Временная версия полностью аналогична рабочей по своим функциональным возможностям. Срок ее использования ограничивается 3 месяцами.
В состав дистрибутива включена система КАРМА, версия 56.1.430.
Автоматизация документооборота на предприятии: автоматизированные системы управления документами, процесс, технологии, особенности
Рассмотрим более чем востребованные программные решения. В фокусе внимания – системы автоматизации документов и документооборота (СЭД), которые сегодня являются не только эффективным средством для упрощения внутренней работы предприятия, а еще и мощным инструментом внешней борьбы с конкурентами. Расскажем, что за цели они преследуют и какие задачи решают, пройдемся по каждому важному их виду, проанализируем их преимущества – чтобы вам было легче определиться с выбором. Сразу отметим, что таким ПО сегодня пользуются юрлица самых разных масштабов – как крупные интернациональные корпорации, так и небольшие частные фирмы, желающие идти в ногу со временем. В числе потребителей те, кто понимает, насколько важно оптимизировать производственные процессы.
СЭД ДЕЛО Регистрация документов
Автоматизация документооборота: что это такое
В практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок. И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.
Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации
- Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).
- Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.
- Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой – посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).
И эти возможности получает бизнес каждой ОПФ (организационно-правовой формы), развиваемый в какой угодно сфере, с любыми оборотами, масштабами, планами и перспективами.
Управление документами в СЭД «ДЕЛО»
Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии
- сократить количество проведения рутинных операций и минимизировать объем ручного труда;
- уменьшить, а впоследствии и полностью прекратить использование бумажных носителей данных;
- создать единый массив электронных файлов, включающий в себя все акты, контракты, справки, которые только может создать, получить или передать фирма;
- адаптировать предложенные программами алгоритмы прохождения документов к текущим нормам, потребностям и особенностям предприятия;
- поддержать и улучшить уже действующие административные процессы;
- ускорить доведение распоряжений от начальника до подчиненного и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельно взятыми сотрудниками;
- реализовать внешние трансферы служебных файлов с сохранением высокого уровня общей безопасности;
- унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
- запланировать графики персонала (для эффективного распределения времени) и чутко контролировать исполнение должностных инструкций и обязательств.
По сути она призвана дать все инструменты для продуктивной работы в условиях современности.
Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота
Они во многом перекликаются с целями. Ключевые из них, в зависимости от возможностей имеющихся сегодня программ, – это:
1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
2. Реализация результативного и удобного управления потоками (то есть процессами и последовательностями стандартных действий).
3. Организация архивов с сопутствующей каталогизацией файлов – для облегчения и улучшения условий хранения.
4. Объединение всех инструментов контроля – чтобы можно было проанализировать, в какой из сфер работы имеются недочеты, и оперативно их устранить.
5. Повышение эффективности использования ресурсов компании, вместе с качественной интеграцией современных решений в процессы руководства фирмой.
Источник: www.cleverence.ru
Работа с документами в EasyDocs
Для того чтобы открыть список доступных шаблонов необходимо указать Контрагента.
Если Контрагент отсутствует в списке, то Вы можете добавить его самостоятельно (добавление Контрагентов более подробно описано в отдельном разделе руководства пользователя).
Выберите шаблон документа, который Вы хотите отправить, заполните все обязательные поля и нажмите кнопку «Создать документ».
Некоторые поля шаблонов могут заполняться автоматически на основании данных, введенных в разделе «Настройки» / «Реквизиты».
2. Из файла – позволяет создать документ из загруженного Вами файла
Источник: easydocs.ru