В дневнике автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам. Эти действия располагаются на временной шкале. Временная шкала – это тип представления, в котором элементы изображены на временной шкале слева направо. Это представление предназначено для просмотра элементов по времени их создания или изменения.
Временная шкала используется как представление по умолчанию в дневнике. Помимо отслеживания элементов Microsoft Outlook, таких как почтовые сообщения, и других документов Microsoft Office, таких как файлы Microsoft Word и Microsoft Excel, могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в компьютере, например, телефонные переговоры, отправленные и полученные рукописные сообщения.
Дневник используется для записи дат и времени взаимодействия с контактами, например, количества часов работы с определенной учетной записью. Для создания списка всех элементов, имеющих отношение к контакту, воспользуйтесь отслеживанием действий, вместо того, чтобы связывать эти элементы с контактом. Если известен день создания или изменения файла, но не известен путь к нему, дневник позволит найти нужные сведения на основе времени работы с файлом. Например, если для документов Microsoft Excel установлено автоматическое занесение в дневник, любой документ Microsoft Excel может быть быстро найден на основе данных о дате его последнего открытия.
Курс по Outlook. Урок 12. Создание папки контактов в Outlook
Записи заносятся в дневник на основе времени выполнения соответствующих действий. Например, документ Microsoft Word добавляется на временную шкалу в момент сохранения или последнего изменения. Записи в дневнике могут быть организованы в логические группы на временной шкале для быстрого поиска информации, например, всех собраний, в которых вы участвовали в течение последней недели или месяца.
При открытии записи в дневнике (элемент в папке «Дневник», действующий как ярлык записанной операции. В нижнем левом углу значка записи в дневнике отображаются часы.) отображаются сведения о соответствующем действии, кроме того записи в дневнике могут использоваться как ярлыки (Ярлык – значок на панели Outlook, расположенной в левой части главного окна Microsoft Outlook, который обеспечивает возможность быстрого доступа к папке. Имеется возможность создавать новые ярлыки и удалять существующие в каждой группе.) для перехода непосредственно к элементам Microsoft Outlook или файлам, к которым относятся эти записи в дневнике.
Изменение времени начала и конца, используемого для записей в дневнике
- В меню Перейти выберите команду Дневник.
- В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
- Нажмите кнопку «Поля».
- В списке Группы полей для выбора выберите нужную группу полей.
- В списке Имеющиеся поля даты/времени выберите поле, содержащее значение времени, используемое в качестве даты начала элемента, затем нажмите кнопку «Начало».
- В списке Имеющиеся поля даты/времени выберите поле, содержащее значение времени, используемое в качестве даты окончания элемента, затем нажмите кнопку «Конец».
В представлении временной шкалой отображаются времена создания, сохранения, отправки, получения, открытия и изменения каждого элемента. При изменении полей времени, используемых для отображения элементов на временной шкале, расположение и длительность элементов на временной шкале могут измениться.
Ведение дневника в Outlook
Перемещение записи в дневнике
Откройте запись в Дневнике и введите новую дату и новое время начала. При перемещении записи в дневнике время начала соответствующего элемента, документа или контакта не изменяется.
Запись элементов и файлов в дневнике
Автоматическая запись элементов и файлов:
- Выберите в меню Сервис команду Параметры.
- Нажмите кнопку «Параметры дневника».
- В списке Автозапись элементов установите флажки для элементов, которые требуется автоматически записывать в дневник.
- В списке Для следующих контактов установите флажки рядом с именами контактов, для которых необходимо автоматически записывать выбранные элементы.
- В списке Записывать также файлы из установите флажки рядом с названиями приложений, файлы которых необходимо автоматически записывать в дневнике.
Запись элемента Microsoft Outlook вручную:
- Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Запись в дневнике.
- В поле «Тема» введите описание.
- В списке Тип выберите тип записи в дневнике.
- Выберите прочие необходимые параметры.
Запись файла вручную из другого приложения:
- Найдите с помощью Microsoft Outlook, проводника или рабочего стола файл, который требуется записать.
- Перетащите этот элемент в Дневник.
- Установите необходимые параметры для записи в дневнике.
Изменение вида временной шкалы
- В представлении временной шкалой в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
- Нажмите кнопку «Другие настройки».
- Выберите необходимые параметры.
- Чтобы изменить длительность интервала, отображаемого на временной шкале, в представлении временной шкалой нажмите кнопку «День», «Неделя» или «Месяц».
Источник: ladyoffice.ru
Элементы и папки Outlook
Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи — в папке Задачи и т. д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов. Папка Outlook- это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.
При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки.
Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.
Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы.
В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.
Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями.
В папке Удаленные находятся все удаленные элементы.
Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке.
Исходящие — сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные.
Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты.
Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную.
Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма.
Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис. С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов.
Для каждой папки существует набор представлений — способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений.
Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис (рис. 125).
Рис. 125. Окно Параметры
Завершение роботы с Outlook
Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.
Источник: workpaper.ru
Автоматическое ведение Дневника
Выше мы рассмотрели ручное ведение Дневника, но в ряде случаев можно избавить себя от постоянного ручного протоколирования. Дневник Outlook сам будет создавать в фоновом режиме записи для событий вашей деятельности.
Виды протоколируемой деятельности, заносимой в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (Journal Options).
Пример 6.2. Установка параметров Дневника
Параметры дневника. (рис. 6.5)
Рис. 6.5. Диалоговое окно Параметры дневника
Количество элементов, для которых Дневник Outlook может автоматически создавать записи, несколько меньше, чем элементов ввода с клавиатуры, но и их вполне достаточно. Выберите в поле Автозапись элементов (Automatically record these items) те, что не требуют вашего вмешательства.