Для чего сделаны бухгалтерские программы

Программное обеспечение для управления бухгалтерскими документами помогает предприятиям управлять бумажной работой, связанной с бухгалтерским учетом. Управление бухгалтерскими процессами на бумажных носителях отнимает много времени и усложняет работу. Бумажные документы могут быть перепутаны или потеряны, а если вы не будете правильно их маркировать, вам будет трудно найти конкретный документ или запись, когда они вам понадобятся.

Если вы являетесь менеджером по бухгалтерскому учету в малом бизнесе и подобные проблемы вам знакомы, значит, пришло время инвестировать в программное обеспечение для управления документами. Решение для управления документами позволяет отказаться от хранения бумажных документов и помогает организовать и централизовать всю бухгалтерскую документацию. В этой статье рассматриваются пять лучших программ для управления документами, которым доверяют реальные пользователи из бухгалтерской отрасли.

Какие функции предлагает программное обеспечение для бухгалтерского документооборота?

Основными характеристиками системы бухгалтерского документооборота являются:

Какую программу 1С купить бухгалтеру фрилансеру

• сбор документов: преобразование физических документов в цифровые файлы;
• хранение документов: хранение документов в централизованном хранилище для легкого доступа;
• полнотекстовый поиск: просматривайте бухгалтерские документы, чтобы найти конкретную информацию, например, счет-фактуры клиента.

Все продукты, перечисленные в данном отчете, включают вышеупомянутые функции. Помимо этих основных функций, системы управления бухгалтерскими документами также обычно предлагают:

• контроль доступа/разрешения;
• архивирование и хранение;
• инструменты совместной работы;
• отслеживание соблюдения требований;
• классификация документов;
• преобразование файлов;
• управление файлами и совместное использование;
• портал данных о сотрудниках;
• оптическое распознавание символов;
• контроль версий.

О чем мы будем рассказывать по каждому продукту

Для каждого продукта мы рассматриваем следующее:

• Какие функции есть в программе?
  Каждая система имеет определённый функционал, который может быть избыточен, например, для ИП, а для крупного предприятия необходимо иметь гораздо больше инструментов.
• Как устанавливаются цены на продукты?
  Модели ценообразования, как правило, являются одними из следующих: фиксированная ставка, на основе использования, за пользователя или за функцию. Кроме того, в большинстве случаев периодичность оплаты — единовременная, ежегодная или ежемесячная
• Подходят ли эти продукты для вашей бухгалтерской команды?
  Некоторые инструменты специально созданы для предприятий, в то время как другие отлично подходят для малых и средних компаний. Знание типичной базы пользователей этих продуктов — еще один фактор, который поможет выбрать подходящий вариант для вашего бухгалтерского отдела.

Топ-5 программ для управления бухгалтерскими документами

Грамотно выбранный сервис для бухгалтерского учёта позволит повысить эффективность работы бизнеса за счёт автоматизации работы и множества полезных инструментов. Программы для онлайн-бухгалтерии оптимизируют и налаживают финансовые и бизнес-процессы организации, обеспечивают отслеживание показателей, своевременную оплату счетов, составление отчётов и возможность их отправки в контролирующие органы через интернет. Всё это позволит сэкономить время и сократить возникновение финансовых рисков для бизнеса.

10 глупых вопросов БУХГАЛТЕРУ

СБИС: Бухгалтерия и учет

Система отлично подходит как для новичков, так и для профессионалов. Имеет удобный и простой интерфейс, а также продуманный набор функций и инструментов. «СБИС: Бухгалтерия и учёт» подойдет для бизнеса любого масштаба, поможет формировать все необходимые отчёты для контролирующих органов — в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Росстат и другие.

Есть возможность формирования базы потенциальных покупателей и поставщиков — можно отобрать их по регионам, сфере деятельности и другим фильтрам. Документацию можно сохранять в облачном хранилище, это позволит получить к ней доступ сотрудникам в случае необходимости.

Программа «СБИС: Бухгалтерия и учёт» имеет простой ввод документов, подготавливает отчёты, проводит анализ и сверку, а также осуществляет сдачу отчётности через интернет. Удобная мобильная версия для работы со смартфона. Цена зависит от налогового режима компании и выбранных функций. Для работы нужен аккаунт в системе СБИС, который стоит 500 рублей. Самый дешёвый тариф Комфорт для 1 организации стоит 4900 рублей в год.

1С:Бухгалтерия

«1С:Бухгалтерия» является одной из самых популярных российских бухгалтерских сервисов. Она подходит для бизнеса любого размера: индивидуальным предпринимателям, розничным и оптовым организациям, производственным компаниям, интернет-магазинам. Решение имеет много дополнений и конфигураций.

Продукт имеет огромный функционал, поэтому для малого бизнеса будет достаточно и трети его возможностей. «1С:Бухгалтерия» поддерживает разные налоговые режимы, имеет простой и удобный интерфейс, техническая поддержка может оперативно помочь с возникшими вопросами. Позволяет формировать различные виды отчётности для контролирующих органов с возможностью её передачи в электронном или в бумажном варианте. Автоматические алгоритмы проверяют точность и правильность составления отчётов. Есть коробочная, облачная и мобильная версия программы для удобства пользователя. Стоимость сервиса зависит от типа поставки: для ИП есть бесплатная мобильная версия, облачная версия стоит от 543 рублей в месяц за рабочее место, цена электронной поставки 3000 рублей, а базовая коробочная версия — 5400 рублей.

Контур.Бухгалтерия

«Контур. Бухгалтерия» является отличным решением для ИП и малого бизнеса, программный продукт может использовать руководитель отдельно или в паре с бухгалтером. Есть возможность аутсорсинга ведения бухгалтерии — можно одновременно вести несколько компаний, такая услуга будет полезна приходящим бухгалтерам. Программа имеет простой и удобный в работе интерфейс.

Позволяет вести бухучёт, сдавать необходимую отчётность через интернет, рассчитывать и начислять заработную плату. «Контур. Бухгалтерия» имеет интеграцию с электронным документооборотом, интернет-банками, товаро-учётными системами, возможно проводить импорт данных из 1С. Стоимость сервиса зависит от выбранного тарифа, самый простой и дешевый тариф Зарплата — от 1000 рублей в месяц за 1 организацию.

БЭСТ-5

Система для автоматизированного управления бизнесом, которая имеет функционал для бухгалтерского и налогового учёта. Подходит для малых и средних предприятий — розничной и оптовой торговли, сферы услуг, производственной отрасли, а также для государственных учреждений и общественных организаций. «БЭСТ-5» поддерживает работу бизнес-процессов и полный управленческий цикл, можно выполнить необходимую настройку для адаптации к определённым особенностям бизнеса или разработать функционал под себя. Есть возможность перейти на электронные трудовые книжки, вести договоры и расчёты с сотрудниками, создавать и настраивать собственные планы счетов. Решение может быть интегрировано с офисными программами. Цена сервиса зависит от размера и сферы деятельности организации, необходимо запрашивать стоимость у менеджера. «БЭСТ-5» работает в локальном и сетевом вариантах на ПК с установленной операционной системой Windows.

Моё дело

Удобное и простое в использовании решение «Моё дело» для бухгалтерского, налогового, управленческого и товарного учёта. Сервис позволяет вести онлайн бухгалтерию и отправлять электронную отчётность в контролирующие органы, регистрировать ИП или ООО, проверять контрагентов, настроить налоговый календарь, есть встроенный инструмент для расчёта страховых взносов за сотрудников, реализована функция расчёта налогов и оплаты через интернет-банки.

Большим преимуществом программы «Моё дело» является доступ к справочно-правовой системе, а также возможность получить консультацию у команды специалистов в сфере бухучёта и налогообложения. При необходимости можно воспользоваться аутсорсингом, когда специалисты компании будут вести ваши финансовые дела. Есть мобильная версия, более 80 ботов для автоматизации работы и интеграция с другими сервисами. Стоимость решения зависит от количества сотрудников и налогового режима, в тарифе Эконом цена от 4 998 рублей в год, есть возможность получить скидки для новых пользователей.

Как выбрать правильное программное обеспечение для бухгалтерского документооборота для вашего бизнеса

Приобретение программного обеспечения может быть сложной задачей, если вы не знаете, на что обратить внимание. Вот несколько рекомендаций, которые следует иметь в виду при выборе программного обеспечения для управления документами для вашей бухгалтерской команды:

• Оцените, обеспечивает ли программа восстановление документов. Эта функция позволит вам восстановить бухгалтерские документы в случае их случайного удаления. Идеальная система управления документами будет поддерживать резервное копирование всех ваших бухгалтерских записей и документов, чтобы предотвратить потерю данных.
• Обратите внимание на услугу сканирования документов. Ручной ввод данных из бумажного документа в программное обеспечение отнимает много времени. Но если выбранное вами программное обеспечение предлагает функцию сканирования документов, вы сможете легко сканировать бумажные файлы, чтобы преобразовать их в цифровые или электронные документы.
• Проверьте, предлагает ли программное обеспечение функции административного контроля. Идеальное решение для управления документами должно защищать конфиденциальную бухгалтерскую информацию, позволяя вам утверждать, какие сотрудники получают доступ к финансовым документам «только для чтения» или «для редактирования».

Общие вопросы, которые следует задать поставщикам при покупке программного обеспечения для бухгалтерского документооборота

Предлагает ли ваше программное обеспечение текстовый поиск документов?

Идеальный инструмент управления документами должен позволять вам искать конкретные документы, например, счет-фактуры или контракты клиентов, используя функцию текстового поиска, чтобы сделать процесс поиска и извлечения документов более эффективным.

Могу ли я хранить документы по различным категориям и контролировать доступ пользователей?

Поиск информации станет проще, если программное обеспечение для управления документами позволит вам хранить документы по нескольким подкатегориям, например, данные о дебиторской задолженности и данные о кредиторской задолженности, и предоставлять их определенным людям в вашей организации. При отборе вариантов программного обеспечения спросите у поставщиков, позволяет ли их продукт сегментировать типы документов и ограничивать доступ пользователей к ним.

Интегрируется ли ваше программное обеспечение со сторонними платформами?

Приобретаемое вами программное обеспечение для управления документами должно иметь возможность интеграции со сторонними приложениями, чтобы вы могли легко переносить и передавать важные финансовые документы и бухгалтерские данные. Обязательно поинтересуйтесь у продавцов, обладает ли их продукт такими возможностями интеграции.

Источник: picktech.ru

Как автоматизировать бухгалтерский учет и нужно ли?

Что и как автоматизировать в бухгалтерии, а главное когда и зачем – делимся нашим опытом. Статья будет полезна для предпринимателей, финдиректоров, руководителей HR службы и главных бухгалтеров.

974 просмотров
Кратко про участки бухгалтерии

Бухгалтерию можно поделить на участки:

№1. Подготовка и обработка документов

Сюда входит подготовка документов (реализаций, платежных поручений и т.п.), ввод документов в 1С, архивирование и сканирование бумажных документов.

№2 Расчет зарплаты и подготовка кадровых документов

По расчету зарплаты все понятно. Кадровые документы – документы, которые нужно создать при приеме/увольнении и других кадровых движениях.

№3 Закрытие периода (месяца)

Процедура перепроверки введенных данных в учетную систему, проведение расчетов и их перепроверка, внесение исправлений. Эта та самая операция, которая рассчитывает налоги и на основе этой операции составляется отчетность.

№4 Подготовка и сдача отчетности

На основе расчетов, которые получились при закрытии периода автоматически составляется отчетность. После этого бухгалтер проверяет правильность переноса данных в отчетность. Также бухгалтер проверяет налоговую нагрузку компании относительно отраслевых показателей, чтобы проконтролировать риски.

№5 Взаимодействие с госорганами

Подготовка ответов на требования госорганов, походы в налоговую, сопровождение выездных проверок (очень редко).

Бухгалтер по первичке ведет участок №1.

Главный бухгалтер ведет участки с №2 по №5 в небольших компаниях.

Компании с штатом >50 человек могут нанимать отдельного сотрудника под расчет зарплаты (участок №2).

Автоматизация бухгалтерии

Большинство компаний в России используют 1С, поэтому далее будем говорить про автоматизацию и работу в 1С.

Фактически 1С уже максимально автоматизирована и она реально может считать налоги «нажатием одной кнопки» (наша бухгалтерия косо исподлобья посмотрела на копирайтера, который пишет эту статью).

Но для этого должны выполняться 3 условия:

1. 1С правильно настроена и не доработана/переписана. Либо доработана и переписана с идеальной точностью без единого бага и ошибки.
2. Есть понятная методология ведения учета: бухгалтеры по первичке правильно создают/вносят все документы в 1С и корректно отражают операции.
3. Бухгалтерия бесстрашна и не делает перепроверок.

В этом случае бухгалтеру достаточно нажать на кнопку в 1С и программа сама посчитает показатели и подставит нужные значения в отчетность.

Однако в реальном мире налоги по одной кнопке не считаются. Большое количество времени уходит на то, чтобы ввести документы, проверить введенные документы и операции, внести исправления. А также проверить расчеты за программой и довести их до нужного уровня (не всегда бухгалтерия показывает фактические показатели в отчетности). Это участки №1 (обработка документов) и №3 (закрытие периода).

Отсюда следуют 2 направления автоматизации бухгалтерии.

1 – ускорение обработки документов и операций

ЭДО и автоматическая загрузка документов в 1С

Переход на ЭДО позволит:

• Тратить меньше денег и времени на обмен бумажными документами, если у вас нет физической передачи товаров или оказания услуг. Обмен документами курьером в обе стороны 700-900 рублей. Обмен документами через почту России в обе стороны 400-600 рублей. Подпись документа с помощью ЭЦП – 10 рублей.
• Тратить меньше времени на обработку документа. Обработка (отсканировать, ввести в 1С, архивировать) бумажного документа с 5 позициями номенклатуры занимает порядка 7-10 минут. Обработка документа полученного через ЭДО занимает 1-3 минуты в зависимости от процессов и 1С.
• Тратить меньше времени на поиск документов. При запросе налоговой потребуется гораздо меньше времени на поиск документа в электронном архиве. Поиск бумажного документа может затянуться на час и более, если в архиве беспорядок.

Настройка ЭДО и прямая загрузка документов в 1С увеличит производительность по обработке документов в 3-5 раз.

Внесение документов с использованием OCR

Для ускорения ввода документов можно использовать сервисы, которые преобразуют pdf формат в xml и загружают данные в 1С. Например, этот сервис.

Если использовать бумажный документ + сервис, то обработка документа будет занимать порядка 5 минут.

Производительность ввода документов на практике повышается в ~2 раза.

Скрипты, ускоряющие обработку, создание, удаление и изменение операций

Например, у нас был кейс с несколькими клиентами – долгая и рутинная обработка банковской выписки.

У клиента за месяц проходит 100 000 финансовых операций по банковской выписке. Чтобы их обработать руками потребуется 3 сотрудника, которые весь месяц будут обрабатывать только выписку. Плюс обработка выписки была нестандартная – необходимо значительно изменять параметры финансовой операции в 1С.

Но эти операции легко алгоритмизуются, а значит можно написать скрипт, который будет выполнять эти операции автоматически. Мы написали обработку для 1С (подпрограмма в 1С, которая выполняет заданный алгоритм) за 5 часов и сэкономили 3 FTE (3 человеческих единицы загруженных на полный рабочий день).

Если бы мы были динозаврами, то пришлось бы значительно поднимать стоимость ведения бухгалтерии для клиента (примерно на 200 тыс. рублей/месяц).

Еще один случай автоматизации. У одного из наших клиентов есть Мой Склад (программа для товарного учета) из которого не переносятся счет-фактуры в 1С и для их создания нужен скрипт, который по шаблону будет делать счет-фактуры. За месяц у клиента проходит около 1000 счет-фактур. На создание всех счет-фактур руками бухгалтера уходило около 30 часов. Мы сделали обработку и теперь делаем 1000 счет-фактур за 5 минут.

Позволяет ускорить выполнение рутинных, однообразных операций, которые приходится выполнять в разных программах.

Например, сотрудник каждый день заходит в клиент-банк, выгружает банковскую выписку, загружает ее в 1С и затем обрабатывает.

С помощью RPA можно автоматизировать этот процесс без написания интеграций между клиент-банком и 1С. Программа RPA будет повторять действия пользователя в интерфейсе программ и выполнять точно такие же действия, как это делает пользователь. Это будет выглядеть так, как-будто кто-то подключился к компьютеру через TeamViewer.

RPA могут использовать крупные компании или ОЦО (общие центры обслуживания) – аутсорсинговые компании для внутренней группы компаний (например, ОЦО Северстали). Т.к. такие программы требуют поддержки, средства на внедрение и разумные сроки окупаемости.

Возможность применения RPA на наших проектах мы рассматривали, но до реализации не дошли, т.к. по теоретическим расчетам не достигли бы положительной экономики в разумные сроки.

2 – ускорение проверки расчетов

• Автоматические расчеты программы: расчет амортизаций, процентов, себестоимости, прибыли.
• Правильное отражение документов – бухгалтер выборочно проверяет расходные и доходные документы и проверяет, как именно они введены в 1С. Например, чтобы налоговые ставки были корректны (0, 10%, 20% НДС) или доходы и расходы правильно принимались в доходы и расходы по налоговому учету (увеличили арендную плату и депозит по договору – надо отделить сумму депозита и учесть в налоговом учете только повышенную арендную плату).
• Контрольные налоговые соотношения – рассчитывает налоговую нагрузку и сверяет ее с средними отраслевыми показателями, чтобы оценить риски для компании и исключить лишнее внимание госорганов.

Частично автоматизировать эти процессы можно:

• Написать скрипты 1С, которые будут сверять расчеты программы из разных формул – делать перекрестное сравнение показателей. Но в 99,99% случаях 1С корректно произведет расчеты, если данные введены правильно и бухгалтер уверен в их достоверности.
• Написать обработку 1С, которая отслеживает дубли документов – чтобы бухгалтер 2 раза не ввел один и тот же документ или чтобы менеджер не сделал 2 одинаковых реализации. Если в 1С настроена интеграция с ЭДО, то в этих сервисах по умолчанию есть такая функция.
• Обработка 1С для вывода всех документов и операций, которые не учитываются для целей налогообложения – бухгалтер сможет быстро просмотреть список документов, которые могут повлиять на конечную сумму налога.
• Обработка 1С для вывода минимального количества документов, которые дают 80% доходов и расходов по налоговому учету. Пригодится для выборочной проверки документов, которые влияют на сумму налога значительнее всего.
• Next level buhgalteria: алгоритм на основе машинного обучения и скриптов, который определяет корректность налоговой ставки операции (например, что мясо (похожий продукт на мясо) должно быть с 10% НДС, экспорт с 0% ставкой, а покупка одежды с 20% ставкой), корректность включения расходов в налоговую базу (принимать ли к налоговому учету тортики в офис, лизинг по Mercedes AMG или относить зарплату технолога в прямые производственные расходы или общепроизводственные по налоговому учету (влияет на сумму налога в текущем периоде)), либо находить нестандартные операции.

Как правильно делать автоматизацию

Автоматизацию делают для уменьшения расходов и тогда, когда есть точный алгоритм действий (описанные и регламентированные процессы) для регулярных однообразных операций.

Уменьшить расходы с помощью автоматизации можно прямым и косвенным способом:

• Уменьшение расходов через повышение точности учета (косвенный способ): меньше потенциальных ошибок > меньше потенциальные риски > меньше потенциальные расходы.
• Уменьшение расходов через увеличение производительности (прямой способ) – раньше бухгалтер обрабатывал 1000 документов за месяц, а после автоматизации обрабатывает 3000 документов. Для ведения учета нужно меньше бухгалтеров, значит расходы будут меньше.

Просчитать точный экономический эффект от повышения точности учета –сложно. Потребуется оперировать вероятностями совершения ошибок, которые рассчитываются с большой погрешностью из-за недостатка данных для получения твердых цифр.

Просчитать экономический эффект от увеличения производительности –легче.

Например, в штате есть 2 бухгалтера-первичника, которые за месяц обрабатывают 2000 документов (1000 реализаций и 1000 поступлений). Расходы на них составляют 137 000 рублей в месяц с учетом налогов и страховых взносов (2 сотрудника оформлены по ТК с зарплатой на руки в 50 тыс. рублей).

Компания решает внедрить ЭДО, чтобы 90% документов проходили в электронном формате, а также доработать 1С, чтобы автоматизировать обработку банковской выписки, и автоматизировать загрузку документов из ЭДО.

Методолог продумал схему действий для первичников и рассчитал время на внесение документов с автоматизацией. В итоге после внедрения изменений 2 бухгалтера-первичника смогут обрабатывать за месяц 4000 документов (2000 исходящих и 2000 входящих).

В компании каждый месяц проходит только 2000 документов и значительного роста в ближайшее время не будет. Поэтому держать 2 первичника в штате будет нелогично. С нужным объемом работы справится 1 первичник. Значит можно уменьшить штат и сэкономить 68,5 тыс. рублей в месяц на зарплате, страховых взносах и НДФЛ одного первичника.

Однако нужно учесть расходы на автоматизацию, чтобы оценить окупаемость.

Например, за отправку 900 исходящих документов по ЭДО (7 рублей за документ) ежемесячные расходы возрастут на ~7000 рублей в месяц. Плюс доработки 1С стоят 50 тыс. рублей. Также программист 1С будет подключаться каждый квартал, чтобы поправить косяки или сделать так, чтобы обновления нормально встали. Это еще 10 тыс. рублей в квартал (40 тыс. в год или 3,3 тыс. рублей в месяц).

Итоговая выгода составит около 55 тыс. рублей в месяц. Доработки 1С окупятся за 1 месяц и в целом автоматизация будет выгодной.

Если увеличение производительности составит 20, 30, 40%, то компания не сможет уволить 2-о сотрудника и уменьшить расходы. В итоге у компании возрастут расходы (на ЭДО и поддержку автоматизации), плюс возникнут дополнительные разовые расходы на доработку 1С. Уменьшение расходов через производительность не случится.

Но возможно компания уменьшит потенциальные риски за счет повышения точности учета и инвестиции в будущем окупятся.

В целом получается, что автоматизация штатной бухгалтерии на масштабе 2-3 штатных бухгалтеров – экономически неэффективна, если рассматривать случай увеличения производительности.

Автоматизация выгодна:

• На вырост, если будет рост количества финансовых операций, документов, сотрудников и увеличение штата бухгалтерии.
• Если штат бухгалтерии больше 4 человек – возможно сокращение персонала после повышения производительности.
• Если у вас есть штатный методолог и программист 1С зарплата которых уже в постоянных расходах – не придется дополнительно тратиться на разработку решений и их поддержку.
• Аутсорсинговым компаниям, т.к. бухгалтерская компания сможет вести больше проектов (больше выручка и прибыль) при тех же ресурсах (не нужно нанимать дополнительных бухгалтеров).

Некоторые бухгалтерские компании могут за собственный счет делать доработки 1С (как мы например), предлагая меньшую стоимость услуг, чем расходы на штатную бухгалтерию.

Т.к. сотрудники бухгалтерской компании нагружаются часами (выручка с сотрудника зависит от его полезной нагрузки), то сэкономленные 50 часов на одном проекте можно продать на другой проект (подробнее про внутреннюю кухню ценообразования бухгалтерских компаний можно прочитать в нашей статье). Увеличение производительности будет окупаться всегда.

Также у бухгалтерской компании могут быть штатные методологи и программисты 1С, которые уже получают зарплату и для бухкомпании эти расходы являются постоянными. Если сотрудники не будут заняты на других проектах, то доработки 1С будут «бесплатными».

Статья за 60 секунд

• Больше всего времени бухгалтерия тратит на обработку документов, массовые создания/удаления/изменения операций и проверку введенных операций – их и следует автоматизировать.
• Автоматизацию можно делать тогда, когда процессы регламентированы, описаны, протекают регулярно и однообразно.
• Автоматизация имеет экономический смысл тогда, когда будет уменьшение расходов из-за увеличения точности учета (уменьшаются риски) или увеличится производительность бухгалтерии (потребуется меньше людей для ведения учета – экономия на зарплате).
• Автоматизация штатного отдела бухгалтерии без дальнейшего активного роста или уменьшения штата бухгалтерии – не принесет снижения расходов за счет увеличения производительности. Единственный плюс – повышение точности учета.
• При передаче бухгалтерии на аутсорсинг бухгалтерская компания может за свой счет автоматизировать 1С и ведение учета – для бухкомпании это просто выгодно, т.к. бухкмопания сможет вести больше клиентов за счет увеличения производительности бухгалтеров.

Наш Telegram канал про бухгалтерию и налоги для предпринимателей на языке предпринимателей.

Бухгалтерия для тех, кто хочет сфокусироваться на развитии бизнеса и быть в безопасности от штрафов и внимания налоговой.

Источник: vc.ru

Автоматизация бухгалтерского учета

Типовое внедрение — бесплатно при покупке программы у нас. Дополнительные настройки. Проектное внедрение.

от 2 700 руб.

Какие преимущества дает автоматизация бухучета

Представьте ситуацию времен начала распространения ПК в нашей стране…

Пищеблок пансионата, которому ежедневно надо кормить 300-500 человек завтраком, обедом и ужином, вынужден придерживаться норм содержания продуктов в одной порции (условно, порция салата Оливье – картошка 30 г, зеленый горошек 20 г и т.д.). При этом продукты ежедневно выдаются со склада, а на склад условный горошек надо оприходовать не в банках, в которых он поступает, а в килограммах.

А теперь представьте объем учета при этом. Простые рутинные операции требовали огромного внимания и сосредоточенности. Бухгалтерам, которые вели учет вручную, не понаслышке было знакомо понятие «простыня». Из этого простого примера становится понятно, почему первые программы по автоматизации учета были разработаны именно для складов и столовых. Уже в первые месяцы работа такой системы давала колоссальную экономию времени сотрудников.

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск

Бухгалтерский учет на многих участках уже ведется с помощью специализированной программы, автоматизация учета никого не удивляет. Но отдел по продажам путевок в пансионате учет по-прежнему ведет вручную: складывают общие суммы от проданных путевок за месяц, записывают проводки и составляют отчет. В конце года приходит распространитель путевок, и бухгалтер, достав папки за 12 месяцев, сортирует путевки «по распространителю» для поиска «его» продаж три дня. Этот же распространитель в другом пансионате, запросив у бухгалтера отчет по путевкам, который тот нашел в программе и запустил его с нужными параметрами, уже через минуту получил полную информацию о «своих» путевках на такую-то сумму.

То есть по мере накопления информации в базе, возможность строить отчеты за считанные мгновения становится серьезным преимуществом автоматизации в понимании рядового сотрудника. При этом если первоначально речь шла только об отчетах по фактическим данным, сейчас технологии позволяют использовать их для построения прогнозных и аналитических отчетов в любых разрезах.

Автоматизация бухучета сегодня

Современные программы семейства 1С для работы бухгалтеров расширили само понятие бухучета, в котором основными принципами являются суммовая оценка и двойная запись. Сегодня рядовой сотрудник бухгалтерии в работе, кроме бухгалтерского, регулярно сталкивается с другими видами учета – налоговым, статистическим, кадровым, оперативным, управленческим и т.п.

При этом уже на основании первичных данных можно строить множество видов отчетов, выявлять зависимости и тенденции, а также делать анализ, но для этого следует располагать обширной базой данных, при вводе документов указывать максимальное количество сведений, использовать встроенные справочники и настройки.

Если перейти от функциональных инструментов к технологическим изменениям, то стоит упомянуть о совершенствовании программной платформы, разработке новых версий «1С:Предприятие» и прекращении поддержки старых.

Например, «восьмерка» в отличие от предыдущей версии платформы дает обширные возможности удаленной работы – сейчас, купив 1С Бухгалтерия 3.0, можно отправить торгового представителя «в поля» с планшетом, предварительно синхронизировав данные с 1С, и принимать от него заявки настолько оперативно, насколько этого требует бизнес.

Работа в автоматизированной бухгалтерской системе

В начале ведения бухгалтерского учета после автоматизации на базе 1С пользователи сталкиваются с рядом особенностей. Кроме необходимости первичных настроек, очень много моментов связано со справочником План счетов. С ним тесно связаны стандартные документы, и если при вводе документов мы не видим визуально, какие счета будут задействованы, то эти настройки «прошиты» в документах и при проведении в программе формируют проводки бухгалтерского и налогового учета, вспомогательные регистры.

И хотя существует возможность внести изменения в код программы, желательно постараться этого не делать.* Поскольку изменения законодательства и усилия разработчиков по усовершенствованию программы приводят к появлению регулярных обновлений для 1С, которые надо устанавливать. Программы со стандартным функционалом обычно без проблем обновляются. При внесении изменений (не всегда, но надо быть к этому готовым) обновления возможны с ошибками, необходимостью повторно добавлять разработанные поправки и т.д.

*Когда у пользователей возникает необходимость в какой-то функции или отчете, которого нет в программе (хотя это скорее редкость, поскольку, программные комплексы 1С существуют давно и содержат очень много сервисных возможностей), и доработка все-таки производится, процесс обновления усложняется и не может быть произведен без присутствия специалиста.

Выбираем программу 1С для автоматизации бухгалтерского учета

Как уже было сказано, программные продукты 1С в настоящее время представлены широкой линейкой решений* для предприятий разных сфер деятельности и самых разных масштабов.

*У многих программных комплексов функционал может пересекаться, поэтому для выбора оптимального варианта следует обратиться к партнерам фирмы 1С за более подробной консультацией.

Если компания ведет бухгалтерский учет в сфере малого или среднего бизнеса и не слишком ограничена рамками отраслевых особенностей, даже если речь идет о производстве или оптовой торговли, то, без сомнения, выбор и цена 1С Бухгалтерия 8.3 ПРОФ полностью их устроит. Если бухгалтер ведет несколько организаций на одном компьютере, можно в одном интерфейсе настроить учет по нескольким фирмам, при этом у каждой фирмы будут разные системы налогообложения*, планы счетов и т.д., что очень удобно, не надо открывать несколько программ.

*Существует заблуждение, что есть отдельно 1С:Бухгалтерия для общего режима, отдельно для упрощенки и свой вариант для «вмененки». Это не так, поскольку 1С:Бухгалтерия – универсальная программа, в которой благодаря настройкам учетной политики можно вести разные системы налогообложения и совмещать их, например, общий режим и вмененку для одной фирмы.

Для организаций, имеющих территориально распределенные филиалы, разработана версия КОРП, и напротив, единичным пользователям и мелким ИП подойдет Базовая версия.

Помимо отдельно устанавливаемых решений имеются комплексные программы, представляющих бухгалтерский функционал в качестве одного из модулей. Для малого бизнеса таким решением является «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ).