Нашему предприятию предстояли кардинальные изменения – было расширено производство, принято решение о необходимости привлекать множество новых сотрудников. Всех необходимых специалистов в своей республике найти не удавалось, поэтому начался поиск также по другим регионам. В том числе, из Санкт-Петербурга приглашен директор по качеству.
Естественно, мы не желали терять ценного сотрудника с зарплатой 100-200 тыс. рублей после прохождения испытательного срока, оплаты переезда (включая автомобиль, жилье, медицинскую страховку и прочие расходы). Для любой компании текучку кадров выгодной считать не приходится. Поэтому задумались над созданием и внедрением на своем предприятии системы адаптации персонала, которая предназначалась для уменьшения текучести кадров.
Рассмотрим основные элементы, из которых и складывалась наша система адаптации персонала.
План работы новичка в первый день и первую неделю
План 1-го рабочего дня:
- Встреча со своим непосредственным начальником.
- Знакомство с коллективом – под руководством главы подразделения.
- Знакомство с рабочим местом – проводится руководителем подразделения.
- Знакомство с организационной структурой (руководитель подразделения).
- Просмотр корпоративного обучающего фильма, заполнение своей рабочей тетради сотрудника.
- Знакомится с куратором.
- Обязательный инструктаж по технической безопасности и др. (организуется специалистами отдела по охране труда).
План 1-й недели адаптации сотрудников:
Как построить эффективную адаптацию в компании? Модель адаптации от SHRM, Facebook, Google
- Изучение должностной инструкции, задавая появившиеся вопросы своему руководителю
- Изучение действующих программ обучения и развития в рамках встречи с руководителем, составляется график обучения.
- Также на данной встрече составляется график поездок и указываются их цели – при необходимости знакомства с работниками других подразделений.
- Уточнение у руководителя критериев, которые будут использоваться для успешности испытательного срока, с получением задач на данный период, рекомендаций для достижения поставленных целей.
- Изучение основных правил и положений в работе предприятия – предоставляются названия обязательных для изучения документов отделом кадров, их новому сотруднику нужно будет найти на корпоративном сервере самостоятельно.
- Знакомство с коллегами, узнать о задачах каждого из них, обсудить методы работы, обменяться своим опытом.
Рассмотрим методы адаптации персонала, которые отлично зарекомендовали себя в нашей компании.
Программа адаптации персонала: 7 подходов
Обучающий фильм. Был снят 40-минутный ролик, в котором знакомили зрителя с информацией о нашем предприятии. В том числе, приводилась информация о производственном процессе, каналах продаж, брендах, стратегии, территории работы и др. Была приглашена рабочая группа, которая занималась сценарием и съемками.
В состав данной группы входили директор по качеству, техдиректор, коммерческий директор, начальник производства. За съемку ответственным стал сотрудник по работе со СМИ (из департамента маркетинга). Отдельно приглашать пришлось только оператора-монтажера по договору подряда – выделив порядка 40 тысяч рублей за его услуги. Мы отказались от чрезмерной детализации информации в своем фильме. Решили, что зрителям было вполне достаточно общего представления о нашем предприятии, а конкретные знания сотрудник сможет получить во время работы в своем отделе.
Что такое адаптация и онбоардинг. Почему это важно и элементы
Наша компания стала первой в холдинге, которая занялась съемками такого фильма. Для налаживания обратной связи решили показывать свой фильм другим управляющим директорам, также вице-президентам и некоторым сотрудникам других фирм, входящим в нашу группу (фокус-группа состояла примерно из 20 человек). Фильм был удостоен положительных отзывов от фокус-группы.
Остальные предприятия последовали нашему примеру – сняв в этом же году свои обучающие фильмы. Такой подход сегодня активно применяется и в работе головной компании холдинга. Предприятия нашей группы находятся в разных уголках страны, поэтому сотрудники не могут лично посещать головную компанию.
Обычно новички смотрят созданный фильм на 1-й либо 2-й день на рабочем месте. Затем сотрудник заполняет специальную рабочую тетрадь – чтобы убедиться в правильности ответов. Предназначена такая тетрадь лишь для самоконтроля, можно указывать записи во время просмотра фильма либо общения с сотрудниками компании – проверять никто не будет. Новичку следует самому понимать – при множестве неправильных ответов следует потом пересмотреть записанный фильм или уточнить возникшие вопросы у своих коллег.
Информирование о сленге предприятия. Учитывая специфику компании, в нашей работе используется множество аббревиатур, запомнить все из которых просто невозможно. Чтобы говорили сотрудники на одном языке, была составлена алфавитная таблица аббревиатур по алфавиту. Располагается данный каталог на сервере, поэтому любой сотрудник может его загрузить себе и распечатать. Мы оставили в своем каталоге свободные поля, чтобы сам сотрудник мог фиксировать свои комментарии либо указывать новые аббревиатуры, не зафиксированные в общем списке, но необходимые ему для работы.
Брошюра-руководство для новых сотрудников. Предоставляется брошюра из 20 листов, с указанием имен, контактов и должностей сотрудников, информации о правилах трудового распорядка, организационной структуре предприятия, ответах на часто задаваемые вопросы, основных тезисах нашей политики. Также в данной брошюре приводится список задач, которые возлагаются на сотрудника во время испытательного срока. Предоставляются электронные и печатные брошюры.
Встречи новичков с работниками других отделов. Для всех новичков ассистент отдела формирует график встреч с работниками других отделов своей компании – департаменты маркетинга, продаж, производства, бухгалтерия и пр. Продолжительность каждой встречи составляет порядка часа, под руководством ведущего специалиста либо руководителя отдела.
Во время встречи работнику рассказывают о влиянии работы департамента на достижении общих стратегических целей компании, какие задачи отводятся отделу, какие вопросы новичку нужно будет обсуждать со специалистами подразделения. Проводятся такие встречи на протяжении 2 первых недель работы новичка. Он сможет узнать – как разные сотрудники в компании взаимодействуют, на будущее понимать все этапы рабочего процесса и с кем обсуждать выполнение проекта. Встречи обычно проводятся отдельно для каждого новичка. Хотя, если трудоустроились одновременно 2-3 сотрудника, встречи посещают вместе.
Нововведение было нормально принято руководителями подразделения, поскольку им было понятно – сегодня они посвятят час работы сотрудникам других отделов, а завтра их коллеги помогут вводить в курс дела уже нужных ему подчиненных. Такая помощь оказалась выгодной всем, поэтому новички всех отделов быстрее осваивали необходимую информацию о деятельности предприятия.
Куратор для каждого нового сотрудника. На роль куратора обычно приглашается работник с опытом работы от 3 лет, рекомендованный на данную должность своим руководителем. Однако не следует кого-нибудь принудительно привлекать на данную роль (такая работа дополнительно не оплачивается) – поэтому нужно выбирать лишь среди желающих, подходящих под установленные требования. Куратор будет помогать новичку полезными рекомендациями по специальности и работе, решать бытовые вопросы, если сотрудник перебрался из другого города. В том числе, посоветует лучшие места для аренды квартиры, поиска детских садов либо школ, фитнес-центров и пр.
Запрос обратной связи. Довольно распространенный инструмент в нашей работе. Для этого предлагаем бланк, который сотрудник может отправить коллегам по e-mail, попросив их заполнить. В том числе, можно попросить дать оценку и в устной беседе (необязательная процедура). Этому мы обучаем во время тематических семинаров.
Итоги испытательного срока. По результатам прохождения испытательного срока работнику нужно самому организовать свою встречу с руководителем. Нам необходимо видеть инициативу со стороны каждого сотрудника компании, а не просто исполнение своих обязанностей. Новому работнику в рамках встречи предстоит подвести результаты работы в течение прошедших месяцев (3-6 мес., зависит от конкретной должности), сообщить о результатах своих задач, достижения определенных целей, поедлиться впечатлениями от работы.
Если руководителя устраивает новый подчиненный и готов оставить его в штате, новый начальник должен составить планы для работника на ближайшие полгода.
Результаты внедрения системы адаптации персонала
Результаты внедрение системы адаптация персонала. Каждый месяц в нашей компании проводится измерение уровня текучести кадров, с анализом данных в течение квартала и года. Благодаря программе адаптации мы смогли значительно изменить ситуацию в компании:
- текучесть кадров среди менеджеров среднего звена сократилась на 65% за год.
- уменьшение текучести кадров в числе топ-менеджеров на 30% за год.
- снижение числа увольняющихся за первое полугодие – на 250%.
- экономия средств компании на компенсации медосмотра работников. Ведь в работе пищевого предприятия подобные затраты необходимо компенсировать – экономия составила около 200 тыс. рублей ежегодно (за каждый осмотр порядка 3 тысяч рублей).
- снизили расходы на оплату обязательного обучения для сотрудников различных специальностей – примерно на 50 тысяч рублей в год.
Суммарный экономический эффект за счет системы адаптации в нашей компании достиг порядка 3 миллионов рублей. Также преимущества дополнились общим улучшением атмосферы в коллективе.
Примеры адаптации персонала
Алексей Дмитриев, Директор по корпоративному развитию торговой сети Enter, Москва
Программа адаптации и наставничества в нашей компании нацелена на офисных работников. Программа под названием «Путь силы» (по мотивам «Звездных войн») внесла ряд улучшений в работу компании. Наиболее опытным сотрудникам отводится роль джедаев, новички же остаются падаванами.
Сотрудник, ответственный за систему адаптации сотрудников, каждый день выгружает из учетной системы данные о работниках, которым предстоит скоро выходить на работу. Далее вручную назначает для каждого своего джедая. У нас установлены 2 правила – работать джедаи должны попарно, могут быть из любых подразделений, кроме того, куда будет устраиваться новый сотрудник. Работать попарно удобнее – учитывая разный график загруженности, также проще оказывается общаться с незнакомыми людьми. Когда джедаи утверждены, направляется им уведомление автоматически, также в календарь добавляется напоминание о дне выхода сотрудника на работу.
Заочное знакомство. За день до того, как новый сотрудник выходит на работу, ему позвонит джедай – представится и попросить связаться с ним сразу после появления в офисе для встречи и обсуждения рабочих момент. Джедай в этот день также устанавливает, всё ли подготовлено для работы нового сотрудника – убеждается в наличии компьютера, необходимых программ, звонит начальнику отдела новичка, чтобы напомнить о выходе на работу нового сотрудника.
1-й рабочий день нового работника. Пара наставников встречает нового сотрудника утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. Как правило, для этого достаточно пары часов. Подобная встреча дает новичку понять, что его ждали.
Последующие дни. У нового сотрудника есть возможность задать любые вопросы своим джедаям, к примеру, что делать при поломке стула либо для решения возникшего конфликта с коллегой. В конце испытательного срока он получает письмо, в котором мы просим оценить помощь джедаев. Наставникам за проделанную работу устанавливаются баллы для корпоративной игры «Олимпиада» — с целью поощрения отличных результатов наших работников.
Светлана Кузьмичева, Заместитель вице-президента по производству и развитию ООО «Комос групп»
gd.ru/
Ключевые слова:
- Адаптация персонала
- система адаптации
Источник: hr-portal.ru
Адаптация новых сотрудников: внедряем и экономим бюджет компании
Отсутствие адаптации в компании может привести к потерям. Новый работник почувствует себя ненужным и уволится. Компании придется нанимать новых работников, а это бьет по бюджету. В статье мы расскажем о способах построения онбординга в компании, которые сэкономят время и бюджет департаментов.
Адаптация новых сотрудников
Новая работа — стресс. Новичков терзают вопросы, связанные с рабочими обязанностями, коллегами, руководством. Период адаптации занимает от 1 до 4 месяцев. Все остальное время сотрудники беспокоятся по поводу работы. Работодателю важно, чтобы процесс был безболезненным.
Некоторые компании делают пребординг (подготовка к выходу на новое место). Иногда работники не выдерживают и увольняются, не отработав и месяца. Работодатель начинает поиски заново и тратит деньги компании на найм. Успешная адаптация персонала поможет избежать таких неприятностей.
Зачем компаниям программы адаптации?
Причины, по которым компании внедряют и развивают адаптационные процесс: 1. Повышение трудоспособности. Работник адаптируется, начинает работать наряду со старенькими работниками и приносит пользу компании 2. Сокращение текучки.
Новичок адаптируется, понимает, что в компании развита корпоративная культура, у него достойные условия работы, о нем заботятся, и вероятно задержится минимум на 3 года 3. Экономия времени непосредственного руководителя. Налаженный процесс помогает отделам лучше взаимодействовать друг с другом и погружать в рабочую атмосферу работника 4. Стресс уменьшается 5. Лояльность повышается Какие факторы могут повлиять на адаптацию: 1. Открытость компании к приходу новеньких 2. Размер компании.
В маленьких компаниях процесс адаптации проходит быстрее и эффективнее 3. Корпоративная культура. Как она построена, есть ли готовая программа интеграции для новичков 4. Психологический климат в коллективе. При добрых коллегах новый сотрудник будет чувствовать себя лучше и быстрее начнет вникать в работу 5. Навыки управления. У непосредственного руководителя и у топ-менеджеров 6. Мотивация сотрудника. Новая работа для него просто очередной этап в жизни или он планирует долго работать в этой компании 7. Должность. Высокая должность, большая нагрузка, высокий уровень ответственности тормозят адаптацию 8. Личностные особенности сотрудника: коммуникативные навыки, эмоциональный интеллект, образование, квалификация 9. Соответствие навыков и компетенций должностным обязанностям
Виды адаптации
Адаптация может быть: Первичной — для сотрудников без трудового опыта Вторичной — для людей с опытом работы Но такое деление не может охватить все направления адаптации, поэтому выделяют еще семь видов: 1. Социальная адаптация — знакомство с атмосферой компании, интеграция, принятие норм и правил компании, взаимодействие с рабочей средой 2. Производственная адаптация — включение сотрудника в работу производства, изучение трудовых норм, знакомство с техническими нюансами компании: например изучение ПО 3. Профессиональная адаптация — приобретение новых знаний и умений, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации 4. Физиологическая адаптация — привыкание к графику работу и нагрузке 5. Психологическая адаптация — построение отношения с отделом и руководством, налаживание контакта в коллективе 6. Организационная адаптация — знакомство с структурой компании: кто чем занимается, какая иерархия. Новый сотрудник должен четко понимать, кто он в структуре 7. Экономическая адаптация — процесс привыкания к уровню зарплаты, премии дополнительных системам вознаграждения 3 подхода к адаптации: Оптический.
Работодатель наблюдает за сотрудником, не давая ему помощи и поддержки. Зарплату, точный круг обязанностей и другие нюансы руководитель обсуждает после испытательного срока. Если сотрудник не нравится, его просто увольняют. Это неудачный подход, так как у работника может возникнуть ощущение беспомощности и ненужности Армейский.
Сотруднику дают самые сложные и ответственные задачи в период испытательного срока. Процесс адаптации становится адом. Остаются на таком месте только самые целеустремленные сотрудники. Только потом они могут начать мстить или расслабиться. Такой подход тоже стоит применять Партнерский.
Работодатель оказывает поддержку новичку. Прикрепляет наставника, отправляет на обучение, знакомит с отделами и помогает влиться в коллектив.
Это эффективный подход, который стоит внедрить каждой компании Есть компании, в которых нет отдела адаптации персонала, но чтобы достичь целей компании, они развивают руководителей отдела, высшее руководство, менеджеров, чтобы те смогли с легкостью помочь новому сотруднику влиться в коллектив. Получается, что каждый сотрудник может быть наставником.
Одна из компаний внедрила систему стартапов. Когда под каждый проект набирается группа сотрудников, и они работают над ним. Работника сразу погружают в стартап, когда один стартап закрывается, сразу открывают другой, где новичок опять же может адаптироваться, проявить себя и познакомиться со всеми коллегами. Хорошо, когда в компании нет системы штрафов, процентов для персонала. Как показывает практика, в таком бизнесе сотрудники работают эффективно на общие цели, а процент текучки очень низкий.
Этапы адаптации нового сотрудника
Для разработки плана адаптации, нужно мыслить как новый работник и вспомнить все свои страхи.
Ознакомление
Длится в течение испытательного срока, примерно 3 месяца. За это время работник знакомится с корпоративной культурой, атмосферой в коллективе, обязанностями. И делает выводы: совпадают ли его ценности и ожидания с тем, что предлагает работодатель. Работодатель наблюдает за новичком и оценивает его потенциал, опыт и профессиональные возможности. По итогам отдел кадров готовит документы либо для принятия сотрудника в штат либо на увольнение.
Приспособление
Второй этап длится от месяца до года. Длительность зависит от нагрузки, уровня ответственности, помощи руководителя и атмосферы в коллективе.
Ассимиляция
На этом этапе: 1. Работник принят в коллектив и осознает свое место в команде 2. Эффективность повышается 3. Работник научился разделять срочные и повседневные задачи Как же ускорить адаптацию нового сотрудника? В новичка еще до выхода на работу вложены время и деньги, поэтому работодатель часто форсирует процесс адаптации. Это можно делать, следуя инструкции. 1. Разработать план адаптации. Это документ для руководителя и HR, где расписаны мероприятия и программы, которые должен пройти новичок. В него нужно включить:
Экскурсию по офису. Ведь новичок еще не знает, где туалет, кухня, столовая
Внутренние правила и нормы. График работы, дресс-код, расписание совещаний, правила оформления рабочего места
Прием сотрудника. Подписание трудового договора, выпуск приказа, запись в трудовой книжке
Рассказать про коммуникации: каким образом они происходят. Через мессенджеры, рабочие ПО, телефон
Вместе с изменениями в компании программа адаптации тоже изменяется. 2. Провести обучение. Оно может быть исключительно для новичка или для всех сотрудников: индивидуальное или групповое, в онлайн или оффлайн формате 3. Прикрепить наставника. Именно к этому человеку сотрудник сможет обращаться по всем вопросам 4. Наладить контакт с руководителем.
Выделить время для обратной связи, пройтись по чек-листу оценки, позадавать вопросы. Руководитель должен сразу отметить и выяснить причины дезадаптации сотрудника. Ее можно отличить по следующим признакам:
Снижение работоспособности
Напряженные отношения с коллективом
Пренебрежение нормами корпоративной культуры
Нарушение дисциплины, например, графика рабочего дня
Зависимость от наставника или руководителя
Снижение мотивации
5. Внедрить нового сотрудника в коллектив. Новичка нужно представить, рассказать отделу про его обязанности, а лучше всю эту информацию продублировать всем на почту. Можно устроить тимбилдинг. Может быть сотрудник отлично покажет себя в спортивных соревнования, на творческих мастер-классах. Новичок может не захотеть проявлять инициативу, но нужно дать ему такую возможность поучаствовать в жизни коллектива.
Резюмируем
Адаптация — это не обучение новой работе. Это процесс погружения в рабочую среду, коллектив, обстановку, изучение внутренней кухни организации. Процесс адаптации можно сравнить с первым свиданием. Обе стороны присматриваются друг к другу. Найм специалистов — процесс кропотливый и затратный, поэтому работодатель заинтересован в эффективности и скорости нового сотрудника.
Ему важно, чтобы адаптация прошла комфортно, ведь тогда работник будет приносить пользу. В каждой компании это разный процесс. Некоторые работодатели сразу бросают новичка в процесс работы, а некоторые бережно относятся и помогают во всех вопросах. Адаптация не равна испытательному сроку по длительности. Она может длиться дольше.
Ускорить ее можно, если разработать четкий план, прикрепить наставника и дать возможность учиться.
Поделиться
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:
Источник: moscow.mba
Эффективная адаптация персонала
Сотрудники всегда были главным ресурсом, без которого ни один бизнес не может развиваться и достигать своих целей. Поэтому так важно уделять внимание каждому работнику и его правильной адаптации, а особенно на этапе его знакомства с командой. Для этого существует адаптация персонала — тщательно продуманная программа интеграции новых кадров в компанию, которая помогает им быстрее ознакомиться с новыми задачами, условиями труда, корпоративной культурой и наладить рабочие контакты.
Начало новой работы всегда связано со стрессом из-за того, что человек находится новой окружающей среде. И неважно, какую должность он занимает — высокую руководящую или соответствует рядовому работнику. Правильная реализация программы организационной адаптации задает темп последующей работе, а ее отсутствие приводит к негативному отношению работников или вовсе непониманию своих обязанностей и роли.
Вместо того чтобы позволить сотруднику самому узнать, как все работает изнутри, адаптация в организации помогает представить компанию, ее процессы в полной мере и в сжатые сроки. Новый работник может сосредоточиться на выполнении своих задач, не тратя времени на самостоятельное исследование корпоративных механизмов.
Иногда адаптация в коллективе ошибочно подменяется ведением документации, необходимой при приеме на работу, и другими бюрократическими моментами. Конечно, подписание договоров, заполнение заявок, ознакомление с регламентами и процедурами обязательны. Однако даже адаптация квалифицированного сотрудника — это гораздо больше. Это управление изменениями, распределение компетенций и создание комфортной рабочей среды и для нового сотрудника, и для остальной команды.
Продуманная и организованная адаптация персонала в организации подразумевает полное погружение нового сотрудника, от которого компания получает максимум пользы. Но при этом руководству часто бывает трудно наладить внутреннюю коммуникацию, или оно считает это второстепенным. Такие ситуации приводят к краху даже самого устойчивого и успешного бизнеса.
В этом подробном материале мы разберем, что такое адаптация персонала, почему она необходима, и как устроена в целом система адаптации персонала.
Почему важна адаптация персонала в организации
Цифровая трансформация полностью изменила то, как компании работают. Конкуренция растет, а потребители стали сильнее и требовательнее. И успех бизнеса на рынке напрямую связан со скоростью и качеством работы команды и правильным подбором персонала. Когда дело начинается адаптация новых сотрудников в коллективе, очень важно, чтобы процесс был быстрым.
Система организационной адаптации помогает новичку погрузиться в незнакомую рабочую среду и начать эффективно работать уже на первых этапах. Ведь мало быть опытным и талантливым, нужно вписываться в культуру и ценности компании и коллектива, настроить коммуникацию с новыми коллегами.
Процесс адаптации можно назвать фильтром, который помогает понять, насколько человек вписывается в общий пазл компании и насколько работодатель соответствует ожиданиям новичка.
Оксана Белан Руководитель платформы SREDA, эксперт 4Service Group
Переход в другую компанию и адаптация заново — это всегда трудный этап, который проходят работники любого возраста и квалификации. Работа занимает значимое место в жизни, и ее смена несет много изменений, к которым предстоит привыкнуть. Позже, когда человек начинает ориентироваться и понимать свое место в обстановке, страх и стресс проходят.
Но в процессе адаптации ожидания сотрудника часто сталкиваются с несоответствующей им реальностью. Позитивный настрой встречается с трудностями и неопределенностями. Поэтому большая часть новичков не проходят испытательный срок или сами покидают компанию на этом этапе. Особенно высококвалифицированные специалисты, которые продолжают получать офферы даже после трудоустройства. Причина такой текучести кадров — отсутствие поддержки со стороны HR и руководства.
Найм персонала и повторная трудовая адаптация новых сотрудников выходит дорого:
- Вы платите за использование сервисов по поиску кандидатов.
- HR и руководители тратят время на изучение резюме и многочисленные интервью.
- Привлекаете смежных специалистов к работе, потому что новый сотрудник пока не выполняет полный объем задач.
- Новички чаще ошибаются, и за это тоже платит компания.
Система адаптации персонала организации часто подменяется обучением. Но у нового сотрудника может быть наивысшая квалификация, и при этом он не сможет работать без понимания общих ценностей коллектива.
Поэтому стоит помнить, что адаптация — это целый комплекс мер, которые работают вместе, и обучающие курсы в него тоже входят.
Исходя из вышеизложенного, выделим важные принципы:
- Если работника не поддержат в процессе адаптации, это может негативно сказаться на экономических показателях компании.
- Для успешной адаптации работника следует учитывать обе его функции — пассивную и активную.
- Сотрудник всегда испытывает стресс в процессе адаптации, задача персонала — помочь с ним справиться.Чем раньше сотрудник адаптируется на новом месте, тем скорее проявит себя в полной мере своих возможностей.
Цели адаптации
Выделяют несколько целей, которые выполняет успешная адаптация в компании:
1. Знакомство сотрудников с культурой компании
Каждая компания имеет свои ценности и культуру. Но это не означает, что весь коллектив знает и понимает их. Познакомьте новых сотрудников с компанией — расскажите на словах и с помощью адаптационных корпоративных мероприятий. Таким образом вы объедините людей чем-то больше, чем финансовой мотивацией. Каждый в команде будет разделять цели и задачи коллектива, и обе стороны будут расти вместе.
2. Создание продуктивной атмосферы
Недостаточно нанять квалифицированных сотрудников. Убедитесь, что они вписываются в рутинные операции и понимают, как выполнять задачи. Чем больше сотрудники вникают в правила команды, тем легче их удержать. Чем раньше почувствуют себя комфортно, тем быстрее появятся результаты их работы.
Как и с лояльностью клиентов, удовлетворенность сотрудников имеет основополагающее значение. Удержание лучших профессионалов может быть трудной задачей, но адаптация на рабочем месте может помочь.
3. Снижение текучести кадров
Помимо того, что компании теряют специалистов из-за конкуренции, существует проблема высокой текучести кадров в первый год работы. На поиски нового сотрудника компания тратит около 20% от зарплатной ставки. Адаптация сотрудника — это отличное решение проблемы и связанных с ней затрат.
4. Вовлечение и мотивация сотрудника
В настоящее время, чтобы получить максимальную отдачу от каждого сотрудника и повысить эффективность своей компании за счет коллектива, недостаточно предложить конкурентоспособную на рынке заработную плату, бонусы и корпоративные мероприятия. Необходимо вовлечь людей в работу на уровне идеи, пробудить интерес и энтузиазм, и адаптация сотрудников в организации поможет в этом процессе.
5. Прозрачное целеполагание
Новые сотрудники хотят сразу видеть, как их работа помогает достигать крупных целей. Постановка правильных личных задач показывает эту взаимосвязь для них и руководства. Правильное определение целей особенно важно как механизм постоянной обратной связи и подведения итогов периода. Отслеживайте успехи и выполнение обязанностей, давайте сотрудникам рецензию о работе и мотивируйте на достижение большего.
Итог: новые сотрудники, у которых был негативный опыт адаптации, будут искать новую работу уже на испытательном сроке. И наоборот, сотрудники, получившие полезный опыт адаптации, уже в течение первых дней чувствуют свой вклад и приверженность к работодателю.
Виды адаптации
Различают два вида адаптации сотрудников, которая зависит от опыта каждого отдельного работника:
Первичную адаптацию
Ее проходят специалисты без профессионального опыта, только что окончившие учебное заведение, или те, кто по каким-то причинам почти утратил навыки (например, женщины, вышедшие из декрета).
Вторичную адаптацию
Предполагает, что у человека есть уже есть компетенции и он умеет работать в коллективе, и только лишь меняет место работы, профессию или должность.
С учетом того, какие сферы затрагивает адаптация любых новых кадров, она также разделяется на:
Социальную
Включает в себя интеграцию в коллективе, общение с коллегами, понимание культурных и социальных ценностей компании.
Производственную
Сводится к знакомству нового работника с рабочим оборудованием, регламентами, инструкциями, организационной структурой, документооборотом.
Профессиональную
Отражает проявление компетенций и профессиональных навыков сотрудника, его вклад в решение общих задач, понимание и решение личных задач.
Организационную
Касается самоопределения сотрудника в коллективе, понимания своей роли и положения коллег, обязанностей и выстроенных рабочих отношений.
Этапы адаптации нового сотрудника
Чтобы адаптация новых сотрудников была эффективной и успешной, нагрузку на работника следует распределить на четыре этапа, в каждый из которых он выполняет разные функции:
- Пассивная функция (физиологическая и производственная адаптация);
- Пассивно-активная функция (организационная и психологическая адаптация);
- Активная функция (экономическая и профессиональная адаптация);
- Проактивная функция (социальная адаптация)
Переход от одной функции к другой может повысить уверенность сотрудников, инициативу и улучшить общение, одновременно уменьшая разочарование, беспокойство и стресс.
Управление этапами
Первый этап адаптации связан с пассивной функцией и длится обычно неделю — это период эмоционального возбуждения и стресса до тех пор, пока работник не сможет испытывать другие эмоции. В этот период рекомендуется не ожидать от работника многого, а просто дать ему возможность адаптироваться к новой рабочей среде, графику и задачам (физиологическая адаптация). Здесь работник также должен ознакомиться с производственными циклами компании, корпоративными правилами, нормами и требованиями труда (производственная адаптация новых сотрудников).
Второй этап системы адаптации основан на пассивно-активной функции и обычно происходит в течение второй недели. Новый сотрудник постепенно вникает в сферу своей деятельности и узнает каналы взаимодействия внутри коллектива: к кому обращаться по тем или иным вопросам, кто кому подчиняется, кто влиятельная фигура, кто неформальный лидер и так далее. В это время неотъемлемую роль играет наставничество и дружеские отношения (организационная адаптация). Начинают складываться отношения в коллективе и с руководством, работник знакомится с ценностями компании и принципами общения в коллективе (психологическая адаптация новых сотрудников).
Третий этап адаптации сотрудника — появление активной функции, обычно на третьей и четвертой неделях. Понимая объем работы и требования, работник способен интегрироваться в системы компании и оценить свои возможности и навыки с точки зрения соответствия должности.
На этом этапе важно, чтобы сотрудник соответствовал целям команды и понимал свой вклад в общее дело (профессиональная адаптация). Происходит первая оплата труда, при которой работнику заметны изменения в бюджете. Например, расходы на общественный транспорт и питание (экономическая адаптация).
Работники размышляют о своей новой работе — либо это не совсем то, что они ожидали, либо это работа их мечты, либо что-то среднее. В период этих размышлений работодатель играет жизненно важную роль в усвоении опыта, анализе достижений и выявлении потенциальных зон роста.
Четвертый этап адаптации новоприбывших сотрудников связан с проактивной функцией. У каждого сотрудника она может быть разной и происходит на втором месяце работы. Адаптация характеризуется преодолением производственных и межличностных проблем первого месяца и переходом к стабильности. На этом этапе сотрудник становится более инициативным и воспринимается как член команды, а не новый сотрудник (социальная адаптация).
Подводя итог, можно сказать, что успешное прохождение адаптации работника — это хорошо спланированная и поэтапная система. С самого начала она призвана повысить эффективность сотрудников, мотивировать и формировать лояльное отношение к новому рабочему месту.
Как ускорить адаптацию новых сотрудников
Для интенсивного и результативного погружения в работу нужно, чтобы была выстроенная система адаптации и взаимодействия с новым сотрудником.
1. Подготовка рабочего места
Кажется, что технические аспекты второстепенны, и главное — внимание к новичку. Но когда в первый день работы не предоставляют свой стол, стул или компьютер, это оставляет впечатление непрофессионализма. Заранее убедитесь, что у сотрудника есть доступ к оборудованию, инструментам, сервисам и электронной почте.
Подумайте над приветственным набором. Сюда может входить блокнот, ручка, кружка и другие вещи, которые облегчат жизнь в офисе.
2. Свяжитесь с сотрудником до первого рабочего дня
Время между получением оффера и первым рабочим днем может растянуться до нескольких месяцев. И система адаптации запускается в этот период.
Вот почему рекомендуется связаться с новым сотрудником примерно за неделю до того, как он начнет работать на вас. Сообщите, что рабочее место готово и вся команда ждет его появления. Этот жест добавит позитивных эмоций, и первый день будет менее напряженным.
Не забывайте об организационных вопросах. Сообщите сотруднику, кто придет к нему первым или куда именно ему следует отправиться. Кратко расскажите, как будет проходить первый день в компании.
3. Выберите наставника
Этот человек облегчит общение нового сотрудника, пригласит вместе выпить кофе или пообедать, познакомит с другими членами команды, при необходимости поможет найти столовую или конференц-зал. Наставник ответит на все вопросы, связанные с выполнением заданий.
4. Презентация нового члена команды
Прежде всего, сделайте это по электронной почте — отправьте групповое сообщение всей компании. Во-вторых, прогуляйтесь с новым сотрудником, покажите ему офис, расскажите о коллегах. Используйте этот момент, чтобы поговорить об обязанностях специалиста и обязанностях конкретных отделов, о том, как конкретные коллеги могут помочь.
5. Назначайте задачи
Иногда новоиспеченному человеку поначалу нечего делать. Убедитесь, что он хорошо выполняет и организует свою работу. Ставьте простые задачи, попросите принять участие во внутренних встречах. Не забывайте, что адаптация новых сотрудников должна быть постепенной и запрашивайте обратную связь по конкретным задачам.
6. Будьте открытыми
Убедите нового сотрудника, что глупых вопросов не бывает — вы и вся команда готовы помочь и подсказать.
7. Оцените процесс адаптации
Все тренинги и этапы пройдены, но как на самом деле их усвоил новый сотрудник? Проверьте это. Используйте программы и платформы для адаптации всех сотрудников, чтобы провести небольшой опрос или тест.
Как оценить эффективность системы адаптации
Чтобы оценить эффективность адаптационного механизма, нужно соотнести вложения и результаты. Подсчитайте:
Расходы на нового сотрудника: сколько часов он потратил на самостоятельное изучение материалов, сколько часов потратил на него HR-менеджер, сколько стоили обучающие курсы, платформы для обучения и даже печатные материалы — считайте все.
Итоги: сколько работников прошли испытательный срок, далее — сколько сотрудников проработали больше года или другого срока, в течение которого можно внести значимый вклад для вашего бизнеса.
Ведите профиль сотрудника и отмечайте, как он проходит каждый этап адаптации. Получайте обратную связь на протяжении всего пути:
- Спрашивайте в процессе, насколько сотрудник удовлетворен, что ему не хватает;
- Оцените знания о компании и понимание ее ценностей;
- Попросите оценить коммуникацию с коллегами и руководителем.
Обратная связь может быть организована как в индивидуальном порядке, так и в группах, и даже анонимно (что настраивает на большую открытость). Адаптация новых сотрудников в распределенных коллективах проходит с помощью онлайн-площадок для видеоконференцсвязи.
Такие сервисы, как Webinar, подходят как для быстрых созвонов, так и для полноценного дистанционного обучения. Интерактивные возможности в виде опросов, голосований, тестов и работы в группах развернут целый набор возможностей для системы адаптации сотрудников. Тестировать Webinar можно бесплатно неограниченное время, получите доступ уже сейчас.
Источник: webinar.ru