В настоящей статье рассмотрен опыт внедрения системы электронного документооборота «DIRECTUM» (СЭД «DIRECTUM») в одном из крупнейших предприятий сферы управления ЖКХ – компании «Славянка». В рамках проекта внедрения были автоматизированы документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компания «Славянка», а также объединены все удаленные подразделения в единое информационное пространство. Автоматизация охватила процессы канцелярии – делопроизводственным службам стало проще работать с входящей и исходящей корреспонденцией, осуществлять поиск документов и готовить отчетность по документообороту, а также отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников. Управление договорными процессами после внедрения СЭД «DIRECTUM» осуществляется в электронном виде на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание с учетом полномочий. Внедрение СЭД «DIRECTUM» обеспечило полный контроль и прозрачность всей рабочей деятельности, дало возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных, и, следовательно, повысить эффективность всех остальных рабочих процессов компании «Славянка».
Возможности системы Directum RX
документооборот
СЭД «DIRECTUM»
автоматизация
бизнес-процесс
1. Система электронного документооборота и управления взаимодействием для ОАО «СЛАВЯНКА». Проектные решения. «ТАНАИС Ритейл», 2013.
2. Система электронного документооборота и управление взаимодействием «DIRECTUM». Руководство разработчика. Компания «DIRECTUM», 2013.
Сложная корпоративная структура крупных компаний и холдингов обуславливает трудности в работе с корпоративной информацией: большой постоянно растущий объем документов, появление новых партнеров, необходимость постоянного взаимодействия сотрудников удаленных филиалов и обеспечение выполнения сквозных процессов. В таких условиях, IT-решения для крупных компаний должны удовлетворять требованиям высокой масштабируемости, открытости, интегрируемости, а также поддержки территориально-распределенной работы.
Таким образом, необходимы масштабные решения, поддерживающие сложные распределенные бизнес-процессы и ориентированные на построение единого информационного пространства крупных компаний.
В результате динамичного развития ОАО «Славянка» и в целях эффективной работы компании создана сеть из более 50 филиалов, организованы дополнительные обособленные подразделения в труднодоступных районах и областях для обеспечения работы с населением и улучшения качества оказываемых услуг, создана «горячая линия» для решения самых важных задач в кратчайшие сроки. В свою очередь интенсивное развитие бизнеса, появление множества новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов ОАО «Славянка» и увеличение объема обрабатываемых документов. В этих условиях для эффективной работы предприятия и его должной конкурентоспособности необходимо было решать задачи, связанные с систематизацией информации, обеспечением ее безопасности, сокращением времени на работу с важными документами и отслеживанием основных бизнес-процессов. Для реализации этих принципов руководство компании взяло курс на внедрение ECM-системы (Enterprise Content Management) и решить эти задачи было призвано внедрение системы электронного документооборота (СЭД) «DIRECTUM».
Базовые возможности Directum 5
СЭД «DIRECTUM» относится к классу ECM-систем и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. СЭД «DIRECTUM» обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Решения СЭД «DIRECTUM» для крупных структур призваны не только обеспечить хранение и обмен большим количеством документов и корпоративных данных, но и решить специфические задачи, неизбежно возникающие с ростом объема деятельности компании на рынке:
● поддержка различных способов организации территориально удаленного взаимодействия сотрудников;
● обеспечение сквозных процессов компании, в том числе, с сохранением специфических регламентов работы в каждом из подразделений;
● организация управления проектной деятельностью;
● поддержка процессов закупки товаров и услуг на основе организации конкурсов и тендеров;
● интеграция «DIRECTUM» с корпоративными информационными системами и организация единой информационной инфраструктуры.
В процессе внедрения СЭД «DIRECTUM» наравне с головным офисом должны были быть затронуты все филиалы компании «Славянка». В рамках проекта планировалось автоматизировать документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании «Славянка», а также объединить все удаленные подразделения в единое информационное пространство с распределенной обработкой. В итоге, опираясь на богатый опыт бизнес-консалтинга и анализ основных бизнес-задач организации, совместная рабочая группа, в состав которой вошли сертифицированные специалисты компании «ТАНАИС Ритейл» и сотрудники компании «Славянка», разработала общую стратегию внедрения СЭД «DIRECTUM», целью которой стало построение новой модели взаимодействия и работы с документами.
Таким образом, система «DIRECTUM» стала основой для создания единого информационного пространства в масштабах всей организации.
Внедрение реализовывалось группой специалистов компании «ТАНАИС Ритейл». При этом описание и регламентирование процессов осуществлялись совместно с сотрудниками компании «Славянка», а непосредственно вопросами автоматизации занимались специалисты «ТАНАИС Ритейл»: таким образом, удалось максимально эффективно вписать бизнес-процессы в новую информационную среду.
Важным фактором успеха проекта стало то, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику объекта внедрения.
Исходя из сформулированных требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы СЭД «DIRECTUM»:
● регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
● исполнение поручений по резолюции руководителей
● регистрация исходящих документов.
● ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям.
● согласование служебных записок по направлению деятельности
● согласование торгово-закупочной и договорной документации
На практике это нашло отражение во внедрении функционала базовых модулей СЭД «DIRECTUM», модулей «Канцелярия» и «Управление договорами». С помощью данных модулей были автоматизированы все процессы, связанные с входящей/исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и договорными документами.
Было реализовано многофункциональное управление документацией, которое включает в себя не только поддержку жизненного цикла каждого документа (от создания до отправки в архив), но и ввод информации из различных источников (например, из электронной почты, со сканеров, факсов и т.д.), а также преобразование и хранение документации в разных форматах (DOC, PDF и другие). Помимо этого, была достигнута четкая организация и эффективный контроль всех бизнес-процессов (от согласования документов до поддержки сложного цикла продаж), благодаря бизнес-ориентированной службе Workflow и редактору схем типовых маршрутов.
Для одновременного обучения большого числа новых сотрудников был разработан и апробирован специальный комплекс видеокурсов и текстовых иллюстрированных инструкций, доступный для пользователей СЭД «DIRECTUM» персонала компании «Славянка».
В 2013 году система была переведена в промышленную эксплуатацию. В итоге внедрения скорость обработки документов увеличилась на порядок, снизились издержки бумажного документооборота, а процессы взаимодействия стали прозрачными, управляемыми и легко прогнозируемыми. Все это в совокупности повысило эффективность управления бизнесом в компании в целом.
На сегодняшний день вся работа с организационно-распорядительными документами в кампании «Славянка» – от разработки приказов и распоряжений до ознакомления сотрудников с ними – ведется полностью в модуле «Канцелярия». Автоматизация охватила практически все процессы канцелярии – делопроизводственным службам стало проще работать с входящей, исходящей корреспонденцией и внутренними документами, осуществлять их поиск и готовить отчетность по документообороту, в соответствии с резолюциями руководителей отправлять соответствующие поручения, а ответственным исполнителям (контролеры, наблюдатели) и руководству – отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников. Таким образом, система облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ: единую регистрацию всей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК); регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла: рассмотрение руководством, согласование, исполнение и т.д.; контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; быстрый поиск документов, получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. Для реализации соответствующих бизнес-процессов в рамках модуля «Канцелярия» разработаны и реализованы такие типовые маршруты как рассмотрение входящего документа, отправка заданий исполнителям поручений по РКК, исполнение поручений по РКК и т.д.
Управление договорными процессами также было переведено в электронный вид на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание с учетом полномочий. В рамках модуля «Управление договорами» была выполнена автоматизация всех этапов работы с договорными документами (подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента), обеспечено централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных.
Первым этапом работы с договорным документом является разработка проекта документа, при котором ответственный сотрудник создает исходящий договор в системе либо заносит входящий документ в СЭД «DIRECTUM». На этапе согласования ответственный сотрудник отправляет проект договора по типовому маршруту, который позволяет задать строго определенную последовательность согласования для каждой категории договорных документов.
Регистрация сопутствующих договорных документов в справочнике «Договоры» дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора. Для сотрудников, ответственных за договор, реализована настройка напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора.
Ведение этапов по договорам предоставляет дополнительные возможности контроля и анализа благодаря использованию настроенных в системе отчетов. Наряду с этим система также обеспечивает хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение в соответствующих справочниках. Для однотипных договорных документов введены шаблоны, использование которых сводит к минимуму риск возникновения ошибок. С учетом специфики бизнес-процессов в рамках проекта были разработаны и внедрены такие типовые маршруты как согласование договорных документов, согласование аварийных договоров, согласование ресурсных договоров, согласование дополнительных соглашений, утверждение договоров по распоряжению 193.
На сегодняшний день, в системе «DIRECTUM» работает более 8000 сотрудников компании «Славянка», автоматизация охватила все подразделения и филиалы, от Владивостока и до Калининграда. Количество ежедневно запущенных заданий в системе составляет порядка нескольких тысяч, содержащих в себе в сумме до 10 тысяч вложенных документов, совокупный численный объём которых уже превысил 1 млн единиц. Работа удаленных подразделений в СЭД «DIRECTUM» организована несколькими способами:
1. Запуск в качестве приложения WINDOWS с рабочего стола – «толстый клиент». Этот режим также в основном используют сотрудники центрального офиса
2. Веб-клиент и мобильный веб-клиент позволяют работать с «DIRECTUM» через интернет, используя браузер. Этот режим полезен сотрудникам, работающим вне офиса – в командировке, дома или в дороге с использованием мобильного доступа, а также для тех, кому по работе нужен облегченный функционал.
3. Режим терминального доступа, когда пользователи подключаются к серверу терминалов, удаленно взаимодействуя с рабочим столом Windows и системой «DIRECTUM».
Базовые возможности системы предусматривают формирование отчетов для анализа данных по наличию и изменению электронных документов, а также состоянию и исполнению задач и заданий. При необходимости анализа сложных процессов включается режим сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типовых маршрутов благодаря встроенной функции регистратора. Эти данные преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, а также данными о пользователях.
Предоставляя руководителю полный контроль каждого этапа выполнения задания, СЭД «DIRECTUM» оказывает непосредственное влияние на исполнительскую дисциплину персонала. С помощью системы руководитель имеет возможность поставить перед подчиненными многоуровневую задачу и быть абсолютно уверенным в ее надлежащем исполнении. В зависимости от ограничений по времени (один рабочий дня, неделя, месяцев) в создаются отчеты с указанием несвоевременно выполненных или просроченных заданий. На основе этих отчетов руководство проводит необходимые мероприятия для выявления причин, устранения негативных последствий и создания комплекса мер во избежание повторения ситуации.
Таким образом, результатами внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в компании «Славянка» нужно отметить:
● сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов исходящих и внутренних документов, тендерных и договорных документов.
● упорядочивание работы с документами за счет использования типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами.
● упрощение контроля над исполнением поручений за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе, а также использования задач, в которых фиксируются действия по работе с документом.
● оптимизация работы делопроизводителей и сотрудников за счет: создания внутренних управляющих документов и исходящих писем в электронном виде; получения полной информации по связанным с входящей корреспонденцией документами, задачами, поручениями; получения информации по местонахождению документов.
● повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа на уровне каждого филиала и места регистрации.
● получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ.
● автоматическая актуализация данных по работникам, пользователям, подразделениям за счет интеграции СЭД «DIRECTUM» с учетной и кадровой системами ОАО «Славянка».
● повышение уровня грамотной работы в СЭД «DIRECTUM» за счет обучения сотрудников и руководства ОАО «Славянка».
Внедрение системы электронного документооборота непосредственно повлияло на конкурентные преимущества компании по сравнению с другими организациями той же отрасли. За счет ускорения течения информационных процессов и строгого контроля практически каждого рабочего действия значительно повысилась скорость и качество обслуживания клиентов. Благодаря использованию СЭД «DIRECTUM» компания «Славянка» очевидно стала менее зависимой от конкретных сотрудников и более мобильной в своей повседневной деятельности, что даёт возможность получить новые, более широкие деловые возможности для достижения успехов.
Выводы
1. Благодаря внедрению СЭД «DIRECTUM» в компании «Славянка» произошло существенное сокращение затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.
2. Система «DIRECTUM» обеспечила возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных.
3. С вводом в эксплуатацию СЭД «DIRECTUM» была достигнута четкая организация и эффективный контроль всех бизнес-процессов (от согласования документов до поддержки сложного цикла продаж), что обеспечило полный контроль и прозрачность всей рабочей деятельности компании.
Источник: applied-research.ru
Интеллектуальная система цифровизации
процессов и документов
Базовые возможности Directum RX включают набор и сервисов, которые берут на себя рутинную обработку текстовой информации:
Извлекают из документов реквизиты и другие значимые факты
Классифицируют, регистрируют документы, заполняют карточки в системе
Создают проект поручения
из текста протокола или приказа
Сравнивают версии документов,
в том числе разноформатные
Комфортная работа пользователей
Виджеты
Панель наглядных инструментов для быстрого доступа к рабочим процессам, отчетам, аналитике по различным показателям настраивается индивидуально под каждого пользователя. Под рукой — только необходимое.
Эргономика интерфейса
Возможности системы легко освоить: интерфейс прост и не перегружен, сценарии работы — интуитивно понятны, а встроенные подсказки помогают новым пользователям изучить доступные функции.
Контроль процессов
В системе всегда можно отследить ход стартованного процесса: у кого из согласующих документ на рассмотрении, какие работы ведутся в этот момент, уже выполнены или просрочены. Это помогает контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения.
Цифровые подписи
Система поддерживает технологии проставления всех видов электронных подписей (УНЭП, УКЭП, ПЭП, «Госключ»). Информацию о фактах подписания всегда можно просмотреть в карточке документа и выгрузить локально в zip-контейнер вместе с самим документом.
Agile-доски
Инструмент для наглядного управления командной и проектной работой. Этапы детализируются по приоритетности, трудозатратам, срокам, исполнителям и прозрачно контролируются, участники команды взаимодействуют и аккумулируют базу знаний в едином цифровом пространстве — все работы ведутся в защищенном корпоративном контуре.
Мобильные приложения
Решения для комфортной работы в системе за пределами рабочего кабинета. Мобильный клиент помогает ускорить ключевые бизнес-процессы, завязанные на сотрудниках всех уровней: от топ- и мидл-менеджеров до руководителей проектов и исполнителей.
Виджеты
Панель наглядных инструментов для быстрого доступа к рабочим процессам, отчетам, аналитике по различным показателям настраивается индивидуально под каждого пользователя. Под рукой — только необходимое.
Эргономика интерфейса
Возможности системы легко освоить: интерфейс прост и не перегружен, сценарии работы — интуитивно понятны, а встроенные подсказки помогают новым пользователям изучить доступные функции.
Контроль процессов
В системе всегда можно отследить ход стартованного процесса: у кого из согласующих документ на рассмотрении, какие работы ведутся в этот момент, уже выполнены или просрочены. Это помогает контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения.
Цифровые подписи
Система поддерживает технологии проставления всех видов электронных подписей (УНЭП, УКЭП, ПЭП, «Госключ»). Информацию о фактах подписания всегда можно просмотреть в карточке документа и выгрузить локально в zip-контейнер вместе с самим документом.
Agile-доски
Инструмент для наглядного управления командной и проектной работой. Этапы детализируются по приоритетности, трудозатратам, срокам, исполнителям и прозрачно контролируются, участники команды взаимодействуют и аккумулируют базу знаний в едином цифровом пространстве — все работы ведутся в защищенном корпоративном контуре.
Мобильные приложения
Решения для комфортной работы в системе за пределами рабочего кабинета. Мобильный клиент помогает ускорить ключевые бизнес-процессы, завязанные на сотрудниках всех уровней: от топ- и мидл-менеджеров до руководителей проектов и исполнителей.
Адаптация под требования бизнеса
No-code-настройка Directum RX не требует навыков программирования — регламенты задаются в графическом редакторе процессов.
Low-code-среда разработки Development Studio дает возможность быстро адаптировать систему под сложные специализированные процессы и бизнес-логику, а также создавать новые прикладные решения.
Масштабируемая архитектура
и готовые интеграционные решения
Подтвержденная отказоустойчивость при одновременном подключении 50 000 одновременно работающих пользователей соответствует 100 000–120 000 пользователей системы и готовность к высокой нагрузке горизонтального масштабирования — достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним серверные службы системы.
Кроссплатформенность— система работает на СУБД PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Postgres Pro и Jatoba. Операционная система может быть любой — Linux, Mac, Windows и др.
Мобильные решения для смартфонов и планшетов на iOS и Android.
Централизованная архитектура с распределенными файловыми хранилищами поддерживает работу удаленных подразделений с учетом различных часовых поясов и графиков работы сотрудников.
Открытый API и готовые интеграционные решения с ERP- и другими системами, сервисами ЭДО. Поддержка совместной работы с продуктами MS Office, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice и ONLYOFFICE.
Локальный и облачный варианты поставки
Для компаний, которым важно быстро развернуть систему и начать работу без привлечения команды ИТ-специалистов, доступна облачная версия Directum RX.
Функциональные возможности и интерфейс локальной и облачной поставки идентичны. Компания Directum гарантирует доступность системы в режиме 24/7, безопасность и целостность данных в облаке согласно SLA.
Источник: www.directum.ru
DIRECTUM 4.3 — первая версия в новой концепции
Компания DIRECTUM (www.directum.ru) выпустила версию 4.3 одноименной системы управления документооборотом, в которой впервые нашла отражение новая концепция развития системы. Эта концепция, как утверждают в компании, была создана в прошлом году по результатам анализа потребностей и опыта клиентов. Основные ее положения предполагают сближение механизмов обращения с бумажными и электронными документами; максимальное упрощение работы руководителей с системой; облегчение процедуры ввода документов в систему вне зависимости от вида, в котором они поступили в организацию, а также обмена электронными документами между различными организациями.
Архитектура системы
На сегодняшний день DIRECTUM позиционирует свой продукт как систему поддержки полного жизненного цикла управления документами, позволяющую органично вписать традиционное бумажное делопроизводство в электронный документооборот. Система построена на базе платформы IS-Builder, разработанной НПО «Компьютер» (www.npo-comp.ru) и опирающейся на технологии Microsoft COM и .NET, и имеет многоуровневую архитектуру (рис. 1), основные функциональные элементы которой перечислены ниже:
— система управления базами данных (СУБД), в качестве которой используется MS SQL Server. Она не только является хранилищем данных и метаданных системы, но и включает серверную часть IS-Builder и так называемую прикладную разработку DIRECTUM. Последний компонент реализует функциональность предметных модулей системы;
— управляющие службы, поддерживающие ряд функций, не связанных напрямую с бизнес-логикой;
— среда выполнения IS-Builder Runtime Environment, реализующая программный интерфейс (API) для доступа к системе. Именно на этот интерфейс опираются компоненты, обеспечивающие работу пользователей;
— клиенты системы, к которым относятся приложения, используемые конечными пользователями, инструментарий разработки и административные утилиты. Клиентом может быть как Windows-приложение, работающее с системой через ее API, так и веб-браузер, взаимодействующий с сервером веб-доступа DIRECTUM;
Рис. 1. Архитектура системы
Кроме того, в системе имеется ряд вспомогательных компонентов, расширяющих ее возможности: предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder, служба файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services, сервер веб-доступа, расширения для SharePoint, сервер репликации и др.
Работа с DIRECTUM обычно ведется через специальную клиентскую программу — Проводник (рис. 2). До появления версии DIRECTUM 4.3 существовало два Проводника, один из которых осуществлял доступ к документам и задачам, а другой — к компонентам (модулям) системы. В версии 4.3 функции и того и другого сведены в одну программу.
Рис. 2. Окно Проводника DIRECTUM
Организация хранения документов
Система предполагает размещение всех документов в едином информационном пространстве. В результате существенно упрощается поиск файлов, созданных разными пользователями DIRECTUM. При этом каждый из них может организовать удобную лично ему структуру хранения документов, формируя собственные папки, в которых размещаются не сами файлы, а ссылки на них, что исключает появление лишних копий документов.
Сам документ физически может находиться либо в базе данных SQL-сервера, либо в файловых хранилищах (в предыдущих версиях DIRECTUM все документы хранились только в БД). В базу данных обычно помещаются часто используемые документы сравнительно небольшого объема; крупные же, а также те, к которым обращаются редко, целесообразнее размещать в файловых хранилищах. Сами хранилища делятся на оперативные, где находятся постоянно используемые документы, и архивные, предназначенные для размещения требующихся редко. Работа пользователя с документами, находящимися в хранилищах, не отличается от работы с теми, что помещены в БД. По истечении определенного периода времени документы могут автоматически переноситься из оперативного хранилища в архивное.
Безопасность
Информационная безопасность DIRECTUM 4.3 обеспечивается за счет регулирования прав доступа к данным, автоматизированного контроля целостности данных, шифрования важных документов, а также протоколирования работы всех пользователей. Аутентификация пользователей производится либо на уровне системы управления документооборотом (требуется пароль доступа к DIRECTUM), либо на уровне Windows (применяется общий пароль для входа в ОС).
Администратор имеет возможность управлять пользователями и их группами, при этом права могут назначаться как на компоненты системы в целом (справочники, сценарии, отчеты и т. д.), так и на отдельные записи и реквизиты. Сами компоненты можно группировать в папки, что ускоряет и упрощает назначение прав доступа. Средства администрирования интегрированы с Microsoft Active Directory.
Механизм замещения пользователей позволяет делегировать права одного сотрудника другому, например на время командировки или отпуска первого, при этом после наступления контрольной даты замещение автоматически снимается. При необходимости администратор может передать функцию управления замещением любому сотруднику.
Помимо разграничения прав доступа DIRECTUM 4.3 обеспечивает шифрование документов с помощью закрытого ключа пользователя или обычного пароля. Механизмы Microsoft CryptoAPI позволяют интегрировать DIRECTUM с различными системами криптозащиты информации, скрывая тем самым содержимое документов, в том числе и от администраторов.
Коллективная работа с документами
Разработчики новой версии DIRECTUM предусмотрели возможность блокировать попытки изменения редактируемого кем-либо документа со стороны других пользователей системы, сохранив при этом для них возможность его просмотра. После освобождения документа им может быть направлено соответствующее уведомление, что упрощает поочередное внесение изменений в документ. Это можно сделать и в автономном режиме (например, дома): в системе реализован механизм экспорта и импорта документов, а также временной блокировки доступа к оригиналу экспортированного файла.
Если документ экспортирован в специально разработанный открытый формат ESD (Electronic Structured Document — структурированный электронный документ), то для его просмотра можно воспользоваться свободно распространяемой программой DIRECTUM OverDoc. В экспортированном в формате ESD документе сохраняются все его атрибуты, включая электронные подписи (ЭЦП), что важно при передаче документа на согласование в другие организации. После такого согласования документ, заверенный ЭЦП согласующей стороны, импортируется обратно в систему. Таким образом можно организовать электронный обмен документами с ЭЦП между разными организациями, даже если в какой-то из них DIRECTUM не используется.
Управление бизнес-процессами
В терминах DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, которую нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором задания, при этом на каждом отдельном этапе такого маршрута можно разослать его участникам соответствующие уведомления, а также запустить заранее определенный сценарий, описывающий автоматически выполняемые действия над объектами системы (перенос данных в учетную систему, изменение состояния электронного документа и др.).
Основные функции DIRECTUM 4.3:
— управление электронными документами: создание и хранение документов различных форматов (в том числе разных версий), а также карточек, содержащих атрибуты документов (автор, дата создания и т. п.); организация связей между документами; поддержка версий документов, электронных цифровых подписей и др.;
— управление деловыми процессами: поддержка процессов согласования и обработки документов, выдача и контроль исполнения заданий, взаимодействие между сотрудниками и др.;
— управление договорами;
— управление совещаниями;
— канцелярский учет: регистрация бумажных документов, ведение номенклатуры дел, рассылка и контроль местонахождения документов;
— управление взаимодействием с клиентами: ведение базы организаций и контактных лиц, истории встреч, звонков и переписки; сопровождение процесса продаж, планирование маркетинговых мероприятий, анализ эффективности и др.
При «ручном» назначении исполнителей инициатор задания самостоятельно формирует их список из пользователей системы и назначает маршрут прохождения задачи. Для процессов, подлежащих жесткой регламентации или просто часто повторяемых, настраиваются типовые маршруты (в версии 4.3 существенно расширены возможности настройки типовых маршрутов под нужды конкретного заказчика). При этом инициатор задачи всегда может проследить, на каком этапе выполнения находится задача, определить места задержек и при необходимости внести коррективы в ход исполнения.
Возможности интеграции
Документированная структура БД системы DIRECTUM, а также поддержка в ней технологии COM упрощают ее интеграцию с другими корпоративными системами, настольными и веб-приложениями. При этом внутренний язык программирования позволяет организовать обращение из системы к произвольным источникам данных.
Частным случаем интеграции являются расширения DIRECTUM для Microsoft SharePoint. Специальные веб-компоненты обеспечивают работу через веб-интерфейс портала с объектами DIRECTUM (справочниками, документами, задачами), а блоки типовых маршрутов позволяют отслеживать изменения и получать данные из узлов SharePoint, а также публиковать в библиотеках и списках портала документы и справочную информацию DIRECTUM.
Организация территориально распределенной работы
В простейшем случае для дистанционного доступа к системе можно воспользоваться входящим в состав DIRECTUM сервером веб-доступа, который позволяет работать с системой через Интернет с помощью браузера IE версии 5.0 и выше. Альтернативой этому варианту является режим терминального доступа на основе технологий Microsoft.
Помимо организации доступа к системе отдельных сотрудников через Интернет DIRECTUM позволяет развернуть в филиалах и других удаленных подразделениях полноценную систему управления документооборотом с собственным сервером. Для этой цели разработан механизм репликации данных, дающий возможность организовать автоматический процесс обмена данными между удаленными серверами. При этом устанавливать прямую связь между серверами не требуется: информация может передаваться по электронной почте или на физических носителях во время так называемых сеансов связи. Механизм репликации оперирует понятиями DIRECTUM (документ, задача, задание, справочник) и реализован без использования встроенных средств репликации SQL-сервера. Частота сеансов связи определяется потребностями организации в обновлении информации (от одного раза в сутки до нескольких раз в час); между сеансами связи каждый сервер работает независимо.
В целом можно констатировать, что DIRECTUM обладает необходимыми возможностями для организации управления документооборотом и бизнес-процессами в большинстве средних и крупных организаций. При этом к ее недостаткам можно отнести жесткую привязку к технологиям Microsoft и отсутствие штатных средств потокового ввода бумажных документов. Как утверждают в компании, создание таких средств является одной из приоритетных ее задач, а начиная с версии 4.4 для работы с системой можно будет использовать не только IE, но и альтернативные веб-браузеры.
Источник: www.itweek.ru