Привет Хабр! Хочу поделиться своей системой тайм-менеджмента в современном использовании. Выбор мой пал на Wunderlist.
Немного отойду от темы и в двух предложениях изложу, как пришло в голову контролировать задачи, время и просто быть продуктивнее.
Работа в IT несет в себе множество информации, каждый день накапливается большое количество задач и напоминаний. И их в голове совсем держать не нужно! Чтобы справиться с входящей информацией и ничего не забыть, я для себя открыл Wunderlist. Таск-менеджеров, аналогов очень много и перечислять не буду, так как задача стоит показать на своем примере современную систему GTD.
Безусловно многие уже привели свои дела в порядок и для них здесь нового ничего не будет. Статья рассчитана на новичка или того, кто еще не определил для себя систему правил для управления собственным временем. Именно «систему правил», если нет «системы правил» — тайм-менеджмент работать не будет.
Необходимо понимать в какой список определить «ту» или «иную» задачу, поставить ей срок или отложить. Вдохновили для написания статьи, следующие книги и отцы продуктивности:
RIP Wunderlist (2011-2020)
Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок» и Стивен Кови, «7 навыков высокоэффективных людей».
Материал не рассматривается как «панацея» в своей категории. Написан для того, чтобы расширить кругозор и на примере создать собственную систему управления временем, а самое главное, ничего не забыть и сделать все вовремя. Такой девиз «Ничего не забыть — сделать все вовремя».
И так, мои списки задач в программе Wunderlist выглядят следующим образом:
В Wunderlist возможно создавать директории, поэтому у меня одна общая директория «Работа»
и в ней списки, позаимствованные из книги Стивена Кови. Так, же приведу матрицу управления временем в оригинале:
Название списков в Winderlist (немного измененные под свои нужды):
- 1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
- 2. Несрочные и важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном);
- 3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
- 4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).
Двигателем эффективности является список:
2. Несрочные и важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном)
В этот список попадают в основном цели и задачи, требующие планирования, всевозможные большие проекты. Приведу пример задач из вышесказанного списка (настройка системы мониторинга zabbix, написать скрипт на bash, собрать сервер, настройка репликации SQL и.т.д). Это список движет личность к цели и интеллектуальному росту. Пример задачи из списка:
Программа Wunderlist. Обзор Wunderlist
Список Срочные и важные, это так называемые «горящие дела», которые нужно выполнить в этот момент. Эти задачи попросту сделать необходимо — рутина. Примеры из этого списка: (создать учетную запись сотрудника, инвентаризация, подготовить ПК — рабочее место и т.д.).
Последние два списка: Срочные неважные и Несрочные и неважные. — это делегирование. Есть задачи, которые нужно делегировать, но видеть на каком они этапе. Когда задача будет выполнена я отмечаю ее. Пример таких задач: отвезти технику в ремонт, так как этим будет заниматься служба доставки или курьер, я в таких случаях, её поручаю и вношу в нужный список. Пример «Несрочные и неважные».
Говоря о списке Срочные неважные, в этот список попадают задачи срочные, но с отдаленным дедлайном. Пример: продлить подписку какого-либо веб-сервиса, приобретении лицензии и т.д. Вот по такому принципу распределяются рабочие задачи.
Следующие списки позаимствованные в основном из методики Дэвида Аллена. Существуют задачи, когда по ним еще нет ответа и в этом случае, меня спасает «Список ожидания» Пример задачи из такого списка: Жду запчасти «матрицу», для задачи «ремонт планшета», жду ответа от программиста о новом патче для ПО, задача «обновить форму накладной».
Следующие списки для задач, которые встречаются ежедневно и мне их не нужно держать в голове. Примеры списков:
Читать /Посмотреть (записывается все, что нужно прочитать, просмотреть. Теги: WINDOWS, LINUX, КНИГИ, КИНОТЕАТР, ЛАЙФХАКЕР и т.д.). Пример из списка:
Когда-нибудь/Возможно (записываю те задачи, которые не определены по выполнению и нет решения выполнять ли их вообще. Теги: ДОМ, РАБОТА. Если появляется свободное время на работе, я открываю этот список, если нахожусь на «работе» фильтрую по тегу «Работа»).
Домашние дела (записываю, что нужно сделать для дома, быта, покупки и т.д).
Спорт (записываю тренировки, силовые упражнения).
Привычки (записываю те привычки, которые я хочу развить, после того как привычка приживается, она переноситься в список циклические задачи). Пример из списка:
Циклические задачи (записываю те задачи, которые регулярно повторяются (оплаты, вызов курьера, обрезка БД, проверить создание бэкапов и т.д.).
Цели (идея состоит в планирование на 3 месяца). Пример — цели на ноябрь 2016. Внутри списка записываю в подзадачах цели. Три-пять главных (масштабных) целей на месяц. Цель отмечаю важной и ставить дедлайн последний день месяца, например, 31 марта.
Тем самым, когда в первую очередь работа идет со списком «отмеченные», цели всегда у меня на глазах.
Плюс такого подхода: можно будет отслеживать выполнение целей по месяцам и держать их всегда перед глазами.
Ключевой момент, это определить важность задачи. Я руководствуюсь следующими принципами:
-
Принцип двух минут. Выполнить, делегировать, определить в список, если нет списка, записать во входящие.
Работа в таск-менеджере ведется по списку «Сегодня» и «Отмеченные». В списке «Сегодня» рутина и обязательные дела, в «Отмеченных» важные дела, которые не выполняются за один день и требую ежедневного контроля, и работы над ними.
P.S. * Чтобы всплывающие напоминание не докучали на задачах, которые разрешаться в течение дня без обязательного напоминания, нужно в свойствах задачи удалить напоминание. Тем самым я контролирую только важные задачи, о которых нужно напомнить.
** Для списков необходимо присваивать теги, чтобы в дальнейшем можно было фильтровать по тематикам (работа, дом, купить, коммуналка, книги, и т.д.).
*** Если кому-то не понравиться держать в таск-менеджере циклические задачи, то их можно разнести в Google Calendar, а Wunderlist вести остальные задачи.
Надеюсь, данная статья пригодиться тем, кто только начинает изучать тайм-менеджмент и решит воспользоваться советами из статьи. Строго не судите, все-таки первый пост на Хабре.
Если у кого-то есть поправки или замечания, а также желание поделиться своей системой управлением времени, приглашаю в комментарии.
- wunderlist
- gtd организация времени
- Управление проектами
- GTD
Источник: habr.com
Как управлять задачами с Wunderlist
Wunderlist — очень удобный сервис управления задачами, бесплатных аналогов которому я так и не нашёл. И это очередная статья о том, как с ним правильно работать.
Не так давно я уже рассказывал, как можно организовать управление задачами и проектами с помощью сервисов Trello и Wunderlist, но с тех пор концепция сильно поменялась. Во-первых, Trello я заменил на Zenkit, который так же поддерживает систему канбан, но даёт больше возможностей для настроек карточек и может отображать задачи в виде списков, таблиц и даже интеллект-карт. А во-вторых, саму систему управления проектами я начал использовать гораздо реже. Например, для работы в команде или для ведения списка идей для постов в блог.
Все мои задачи, обычные и по проектам, переехали в Wunderlist, из-за чего пришлось качественно переработать саму систему списков.
Настройка Wunderlist
Я так давно работаю с Wunderlist, что, честно не говоря, не знаю в каком виде он предстаёт перед новыми пользователями. Поэтому первым делом настроим списки задач. Для этого заходим в «Параметры учётной записи» и там выбираем пункт «Смарт-списки». Здесь важно поставить статус «Отображаться» на пунктах «Сегодня», «Неделя» и «Всё». Это необходимо сделать для того, чтобы можно было видеть все задачи с группировкой по спискам, а также отслеживать их по срокам выполнения.
Не забудьте зайти в «Уведомления» и проверить, чтобы о важных задачах вам сообщали везде, где можно.
Списки
В предыдущей статье про Wunderlist я предлагал минимизировать количество списков. Было так:
1. ВХОДЯЩИЕ (INBOX). Весь список задач.
2. POSTPONED. Отложенные задачи.
3. HOTSPOT. Список целей на какой-то период.
4. CONTENT. Заметки про контент, который следует прочитать, просмотреть, изучить.
Во-первых, я удалил список Postponed. Если задача регулярно повторяется, то проще поставить напоминание о ней в календаре Google. Все остальные отложенные задачи перекочевали в общий список, были делегированы или удалены.
Во-вторых, убрал нумерацию, перевёл названия на русский язык, а также создал списки под каждый проект. Получилось вот так. Извиняюсь за закрашенные задачи, не все свои рабочие проекты мне бы хотелось показывать раньше времени.
Мне всегда хотелось видеть все свои задачи в одном списке, но вариант с хранением их во Входящих привёл к полному бардаку. Если же включить в настройках смарт-список «Все», то в нём задачи группируются по спискам и в том порядке, котором они у вас расположены в боковом меню. Очень удобно.
Что касается самих списков, которые я использую:
1. Входящие. Все задачи поступают сюда, от рабочих до домашних. Я сознательно приучаю себя заносить их сначала во Входящие, чтобы раз в день можно было сесть, разобрать их по спискам и добавить напоминание по определённую дату и время.
2. Проекты. Это папка со списками по каждому рабочему проекту.
3. Цели. Всегда бью себя по рукам, чтобы не удалять этот список. Любые цели, которые я ставлю перед собой, должны быть визуализированы.
4. Контент. Всё, что хочется прочитать или посмотреть, пишется сюда.
5. Семья. Папка с личными или расшаренными списками всего, что касается дома и семьи.
Хэштеги
Ещё одно нововведение для меня — хэштеги по проектам. Их внедрение с одной стороны увеличивает время забивания задачи в программу, а с другой сильно упрощает разбор Входящих и даёт возможность фильтровать задачи по проектам.
Как с этим работать
Я сформулировал несколько правил для своей системы управления задачами:
- Если ты не можешь выполнить задачу в течении следующих пяти минут — запиши её.
- Записывай всё, не полагайся на память.
- Раз в день разбирай папку Входящие.
4. У каждой задачи должен быть срок её исполнения.
- Если срок исполнения задачи отложен больше, чем на две недели, перенеси её в Календарь и поставь напоминания.
В общем, достаточно стандартно для подобных систем. Самое главное приучить себя к этим правилам и не нарушать их. Все попытки списать не записанные задачи на сильную занятость или начать полагаться на собственную память очень быстро приведут к тому, что ваша система полетит к чертям. А это прежде всего значит, что когда-нибудь вы забудете что-то важное.
Надеюсь было полезно!
Ссылки по теме:
Wundelist
Работаем с Wunderlist и Trello. Системы управления задачами и проектами
Переезжаем с Trello на Zenkit. Обзор сервиса управление проектами
Читайте анонсы и посты целиком в ЖЖ, Medium, Голосе и Яндекс.Дзен!
Поддержите мой блог финансово. Все донаты пойдут на оплату хостинга и развитие сайта!
Источник: levashove.ru
Wunderlist как пользоваться и правильно настраивать
Приветствую вас друзья, в сегодняшней статье хотел бы рассказать о том, как правильно ставить перед собой задачи и о программе Wunderlist, которая в этом помогает.
Некоторые блоггеры возможно знают о такой классной программе как wunderlist. Она является эффективным инструментом для достижения запланированных результатов, установки напоминаний о каких-то важных событиях, а также выдаче заданий для работников. В этой статье вы узнаете, что такое Wunderlist как пользоваться им, для привнесения в повседневную жизнь списка из дел, которые предстоит выполнить.
Вы когда либо создавали список дел для выполнения, но по прежнему терпите неудачу с их выполнением? Связано это с отсутствием должной мотивации или вы не правильно подходите к составлению списка? Давайте попытаемся выяснить как можно создавать такой список задач, который поможет выполнить важные задачи за определенный срок.
Людям постоянно было свойственно быть непродуктивными в делах. Довольно резкое выражение, но по такому пути следует каждый из нас. Ранние формы постановки задач и целей датируются еще в доисторические дни, когда людям, живущим в пещерах, для того чтобы добывать пищу, огонь и защищаться от хищников, приходилось ставить ежедневные задачи и напоминать себе о своих обязанностях.