Для чего нужны программы по управлению проектами

Содержание

Реалии современного мира диктуют свои условия, и в первую очередь они касаются организации работы на предприятиях. Современный бизнес (как средний, так и крупный) нуждается в оперативном управлении, документировании и администрировании и требует автоматизации решения целого ряда задач. Справиться с подобным под силу системам управления проектами.

Они представляют собой программное обеспечение, созданное для решения широкого спектра задач в рамках планирования, управления данными и коммуникациями, распределения ресурсов и прочих вопросов, актуальных при управлении любой компанией. Внедрение системы управления проектами позволяет сотрудникам удобно взаимодействовать между собой в процессе работы, что повышает производительность. Что касается руководства, то оно может контролировать все процессы.

Современные разработчики предлагают ряд сервисов для управления проектами, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Для того, чтобы не прогадать и получить по-настоящему полезное приложение для своей компании, мы предлагаем Вам ознакомиться с нашим обзором.

IT PROJECT MANAGEMENT | Чем занимается Проджект менеджер, какие навыки нужны для IT Project manager

Автоматизируем рабочие процессы
Создадим функционал, заботливо настроенный нашими разработчиками вручную

Приложение для управления проектами “Trello”

Облачная программа “Trello”, первоначально разработанная специалистами компании “Frog Creek Software” (США). Она предназначена для управления проектами небольших компаний и представлена в двух версиях: web-сайт и приложение. Удобство последних заключается в том, что они совместимы как с “Android”, так и с “iOS”.

Особенность данного сервиса управления проектами онлайн заключается в его реализации в виде доски с прикреплёнными списками, внутри которых находятся карточки с заданиями. По мере их выполнения карточка перемещается вверх, а после завершения работы оказывается в начале списка. Пользователь имеет возможность создать любое количество не только списков и карточек, но и досок, что позволяет оптимально организовать работу и ничего не забыть.

Приложение для управления проектами и задачами “Asana”

“Asana” не случайно попало в список лучших приложений для управления проектами. Оно представлено в виде SaaS-приложения и создано для решения задач в небольших компаниях и индивидуального применения. Пользователям доступно не только приложение, но и онлайн-сервис. Акцент сделан на то, что для управления проектами не обязательно использовать электронную почту.

Команда имеет возможность создать себе удобное пространство для работы, включающее в себя реализуемые проекты, каждый из которых, в свою очередь, представлен целым спектром задач. Пользователи имеют возможность дополнять поставленные задачи, комментировать выполнение работы и прикреплять файлы. При внесении изменений или закрытии проекта пользователи получают соответствующие уведомления.

Система автоматизации продаж «Мегаплан»

Отечественный разработчик позиционирует «Мегаплан» как удобный инструмент, позволяющий автоматизировать бизнес-процессы, а также управлять проектами и CRM. Помимо этого, его можно использовать для работы с клиентами. Систему можно синхронизировать с сервисами, используемыми специалистами по бухгалтерии и аналитике, в сфере рассылок и телефонии.

Управление проектами от А до Я — что такое управление проектами и проектное управление | менеджмент

Система располагает диаграммой Гранта и мессенджером, делающим общение между сотрудниками простым и доступным. Руководство имеет возможность отлеживать число задач, поставленных перед каждым из сотрудников, и контролировать их выполнение. Система напоминает менеджерам о необходимости связаться с тем или иным клиентом, сводя к минимуму упущенные сделки. Процесс обработки заказов полностью автоматизирован и настроен в соответствии с особенностями направления, в котором работает компания.

Автоматизация бизнес-процессов с «Битрикс24»

«Битрикс24» можно без преувеличения назвать самой популярной системой управления проектами. Её успешно используют не только в России, но и за рубежом ‒ а всё благодаря её широкому функционалу, делающему её незаменимой в ряде случаев. На сегодняшний день число компаний-пользователей «Битрикс24» перевалило за 6 миллионов.

Система разработана на языке “PHP” и позволяет управлять бизнесом посредством одного окна. В ней имеется всё, что нужно современному бизнесу: начиная с менеджера задач и корпоративной сети ‒ и заканчивая облачным хранилищем, конструктором сайтов и генератором документации. Её можно использовать для организации работы над крупным проектом с привлечением большого числа сотрудников. «Битрикс24» можно интегрировать с целым рядом систем, включая и «1С».

Самая простая система управления проектами “Jira”

Система “Jira” от разработчиков “Atlassian” (Австралия) – оптимальный вариант для небольшой компании. Она обнаруживает ошибки и проблемы, проводит их коррекцию и существенно упрощает реализацию проектов. Благодаря ей каждый член команды имеет возможность планировать свою работу и взаимодействовать с коллегами максимально оперативно и просто.

“Jira” разработана специально для управления проектами и на сегодняшний день входит в топ-3 лучших мировых решений данного направления. Благодаря ей пользователь имеет возможность создавать задачи, назначать исполнителей, расставлять приоритеты и мониторить запущенные процессы.

Заключение

Перед тем, как оплатить пользование той или иной системой или купить её, необходимо провести её предварительное тестирование. Оптимальный вариант – не останавливаться при этом на одной, а опробовать два или даже три приложения. Такой подход позволит получить чёткое представление о программном продукте и выяснить, насколько он подойдёт Вашему бизнесу.

Запуск интернет-магазина с нуля бесплатно и законно: возможно ли это? Часть 2

Как открыть интернет-магазин с нуля? Сегодня этим вопросом интересуются многие: начиная с тех, у кого совсем нет опыта в предпринимательстве, и заканчивая руководителями компаний, которые ещё не обзавелись своим представительством в Интернете.

29 мар. 2021

Как правильно выбрать CMS для Вашего интернет-магазина?

Существует ли лучшая CMS для интернет-магазина? Подбор CMS для интернет-магазина – важное решение. Система должна соответствовать конкретному проекту и задачам, которые он призван решать.

20 февр. 2021

Успешный оптовый интернет-магазин: без каких функций ему не обойтись?

Как сказал один из известных деятелей американского рекламного бизнеса Чарльз Брауэр, продажи не бывают «лёгкими» и «трудными». Они бывают «умными» и «глупыми».

Источник: serptop.ru

10 преимуществ использования ПО для управления проектами

Где применяется такой софт: сложные или комплексные задачи, над которыми работает одновременно множество людей; там, где применяется планирование и строгое распределение ресурсов; где нужно отслеживать деятельность подчинённых, быстро ставить задачи, принимать коллегиальные решения, обсуждать дальнейшие действия и т.п.

Иными словами – везде, где есть более десятка сотрудников. В меньших конфигурациях руководитель может всё держать в голове или записывать на бумаге. Способствуют этому нормы управляемости.

В качестве программ-помощников руководителей обычно используются так называемые таск-менеджеры. Но бывает и другой софт, более комплексный – такой как Projecto.

Если с целями и задачами более-менее понятно, то остаётся детально проанализировать преимущества, которые даёт использование профильного ПО.

Преимущество 1. Растёт эффективность руководства

Нужно понимать, что у руководителя, как и у любого другого профильного специалиста, тоже могут быть свои инструменты. И чем они эффективнее, тем выше продуктивность того, кто с ними работает. Да, инструментом нужно уметь пользоваться, но мы же говорим об «эффективных» руководителях! В неумелых руках ни одна программа работать не будет.

Обычно эффективность – это комплексная оценка, которая складывается из нескольких составляющих. Многие из них мы рассмотрим ниже.

Преимущество 2. Растёт эффективность подчинённых

Отчасти этот показатель зависит от действий руководства. Но в случае с использованием профильного программного обеспечения для планирования и коммуникаций у рядовых сотрудников тоже появляются дополнительные бонусы, которые в целом повышают эффективность труда. Например, подчинённые в любой момент времени знают порученные им задачи, всегда могут задать вопросы касательно отдельных деталей, легко могут оценить объём предстоящей работы и т.п.

Преимущество 3. Полная прозрачность и контроль

Когда все задачи, ответственные за них исполнители, статус работы и текущий прогресс, персональные календари сотрудников и другая важная информация на виду у руководителя, то решения принимаются проще. Профильное ПО комплексно обслуживает процедуры взаимодействия на всех уровнях компании и обеспечивает максимальную доступность данных в любой момент времени. Высшее руководство сможет держать руку на пульсе буквально в любом рабочем вопросе.

Преимущество 4. Проще отчётность

Практически в любой компании так или иначе подводятся итоги деятельности: в отделах, службах, филиалах и т.п. Чаще всего срезы делаются за неделю, месяц и год. Но могут быть и более гибкие подходы к отчётности. Профильные программы обеспечивают сбор данных о состоянии и отчётность в режиме 24/7, без праздников и выходных. Главное, чтобы сотрудники своевременно вносили сюда соответствующую информацию: планы, закрытые задачи, свои ключевые показатели и т.п.

Преимущество 5. Пространство для общения и обсуждений

Понятно, что все сферы отношений между сотрудниками программа охватить не может. Но важные обсуждения, особенно те, которые влияют на принятые решения, на формирование задач и т.п., логично выносить в контролируемые групповые чаты или переводить в формат личной переписки. Так вы в любой момент времени сможете восстановить цепь событий, которые привели к тому или иному результату. А значит, сможете учесть эти данные в последующем или даже преобразовать их в руководящие документы. Немаловажным фактором является возможность сохранения деловой переписки при увольнении сотрудников.

Преимущество 6. Безопасность данных

Этот пункт частично затрагивает отдельные моменты предыдущего. Во-первых, компании нельзя терять доступ к базе клиентов (это ядро любой компании). Во-вторых, деловая переписка, незакрытые задачи, встречи и другие события могут нанести вред, если ответственный за них сотрудник заболеет, уволится или просто пропадёт.

В-третьих, это может быть коммерческая тайна, то есть информация, разглашение которой, может дать конкурентам преимущество или привести к другим печальным последствиям. Если у вас нет специальных отделов или служб, ответственных за защиту информации, то профильный софт для управления проектами во многом поможет решить проблемы безопасности. Главное – правильно распределить права доступа и полномочия пользователей.

Преимущество 7. Автоматизация ряда процессов

Автоматизация и эффективность тесно связаны между собой. Но сейчас речь об автоматизации процессов управления. Софт для работы с проектами изначально разрабатывается с расчётом на то, чтобы снять лишнюю нагрузку на руководителей и автоматизировать их труд. С помощью программных средств легко формировать отчёты, реализовывать обмен документами и процедуры их согласования, комплексно реализовывать работу с уведомлениями и т.п. Набор возможностей зависит от конкретной реализации программ.

Преимущество 8. Гибкое планирование

Когда у вас всё под контролем, в базе данных есть все отделы, службы и их сотрудники, вы знаете кто и чем занят, легко поставить новую задачу. И сделать это так, чтобы ничего «не сломалось» из-за несостыковок, наложений и других проблем.

Правильные программные продукты обеспечивают получение обратной связи. Например, при постановке задач сотрудник может мотивированно отказаться, сообщив о причинах в специальном формате.

Преимущество 9. Сокращение затрат

Это общая тенденция для любых процессов, которые качественно спланированы, хорошо автоматизированы и получили нужное обеспечение. Комплексный охват процедур взаимодействия сотрудников между собой (включая вертикаль «начальник-подчинённый) и прозрачный контроль обеспечивают оптимизацию бизнес-процессов. А оптимизация бизнес-процессов – это всегда снижение затрат.

Преимущество 10. Снижение риска ошибок

Это наиболее важный фактор, из-за которого в организациях применяют системы автоматизации. Вместе с производительностью труда и снижением расходов вы получаете нечто большее – уменьшение числа ошибок. Так как ряд функций реализует софт, человеческий фактор уходит на второй план.

К менее очевидным плюсам относятся: возможность интеграции внешних систем, готовые схемы взаимодействия и бизнес-процессы, агрегирование информации о пользователях и их действиях, встроенная система уведомлений, аналитика и т.п.

Всё это и даже немного больше вы найдёте в нашем собственном продукте – системе Projecto.

В отличие от настольных систем, инструмент работает в облаке и имеет готовые мобильные приложения. А это значит, что поставленные задачи и уведомления будут гарантированно доходить до подчинённых в любое время и в любом месте.

Есть у Projecto и другие сильные стороны. Обо всех технических возможностях можно узнать в демо-варианте системы.

Источник: projecto.pro

Системы управления проектами

Проекты сегодня сопровождают нас по жизни практически всегда. Но, конечно же, в наибольшей степени само понятие проектов относится к профессиональной области. И, как и следует полагать, проекты должны управляться, для чего и существуют системы управления проектами, о которых мы и побеседуем.

Что такое системы управления проектами?

Под системой управления проектами обычно подразумевается комплекс технологических и организационных методик и инструментов, поддерживающих управления проектами в организациях и способствующих повышению эффективности их осуществления. Нередко данное понятие объясняют и более узко, говоря о системе управления проектами как об информационной или автоматизированной системе управления проектами, т.к. как о программе.

Любая система управления проектами подразумевает наличие определённых целей и задач.

Целями систем управления проектами являются:

Повышать эффективность сотрудников организации в работе с проектами
Улучшать качество проект-менеджмента руководителей проектов
Повышать эффективность управления общим портфелем организации (за конкретный срок реализуется больше проектов при меньших затратах)

А среди задач систем управления проектами можно выделить, главным образом, следующие:

Предоставление участникам проектов простых и эффективных инструментов для выполнения заданий и доступа к любой информации, которая может потребоваться
Обеспечение руководителей проектов инструментами для планирования проектов и контроля их выполнения
Предоставление руководителям подразделений инструментов по контролю объёмов работ сотрудников по заданиям в рамках и вне рамок проектов
Предоставление руководителям информации для принятия решений о закреплении за сотрудниками новых проектов и перераспределения объёмов работ между ними
Обеспечение руководителей проектов единой мониторинговой панелью по всем проектам, включающей возможность аналитики отклонений и принятия управленческих решений
Предоставление директорам проектных офисов удобных инструментов, позволяющих автоматизировать выполнение простых операций и установить надлежащий контроль состояния общих проектных портфелей и качества работы руководителей проектов
Обеспечение акционеров проектов возможностью отслеживать соответствие портфелей текущих проектов стратегическим целям организаций

Где применяются системы управления проектами?

Область применения той или иной системы управления проектами будет зависеть от того, к какой отрасли она принадлежит, и какова её специфика. Так, системами управления проектами могут управляться:

Инвестиционные проекты
Строительные проекты
Инновационные проекты
Организационные проекты
Проекты по разработке и внедрению ПО (программного обеспечения)

На практике можно встретить специализированные системы управления проектами, предназначенные для конкретных областей, а также интегрированные, которые позволяют управлять несколькими типами проектов. Подстраивается система под какую-либо отрасль посредством гибких паспортных настроек и настроек методов управления и отраслевых справочников.

В чём преимущества применения систем управления проектами?

Преимущества применения систем управления проектами, в первую очередь, предполагают возвращение инвестиций. Затраты на внедрение и использование систем управления проектами окупаются благодаря тому, что проектная деятельность становится более эффективной – повышается эффективность операций с финансами, ресурсами и сроками.

Рассчитывается показатель возврата инвестиций очень просто: финансовые и временные характеристики проектов применяются к тем выгодам, которые ожидаются от внедрения системы.

По данным, предоставленным независимой исследовательской фирмой «Forrester Research», занимающейся исследованиями рынка новых технологий, организация может получить следующие выгоды от использования систем управления проектами:

Сокращение затрат времени руководителей проектов и проектных офисов: значительно сокращается время, которое уходит на сбор информации и составление отчётов, благодаря чему появляется возможность заняться более приоритетными задачами
Сокращение количества проектов, не соответствующих стратегии организации: если отказаться от ненужных или несоответствующих стратегии организации проектов, появляется возможность снижения затрат по общему проектному портфелю
Сокращение количества неудачных проектов: грамотные и эффективные средства проектного мониторинга и особая методология, внедрённая через информационную систему, дают проектному офису возможность сокращения количества тех проектов, которые не укладываются в бюджет и сроки или не позволяют достичь намеченных результатов
Повышение эффективности манипулирования ресурсами: посредством более оптимального распределения ресурсов и контроля объёмов работ сотрудников можно использовать ресурсы с максимальной отдачей
Снижение перерасхода средств: благодаря стратегическому планированию и усиленному контролю расходов, можно избежать ненужных финансовых затрат

Какие бывают системы управления проектами?

Здесь мы сосредоточим своё внимание именно на информационных системах управления проектами. Исходя из технических характеристик, такие системы управления проектами бывают:

Локальными/настольными (Microsoft Project и другие)
Клиент-серверными с установкой на сервере основных компонентов ПО и приложения на локальном компьютере (Oracle Primavera, Microsoft Project Server и другие)
Веб-базированными, для работы с которыми требуется лишь доступ к Интернету (Адванта и другие)

В настоящее время информационные системы управления проектами являются, преимущественно, веб-базированными. Отличаются же они по двум основным параметрам:

Место установки ПО (это может быть либо сервер организации, либо облако)
Модель ценообразования (система может либо покупаться единовременно, либо предполагать арендную плату)

Сегодня на рынке систем управления проектами можно отыскать достаточного много полностью или частично бесплатного «софта». Самое недорогое ПО выгодно использовать небольшим организациям, специализирующимся на малом бизнесе. Функционал таких систем включает в себя возможность управлять задачами, вести списки и т.п. Если же речь о среднем или крупном бизнесе, то его представители стараются сохранять данные на собственных серверах или дата-центрах, взятых в аренду, т.е. используют более дорогие системы.

Продолжая тему функционала систем управления проектами, можно привести в пример несколько наиболее популярных, среди которых PMBok, Agile и PRINCE2.

Далее будут представлена только краткая сравнительная характеристика:

Конечно же, какой-либо одной универсальной методики управления, которая подходила бы ко всем проектам, не существует, исходя из чего, выбирать систему необходимо, руководствуясь типом проекта и особенностями среды, в которой он создаётся.

Если, например, у вас в работе проект, в котором возможны небольшие изменения по содержательной части (строительные проекты и т.п.) можно смело выбирать каскадную систему управления проектами, типа PRINCE2 или PMBok.

Когда разрабатывается программное обеспечение, графический дизайн и другие подобные сервисно-ориентированные проекты, наиболее подходит система Agile. В том же случае, если необходимо свести к минимуму риски и использовать для выполнения среднего или крупного проекта структурированный подход, то лучшим вариантом будет PRINCE2.

Но использовать в своих проектах следует любые системы управления, даже если они и не являются очень популярными. Самое главное, чтобы они в максимальной степени соответствовали проектам.

Советуем также прочитать:

Сторителлинг
Анализ личных проектов
Dragon Dreaming: как перейти от мечты к результатам
Проектное мышление и обучение ему
AGILE – гибкая система управления проектами
Маленькие шаги на пути к большой цели
PMBoK
Бережливое производство
SCRUM – эффективный метод управления проектами
Надпрофессиональные навыки: что необходимо развивать, чтобы быть востребованным специалистом?
14 принципов управления Анри Файоля

Источник: 4brain.ru