, кто, где и когда ввел эту информацию в систему БЭСТ-5.

Таким образом, информация, единожды введенная одним пользователем, становится доступной всем заинтересованным лицам, имеющим право на ее получение. Подобный подход существенно экономит время сотрудников предприятия, избавляя их от двойной работы по вводу однотипных данных, и повышает достоверность информации, хранящейся в системе.

• Оперативный;
• Бухгалтерский;
• Налоговый;
• Управленческий.

3.1.1.Оперативный учет

Оперативный учет в системе БЭСТ-5 заключается в регистрации первичных документов, отражающих различные факты хозяйственной деятельности.

Документ – ключевая информационная единица системы БЭСТ-5 и, соответственно, отправная точка учета. В большинстве случаев он представляет собой стандартный способ оформления операций по наличным и безналичным расчетам с партнерами, поступлению и выбытию материальных ценностей и т.д.

Как правило, документы в системе БЭСТ-5 бывают взаимосвязаны друг с другом. С одной стороны, они могут быть сформированы на основе одних документов – к примеру, приходный кассовый ордер на основании расходной накладной. С другой стороны, один документ может инициировать создание цепочки других документов – так, например, на основании заказа покупателя можно оформить расходную накладную, и далее, на основании этой накладной – счет-фактуру.

Поскольку редактирование или удаление некоторого документа будет затрагивать связанные с ним документы, в системе БЭСТ-5 предусмотрены средства проверки междокументных связей, которые обеспечивают корректную обработку таких ситуаций.

Из документов, введенных на стадии оперативного учета, складывается целостная картина состояния дел предприятия. В свою очередь, они создают информационный фундамент для бухгалтерского, налогового и управленческого учета.

3.1.2.Бухгалтерский учет

В рамках бухгалтерского учета в системе БЭСТ-5 осуществляется создание проводок по документам, зарегистрированным на стадии оперативного учета. Далее, на основании этих проводок формируется бухгалтерская отчетность, предназначенная как для внутреннего анализа хозяйственной деятельности, так и для различных внешних инстанций: налоговых органов, внебюджетных фондов, инвесторов и т.д.

В основу системы БЭСТ-5 положена концепция множественности планов счетов. Это значит, что для одного и того же первичного документа параллельно создаются проводки по нескольким планам счетов. Соответственно, один план счетов можно использовать для ведения бухгалтерского учета по российским законодательным требованиям, другой – для учета по международным стандартам, третий – для управленческого учета и пр. Данные планы счетов представляют собой подмножества общей системы счетов, однако они полностью независимы друг от друга.

В системе БЭСТ-5 предусмотрен справочник планов счетов, в котором хранится весь перечень применяемых планов.

Каждый план счетов имеет свой собственный код, наименование и валюту баланса. Некоторые планы счетов изначально присутствуют в поставке системы – как например, типовой план счетов для ведения бухучета в хозрасчетных организациях, некоторые – вводятся самими бухгалтерами, согласно характеру деятельности и целям учета их предприятий.


О плане счетов более подробно написано в п.9.1.1 данного документа. Полная информация по данным вопросам находится в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

При вводе проводок бухгалтер может «отфильтровать» содержимое справочника счетов, указав интересующий вид плана. Тогда в справочнике счетов будут отображаться только счета, относящиеся к этому плану. Если вид плана счетов не указан, то может быть выбран любой счет, исходя из которого система определит категорию плана счетов для этой проводки. Корреспонденция между счетами, входящими в разные планы, не допускается.

Бухгалтерские отчеты в системе БЭСТ-5 формируются на основе проводок, относящихся только к одному и тому же плану счетов. Формирование «сводных» отчетов с проводками, созданными на основании разных планов счетов, не предусмотрено.

Все проводки, независимо от места их формирования, записываются в специальный сводный регистр, называемый Книга учета операций. Проводки по документам могут быть созданы несколькими способами. Простейший из них – ввод проводок вручную. Однако, при большом количестве документов и множестве идентичных хозяйственных операций данный способ крайне неэффективен, так как отнимает время у бухгалтеров. Поэтому гораздо удобнее выделить ряд повторяющихся хозяйственных операций и подготовить для них шаблоны проводок – т. е. настроить типовые операции.

Типовые операции, настроенные для каждого функционального раздела программы, объединяются в специальные справочники типовых операций. Количество проводок, входящих в одну типовую операцию, не ограничено. Шаблон проводки может быть настроен или полностью – вплоть до алгоритма расчета ее суммы, определяемой на основе суммы операции, или частично – с пропуском некоторых элементов: например, дебетового или кредитового счета. Если проводка, входящая в типовую операцию, настроена не полностью, система автоматически впишет недостающие элементы, используя для этого данные из обрабатываемого первичного документа.

Помимо типовых операций в БЭСТ-5 существует еще один способ автоматического создания проводок – групповые операции. Групповая операция представляет собой процедуру формирования проводок и расчета их сумм по произвольно заданному алгоритму. Алгоритмы расчетов базируются на информации о состоянии счетов: остатках, оборотах и т.д.

Кроме того, в них присутствуют и такие дополнительные параметры, как даты, номера документов и пр. Целью расчетов в групповых операциях являются суммы формируемых проводок. Групповые операции применяются для закрытия тех счетов, которые к концу отчетного периода должны иметь нулевое сальдо; для распределения суммы остатка по одному счету на другие счета, для периодического списания нормируемых расходов и пр.


Настройка типовых и групповых операций подробно описана в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

Многосегментный аналитический учет

Для более детального учета различных аспектов хозяйственной деятельности на синтетических счетах/субсчетах может быть организован аналитический учет.

Аналитический учет в системе БЭСТ-5 строится на основе аналитических измерений. Каждое измерение представляет собой разрез, в котором рассматривается то или иное событие хозяйственной деятельности. Виды таких измерений выбираются самими бухгалтерами – в зависимости от профиля их предприятия и от поставленных перед ними учетных задач. Соответственно, в качестве аналитических измерений могут быть выбраны виды издержек, регионы продаж, партнеры, виды и свойства продукции, подразделения, заказы, контракты и пр.

Каждый вид аналитических измерений характеризуется определенным набором значений. Так, например, для вида аналитических измерений «Регионы продаж» – это названия конкретных географических точек, а для вида измерения «Дилеры» – наименования предприятий или физических лиц.

Справочники, в которых хранятся значения видов аналитических измерений, условно подразделяются на две группы. К первой из них относятся справочники, изначально присутствующие в составе системы БЭСТ-5 (например, справочник партнеров). Ко второй относятся справочники, созданные пользователем. Следовательно, по своему происхождению виды аналитических измерений классифицируются как системные и пользовательские.

Справочники пользовательских видов аналитических измерений имеют одну и ту же структуру. Каждая запись такого справочника включает в себя код и наименование значения измерения. При использовании системных видов аналитических измерений справочники значений не составляются: программа обращается к уже имеющимся наборам данных (т.е., например, к содержимому справочника партнеров и пр.)


О справочниках и других информационных объектах системы БЭСТ-5 можно прочесть в Главе 5 данного документа.

Для ведения аналитического учета необходимые виды аналитических измерений нужно связать с соответствующими синтетическими счетами. Это делается следующим образом. Код аналитического счета в системе БЭСТ-5 рассматривается как сложный объект, имеющий составную структуру. Он состоит из набора сегментов, каждый из которых представляет собой аналитическое измерение.

Каждому сегменту соответствует аналитический справочник — справочник значений аналитического измерения. Никаких ограничений на сегменты нет, но общая длина шифра аналитического учета не должна превышать 60 знаков. Первый сегмент называется базовым (основным) сегментом аналитики. Именно его мы рекомендуем использовать в качестве центра учета.

В итоге система выстраивает наглядную, удобную для восприятия модель аналитического учета – синтетический счет плюс некий набор аналитических срезов (сегментов).

Так, например, для более детального учета и анализа выручки аналитический счет, открытый на балансовом счете 901 «Выручка от реализации продукции (работ, услуг)» можно разделить на следующие аналитические сегменты (для облечения восприятия они отделены друг от друга дефисами):

• 901 – код счета учета выручки от реализации,
• 000011 – код наименования покупателя (сегмент 1),
• 000054 – код региона продаж (сегмент 2),
• 02431 – код вида продукции (сегмент 3).


Правила работы с аналитическими измерениями подробно изложены в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

Описанная модель многосегментного аналитического учета распространяется не только на бухгалтерские счета. Она используется и в других функциональных разделах программы – например, для организации расширенного аналитического учета товарных запасов по их потребительским свойствам (цвета, размеры, сорта и т.д.)

Область применения многосегментной модели аналитического учета достаточно широка. Чем больше управленческих задач стоит перед предприятием, тем более востребованы подробный учет хозяйственной деятельности и углубленный анализ финансовых показателей по множеству различных критериев.

Среди типичных примеров использования многосегментного аналитического учета – учет дебиторской задолженности не только в разрезе клиентов, но и на уровне заключаемых с ними сделок. Еще один вариант его применения – учет полученной выручки по направлениям деятельности и по центрам продаж. Он также востребован и в производственном секторе: в частности, для целей учета затрат в разрезе подразделений, видов продукции и видов издержек.

Многовалютный учет

Бухгалтерский учет в системе БЭСТ-5 ведется в едином денежном измерителе – национальной денежной единице. Для Российской Федерации такой единицей является Российский рубль. Вместе с тем допускается выполнение операций и в других денежных единицах — иностранных валютах.

Количество иностранных валют при этом не ограничено.Все валюты, используемые в процессе учета, включая национальную денежную единицу, должны быть внесены в специальный справочник кодов валют. Каждая валюта в справочнике имеет идентификационный код и наименование. Код валюты должен быть уникален и может состоять из любой комбинации букв или цифр.

При настройке программы указывается код валюты, используемой в качестве национальной денежной единицы. Система БЭСТ-5 не ограничивает пользователя в выборе национальной валюты, т. е. любая валюта может быть объявлена как национальная денежная единица. Далее, в «Руководстве пользователя» эта валюта также называется основной. Изменение кода основной валюты при наличии сделанных проводок не допускается.


Настройка характеристик используемых валют описана в Главе 7 данного документа.

3.1.3.Налоговый учет

Поддержка нескольких планов счетов, реализованная в системе БЭСТ-5, позволяет организовать параллельный бухгалтерский и налоговый учет на основании одних и тех же первичных документов. Этот подход существенно экономит время бухгалтера и избавляет его от двойной работы по вводу исходных данных.

БЭСТ-5 поддерживает как общую, так и упрощенную системы налогообложения (УСН). Для ведения налогового учета по общей системе налогообложения используется налоговый план счетов (код плана – Н). Вспомогательные налоговые счета, включенные в данный план, позволяют вести учет доходов и расходов организации в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ. Для учета по упрощенной системе налогообложения используется план счетов с кодом У. Структура этого плана счетов обеспечивает учет доходов и расходов налогоплательщика по правилам, изложенным в главе 26.2 НК РФ.

При обработке хозяйственных документов можно параллельно создавать записи как на бухгалтерских, так и на налоговых счетах. Технология работы с налоговыми счетами такая же, как и при работе с обычными забалансовыми счетами. Увеличение и уменьшение оборотов на данных счетах соответственно происходят по дебету и по кредиту. Данные, накопленные на этих счетах, не будут отражаться ни в регистрах бухгалтерского учета, ни в бухгалтерской отчетности предприятия.


Технология ведения учета по общей и упрощенной системам налогообложения изложена в разделе «Налоговый учет» «Руководства пользователя».

3.1.4.Управленческий учет

Управленческий учет – особая система обработки, анализа и представления данных о финансово-хозяйственной деятельности, ориентированная на руководство и акционеров предприятия. В отличие от бухгалтерского и налогового учетов, ведение которых жестко регламентировано законодательством, правила управленческого учета устанавливаются самим предприятием.

Главное назначение управленческого учета – помочь руководителю правильно управлять, оперативно предоставив ему полные данные для принятия того или иного решения.

В рамках управленческого учета в системе БЭСТ-5 реализованы функции бюджетирования, планирования производства, планирования договорных обязательств, мониторинг фактических показателей деятельности и аналитическая поддержка принятия решений.

Типичные вопросы, интересующие любого руководителя: «Какова наша прибыль и из чего она складывается?», «Какие направления деятельности, виды продукции, отделы и службы приносят наибольший доход?», «Какова картина издержек и где они возникают?», «Кому, за что, сколько и к какому сроку мы должны и кто, наоборот, должен нам?».

Для получения этой и другой информации, необходимой для эффективного управления предприятием, система БЭСТ-5 позволяет организовать углубленный учет экономической деятельности с применением множества произвольных аналитических срезов.

Источником информации для такого учета являются первичные документы. Для преобразования их содержимого в форму, необходимую для принятия управленческих решений, в системе можно настроить специальный план счетов для управленческого учета. Кроме того, целесообразно задействовать и многосегментный аналитический учет, основы которого были описаны в п.3.1.2. «Привязав» к настроенным «управленческим» и/или бухгалтерским счетам необходимые виды аналитических измерений, предприятие получает развитую систему учета, позволяющую детализировать показатели хозяйственной деятельности по центрам ответственности, по выпускаемым видам продукции, затрат/издержек и пр.

Система формирует множество оперативных отчетов, отражающих картину денежных поступлений и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности, выпуск продукции, наличие и движение товарных и материальных запасов и пр.

Похожие:

Источник: filling-form.ru

БЭСТ-5. Аптека. Работа в кассовой программе: простые советы или как не наступить на грабли второй раз!

1. Контрольно-кассовая техника (ККТ) должна быть включена в сеть и на ней должен гореть индикатор питания, если он имеется.

2. ККТ должна включаться перед запуском кассовой программы.

3. К КТ, банковские терминалы и сканеры штрих-кодов подсоединяются USB-кабелем непосредственно в разъёмы USB компьютера, без USB концентратора (хаба, разветвителя)! Если концентратор всё-таки используется, то он должен быть с дополнительным питанием и в него включаются не ответственное оборудование — мышь, клавиатура и пр.

4. В ККТ должна быть вставлена кассовая лента. Важно. При регистрации чека кассовая лента не должна заканчиваться. Следите за индикатором на ленте.

5. Не вводятся цифры с правой части клавиатуры (цифровой). Проверьте, включена ли кнопка «Num Lock», при этом должен гореть индикатор 1, если есть.

6. Смена превысила 24 часа. Нужно закрыть смену. Вручную изъять деньги из кассы невозможно. Если в кассе настроена инкассация, то остаток на начало новой смены в кассовой программе нужно установить равным 0 (нулю).

7. Z-отчёт выводится только 1 раз во время закрытия смены. Повторно вывести Z-отчёт невозможно.

8. Для возврата товара, если он был продан в текущей открытой смене, рекомендуем сторнирование чека и пробитие правильного. Операция «Возврат товара» используется только для возврата товара, если он был продан в одной из закрытых смен.

9. Регулярно проверяйте статус обмена данными с ОФД, эту информацию можно увидеть в X- и Z-отчётах. Развёрнутые данные хранятся в личном кабинете ОФД, там обязательно должна быть указана фамилия кассира, а также расшифровка чека (позиции чека, их цена, ставка НДС).

10. Если у вас для обмена используется Яндекс. Диск, а отчёт о продажах, либо справочник товаров не пришёл, посмотрите в нижнем правом углу рабочего стола, есть ли значок «НЛО» с зелёной галкой. Наличие значка подтверждает, что Яндекс. Диск работает штатно.

Контакты технической поддержки:

Единый телефон «горячей линии»: 8-861-201-61-05

С уважением, команда Центра решений «БЭСТ-5.Аптека».

Источник: www.best5-apteka.ru