Прежде чем перейти к обзору систем workflow ,
необходимо определить некоторые термины, с которыми волей-неволей придется иметь
дело в его пределах.
Самое главное и, как ни странно, трудное понятие — это само
workflow . Вроде бы все ясно, но в объяснениях даже большинство экспертов
обычно сбиваются на примеры (в этом, конечно, нет ничего страшного — попытайтесь
дать четкое определение слову «каламбур»).
Так, недавно наш вице-президент, вернувшись из очередной
зарубежной командировки, был совершенно очарован некоторыми ассоциациями.
Представьте себе человека, стоящего под чудным лозунгом «True workflow »
(наверное, многие смотрели сериал «Настоящие охотники за привидениями» — эта
стильная вывеска имела приблизительно тот же смысл, но только в срезе
workflow ). Когда заинтригованный руководитель поинтересовался у белозубого
великана, что сие означает, тот снисходительно начал рассказывать историю о
чудной вещи, почте, которая служит для передачи информации в другое место. Все
Самый простой workflow для разработки приложения
было очень интересно, но непонятным оставалось только одно — а причем здесь
workflow .
Тогда американец в доходчивой форме, взяв ручку и листок
бумаги, разбил это слово на составляющие «work» и «flow» и разъяснил, что работа
делается, а информация пересылается.
Однако следует отметить, что наше понимание workflow
отличается от описанного выше. Оно включает в себя автоматизацию деловых
процессов (полностью или частично), выполняемых на предприятии работ, — от
описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового
процесса): кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного
процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о
необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена
исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уровень
производительность труда сотрудников вашего предприятия.
Естественно, что от одного workflow -продукта к другому
может меняться функционал, позволяющий описывать деловые процессы чрезвычайной
сложности, дополнительные утилиты стыковки с различными программами третьих фирм
(например, с системами управления документами, почтовыми комплексами).
Плюс к вышесказанному хотелось бы добавить, что не стоит
путать продукты workflow и groupware. В последние входят многие почтовые
системы , такие как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых
— обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен
сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации
(заметьте, не электронного архива) и механизмы для определения простых
маршрутов.
Не стоит путать также программы с элементами workflow
(о которых тоже говорится, что в них реализован механизм workflow ),
какой, в частности, является MS Windows Explorer, ведь она осуществляет движение
документов между директориями и даже отдельными компьютерами, с
полнофункциональными одноименными системами .
Основные вопросы
Приводимая ниже градация условная и ни в коем случае не
претендует на абсолют. Данные разделы выделены на основе вопросов клиентов,
которые задавались на семинарах, выставках и частных беседах по этой тематике, и
не являются обособленными, рассматривать их необходимо в комплексе друг с
другом.
Для обзора основных групп workflow -продуктов были
взяты системы , известные широкому кругу отечественных читателей. Это
объясняется, с одной стороны, тем, что разговор об особенностях систем ,
известных только узкому кругу специалистов, будет не понятен и, возможно, не
интересен большей части аудитории, кроме того, подробное исследование
бесконечного множества западных продуктов — не цель данной статьи; а с другой —
тот набор workflow — систем , который будет обсуждаться ниже,
затронет все классы данной ниши программного обеспечения, для того чтобы вы
могли правильно сориентироваться в этом направлении.
Последовательность предлагаемых вопросов характеризует
примерную очередность решаемых проблем в пределах отдельно взятого предприятия в
ходе выбора системы автоматизации деловых процессов. Но это не исключает
возможность изучения материала и, например, с середины, в том случае если,
скажем, некоторые разделы кажутся вам и без того понятными.
Дополнительно хотелось обратить ваше внимание на тот факт,
что процесс комплексной автоматизации предприятия далеко не полностью
исчерпывается вопросом компьютеризации самих деловых процессов.
Систему workflow можно рассматривать как
сердечно-сосудистую, являющуюся одной из основных частей организма. Наряду с
ней, конечно, существует множество органов, не столь значимых, но жизненно
необходимых.
Так, в деловых процессах практически всегда присутствуют
данные (документы, формы, счета и др. информация), для автоматизации обработки
которых и привлекаются workflow — системы . Открытыми остаются
вопросы — где будут храниться эти данные при обработке и хранении информации,
как обеспечить пользователям быстрый и эффективный поиск необходимой информации?
Для этого, как правило, привлекаются специализированные системы
управления документами, составляющие основу электронных архивов предприятий.
Причина внедрения системы
Сегодня практически ни для кого не является секретом тот
факт, что ручное выполнение работ приводит к увеличению общей продолжительности
цикла, что связано с необходимостью поиска дополнительных материалов, которые
помогут более качественно справиться с заданием. Представьте, что эти материалы
кто-то уже забрал, и сотрудник вынужден будет простаивать; временные потери при
переходе работы от одного исполнителя к другому (хорошо, когда у вас имеются
курьеры, в противном случае вы вынуждены самостоятельно относить накопившиеся
бумаги) и, наконец, утрата необходимой информации в процессе коллективной работы
над ней, при которой вся операция повторяется вновь, и практически невозможно
отыскать виновного, естественно, что в этом случае продолжительность
производственного цикла существенно возрастает. Здесь крайним оказывается
человек, ответственный за своевременное исполнение заданий, поручений и
документов, которые циркулируют в пределах отдела, подразделения или целого
предприятия.
Особенно это проявляется в процессах, представляющих собой
множество мелких операций, не предъявляющих повышенных требований в области
творческого отношения к работе, и характерно для тех участков, где смысл работы
сводится к анализу или заполнению определенных граф или пунктов.
А вспомните, какие проблемы возникали при попытках узнать,
что сейчас происходит с конкретным документом, кто с ним уже работал, у кого он
находится и к какому сроку тот должен его обработать? Сколько же сотрудников
необходимо выделять на подобные работы, для получения «оперативной» информации о
состоянии дел на всем предприятии.
Именно для решения данного круга вопросов и предназначены в
первую очередь workflow — системы — описание правил выполнения
заданий и осуществления оперативного управления пользователями и работами.
Чем управлять?
Итак, предварительно ответив на первый вопрос — зачем, мы
плавно переходим к разделу «Чем управлять?». Какими данными будут манипулировать
сотрудники, участвующие в том или ином деловом процессе.
Например, при автоматизации процедуры оформления счетов
клиентам все данные могут быть представлены в виде полей различных типов, а вся
работа будет заключаться в обработке форм — заполнение и редактирование полей,
порядок следования между сотрудниками. При относительной простоте описываемых
деловых процессов здесь наиболее целесообразно воспользоваться системами ,
делающими упор именно на механизм обработки электронных форм, например FormFlow.
Если вам необходимо автоматизировать работу контрактного
отдела, львиную долю которой составляют неструктурированные документы, как-то:
файлы, таблицы, рисунки, здесь уже целесообразнее использовать универсальные
workflow -комплексы, наряду с формализованными данными имеющие также и
расширенные механизмы для операций с простыми файлами (см. табл.1).
созданных в собственном редакторе
созданных сторонними программными
Других типов данных
Рис.1 Редактор карт ActionWorkflow
Рис.2 Редактор карт WorkRoute II
Рис.3 Редактор карт FormFlow
Средства описания процесса
Практически все workflow — системы имеют в своем
наборе графический редактор маршрутов (или карт деловых процессов). И здесь
фирмы-производители должны довольно тонко уловить ту грань, за которой
реализация возможностей часто становится запутанной или излишне сложной.
Необходимо выделять главную линию при автоматизации. Что
является первоочередным — детальное описание процедуры выполнения работ, т. е.
механизмы описания самого делового процесса, или же средства обработки данных.
Это позволит при неразрешимых вопросах (чего-то не хватает или что-то не
реализуется так, как хотелось бы) поступиться некоторыми требованиями к
функционалу, конечно же, если это не затрагивает ключевых моментов.
Если существующие деловые процессы достаточно сложны (или же
в перспективе вам придется автоматизировать в пределах своего предприятия
каверзные процедуры), скажем нельзя ограничиться понятием последовательной или
параллельной обработки, необходимо множественное назначение участников процесса
на конкретный этап, контроль исполнения и различные уведомления о статусах
выполняемых работ — следует обращать внимание на специализированные workflow — системы ,
предоставляющие больший функционал и возможности по описанию деловых процессов,
нежели продукты, ориентированные на обработку форм (см. табл. 2).
Наличие графического редактора карт
точка входа в карту
Наличие встроенной системы скриптов
Поддержка внутренних переменных карты
Кто управляет выполнением работ?
Фактор, определяющий дополнительные требования к системе .
Кто управляет заданиями — люди или внешние программные компоненты. Так, в
подавляющем большинстве внедрений workflow — систем ответственность
по выполнению работ и принятию решений будет возложена на человека. Главной
целью подобных шагов является вполне объяснимое желание производить больший
объем работ меньшими ресурсами, заметьте, при высоком качестве.
Однако в последнее время появляется все больше областей
применения workflow — систем и для решения различных задач
технологического плана, где не столько необходимо само выполнение работы (с этим
справляются специальным образом написанные высокоинтеллектуальные программные
модули, включающие необходимую аналитику для качественного принятия решений),
сколько информация о наличии работы, история ее выполнения и дальнейший маршрут
прохождения — а это ничто иное как карта делового процесса.
Например, ставится задача автоматизации массового ввода
бумажных документов в информационную систему . Здесь возможно различное
представление формата хранимых в системе документов, что зависит от
конкретных условий, которые выдвигает предприятие, предполагающее внедрение
комплекса поточного ввода документов с бумажных носителей (не будем лукавить,
это прежде всего ввод большого количества различного рода бумажных форм:
платежных поручений для банков, деклараций для налоговых инспекций и таможенных
служб, анализ результатов голосований и т. п.). Так вот, в зависимости от
требований предприятия, информация может храниться в виде образа, или же
отдельные поля должны быть распознаны и помещены в определенные поля базы
данных. Другими словами, при необходимости возможна различная настройка линии
массового ввода: сканирование — предварительная обработка изображения —
распознавание печатных символов — распознавание рукописного текста — проверка
правильности распознавания полей (т. е. валидация) — запись отдельных полей в БД
— пересылка документа (распознанного или образа, а может быть, и обоих в
электронный архив). Здесь был приведен один из вариантов реализации процедуры
массового ввода бумажных документов.
Но каким образом должны следовать операции друг за другом,
какие из них необходимы, что будет происходить с документом, когда на одном из
этапов обработки система выдает ошибку — как раз этот сценарий и
описывается картой делового процесса. В таком процессе практически все операции
будут выполняться программными средствами: сканирование, распознавание,
валидация, сохранение в архив. Лишь незначительная часть работ, возможно, будет
поручена человеку — это загрузка новой порции документов в лоток и служба
оператора, необходимая в том случае, когда система не может однозначно
определить правильность выполнения той или иной операции.
Буквально пару слов стоит сказать о назначении сотрудников на
работы. Практически все workflow -продукты поддерживают либо персональное
назначение на выполнение этапа (например Иванов И. И.), либо по ролям (по
группам) — допустим бухгалтерия.
Даже самый поверхностный анализ такого распределения не
выдерживает никакой критики. Положим, тот же Иванов И. И. является исполнителем
на 5 этапах разных деловых процессов, с определенной интенсивностью к нему
поступают работы, на выполнение которых отводится конкретный срок. Каким образом
определялся этот срок — с учетом того, что сотрудник одновременно должен будет
выполнять несколько работ или же только одну. Другой вариант, когда сотрудник
назначен на один этап со сроком исполнения 2 часа. Теперь к нему на обработку
начинают приходить работы, интенсивность потока которых может меняться, к
примеру, в зависимости от времени дня. Таким образом у него может оказаться
одновременно несколько работ по данной карте, и все со сроком исполнения 2 часа,
но требуемое время выполнения работы пересчитывается в момент прихода задания и
передачи его конкретному сотруднику, что повлечет за собой большое количество
просроченных работ на этапе, ведь сотрудник не в состоянии выполнить несколько
работ одновременно.
Во второй половине 90-х годов появились так называемые
интеллектуальные workflow — системы (к числу которых можно смело
отнести WorkRoute II — детище компании ВЕСТЬ АО), которые в отличие от своих
предшественниц могут назначить на исполнение конкретной работы наименее
загруженного сотрудника отдела.
Теперь случай, приводимый выше, будет выглядеть следующим
образом — работы поступили на этап, сотрудник выполняет одну из них. Пока он не
завершит работу над ней, ему не будут назначены другие по данному маршруту, что
позволит лицам, отвечающим за данный этап, вовремя проанализировать трафик
прохождения работ через него и, при необходимости, назначить дополнительных
сотрудников или их группы на это задание.
Другой вариант, когда из числа сотрудников, которые являются
потенциальными исполнителями на этапе, работа должна быть направлена наименее
загруженному из них. Здесь на этапе уже не будет «висячих» работ, для которых
нет исполнителя, все они будут распределены по сотрудникам.
Тем самым гарантируется дополнительная возможность более
четкого прогнозирования и равномерного распределения загрузки специалистов как
отдельных отделов, так и предприятия в целом, задействованных на выполнение
различных работ, которые находятся под управлением workflow — системы
(см. табл. 3).
Источник: hr-portal.ru
Как за $3 сделать iPhone функциональнее Android
Очередной раз открываю App Store с мыслью «ну какого черта я сюда лезу, все программы уже давно придуманы, все используются». Но как говорится все новое – это хорошо забытое старое и на поверхность внезапно всплывают приложения-ветераны, которые до сих пор держат планку и внезапно оказываются очень востребованными. Сегодня мы будет делать на iPhone в один клик то, что на Android придется производить в десять кликов.
Приложение Workflow – рабочая среда, позволяющая автоматизировать ваши процессы. Практически любые процессы. Те, кто пользуется Mac, наверняка знает, что такое утилита Automator.
Приложение, позволяющее создать любую собственную функцию или комбинацию действий в системе, причем назначить на нее отдельную кнопку или горячие клавиши и в дальнейшем с легкостью воспроизводить рутинные дела в один клик. Но, чтобы использовать Automator, нужно быть как минимум гением и читать тонны руководства по написанию скриптов. Workflow на iPhone позволяет вам делать все то же, без каких-либо знаний.
Если вы прочитали первые два абзаца и ничего не поняли, попытаюсь объяснить вам на реальном примере, что можно сделать при помощи Workflow.
Вот первый примитивный сценарий. Представьте, что я хочу снять серию фотографий на камеру, после чего сделать из них Gif-анимацию, и, к примеру, загрузить эту гифку в Google Drive или Dropbox, чтобы поделиться с кем-то другим. Вот такой порядок действий я могу запрограммировать в WorkFlow на одну клавишу. Вы не ослышались, я нажимаю одну кнопку, а смартфон сам делает 5 фото, объединяет их в Gif, выгружает в облако и формирует мне ссылку в буфере обмена.
Вот второй примитивный сценарий. Я слушаю музыку в Apple Music, мне понравился трек и я хочу поделиться этим треком с друзьями. Что я могу сделать в WorkFlow? Могу создать универсальную кнопку, которая будет брать песню исполнителя, сама формировать ссылки из нескольких музыкальных сервисов, ведь не у всех есть Apple Music и автоматически делать публикацию в Twitter, Facebook, VK и другие соцсети.
Вот третий примитивный сценарий. В iOS нельзя назначить сторонние клиенты программ используемыми по-умолчанию. При помощи WorkFlow – можно. Вы можете настроить любые макросы, которые заставят систему автоматически открывать ссылки твиттера в приложении Tweetbot, использовать браузер Chrome по умолчанию или автоматически запускать ссылки из Instagram в приложении Instagram без предпросмотра в «обрезанных» версиях браузера.
Эти сценарии можно перечислять бесконечно, возможность WorkFlow настолько велика, что в этой программе вы можете провести неделю , просто настраивая ваш смартфон под себя. Любой порядок действий можно запрограммировать на одну кнопку и вывести ее, к примеру, в виде виджета на шторку уведомлений.
Первое время вы можете ограничиться уже готовыми наработками, тут есть галерея функций, в виде плиток, созданная другими пользователями. Количество функцией и их взаимодействие с самыми популярными программами просто впечатляет.
Можно настроить все для себя индивидуально, поочередно добавляя функции и порядок их выполнения. Все что душа пожелает. Интерфейс приложения легкий и понятный, функции добавляются обычным перетягиваем плиток друг к другу, как в игре. Никакого машинного кода, никакой путаницы. Разберется даже ребенок.
На днях я начал приучать себя к голосовому вводу. Для этого создал отдельный виджет, при нажатии на который смартфон слушает мою речь, переводит ее в печатный вид и сразу же отправляет это сообщение моей жене в Telegram. Очень удобно использовать за рулем, когда нужно что-то быстро передать. Мне не нужно искать приложение Telegram в системе, открывать его, искать контакт жены и целиться в кнопку микрофона. Один большой виджет решает эту задачу, всего один клик.
Чем крут WorkFlow? Помимо расширения функциональности системы и автоматизации рутинных задач, при должном уровне фантазии вы сможете превратить мобильное устройство в полноценный рабочий инструмент. Уже который год ведутся споры о том, может ли планшет на iOS частично заменить ПК. Трудность работы на планшете заключается в том, что в iOS нет понятия «файловая система» или «файловый менеджер», поэтому некоторые рутинные задачи выполнять получается не просто. Если вы заранее определите свои потребности и вооружитесь WorkFlow, то привычные дела сможете на смартфоне или планшете делать даже быстрее, чем на компьютере без необходимости путешествовать по папкам и каталогам.
Вот пример из жизни: мне на почту часто присылают различные документы, которые в дальнейшем нужно переводить в формат PDF и складировать в отдельной папке на Google Drive. На компьютере мне нужно скачать этот документ, найти соответствующую программу, сделать импорт документа, после экспортировать в PDF и поместить его в облако, предварительно открыв вкладку в браузере.
На iPhone эту задачу я выполняю одним нажатием при помощи WorkFlow. Увидел письмо от адресата, открыл его, нажал на документ сразу приметил к нему заранее созданное действие. Таких скриптов для разных задач я насобирал около трех десятков. Рабочий процесс ускоряется неимоверно.
Еще один пример. Для публикаций на сайт мне нужно подогнать несколько фотографий к одному размеру предварительно обрезав их в одинаковой пропорции и прилепив логотип компании. Как вы уже поняли на iPhone у меня есть для этого отдельная кнопка. Я просто выбираю все фото в галерее, и одним нажатием обрезаю все снимки. А самое главное, что эти снимки сами улетают в облако, в отдельную папку «Crop», а ссылка на папку сохраняется в буфере обмена.
На этом завершаю свой рассказал, по ссылке можно купить приложение за 3 бакса. Если вы используете WorkFlow и у вас есть свой уникальный сценарий применениях этого «комбайна» напиши в комментариях, мне интересно рассматривать разные комбинации.
Источник: wylsa.com
Workflow – автоматизация задач на iPhone и iPad – аналог Automator для Mac
22 марта 2017 года Apple завершила сделку по покупке известного приложения Workflow, предназначенного для автоматизации различных процессов на iOS. Workflow – отличный пример того, как следует пользоваться новыми возможностями и облегчать пользователям жизнь. С этого момента приложение стало распространяться в App Store абсолютно бесплатно.
Оптимизировать выполнение рутинных задач – разве это не здорово? В этом смысле iOS очень интересна – ведь начиная с iOS 8 в мобильной операционной системе Apple появились расширения для выполнения действий и расшаривания данных по всей системе.
Как работает Workflow?
Принцип работы Workflow схож с Automator для macOS. Юзер выбирает один из интересующих модулей, перетаскивает его в нужное место и тем самым создает системную задачу. Отличие программы от встроенного в macOS софта Apple заключается в сенсорном интерфейсе с гораздо более дружелюбным дизайном. Благодаря ему разобраться в программе сможет даже неподготовленный пользователь.
Главным минусом приложения на данный момент является отсутствие русской локализации. Скорее всего, после покупки приложения компанией Apple, этот вопрос будет решен в самое ближайшее время.
Как создать оптимизированный процесс? В левой части экрана находится список модулей, из которых и «собирается» программа. Справа отображаются выбранные пользователем модули. В нашем примере это процесс для создания .GIF-файлов.
Всё настроено следующим образом: камера iPad делает четыре снимка, затем по команде Workflow из них собирается «гифка» (устанавливается зацикливание “loop”, автоматически подстраивается размер). Далее результат копируется в буфер обмена, и пользователь волен делать с ним всё, что угодно – например, зайти в Сообщения и сбросить друзьям образец своего творчества. При желании можно добавить ещё один модуль – к примеру, автоматического копирования GIF-файла в новое письмо электронной почты.
Но и это ещё не всё! Workflow позволяет не просто сохранить автопроцесс в файловое хранилище внутри приложения. Здесь можно пойти даже дальше – а именно, создать его иконку на экране «Домой» для быстрого доступа к файлу без открытия самого приложения!
Наконец, благодаря демократизму iOS здесь можно создавать и расширения для меню действий и удобный виджет (для iOS 10+). Пользователь Workflow, например, способен добавить к списку привычных действий для страницы Safari опцию «Сделать из страницы PDF-файл». Удобно? Более чем.
Отныне программа Workflow доступна как для iPhone, так и для iPad совершенно бесплатно.
Источник: yablyk.com