Для чего нужна программа 1с документооборот

В ваши цели входит уменьшить время, затрачиваемое сотрудниками на документооборот? Намерены сделать управленческую деятельность более эффективной? Использование 1С:Документооборота позволит сделать эти задачи осуществимыми.

Зачем вам нужен 1С: Документооборот?

В каждой второй организации сотрудники ежедневно тратят массу времени на то, чтобы найти нужную информацию. Документы теряются, дублируются, возвращаются из-за ошибок. Стандартная ситуация, когда согласование документов происходит по электронной почте, а промежуточные версии хранятся у согласующих и инициаторов на рабочих столах. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости данных.

1С:Документооборот позволяет избежать проблем с документами.

Вы сможете найти нужный документ всего за пару минут, при этом его актуальную версию и посмотреть всю его историю с момента создания в системе. Сможете увидеть, кто создал этот документ, какие замечания были устранены в ходе согласования, кто являлся исполнителем и, когда это все происходило с точностью до минут.

Задачи, которые можно решить с помощью «1С:Документооборота»

И это всего лишь малая часть того, что даст вам внедрение системы 1С: Документооборот.

Возможность использования системы не зависит от отраслевой принадлежности, сложности организационной структуры, количества сотрудников. Система легко адаптируется под конкретные задачи и требования клиента, благодаря гибкой системе настроек.

Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам делопроизводства.

Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе через веб-браузеры и мобильное приложение.

1С: Документооборот улучшает взаимодействие сотрудников, позволяет контролировать и анализировать их исполнительскую дисциплину. При этом Вы получаете централизованное безопасное хранение документов и оперативный доступ к ним.

Процессы работы с документами часто пересекают границы типовых решений, 1С: Документооборот обеспечивает простую и технологичную интеграцию на единой платформе «1С: Предприятие». Бесшовная интеграция избавит от переходов между программами. В карточках другой конфигурации просто появятся гиперссылки, по которым вы сможете открыть любые учетные данные из системы 1С: Документооборот: присоединенные файлы, процессы, задачи, историю переписки и т.д.

Используя возможности синхронизации можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами с другими программными продуктами 1С.

В комплект поставки 1С: Документооборот включены правила обмена с системами:

• «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 2.0;
• «Управление нашей фирмой», редакция 1.4;
• «Комплексная автоматизация», редакция 1.1;
• «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5;
• «Управление производственным предприятием», редакция 1.3;
• «Управление торговлей», редакция 10.3.

Основные цели, которые достигаются за счет автоматизации делопроизводства и перевода документов из бумажного в электронный вид:

Повышение качества документации за счет использования готовых шаблонов

Работа с входящими и исходящими документами в 1С:Документооборот

Система позволяет загружать типовые формы документов и настраивать их автоматическое заполнение. Настроенные правила позволяют избегать частых ошибок, вызванных человеческим фактором, а также ускорить процесс создания документов в системе.

Сокращение времени на обработку документов
Достигается за счет прохождения всех этапов обработки документов с момента их создания/получения до отправки на хранение/уничтожение в электронном виде по заранее настроенным маршрутам бизнес-процессов.
Настройка условий маршрутизации и правил эскалации позволяет создавать универсальные цепочки согласования и сокращать время выполнения бизнес-процесса. При отработке настроенных условий система автоматически изменяет маршрут и привлекает к согласованию нужных сотрудников.

Защита от потери документов и несанкционированного доступа к ним
Все документы хранятся в электронном хранилище, к которому пользователи имеют доступ в рамках настроенных прав, уничтожение файлов непосредственно в системе — невозможно.
Гибкая настройка прав доступа позволяет ограничить доступ к реквизитам карточки документа или к вложенным файлам в зависимости от состояния документа. Например, запретить редактирование реквизитов карточки документа и файлов, когда документ согласован. Это гарантирует сохранение содержимого данных в неизменном виде.

Повышение исполнительской дисциплины за счет механизмов контроля исполнения задач
Расширенный функционал работы с бизнес-процессами позволяет делегировать задачи, задавать уточняющие вопросы, ставить подчиненные задачи, согласовывать перенос сроков исполнения.
Для руководителей есть удобный раздел «Задачи отдела», где можно увидеть все принятые/непринятые к исполнению задачи подразделения в целом или с детализацией по каждому сотруднику.

Быстрый поиск документов
В систему встроены механизмы полнотекстового поиска, поиска по реквизитам, по штрихкоду. В журналах входящих, исходящих и внутренних документов есть множество отборов, позволяющих быстро найти нужный документ.
Указание в карточке документа дела также упрощает поиск бумажного экземпляра.

Экономия ресурсов на печать документов (рабочее время, бумага и амортизация оборудования).

Стоимость и сроки внедрения 1С: Документооборот зависят от:

1. Выбранной редакции продукта;
2. Количества автоматизируемых рабочих мест;
3. Количества автоматизируемых функциональных блоков;
4. Объема внедряемого функционального блока (количество видов и шаблонов документов, количество и сложность бизнес-процессов, другие);
5. Текущего состояния организации документооборота в компании, наличия регламентов, соответствующих действительности.

Сократите свои затраты и время на обработку документов и повысьте исполнительскую дисциплину с помощью гибкой и производительной системы управления документами и процессами 1С: Документооборот.

Подробнее о редакциях продукта и функциональных блоках системы Вы можете ознакомиться на странице программы.

Источник: www.erp2b.ru

Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

1С: Документооборот – это система, которая упростит жизнь ваших документов.

В каждой второй организации сотрудники ежедневно тратят много времени на то, чтобы найти нужную информацию. Документы теряются, дублируются, возвращаются из-за ошибок. Стандартная ситуация, когда согласование бумаг происходит по электронной почте, а промежуточные версии хранятся у согласующих и инициаторов на рабочих столах. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости данных.

Зачем нужен «1С:Документооборот 8»

Каждый день в организации выпускаются приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, премировании и множество других. Данные бумаги необходимо печатать, подписывать и потом хранить в архиве. Решение «1С:Документооборот 8» позволит автоматизировать эту сторону жизни компании, и, максимально избавившись от бумаги, перевести взаимодействие на новый – электронный – уровень.

«1С:Документооборот 8» может быть интегрирован с другими программными продуктами «1С»: «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление холдингом 8», «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Управление производственным предприятием 8». Это значит, что есть возможность организовать внутренние процессы таким образом, чтобы сформированный внутренний документ, скажем, требование-накладная из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» был перемещен в программу «1С:Документооборот 8», в которой кладовщик подпишет его с помощью электронной подписи и избавит организацию от потребности хранить бумажную версию документа.

Ключевые функции Документооборота 1С

Если вы хотите сделать свой бизнес по-настоящему прибыльным и оптимизировать все действия с документами, то вам стоит ознакомиться с указанными особенностями.

Среди основных функций электронной системы можно выделить несколько:

• мгновенный доступ к необходимым данным;
• работа с договорами;
• корпоративная почта;
• электронное согласование;
• ведение проектов;
• контроль над исполнением проектов;
• учет и планирование рабочего времени;
• интеграция с облачным хранилищем;
• инструменты для совместной работы;
• интеграция со всеми решениями.

Прежде всего, програма была создана для облегчения рутинной работы сотрудников разных организаций. В электронном формате стало намного легче согласовывать и подписывать важные срочные документы. Кроме этого, в программе вы найдете стандартные формы, которые помогут создать нужный документ в считаные минуты.

Не менее важно всегда иметь доступ к нужным файлам. Электронная система имеет виртуальный архив всех документов, из которого можно выгрузить нужные данные в любое время. Доступ к программе возможен с планшетов, ПК и мобильных устройств, что значительно облегчает работу. Такая возможность позволяет выполнять задания без привязки к стационарному месту работу.

Существует четыре варианта поставки конфигурации

• 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
• 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
• 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
• 1C:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа не имеет отраслевой принадлежности. Всё легко настраивается, адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4).

Функциональные возможности

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные бумаги, технические бумаги. Хранение внутренних бумаг организовано в журнале. Есть возможность просматривать все бумаги сплошным списком.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;
• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
• Полнотекстовый поиск;
• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

• Согласование договоров;
• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
• Контроль жизненного цикла договора;
• Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Работа с файлами

Файлы ежедневно создаются, редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к бумагам.

Встроенная почта

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и 1С:Документооборот ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации бумаг. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ, в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить бумаги.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами