Для чего нужна программа учета времени рабочего

Система учета рабочего времени (СУРВ), востребовано, когда руководители хотят знать больше о том, насколько эффективно сотрудники выполняют свои обязанности. Особенно это ПО полезно в организациях, где практикуется удаленная работа, и нет возможности ежедневно наблюдать за тем, как трудится персонал.

Если хотите купить систему учета рабочего времени, обязательно учитывайте специфику работы организации – в ряде случаев принятые меры контроля могут оказаться избыточными и оказать демотивирующее влияние на сотрудников. Поэтому важно выдержать баланс между бесконтрольным течением рабочего процесса и мотками колючей проволоки, окружающими стены офиса.

Как показало исследование, проведенное HeadHunter по заказу газеты «Ведомости», более четверти российских работодателей используют программные методы для контроля рабочего времени. 27% опрошенных признались в том, что не только отслеживают время, проведенное на рабочем месте, но и фиксируют поисковые запросы, а также анализируют историю посещений в браузере.

Программы учета рабочего времени

Если речь идет не о режимном объекте, где не нужно применять повышенные меры учета и безопасности, имеет смысл обратить внимание на программные системы учета рабочего времени сотрудников — это обеспечит ненавязчивое отслеживание активности персонала. Такое ПО контролирует время, проведенное на рабочем месте, при этом предоставляя расширенные данные о том, чем сотрудники занимаются в течение дня.

Преимущества программных методов контроля

Программная система учета рабочего времени сотрудников эффективна благодаря точной аналитике. Кроме времени начала и окончания работы, она показывает большой массив информации, касающейся эффективности персонала. С ее помощью можно быстро определить работников, которым видео с котиками интереснее прямых обязанностей. Кроме того, помимо вывода сведений о используемом ПО и посещаемых сайтах, такие СУРВ показывают аналитику по общей эффективности сотрудников, — дни недели и отрезки в течение дня.

Система учета рабочего времени

По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.

Повышение эффективности работы менеджеров

Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов

Сокращение оттока клиентов

Оставить заявку

В зависимости от выбранной программы можно настроить функцию автоматического уведомления. Но оно приходит не начальнику, а сотруднику. Эта мера выступает в виде дополнительной мотивации – ПО сообщает о превышении дневной нормы прокрастинации.

Кроме уже описанного функционала, система контроля доступа и учета рабочего времени может быть оснащена дополнительным функционалом. В этот список можно отнести следующие опции:

• Удаленный доступ к компьютеру. Это важно, когда требуется помощь со стороны — руководитель может со своего рабочего места показать сотруднику как заполнить файл или выполнить поставленную задачу.
• Защита базы данных. В этом случае СУРВ сообщит о попытке копирования информации на флешку.
• Запись звонков. Это помогает впоследствии прослушать разговоры, чтобы понять насколько эффективно работают менеджеры или операторы.

Обсуждая функционал, который предоставляет автоматизированная система учета рабочего времени, не стоит забывать и про интеграцию, которая поможет объединить такое ПО с CRM или любой другой программой, используемой в работе. Это даст возможность настроить бесшовную работу двух и более сервисов, и при этом избежать конфликтов между ними.

Если хотите получить систему учета рабочего времени бесплатно, ориентируйтесь на число сотрудников – обычно такие версии отличаются ограничением по числу пользователей, из-за чего подходят только для малого бизнеса.

После покупки СУРВ, как правило, становятся доступны дополнительные опции и увеличивается количество компьютеров, на которые можно установить ПО. Функционал, предоставляемый платными версиями, зависит от разработчика. Это может быть увеличение объема для хранения данных или распознавание текста, введенного на клавиатуре. Поэтому внимательно изучите возможности, которые предоставляют такие программы после оплаты — среди них могут оказаться и полезные опции, и те, которые вызовут у сотрудников ассоциации с прогрессирующим тоталитаризмом.

Как Мегаплан поможет заменить систему учета рабочего времени

Если уже являетесь пользователем Мегаплана, можно обойтись без покупки программы для учета рабочего времени — в CRM добавлен модуль «Трудозатраты». Этот виджет показывает сколько времени у персонала занимает выполнение поставленных задач.

Реализован учет просто. Сотрудники отмечают свои действия по сделке, указывая затраченное время. Все эти пометки отображаются в виде комментариев под задачей и впоследствии могут быть использованы при составлении отчета или при расчете заработной платы.

Вопросы и ответы

Можно ли установить ограничения по посещению определенных IP-адресов?

Да, некоторые программы предоставляют подобный функционал. Кроме того, с помощью большинства ПО для учета рабочего времени можно выводить статистику по посещению сайтов с каждого компьютера.

Сколько стоит использование виджета “Трудозатраты” в Мегаплане?

Этот инструмент включен в базовую версию, поэтому дополнительно платить за его использование не придется.

Источник: megaplan.ru

Система учета рабочего времени

Для того, чтобы осуществлять контроль над персоналом и понимать, насколько продуктивна его работа — нужно вести учет рабочего времени.

С помощью программы можно повысить эффективность деятельности сотрудников.

На компьютер устанавливается софт, который собирает данные о действиях.

Программы учета рабочего времени отличаются принципом работы, графиком, возможностью отмечать отпуск или отгул, отчетами, режимом.

Для чего нужны программы учета?

Программы учета помогают руководителям:

1. Контролировать рабочее время. Любая организация ждет от сотрудника максимальную отдачу, нацеленность на результат и полное сосредоточение на рабочем процессе. Для того, чтобы персонал не отвлекался на личные дела в рабочее время используется система учета. Она фиксирует время прихода и ухода с работы, а также то, сколько времени работник тратит на дела, не относящиеся к работе.
2. Осуществлять мониторинг загруженности сотрудников и грамотно распределять задачи. В зависимости от обязанностей и загруженности будут распределены задачи на определенный период.
3. Оптимизировать рабочие процессы. Система учета показывает, на какие обязанности у сотрудника уходит слишком много времени. Это дает возможно принять решение о дальнейшей работе с персоналом.
   Например, перевести сотрудника на другие обязанности, разделить задачи среди персонала и тд.
4. Повысить дисциплину. Если за сотрудниками не осуществлять контроль, то и рано или поздно их продуктивность начнет падать, что приведет к снижению качества работы компании.
   Например, клиенты не смогут дозвониться в организацию в рабочее время, так как сотрудников нет на месте, низкая скорость работы персонала ведет к недовольству заказчиков и тд. Система учета помогает решить все эти проблемы.

Кому подойдут?

Вести учет рабочего времени нужно в каждой организации.

Различие только в методах учета и видах программного обеспечения.

Маленьким компаниям с небольшим количеством сотрудников подойдет ручной учет через журнал.

Если это крупная организация, основная деятельность которой происходит в офисе, а работа осуществляется через компьютерная устройства, то руководителю рациональнее всего установить специальное приложение с трекером рабочего времени.

Если фирма занимается логистикой и грузоперевозками, учет происходит через мониторинг перемещений, а в производственных предприятиях лучшим вариантом будет установка видеонаблюдения.

Система учета времени Apptask

Наше автоматизированное программное обеспечение — это инструмент для управление бизнесом любых масштабов.

С помощью программы AppTask вы сможете вести учет рабочего времени сотрудников.

Преимущества

1. Создание скриншотов экрана. Программа будет фиксировать каждое действие сотрудника. Вы в любой момент сможете посмотреть ежедневный отчет его активности. У вас также будет доступ к отчетам за любой период (еженедельный, ежемесячный).
2. Скачать Apptask можно на разные операционные системы, в том числе и на мобильные устройства, что позволит сотрудникам на удаленке работать из любого места при наличии телефона. Наша приложение легко устанавливается на Mac, Windows, Linux, iOS, Android, iOS.
3. Программа подойдёт даже для самых масштабных проектов. В премиум версии можно добавлять неограниченное количество пользователей.
4. Бесплатный тариф. Программу можно скачать бесплатно для одного пользователя. Кроме того,вы можете протестировать программу с любым тарифным планом абсолютно бесплатно в течение 14 дней.
5. Удалить учетную запись можно в любой момент.

Как работает наша система?

Для того, чтобы начать работать с системой Apptask достаточно выполнить несколько простых действий:

• Скачать приложение для вашей операционной системы.
• Зарегистрировать организацию.
• Выбрать 14 дневный тестовый период, чтобы узнать насколько система подходит под нужды вашей компании.
• Выбрать нужный тарифный план.

Подробнее ознакомиться с каждым можно на главной странице или в разделе FAQ.
Есть ежемесячная и годовая подписка.

• Оплатить услугу.

Сотрудники организации также устанавливают приложение и регистрируются на свою почту, после чего отправляют зарегистрированный email администратору.

Работнику на почту приходит приглашение в компанию, и, после его принятия, можно использовать приложении.

1. В начале работы сотрудник включает трекер рабочего времени, и система делает скриншоты.
2. Выставить интервал скриншотов можно в пределах от 1 до 10 минут.
3. После окончания рабочего дня или во время перерыва сотрудник может оставить трекер.
4. Каждый день приходит отчет о количестве отработанных часов и активности.

Не будет ли сбоев?

Если вдруг возникли какие-то сложности в установке приложения, либо появились трудности в работе с программой, у нас есть круглосуточная техническая поддержка.

Отправить свой вопрос можно через вкладку поддержка, на электронную почту или через мессенджер.

Наши специалисты вам оперативно помогут и ответят на все интересующие вопросы.

Сколько стоит такая программа?

У нас есть разные тарифы для приобретения, и вы можете выбрать наиболее удобный для вас.

1. Бесплатный тариф

Подойдет небольшим организациям с одним пользователем.
Вам будут доступны все основные функции

— Круглосуточная поддержка.
— Отслеживание времени.
— Создание скриншотов.
— Возможность удаления скриншотов.

2. Базовый тариф.

Тариф с безлимитным количеством пользователей.
Помимо начальных функций можно регулировать частоту снимков экрана, размытие
снимка тайм- аут простоя и время изменения.

Стоимость месячной подписки — 7 долларов за пользователя

При оформлении годовой подписки цена за месяц будет со скидкой: 5,83 доллара за сотрудника

3. Премиум тариф.

Позволяет регистрировать безлимитное количество пользователей.
С премиум тарифом у вас будет доступ к дополнительным функциям, таким как: выставление счетов, отслеживание местоположения сотрудника, автоматический расчет заработной платы и другие.

Стоимость подписки за месяц: 10 долларов за пользователя

При оформлении годовой подписки цена за месяц будет составлять 8,33$/пользователь.

4. Тариф Enterprise.

У вас будет доступ к круглосуточной Vip-поддержке и открыты дополнительные функции, такие как доступ консьержа, отслеживание флота и другие.

Стоимость тарифа: 20$/пользователь в месяц

При оформлении годовой подписки: 16,67$/пользователь в месяц.

Источник: apptask.ru

Как выбрать систему учета рабочего времени сотрудников

По запросу «система учета рабочего времени сотрудников» поисковые системы часто выдают статьи о программах, которые следят за рабочим экраном сотрудника и записывают сколько времени и в каких приложениях он работал. Но есть у этого термина и другой смысл, например в ритейле или на производстве так называют процесс учета отработанных смен для сотрудников. Наша статья посвящена второму варианту: она о том, зачем нужен автоматизированный учет рабочего времени сотрудников, какие инструменты для этого использовать и почему система MD Audit предлагает одно из наиболее выгодных решений этой задачи.

Зачем нужен учет рабочего времени

На этот вопрос ответ очевиден: чтобы понимать, сколько сотрудник отработал и, соответственно, произвести верный расчет заработной платы. Также учет помогает дисциплинировать персонал, повышать эффективность работы сотрудников, балансировать фонд оплаты труда.

При этом немаловажно ответить и на другой вопрос: зачем нужен именно автоматизированный учет рабочего времени сотрудников?

Дело в том, что контролировать рабочее время сотрудников вручную весьма трудоемко, так как это связано с большим объемом рутинной работы: заполнение бумажных форм или электронных таблиц и последующая оцифровка этих данных для расчета заработной платы. Помимо большого объема ручного труда, такой подход связан с риском возникновения ошибок и последующих конфликтов с персоналом.

Внедрение же IT-системы для учета времени позволит не только минимизировать количество ошибок и облегчить труд директорам магазинов или начальникам смен, но также предоставит массу других преимуществ. Например, автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников помогают планировать графики выходов / рабочие смены, оперативно вносить в них изменения и, что наиболее полезно, помогают сравнивать фактические данные (данные табеля) с запланированными (сменами по графику), проводить анализ выработки лимитированных часов, контролировать трудовую дисциплину персонала: приходы, уходы, опоздания.

Система учета рабочего времени сотрудников: за и против

Доводы «за» внедрение системы учета времени:

1. Повышение рабочей дисциплины. Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников дисциплинирует и помогает повышать КПД персонала.
2. Точность расчета оплаты труда. Автоматизированные системы учета рабочего времени обеспечивают точность расчета заработной платы.
3. Упрощение планирования. Подобные системы упрощают процесс планирования смен, сокращают время на составление рабочих графиков, позволяя руководителям сосредоточиться на важных операционных процессах магазина.
4. Оптимизация общей административной нагрузки служб компании. Программы учета рабочего времени снижают нагрузку не только на директоров магазинов, но и кадровые службы, бухгалтерию, обеспечивая автоматизацию процессов, связанных с планированием, учетом рабочего времени персонала, расчетом заработной платы.
5. Соблюдение законодательства. Системы учета рабочего времени сотрудников помогают компаниям соблюдать требования законодательства.
6. Мотивация сотрудников. Системы учета рабочего времени предоставляют данные для анализа трудовой дисциплины сотрудников, что позволяет руководству гибко строить мотивационные программы.
7. Оптимизация и балансировка ФОТ. Имея в арсенале компании систему автоматического учета рабочего времени легко получать достоверные данные по отработанным часам сотрудников, использовать их для бюджетирования, работать с ФОТ.

Доводы «против» внедрения системы учета времени:

1. Затраты на внедрение. Внедрение таких систем может потребовать значительных инвестиций в оборудование, программное обеспечение и обучение персонала.
2. Проблемы конфиденциальности. В случае, если учет рабочего времени ведется такими методами, как считывание биометрических данных или с помощью видеомониторинга, это может вызывать опасения сотрудников относительно своей конфиденциальности.
3. Сопротивление сотрудников. Некоторые сотрудники могут воспринимать автоматизированные системы учета рабочего времени как инструмент микроконтроля, что неизбежно вызовет негативную реакцию.

Методы контроля рабочего времени

Наиболее распространены следующие методы контроля рабочего времени:

• электронные карты;
• датчики для считывания биометрических данных;
• видеофиксация с системами распознавания образов;
• идентификация по логину / паролю в программе учета рабочего времени.

Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Что умеют автоматизированные системы учета рабочего времени

В самом простом случае «работа» подобных систем заключается в записи времени начала смены сотрудника и времени окончания смены. Разница между этими значениями и будет количеством отработанных часов. В более сложных вариантах автоматизированного учета из общего времени исключаются обеденные перерывы, перекуры и т.д. Однако это лишь малая часть того, что «умеют» автоматизированные системы учета рабочего времени.

1. Планирование смен. Эту работу директор магазина или начальник смены выполняет в любом случае, но с помощью IT-инструмента ее делать удобнее, проще, быстрее. Также каждый сотрудник сразу получает наглядную информацию о своих запланированных сменах.
2. Анализ фактически отработанных часов. Автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников помогают сравнить запланированные смены с фактически отработанными часами. Таким образом видна не только дисциплинированность сотрудников, но также ошибки в планировании.
3. Автоматический расчет заработной платы — это одно из главных преимуществ автоматизированного учета рабочего времени сотрудников. Потому что именно эта часть работы при «ручном» учете требует больше всего времени и внимательности.

На что обратить внимание при выборе системы учета рабочего времени

Главный принцип: исходите из того, какие задачи вы планируете решать с помощью данной системы. Если хотите только отслеживать опоздания, возможно, будет достаточно простой системы, которая будет фиксировать исключительно время прихода / ухода. Если необходим более детальный контроль, например, необходимо отслеживать в каких приложениях специалисты сколько проходит времени, то понадобится программа учета рабочего времени.

Можно, конечно, использовать оба вида систем сразу, но учтите: сотрудники не доверяют руководству, которое склонно к гиперконтролю. Если в компании все в порядке с дисциплиной, можно обойтись и без жестких систем учета. В остальном же, при выборе можно руководствоваться следующими правилами.

1. Определите потребности компании. Разработайте список требований к автоматизированной системе учета рабочего времени. Это могут быть определенные функции, такие как поддержка разных видов графиков, интеграция с существующими корпоративными системами или возможность работы с определенными технологиями идентификации.
2. Исследуйте рынок. Изучите доступные на рынке программы для учета рабочего времени, сравните их функциональные возможности, стоимость, надежность и масштабируемость. Прочтите отзывы пользователей и обратите внимание на опыт других компаний в вашей отрасли.
3. Обратите внимание на пользовательский опыт. Система учета рабочего времени должна быть простой и понятной для сотрудников всех уровней. Убедитесь, что выбранная система предлагает интуитивный интерфейс и возможность быстрого доступа к функциям. Лучшим вариантом будет протестировать систему в течение некоторого времени.
4. Законодательные нормы. Выбирайте систему, которая учитывает требования законодательства вашей страны и соблюдает нормы по рабочему времени, отпускам, сверхурочным, требованиям по хранению персональных данных и т.д.
5. Техническая поддержка и обучение. Выбирайте поставщика, который предлагает качественную техническую поддержку и помощь во время внедрения системы. Убедитесь, что поставщик предоставляет обучение для сотрудников, которые будут использовать систему.

Преимущества автоматизированного учета рабочего времени MD Audit

В бизнесе все взаимосвязано: один процесс влияет на другой, следовательно, управлять каждым отдельным процессом независимо от остальных неэффективно. Необходимо формировать комплексный подход к управлению, переходя от микросервисов к единой системе, сочетающей в себе инструменты управления всеми важными для вас процессами и операциями.

Интерфейс блока планирования смен модуля учета рабочего времени в веб-версии MD Audit.

MD Audit предоставляет возможность комплексного подхода к управлению компании, благодаря единой IT-инфраструктуре сервисов для пользователей разного уровня, начиная от простых сотрудников, заканчивая высшим менеджментом компании, объединяя всех участников в рамках общего информационного и рабочего пространства.

Интерфейс блока редактирования смены модуля учета рабочего времени в веб-версии MD Audit. Интерфейс начала смены в мобильном приложении MD Audit.

Главной особенностью MD Audit можно назвать возможность объединения данных автоматизированной системы учета рабочего времени с модулем нормирования операций. Таким образом в процессе планирования смен директор магазина или начальник смены будет руководствоваться не собственным опытом и интуицией, а точными данными о том, сколько времени и сколько сотрудников потребуется для выполнения каждой операции.

Интерфейс графика смен модуля учета рабочего времени в веб-версии MD Audit и список «История смен» в мобильном приложении MD Audit.

Помимо этого глобального преимущества автоматизированная система учета рабочего времени MD Audit имеет следующие возможности:

1. Мобильное приложение, в котором сотрудник отмечает начало и конец смены (возможность авторизации по отпечатку пальца или по фотографии).
2. Модуль для планирования смен.
3. Возможность вручную исправить время фактического прихода / ухода сотрудника (пометка о редактировании будет отображаться в табеле сотрудника).
4. Модуль аналитики, в котором в наглядном виде показано сравнение запланированных смен и фактически отработанных часов.
5. Возможность интеграции модуля по API с прочими корпоративными системами.

Интерфейс аналитического блока модуля учета рабочего времени веб-версии MD Audit.

Возможно ли обмануть систему учета рабочего времени сотрудников

У современных автоматизированных систем учета рабочего времени сотрудников есть несколько слабых мест, позволяющих персоналу мягко говоря «хитрить». Перечислим некоторые из них:

Конечно, идеальную защиту от махинаций создать невозможно, всегда найдутся «умельцы», которые смогут обмануть систему. Поэтому лучший способ для предотвращения обмана — создать корпоративную культуру, основанную на прозрачности, честности и ответственности.

Процесс внедрения системы учета рабочего времени сотрудников MD Audit и стоимость

Благодаря тому, что система MD Audit представляет собой облачный сервис, она не требует большого времени для внедрения — около одной рабочей недели. За это время нужно сформировать в системе структуру компании, внести данные пользователей и провести обучение сотрудников, которые будут пользоваться системой учета рабочего времени сотрудников MD Audit.

Стоимость системы MD Audit стартует от 150 рублей за одного пользователя.

Для тестирования системы учета рабочего времени сотрудников MD Audit оставьте заявку на сайте.

Источник: picktech.ru