Для чего нужна учетная программа

Вы ― собственник компании. Вы поняли, что пора посмотреть на свой бизнес в цифрах. Найти узкие места, утечки денег и информации, все упорядочить и посчитать.

Или же вы ― миддл-менеджер компании, и наконец-то донесли до Биг Босса, что учет и автоматизация бизнеса ― не только круто, а жизненно необходимо.

И вот вы идете в IT-компанию, чтобы специалисты помогли вам внедрить учетную систему. Идете и боитесь: «А вдруг мне зарядят сейчас 100500 мильонов денег, а я даже не буду понимать ― за что? А вдруг меня разведут, как на техосмотре, впарят вместо плановой замены масла и тормозной жидкости новые колодки и перебор двигателя?»

Специально чтобы собственники и миддл-менеджеры понимали, чего ждать, мы начнем с азов — расскажем, из чего исходят IT-компании, когда предлагают разные учетные решения.

«Учетная система ― информационная система для сбора, обработки и представления данных об активах и хозяйственных операциях организации»

Михаил Дробитько, Руководитель Tecman
Три уровня задач для учетных систем

Microsoft Account ЗАЧЕМ И ДЛЯ ЧЕГО нужен аккаунт Microsoft?

Основные задачи, которые решают системы учета для бизнеса, делятся на три уровня. Каждый последующий уровень более продвинут по отношению к предыдущему.

Уровень 1.Собрать все данные в одну большую кучу, создав единое информационное пространство. Чаще всего эта задача решается без учета удобства для пользователей. Сотрудники компаний плюются, ругаются матом, и кое-как осваивают новые функции ― хотя и считают их ненужными и излишними. Но все-таки осваивают, и единое информационное пространство начинает наполняться смыслом и цифрами.

Уровень2. Задача второго уровня ― сделать учетную систему «с человеческим лицом», дружественным интерфейсом и понятным функционалом. С такой системой должно быть легко работать каждому пользователю. Эффект от решения задач второго уровня может быть разным ― от уменьшения трудозатрат и количества персонала, до начала работы с задачами, к которым в принципе невозможно было подступиться до автоматизации.

Уровень 3. На этом уровне начинают решаться задачи собственника бизнеса — повышение прозрачности и управляемости бизнеса. Системы учета помогают формировать срезы данных, на основе которых собственник или руководитель может принимать конкретные управленческие решения. Для этого в цифровом выражении должны быть представлены затраты и польза от множества конкретных операций. Это поможет увидеть утечки, неэффективное расходование средств или воровство, либо наоборот — выявить наиболее эффективные направления, и усилить их.

Специалисты, работающие с учетными системами, ориентируются на ваши задачи. Если вам нужно просто единое информационное пространство, ответственный профи не будет впаривать крутые инструменты, позволяющие принимать управленческие решения. Потому, что это дольше, дороже, сложнее, и скорее всего вы не сможете этим пользоваться — это требует квалификации. Если вы хотите получить удобный инструмент, например, для «осуществления быстрых продаж», а управленческие решения ― не ваша епархия, специалисты это тоже учтут.

Что такое 1С:Бухгалтерия 8 ✅ Для чего нужна эта программа Преимущества 1С:Бухгалтерии 8

Промежуточный итог:система учета в бизнесе решает три основные задачи.

1. Создание единого информационного пространства.
2. Выявление узких мест, точек роста.
3. Помощь в принятии управленческих решений.

Совет первый:посмотрите вокруг, трезво содрогнитесь (с) и определите те задачи, которые должна решить система учета. Как изменится ваша компания в результате того, что будет внедрена система? И если вы — не опытный пользователь учетных систем, возможно, вам стоит такого найти и спросить — «А что вообще может дать система? Покажи свою?»

Три товарища

Представим, что живут в одном городе три товарища ― Митя, Геннадий и Олег.

Митя замутил бизнес по продаже надувных шариков и оформлению праздников и мероприятий. Геннадий открыл службу такси, а Олег начал выдавать страждущим микрозаймы.

Митя ведет учет по-простому, в Google Docs и частично в Excel, а кое-что вообще считает на пальцах (профи иногда называют это системой учета из дерьма и палок). Когда (и если) объемы его продаж возрастут, такое ведение учета может стать проблематичным.

Геннадий выделил те зоны бизнеса, где важнее всего автоматизация, и купил коробочное решение, специально разработанное для сферы такси. В нем ограниченный набор модулей ― рабочее место водителя, рабочее место диспетчера и мобильное приложение для пользователей. Для налогового и кадрового учета Геннадий использует традиционные продукты 1С. Такой набор хорошо подходит именно для такси, но если Геннадий займется грузоперевозками, то эту сову на глобус ему уже не натянуть ― придется искать другие инструменты.

Работа хваткого Олега требует жесточайшего учета и контроля. Если он будет плохо управлять финансовыми потоками ― его бизнес скончается так же громко и быстро, как «Древпром», «Слон-финанс» и «Домашние деньги».

Олег встраивал в свой бизнес несколько готовых систем учета, но быстро перерос коробочные решения, и задумался о чем-то более тонко настроенном, менее типовом ― о системе, на 100% соответствующей именно его специфике.Ответа на вопрос «Вот в этих трех бизнесах — какое из решений правильное, идеальное?» у меня нет. Все варианты имеют право на существование, все они работают и помогают решать бизнес-задачи их владельцев. Разница между ними лишь в стоимости и количестве комфорта для пользователей. Поэтому когда три соседа-бизнесмена придут к IT-разработчикам за инструментами для ведения учета, им предложат разные варианты решений ― и это будет правильно.

Совет второй: Подготовьте для IT-спецов информацию о сфере деятельности компании; о том, кто будет пользоваться системой и как; о том, как вы ведете учет сейчас; о том, что не нравится сейчас, и что захотите от системы в будущем.

Вот бриф, который я отправляю заказчикам. С одной стороны, он облегчит поиск общего языка с IT-специалистами, которые будут разрабатывать продукт, с другой — поможет вам лучше понимать назначение будущей системы.

Деньги и ограничения «сверху» и «снизу»

Два ключевых параметра, которые скажутся на выборе учетных систем для компании ― бюджет и компетенции лица, принимающего решение.

Сегодня на рынке найдется куча инструментов, которые помогут наладить учет, от условно-бесплатных, до стоящих несколько миллионов рублей в месяц. Чем больше ваш бюджет на разработку/внедрение учетной системы для бизнеса, тем большее количество решений вам доступно. Но и бюджет, и количество подходящих вариантов зависят не только от наличия у вашей компании денег ― еще и от вашего понимания задач, которые должна решать ваша система.

Если отчасти наивному в бизнесе Мите предложить разработку навороченной, крутой, суперудобной и обсчитывающей вообще все бизнес-процессы учетной системы, он не согласится. Во-первых, у него нет на это денег. А во-вторых, если деньги у него есть, то все равно ему это не нужно ― система «из дерьма и палок» на его уровне вполне работает! И ему предложат ― что? ― да просто доработку и улучшение этой работающей системы. Это можно назвать ограничением «сверху»: есть решения, которые для Мити слишком хороши, явно too much.

Если Геннадий не собирается, помимо такси, запускать каршеринг или грузоперевозки — ему вряд ли понадобится разработка индивидуальной системы учета. Ему нужна помощь в подборе более удобных, современных и информативных коробочных решений, созданных специально для его сферы бизнеса. И, конечно, в их внедрении и интеграции между собой. Именно это хорошие специалисты ему и предложат.

Но когда к IT-разработчикам придет Олег, ситуация будет принципиально другой. Олег бизнесмен прошаренный, он отлично понимает, что учет и контроль ― добрая половина успеха его микрозаймового дела. Без отслеживания и оценки эффективности всех бизнес-процессов он работу своей компании не представляет. Ему нужна разработка системы учета с нуля и конкретно под его нужды. Поэтому часть решений, которые ему точно по карману, Олег отметет, как недостаточно гибкие и информативные ― и это ограничение количества вариантов учетных решений «снизу».

Совет третий: Определитесь с тем, какую сумму, исходя из финансовой ситуации и своего понимания бизнес-задач, вы готовы потратить на инструменты учета. Часто именно с обсуждения бюджета начинают общение с вами опытные IT-специалисты (они знают десятки решений вашей задачи, и выбирают из тех, которые вам по карману).

Зачем так заморачиваться? Excel — самое крутое решение!

Имею мнение: автоматизация и учетные системы в бизнесе ― не просто мода. Это необходимость и возможность для бизнеса выйти на новый уровень.

Приведу пример: я знаком с собственником компании X, которая занималась интернет-торговлей детскими товарами. Всего за 4 года работы эта компания стала лидером рынка. Как им это удалось? Они изначально сделали очень амбициозное заявление: «Доставим ваш заказ в любую точку России за 24 часа». За сутки в любую точку огромной страны ― это очень круто!

И требует большой точности и эффективности каждого бизнес-процесса. Отладив, стандартизировав и автоматизировав в своей работе все, что можно, они справились ― и, как следствие, вышли в топ-3 своей отрасли.

Есть и сотни других интернет-магазинов детских товаров ― которые вполне довольны своей долей рынка и своей прибылью: они вкладывают в учет и контроль бизнес-процессов минимум, получая такое же органическое развитие.

Могут ли «другие» функционировать и приносить прибыль без навороченной системы, разработанной компанией X? Конечно да! Но могут ли стать топовой, пользуясь Excel? Полагаю, вы сами знаете ответ.

Подведем итоги

Чтобы понимать, что и почему предлагают вам IT- специалисты, воспользуйтесь нашими тремя советами. Определитесь со своими задачами, подумайте о том, куда и как вы будете расти, и решите, какие суммы вы готовы вкладывать в развитие ваших личных систем учета.

С чего начать?

У опытных бизнес-аналитиков есть поговорка: автоматизация хаоса порождает автоматизированный хаос. Если вы задаетесь вопросом «с чего начать» ― возможно, эта поговорка про вас. В таких случаях первым этапом часто становится постановка управленческого учета. Это больше про процедуры и процессы, нежели про программирование.

Делает эту работу бизнес-аналитик либо финдиректор, она помогает собственнику понять, какие задачи в принципе могут решаться системой учета. И даже увидеть ее возможности работы до начала программирования и вложений в приобретение системы. Попробуйте ― и, возможно, следующим в топ-3 мы увидим вас. Удачи!

Источник: vc.ru

Зачем нужна программа учета?

Бизнес и учет – понятие неразделимые. Если вы не умеет считать и контролировать свои финансовые обороты, ваше дело обречено. И здесь большой роли не играет та сфера предпринимательства, в которой вы только решили попробовать свои силы или уже состоялись в качестве успешного делового человека. Один из законов бизнеса «деньги – товар – деньги» никто не отменял. А их нужно считать и учитывать.

Первыми, кто это осознал, были инки. Еще в первом тысячелетии до нашей эры они придумали, так называемую, кипу – узелковую письменность. И считали себе товары, в прямом смысле, не покладая рук. Слава богу, мы живет в веке 21-м, и кипу нашим бухгалтерам заменили калькуляторы, а их, в свою очередь, компьютеры, оснащенные различного рода специальными программами учета. Иначе и быть не могло.

Программа для склада стала неотъемлемой частью любого бизнеса. Будь то торговая организация или фабрика по производству валенок. Комплектующие материалы, готовая продукция, сопутствующие товары и т.п. – все это хранится на складах. И всегда, одним нажатием клавиши должны знать, что есть в наличии, а о чем следует заранее позаботиться.

В противном случае, ожидайте самых неприятных последствий – остановка производства, недопоставка продукции, срыв контрактов. А это — потеря прибыли.

Сегодня программа складского учета стала первым помощником товароведу. При наличии хорошей, адаптированной к конкретному бизнесу программы, он всегда может определить степень оборачиваемости того или иного товара, проверить его наличие или отсутствие на складе, отследить сроки годности продукции, а в случае необходимости предпринять меры, чтобы товар не отправился на свалку и много чего еще.

Программа для учета товаров способна наладить контроль за любым передвижением продукции по складу, не допустит хаоса и элементарного разгильдяйства со стороны работников склада, что нередко приводит к случаям воровства. Автоматизация учета не даст вашим партнерам, получившим товар на реализацию, излишне пользоваться вашей добротой, и сообщит, что подошло время расчетов. А это значит, что вы сможете вновь пустить в оборот освободившиеся средства. Помните, деньги – товар – деньги…..

Словом, ведение складского учета цивилизованным методом, не только быстро окупит все ваши затраты на приобретение программ складского учета, но и принесет вам дополнительный доход.

Источник: rx24.ru

Топ-5 программ для управленческого учета

Половина успеха при построении эффективного менеджмента в компании в использовании удобной программы для управленческого учета. Хороший софт помогает снизить время на ведение бухгалтерии, собирать отчеты по показателям и анализировать состояние бизнеса. Он становится помощником не только для руководителя, но и для подчиненных, потому что рядовые сотрудники тоже найдут пользу в таких программах, в частности им будет проще вносить информацию о сделках, продажах, полученной прибыли и расходах.

Зачем нужны программы для финансового и управленческого учета

Ведение управленческого учета в организации требуется для того, чтобы руководитель в любой момент мог точно знать, в каком состоянии финансовые дела компании. Управленческий учет дает возможность ответить на вопросы:

• Какова прибыль и доход компании?
• Какую сумму можно взять из оборота, чтобы это не навредило организации?
• Ожидает ли фирму кассовый разрыв?
• Какова общая рентабельность предприятия?
• Насколько перспективно инвестирование в расширение бизнеса?
• В какой области расходы превышают запланированные издержки?
• Как оптимизировать расходы?

Таблица для расчета финансовых показателей

Собрали важнейшие показатели эффективности бизнеса в одной таблице с пояснениями и готовыми формулами.

Обычно для управленческого учета берутся те же данные, что и для бухучета, но бухгалтерия дает ретроспективный взгляд на финансовую ситуацию предприятия. Это подходит для налоговой службы и ПФР, но не годится для внутреннего документооборота. Если нужно получить свежие данные о компании, намного удобнее сформировать отчет о движении денежных средств в программе для ведения управленческого учета на предприятии. Использование специализированного софта:

• упрощает документооборот внутри компании;
• экономит время сотрудников;
• позволяет формировать отчеты в нужном формате;
• дает увидеть актуальную финансовую ситуацию предприятия в режиме онлайн.

Ниже предложим вам Топ-5 лучших управленческих программ, их характеристики и преимущества.

Аспро.Cloud

Программа Аспро.Cloud предлагает полный функционал для ведения управленческого и финансового учета предприятия. Сервис хорошо интегрируется с программами по ведению бухгалтерского учета, а также с ведущими банками. Что позволяет система:

• предотвратить возможные кассовые разрывы;
• определить права доступа для безопасности данных;
• прекратить работу со множеством таблиц и файлов;
• быстро формировать отчетность;
• контролировать все денежные средства в одном приложении, сделать финансовый оборот прозрачным;
• упростить работу со счетами, актами и коммерческими предложениями;
• определить точки роста бизнеса и проблемные стороны;
• хранить всю финансовую информацию о компании в одном месте.

Пользователей приятно удивит понятный русскоязычный интерфейс, доступная стоимость в нескольких ценовых сегментах, а также помощь во внедрении управленческого учета от специалистов компании.

Каждому покупателю программы для управленческого учета бесплатно предлагается консультация, на которой можно подробно обсудить все нюансы внедрения софта. Специалисты компании Аспро.Cloud настроят шаблоны счетов и актов, отчетов о движении денежных средств, а также введут все данные о вашей организации в софт. Таким образом, Аспро.Cloud полностью организует управленческий и финансовый учет на вашем предприятии. Программа подходит как для крупных компаний, так и для небольших организаций.

Отдельный плюс в том, что помимо финансового учета, в системе есть и другие модули. В Аспро.Cloud есть также CRM и инструменты управления проектами. Благодаря этому, система может заменить сразу несколько сервисов и стать единым рабочим пространством для всей компании.

Узнать больше об Аспро.Cloud

Финансы+

Это приложение по управленческому учету специально разработано для СRM-системы Битрикс24, что дает максимальную интеграцию с ней. Софт подходит для сквозной аналитики, а также для полноценного ведения бухучета как в связке с 1С, так и без нее.

Задачи, которые можно решить с Финансы+:

• учет доходов и расходов;
• финансовое планирование, бюджетирование доходов;
• учет наличности и инкассация, если клиенты платят наличными;
• встроенные аналитические дашборды позволяют следить за финансовыми показателями в динамике;
• интеграция с системами эквайринга.

Несомненный плюс программы в том, что она может быть установлена как в облаке, так и на сервере.

Adesk

Софт для управленческого учета Adesk больше подходит для малого и среднего бизнеса, самозанятых, индивидуальных предпринимателей, чем для крупных предприятий. Отличительные черты:

• понятный интерфейс и возможность презентовать данные в нескольких видах: диаграммы, таблицы, календарь;
• интеграция с разными банками, а также с программами для бухучета и несколькими CRM;
• выгрузка данных из таблиц Excel и выписок 1С.

Mr.Doc

Это облачная система, которая подходит для торговли и складского учета. Причем она одинаково эффективна как для интернет-магазинов, таки для розничных точек. Сервис подходит не только для управления финансами, его стоит использовать как комплексную программу для бизнеса. Возможности:

• оформление документов для закупок;
• большой ассортимент инструментов для ценообразования;
• контроль денежных средств по нескольким счетам и кассам;
• регулярное обновление печатных форм установленного образца;
• формирование документов для продаж: договор, счет на оплату, накладные по заказу;
• складской учет;
• обмен данными с 1С и другими программами.

Planior

Planior — простое приложение для управленческого учета. Оно совмещает в себе стандартный функционал программы для планирования бюджета с интерактивной обучающей инструкцей и готовыми шаблонами. Таким образом, это не просто софт, а целая система, которая учит руководителя и помогает вести управленческий учет наиболее эффективно.

• готовый набор бюджетов, статей и KPI — это очень важно новичку, потому что он видит показатели, с которыми работают в реальном бизнесе;
• удобные инструменты анализа и прогнозирования;
• интеграция с банками;
• мультивалютность;
• совместная работа нескольких сотрудников в команде.

Все представленные программы для управленческого учета имеют широкий функционал и возможность интеграции с внешними сервисами и документами. Выбирайте наиболее удобный софт под запросы вашей компании!

Источник: aspro.cloud