Профессионалы, знакомые с Word давно, умеют выполнять работу с минимальным количеством манипуляций. Их действия не просто умелые, а эффективные, особенно при выполнении повторяющихся задач.
Овладев умением работы с большим текстовым документом , вы сможете ускорить свою работу над создание рефератов, научных работ и т.д. к которым предъявляются конкретные требования по их оформлению .
Вспомните, что такое редактирование и форматирование документов?
На этом уроке мы продолжим знакомиться с приложением Microsoft Word.
Ответьте на вопросы:
1. Что можно назвать текстовым документом?
2. Как можно обработать текстовую информацию?
3. Что можно создавать с помощью текстового редактора?
3 из 22
Большие документы — это документы большого объема. К большим документам относятся курсовые и дипломные работы, рефераты и т.д. Большие документы — это структурированные документы. Создавать и изменять структуру большого документа целесообразно в режиме Структура. По умолчанию документ в Word 2007 открывается в режиме Разметка страницы. Группа «Режимы просмотра документа» отображается на вкладке Вид
Режимы работы с документами Word
Для перехода в режим Структура надо выбрать команду Структура. В результате в окне приложения будет отображаться вкладка Структура. Скриншот вкладки «Структура» представлен на рисунок
4 из 22
Обычно в больших документа используют три уровня. Для структуризации большого документа Word 2007 можно также использовать стили в режиме «Разметка страницы».
Назначение названиям разделов и подразделов документа стилей заголовков является формой его структуризации.
5 из 22
Кроме того, необходимо установить разрывы между разделами, установив курсор в конце названия раздела и выполнив команду Вставка/Разрыв страницы .
Необходимо отметить, что в процессе создания большого документа целесообразно активизировать режим отображения всех знаков (непечатаемых символов), щелкнув на кнопке «Отобразить все знаки» на вкладке Главная . Образец документа в режиме Структура представлен на рисунке
6 из 22
После создания структуры большого документа, надо перейти в режим разметки вкладка Вид / Разметка страниц и вставить в документ номера страниц начиная с раздела Введение.
Причем нумерация большого документа должна начинаться с 3 страницы. В первую очередь перед разделом «Введение» устанавливаем несколько пустых строк
Затем необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом «Введение», и выполнить команду Вставка/Номер страницы. В появившемся подменю выбрать «Формат номеров страницы». Открывается окно диалога «Формат номеров страницы», в котором надо установить формат номера и нумерацию страниц. Устанавливаем переключатель «Нумерация страниц» в положение «начать с 3» страницы, и нажимаем ОК.
7 из 22
Затем надо еще раз выполнить команду Вставка/»Номер страницы», выбрать команду «Вверху страницы» и в коллекции «Простой» щелкнуть, например, на третий вариант «Простой номер 3». В результате большой документ будет пронумерован, начиная с третьей страницы.
Структурирование документов Word
8 из 22
После вставки номеров страниц, надо вставить пустую страницу для оглавления. Для этого необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом «Введение», и выполнить команду «Разметка страницы»/»Разрывы», далее выбрать «Разрывы разделов» / «Следующая страница»
9 из 22
В итоге перед разделом «Введение» будет создана пустая страница для оглавления. После создания пустой страницы надо перейти на эту страницу, установить курсор в верхний колонтитул пустой страницы и установить флажок «Особый колонтитул для первой страницы»
В результате номер страницы на пустой странице будет удален. При этом на остальных страницах номера страниц не удаляются.
10 из 22
Затем добавляем еще одну пустую страницу (без номера) для оформления титульной страницы. Для этого необходимо на пустой странице установить курсор перед непечатаемыми символами «Разрыв раздела (со следующей страницы)» и выполнить команду Разметка страницы/Разрывы, выбрать Разрывы разделов /Следующая страница. В результате будет добавлена еще одна пустая страница без номера, т.е. в создаваемом документе будут две пустые страницы без номеров . Одну страницу оформляем как титульную.
�На второй пустой странице создаем оглавление. Для этого необходимо установить курсор на второй пустой странице перед непечатаемыми символами «Разрыв раздела (со следующей страницы)», затем перейти на вкладку Ссылки и выполнить команду Оглавление.
11 из 22
Откроется галерея оглавлений «Встроенный». Устанавливаем указатель мыши на требуемое оглавление и щелкаем левой клавишей мыши. Например, выберем «Автособираемое оглавление 1», скриншот которого представлен на рисунке
12 из 22
В результате на пустой странице будет вставлено Оглавление большого документа.
�Таким образом, будет создана структура большого документа, в котором страницы начинаются с номера 3. Кроме того, в этом документе создано оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся. При любом изменении (редактировании) документа его оглавление легко обновляется.
13 из 22
Режим структуры в редакторе Word используется для организации больших документов Word (документов большого объема), которые состоят из оглавления, разделов и подразделов различных уровней, к таким документам относятся, например, курсовые и дипломные работ и т. д. ��Режим структуры в редакторе Word — это представление документа, показывающее его структуру. Заголовки в режиме структуры снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень вложенности заголовков в документе Word.��В режиме структуры можно легко просматривать структуру всего документа Word, изменять уровень вложенности заголовков, копировать и перемещать большие фрагменты текста путем перемещения соответствующих заголовков.��Кроме того, в этом режиме проще создавать и изменять общую структуру главного документа Word путем добавления, перестановки и удаления вложенных документов. Для создания главного документа Word необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами Word.�
14 из 22
Главный документ Word – это документ Word, который объединяет в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). Использование главных документов Word упрощает создание и обновление больших документов Word, таких как журналов, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав.
� Режим структуры в редакторе Word
Чтобы перейти в режим структуры, надо выбрать в меню Вид команду Структура. В режиме структуры отображается структура документа Word и появляется панель инструментов «Структура».
15 из 22
Отступы и символы, отображаемые в режиме структуры, не влияют на вид и печать документа в обычном режиме. Режим структуры лишь отображает на экране документ Word в ином виде и позволяет работать с ним другими средствами.
16 из 22
Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро изменить структуру документа Word. Можно изменить порядок заголовков и текста документов Word, перемещая их вверх и вниз в режиме структуры, а также повышать или понижать уровень основного текста или заголовка.
Для повышения и понижения уровня, а также для перетаскивания текста внутри структуры можно перетащить символы «+» или «-» влево, вправо, вверх или вниз.
�В режиме структуры слева от каждого заголовка отображается соответствующий символ структуры:
- Заголовки с подчиненным текстом
- Заголовки без подчиненного текста
- Основной текст�
С помощью этих символов можно сворачивать и разворачивать подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ Word. Для отображения полной структуры документа Word следует скрыть основной текст. Серая линия, которой подчеркнут заголовок, означает, что заголовок содержит свернутые, или скрытые, подчиненные заголовки или основной текст.
17 из 22
Чтобы отобразить или скрыть текст, дважды щелкните символы развертывания рядом с заголовком или выберите команду Показать соответствующий уровень заголовков из раскрывающегося списка на панели Структура. Основной текст — это любой абзац в структуре, не являющийся заголовком. В режиме структуры на основной текст указывает маленький квадратик, расположенный слева от абзаца документа Word.
� Создание структуры нового документа Word (организация структуры нового документа) в режиме структуры
При создании большого документа Word, например, курсовой или дипломной работы необходимо воспользоваться режимом структура. Для этого загрузите приложение Word, откроется окно приложения и в нем появится новый документ, который называется «Документ 1»
3. Чтобы присвоить заголовок другому уровню и придать ему соответствующий стиль форматирования, следует переместить символ заголовка — или + структуры�Чтобы понизить уровень заголовка, перетащите символ правее. �Чтобы повысить уровень заголовка, перетащите символ левее. �Чтобы переместить заголовок на новое место, перетащите символ вверх или вниз. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком.
4. Когда организация документа Word будет завершена, перейдите в обычный режим или режим разметки, чтобы ввести основной текст и рисунки.
18 из 22
�Изменение уровней заголовков в документе Word �Для изменения уровней заголовков и преобразований абзаца основного текста в заголовок или заголовка — в абзац основного текста служат кнопки на панели инструментов Структура. Чтобы выделить заголовок вместе со всем подтекстом, достаточно щелкнуть на структурном маркере слева от него.��Изменение уровней заголовков с помощью панели инструментов Структура:
Установите курсор в изменяемом заголовке, уровень, которого должен повыситься или понизиться�Для перевода заголовка на следующий уровень вверх нажмите кнопку Повысить уровень, а для перевода на следующий уровень вниз – кнопку Понизить уровень.��Изменение уровней заголовков с помощью символов структуры:
Чтобы изменить уровень заголовка, перетащите символы структуры левее или правее�Чтобы повысить уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее�Чтобы понизить уровень заголовка или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее
19 из 22
При перетаскивании символов на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку Понизить до обычного текста.�
Перемещение фрагментов текста в документе Word
С помощью двух кнопок на панели Структура можно быстро переместить в документе Word один или несколько абзацев текста. Такими абзацами могут быть как заголовки, так и основной тест.��Перемещение абзацев вверх или вниз происходит так:�Установите курсор в перемещаемом абзаце�Нажмите кнопку Переместить вниз или Переместить вверх.��Быстрое перемещение абзацев вверх или вниз можно осуществить так: перетащите символы структуры вверх или вниз. При перетаскивании на экране изображается горизонтальная линия. Отпустите кнопку мыши, когда линия достигнет места, в которое требуется поместить текст. ��При таком способе заголовок всегда перемещается вместе со всем подтекстом, поскольку перетаскивание структурного маркера автоматически приводит к выделению заголовка с подтекстом.
20 из 22
Развертывание и свертывание текста
21 из 22
Создание оглавления в документе Word с использованием встроенных стилей заголовков
К документу Word можно добавить оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся. ��Для создания оглавления необходимо выполнить следующее:
Задать формат оглавления, способ выравнивания номеров страниц, число уровней, символ-заполнитель и установить флажок «Показать номера страниц»�Нажать ОК.
Источник: docs.google.com
Режим Структура: удобство работы с большими документами Word, уровни абзацев
Программа Word предоставляет пользователю выбор режимов работы, иными словами, варианты визуального и инструментального представления документа. Для каждого варианта Word предлагает различные дополнительные команды, которые могут быть недоступны в другом виде представления экрана. Поговорим о режиме работы «Структура» и узнаем, что такое уровни? Что это за режим Word, что нужно знать и уметь делать, используя Вид «Структура»? Что значит переходить с одного уровня абзаца на другой и для чего это нужно?
Что такое режим «Структура» в программе Word и удобство его применения?
Режим «Структура» используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками.
Важно: для работы с этим режимом нужно, чтобы документ был отформатирован при помощи стилей, иначе этот режим в работе бесполезен.
Работая в «Структуре», можно контролировать стройность и логичность изложения материалов в тексте. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Если вы видели оглавление в книге, то это типичный пример представления структуры документа в виде Заголовков, а если еще добавить абзацы в виде Основного текста, то это будет Вид документа — «Структура» в развернутом формате.
Экран работы в режиме «Структура»
При переключении в режим Структура на ленте появляется контекстная вкладка Структура . Она содержит специальные инструменты для работы в этом режиме, позволяющие быстро сворачивать и разворачивать текст, осуществлять перекомпоновку (перемещение абзацев, фрагментов текста) документа.
Читайте больше о режимах работы с документом Word: 5 способов отображения рабочего экрана в Word>>
В каких случаях лучше использовать Вид представления документа «Структура»?
Если создаваемый документ должен быть жестко структурированным (разделенным на главы, части, пункты и т.д.), для облегчения общей работы над ним рекомендуется использовать специальный режим просмотра документа – «Структура». Такой вид позволит охватить весь документ в целом и перемещать заголовки с абзацами по всей его структуре.
В режиме Структура удобно работать с главным документом, позволяющим сгруппировать в большом документе файлы нескольких частей или глав.
Примечание: в режиме Структура не отображаются колонтитулы, графические объекты, фон.
При этом режиме работа происходит не с текстом, а с абзацами , каждому из которых можно задать свое расположение и уровень (место в иерархии заголовков).
Уровни абзацев в Word
Чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. Как и где применяются уровни абзацев?
Примеры уровней абзацев в Word?
Примеры уровней абзацев можно увидеть в «Оглавлении»
Источник: dzen.ru
Секреты Word. Работа с документами в режиме структуры
При работе с большими документами, состоящими из нескольких частей, иногда бывает удобно отобразить на экране только их названия, например, в случае, когда следует просмотреть общую структуру документа и переставить некоторые блоки текста. Подобная задача возникает еще и тогда, когда создание документа начинается с его плана-структуры, а в ходе работы разделы плана расширяются путем добавления других пунктов и текста.
Для решения такой задачи наиболее приемлемым средством текстового редактора Microsoft Word являются средства, доступные в режиме структуры. В этом режиме документ можно представить в виде нескольких вложенных уровней, а потом можно управлять отображением этих уровней, отображая одни уровни и скрывая другие. Перейти в режим структуры можно, выбрав «Вид -> Структура».
Можно по-другому определить заголовки структуры. Для этого достаточно выделить нужный текст и из списка «Уровень структуры» выбрать номер нужного уровня. Структура Word допускает до девяти вложенных уровней. Последний уровень всегда имеет порядок «обычный текст».
Создание уровней структуры.
Другие кнопки панели инструментов «Структура», появившиеся после перехода в режим структуры, предназначены для управления созданными уровнями. Например, используя кнопки «повысить уровень» или «понизить уровень» можно повысить или понизить на один уровень выделенного текста. Кнопки «Повысить до заголовка 1» и «Понизить до обычного текста» позволяют сразу же превратить текст в первый и последний уровень структуры.
После создания структуры можно управлять отображением ее уровней. Например, можно оставить текст только первого уровня, или только первых двух. Для определения отображаемого уровня структуры всего текста предназначена кнопка «Показать уровень». После выбора пункта «Показать уровень 1» на экране будут отображены названия только первого уровня, пункт «Показать уровень 2» означает отображение второго уровня. Для отображения всех уровней структуры необходимо выбрать пункт «Показать все уровни».
Так можно отобразить только первый уровень структуры.
Точно так же можно управлять отображением уровней для одного пункта структуры. Рядом с названием пунктов-разделов структуры, для которых существуют подразделы, появляется значок «+». Нажав мышкой на этот знак можно отобразить или скрыть отображение уровней для одного пункта структуры. Это же действие можно выполнить, используя кнопки с изображением «+» (свернуть) и «–» (развернуть) на панели инструментов.
С помощью кнопок «+» и «–» можно управлять отображением одного уровня структуры.
Для перемещения созданных разделов структуры предназначены кнопки «вверх» и «вниз».
Источник: old.computerra.ru