Для чего предназначены программы офиса

Еще в начале 60-х годов американский ученый Джозеф Ликлайдер (которого сегодня с полным основанием считают одним из отцов Интернета) высказал мысль, что главным назначением компьютеров должна стать автоматизация рутинной работы человека. В те времена, когда многие вообще не имели представления о существовании вычислительной техники, эта идея казалась просто шуткой профессионала. Считалось, что компьютеры предназначены исключительно для решения неких принципиально новых и очень сложных математических проблем.

Наука и жизнь // Иллюстрации

В основном окне программы PowerPoint виден набор слайдов (фрагмент презентации), подготовленный средствами этого пакета. Поверх него раскрыто меню «Показ слайдов», в котором видны все возможные варианты демонстрации. И это еще далеко не все возможности пр

Одна из функций программы OUTLOOK — планирование вашей деятельности (Календарь).

Сегодня еще многие думают, что формирование Web-страниц — удел только «крутых» Web-дизайнеров. Однако используя современный HTML-редактор, создать Web-страницу так же просто, как оформить деловое письмо. На снимке — Web-страница, созданная автором.

ЛАЙФХАКИ MICROSOFT OFFICE

Однако сфера применения вычислительной техники быстро расширялась, причем именно за счет продвижения в сторону традиционных практических задач в различных областях деятельности человека. На первых порах это были разнообразные экономические расчеты, хранение и обработка архивных данных, управление технологическими процессами.

С появлением в середине 80-х годов персональных компьютеров, доступных не только предприятиям, но и отдельным людям, спектр решаемых компьютером практических вопросов начал экспоненциально расти. Сегодня не менее 40 процентов ПК приходится на домашних пользователей, а 90 процентов вычислительных мощностей всех компьютеров (в том числе и на предприятиях) используются для автоматизации разнообразной рутинной работы. При этом рост производительности труда достигается не только за счет увеличения скорости выполнения тех или иных операций, но, главным образом, благодаря объединению воедино нескольких разрозненных функций. Это дает возможность даже неискушенному пользователю решать задачи, доступные ранее только профессионалам.

ОФИСНЫЕ ПРОГРАММНЫЕ ПАКЕТЫ

Среди обилия прикладного программного обеспечения можно выделить группу программ, которые решают задачи самого широкого назначения и поэтому в той или иной степени нужны каждому пользователю компьютера независимо от его профессии. В последние годы такие программные пакеты принято называть офисными.

Хотя созданием офисных программ занимаются многие мировые разработчики (например, Corell и Sun), лидирует в этой области корпорация Microsoft (Майкрософт), фактически задающая стандарты подобного программного обеспечения. Стоит отметить, что для достижения рыночного успеха продуктам Microsoft около десяти лет назад пришлось вступить в жесткую конкурентную борьбу с тогдашними фаворитами, например текстовым редактором WordPerfect и электронными таблицами Lotus 1-2-3.

Microsoft Office. Программы. Обзор

Начав разработку офисных пакетов, Microsoft сразу же поставила целью создание не отдельных программ, а целого комплекса взаимосвязанных и взаимно дополняющих приложений под названием Microsoft Office (Майкрософт Офис). По мере развития системы в ней появлялись новые приложения, а также расширялись функции ранее созданных программ, удовлетворяя растущие требования «среднестатистического» пользователя.

За последние шесть лет Microsoft выпустила четыре версии MS Office: 4.0 (1996 год), 95 , 97 и 2000. Последняя версия (MS Office 2000) продается в виде пяти выпусков с разным составом программ: «Стандартный», «Для малого бизнеса», «Профессиональный», «Расширенный» и «Для разработчиков». Комплект «Для разработчиков» (точнее Developer Edition, так как он поставляется только в англоязычном варианте) в отличие от других выпусков содержит дополнительные средства программирования. В состав «Расширенного» выпуска входят следующие приложения: Word (Ворд), Excel (Эксэль), Access (Эксэс), PowerPoint (ПауэрПойнт), Outlook (Аутлук), FrontPage (Франт Пэйдж), Publisher (Паблишер), PhotoDraw (ФотоДро), Инструменты для малого бизнеса. Дадим краткое описание этих программ.

1. WORD — ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР

Текстовый процессор — исторически самое первое и наиболее широко используемое офисное приложение: писать и оформлять тексты нужно всем. Еще десять лет назад подобные программы назывались «редакторами», но сегодня этот термин уже не отражает их возросшие возможности.

Появление текстовых процессоров радикальным образом изменило даже не технологию, а, если хотите, сам подход к созданию разнообразных текстов, начиная от рапорта начальнику об отпуске и заканчивая литературным произведением. Раньше на подготовку объемного документа, например отчета о научно-исследовательской работе на 100 страницах, уходило до месяца работы нескольких человек (не считая подготовки рукописного варианта). При этом львиная доля времени тратилась на объяснения машинистке, как разобраться в рукописи (помните интермедию в исполнении Владимира Винокура: «здесь играем, здесь не играем, на это вообще не смотрите, а этот кусок — на обратной стороне» и т.д.), потом на проверку, что получилось, и повторные объяснения машинистке, что нужно исправить. А когда отчет был готов, оказывалось, что пропущены один раздел и несколько параграфов. Сколько проблем вызывала подготовка и вставка иллюстраций — не стоит и вспоминать.

Сегодня функции текстовых процессоров выходят далеко за рамки работы собственно с текстами (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т.д.). Word позволяет создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации, формулы и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате пользователь может подготовить сложный документ практически неограниченного объема с использованием графических материалов и разнообразного форматирования.

И все же подчеркнем, что для подготовки «чисто текстовых» документов вполне достаточно возможностей программы WordPad, поставляемой с операционной системой Windows.

2. EXCEL — РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ

Эта программа нужна всякому, кто имеет дело с данными, представленными в виде таблиц. Именно в таком виде можно представить большую часть информации о нашей повседневной деятельности: адресные книги, картотека видеокассет, учет домашних расходов и пр.

В таблицах могут находиться данные самого разного формата (символьные строки, даты и пр.), но в целом, конечно же, пакет Excel ориентирован на обработку числовых данных. Самый простой пример — суммирование по столбцам и строкам таблицы. Ненамного сложнее вычислить значение заданных самим пользователем функций (скажем, процентный рост расходов на ведение домашнего хозяйства по статьям). Одна из наиболее привлекательных возможностей пакета — быстрое и наглядное представление данных в виде разнообразных графиков, диаграмм, карт.

СОСТАВ ПРИЛОЖЕНИЙ В РАЗЛИЧНЫХ ВЫПУСКАХ MICROSOFT OFFICE

Источник: radiobud.ru

Офисное программное обеспечение

Офисное программное обеспечение представляет собой комплекс программных продуктов для создания и эффективного использования прикладной среды, решения широкого спектра задач по работе с информацией, хранением, обработкой и обменом данными, автоматизации рабочих процессов, учета и управления.

Офисное программное обеспечение способно функционировать только на базе предустановленной операционной системы, а, возможно, и других системных программных продуктов. Кроме того, являясь самой близкой к пользователю средой между ним и устройством, офисное ПО должно быть максимально «дружественным», удобным, понятным и полезным. Это определяет индивидуальность подбора комплекса ПО с учетом не только рабочих задач и процессов, но и юзабилити.

Как правило, офисное программное обеспечение включает две категории продуктов:

1. ПО общего назначения, которое используется всеми сотрудниками офиса. К разряду такого ПО можно отнести текстовые процессоры, графические редакторы, электронные таблицы, программы для просмотра изображений, воспроизведения видео, аудиофайлов, настольные СУБД, программы-переводчики и другие.
2. Специализированное ПО – устанавливается и используется для решения профессиональных задач, более сложных, требующих специального функционала. Такое офисное программное обеспечение устанавливается на компьютерах определенных сотрудников, чья специфика деятельности требует программных средств решения задач. К разряду специализированного ПО относятся клиент-серверные СУБД, профессиональные видео, аудио, графические редакторы, отраслевые экспертные системы, геоинформационные системы (ГИС), интегрированные системы делопроизводства, бухгалтерские, правовые, аналитические системы, отраслевые системы учета и управления.

Какое офисное программное обеспечение предлагает «ИМПУЛЬС-ИВЦ»?

В каталоге интернет-магазина компании «ИМПУЛЬС-ИВЦ» представлены:

• продукты и решения Microsoft Open Licence;
• ПО Microsoft Office;
• электронные словари ABBYY Lingvo, графические редакторы, видеоредакторы и другое прикладное ПО;
• программные продукты 1С разных конфигураций.

Что учесть при выборе офисного ПО?

Основа грамотного подхода к выбору офисного ПО — правильное формирование функциональных и технических требований к конкретному приложению и всему программному комплексу.

Функционально ПО должно решать все задачи, ради которых оно приобретается, но без избытка, а также отвечать ожиданиям от его внедрения.

Технические требования обязательно учитывают компьютерную и сетевую инфраструктуру, а также планы по ее развитию, поэтому программное обеспечение должно:

• не вступать в конфликты и быть способным работать на конкретных устройствах, функционирующих на базе конкретного системного ПО;
• отвечать требованию масштабируемости, то есть обеспечивать беспроблемную одновременную работу заданного количества пользователей;
• быть способным к интеграции с уже используемыми приложениями и системами;
• отвечать требованиям информационной безопасности;
• быть удобным для пользователей, комфортным в работе;
• обладать высоким уровнем поддержки, сервисного обслуживания;
• при необходимости иметь возможность удаленного доступа для полнофункциональной работы через веб-браузер;
• отвечать другим требованиям клиента.

Покупка лицензионного продукта может быть осуществлена двумя способами:

1. Приобретение «коробочной» версии. В данном случае ПО приобретается как обычный товар, поэтому обычно рассчитано на одного пользователя (установка на одно устройство) или многопользовательский, но серьезно ограниченный доступ, предполагающий дополнительную покупку лицензий. Решение подходит для частного использования продукта, для малого бизнеса или для применения небольшим количеством сотрудников.
2. Покупка корпоративной лицензии – выгодное предложение, ориентированное на разные по количеству пользователей ситуации применения ПО, позволяющее сэкономить и выбрать оптимальный набор функции и сервисов.

Вы можете выбрать необходимое офисное ПО в каталоге интернет-магазина «ИМПУЛЬС-ИВЦ». Специалисты нашей компании готовы проконсультировать по вопросам оптимального выбора box-версий и корпоративных лицензий.

Источник: www.impuls-ivc.ru

Информационные технологии конечного пользователя

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

• автоматизация рутинных работ с документами;
• организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис. 4.6.

увеличить изображение
Рис. 4.6. Процедуры обработки документов в электронном офисе

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса — это пакеты прикладных программ , которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис. 4.7.

увеличить изображение
Рис. 4.7. Программные средства электронного офиса

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ : разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ , ориентированных на работу с документационной информацией.

Характеристика основных программ, предназначенных для формирования и редактирования документов в электронном офисе, представлена в табл. 4.1.

• набор текста;
• редактирование текста;
• автоматическая проверка правописания;
• создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм;
• формирование перекрестных ссылок в документе и т. д.

• компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы;
• осуществлять полиграфическое оформление текста;
• обрабатывать графические изображения;
• обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т. п.

• осуществлять разнообразные вычисления;
• строить графики;
• управлять форматом ввода-вывода данных;
• компоновать данные;
• проводить аналитические исследования и т. п.

• создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.);
• манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т. д.;
• обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения оттенков цветов, насыщенности, контрастности и т. п.

• создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме;
• формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей.

• подготовки презентаций лекций и выступлений;
• подготовки иллюстративного материала;
• визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т. д.

• управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма;
• создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм;
• манипулировать и генерировать анимационные изображения и т. д.

2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение .

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

• формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
• ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
• обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
• автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
• работа с электронной почтой и факсом и т. д.

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации	К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией	Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы	Задача этих систем — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных)

Аппаратные средства электронного офиса — это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные ( рис. 4.8).

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис. 4.8).

увеличить изображение
Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса

В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства, представленные на рис. 4.9.

увеличить изображение
Рис. 4.9. Получение копий с разработанных документов

Копирование. В процессе копирования производится отображение оригинала на поверхности материала копии. Для получения нескольких копий процесс повторяют. Средства копирования позволяют за непродолжительное время получить несколько десятков копий документов.

Существуют различные способы и средства копирования документов. Наиболее распространенными в настоящее время являются:

• средства электрофотографического копирования;
• средства микрофильмирования.

К средствам электрофотографического копирования относятся копировальные аппараты.

В основу ксерокопирования положен сухой способ нанесения красящего порошка и термическом закреплении его на любом воспринимающем краситель материале, заряженном положительно — бумаге, кальке, металлической фольге и т. д.

Современные копировальные аппараты позволяют:

• автоматически и с высокой скоростью копировать необходимое количество оригиналов разного формата на бумагу такого же формата;
• копировать оригиналы с уменьшением или увеличением формата;
• производить двустороннее копирование;
• сортировать, брошюровать и делать обложки на документы при выходе из аппарата и т. д.

Средства микрофильмирования служат для переноса информации на фотопленку. Микрофильмирование представляет собой обычный фотографический процесс с большой кратностью уменьшения. Изображение переносится на микропленку или микрофишу. Просмотр кадров можно выполнить на специальных читальных аппаратах.

• сократить объем и площадь хранения информационных материалов на 90-95% по сравнению с объемом и площадью хранения оригиналов;
• снизить стоимость изготовления копий;
• организовать автоматизированный поиск необходимых документов и т. д.

Средства размножения документов (средства оперативной полиграфии) позволяют получать за короткий срок сотни и тысячи копий документов. В процессе размножения документов с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатают тираж. Среди средств оперативной полиграфии в настоящее время распространение получают специальные устройства — ризографы, в основу которых положен принцип трафаретной печати.

Процесс размножения на ризографе идет в два этапа: подготовка рабочей матрицы и печать . Оба этапа копирования проходят без участия пользователя внутри компактного устройства. Использование ризографа позволяет получать многоцветные изображения высокого качества.

В условиях функционирования электронного офиса большое внимание уделяется оформлению документов. При оформлении документы подвергаются обработке, которая выполняется при помощи следующих средств, представленных в табл. 4.2.

Таблица 4.2. Технические средства обработки документов Технические средства Назначение технических средств

Фальцевальные машины	Используются для механизированного сгибания документов перед упаковкой их в конверты или после размножения для сгибания и складывания копий в тетради
Листоподборочные машины	Служат для механизации операций формирования документов в пачки
Оборудование для сортировки документов	Используется при распределении корреспонденции по получателям (исполнителям). При сортировке документы раскладываются по отдельным ячейкам сортировального устройства
Оборудование для скрепления документов	Позволяет механически скрепить листы бумаги
Средства для нанесения защитных покрытий на документы	Позволяют защитить документы от воздействия внешней среды при высокой интенсивности их использования. Наиболее широкое распространение в настоящее время получили устройства — ламинаторы
Оборудование для уничтожения документов	Перерабатывает листы в бумажные полоски, крошку (сухой способ) или формирует из них брикеты, предварительно подвергнув их увлажнению (мокрый способ)

Источник: intuit.ru