В современном мире, каждый человек ежедневно имеет большой поток входящих задач. Убрать его невозможно, но можно научиться им управлять.
Года три назад мне стало необходимо куда-то записывать задачи и планы. Тогда я ничего не знала о программах таск-трекинга и записывала все задачи в заметках на телефоне. Когда я ознакомилась с техниками целеполагания, я реструктурировала свои задачи — исходя из целей на год, я писала цели по месяцам, затем цели по неделям, и уже их я раскидывала на дни.
На все это я тратила кучу времени, так как я писала все планы от руки и, все еще, в заметках. Но около года назад, я решила опять провести реформу задач и нашла много полезной информации на этот счет. После того, как я начала пользоваться специальными программами и технологией постановки задач, у меня стало намного меньше стресса , я стала разумнее использовать свое время , и в целом, чувствовать себя более удовлетворенной от жизни . Ведь, большинство страхов появляются от неизвестности будущего. Но если понимать, что нас ждёт в ближайшие дни, становится легче.
Todoist. Почему Google считает его лучшим таск-менеджером?
Ведение таск-трекинга — не самоцель, а воспитание . Становится легче делать вещи, которые всегда забывались или было лень. К тому же, если вам не нравится ничего решать, и вы предпочитаете быть ведомым, то таск-трекинг — отличный способ научиться ставить задачи самому себе и жить своими желаниями. Цель — организовать своё время так, чтобы не было выгорания и было свободное время для всего, чего хочется.
Запись задач не будет иметь смысла, если делать это бездумно и неорганизовано. Ваш планировщик обязательно должен подчиняться определенной системе организации и быть постоянно доступным. Возможность в любой момент записать свою идею или поставить задачу очень важна. Такая «разгрузка» головы повышает креативность и эффективность, и вы будете свободны для новых идей. Постоянный доступ к задачам может дать только использование цифровых приложений, а вот от блокнотов и ежедневников придётся отказаться .
Есть много прекрасных мобильных таск-трекеров и планировщиков, но работа с ними строится по одинаковой стратегии. Для личной жизни, я выбрала Todoist, а для ведения проектов Trello, так как для ежедневных задач эту программу использовать не так удобно.
Todoist — приложение-планировщик задач по принципу чек-листа. Фишка этого приложения- геймификация. Пользователь назначает себе дневную норму закрытых задачи и получает «карму» — баллы за их выполнение. Приложение даёт статистику выполнения задач без пропусков, а в конце года, подводит итоги работы и присылает отчёт.
Задачи и подзадачи выстраиваются в хронологическом порядке: выполненные вычёркиваются из списка, но остаются на странице, как в бумажном блокноте. Todoist работает как на компьютере, так и на всех мобильных устройствах, и в оффлайне, что является очень большим плюсом.
Интерфейс приложения ToDoist
За всей технологией постановки задач в Todoist стоит методика GTD.
Getting Things Done (в переводе с англ. — «доведение дел до завершения») — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом.
Обзор онлайн-планировщика дел Todoist
GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»).
Я использую эту методику, чтобы быть более креативной, сфокусированной и продуктивной. В блоге Todoist и в самой книге GTD можно прочитать советы по работе с этой методикой. Здесь, я хочу поделиться своими лайфхаками .
Несколько важных правил о постановке задач :
- Задачи должны быть маленькими — на одно действие. Нужно стараться максимально декомпозировать задачу на серию мелких, которые можно будет выполнить за раз. Иначе вы рискуете потерять мотивацию выполнять задачу. Например, задача «написать эссе» — слишком большая. Можно разложить ее на: «выбрать тему», «подобрать литературу», «прочитать эту литературу», «написать план эссе», и т.д.
- В задачах важна формулировка. Лучше начинать задачу с глагола — так вы сразу увидите действие, которое нужно будет делать и только потом контекст. Задачу нужно писать понятным языком и так, чтобы через долгое время было понятно, о чем в ней идет речь. Записывать дополнительную информацию к задаче, нужную для ее выполнения, можно в комментарии к задаче.
В задачниках очень важна продуманная навигация . Без неё, списки будут бесполезными. В Todoist (и многих других приложениях) есть удобные фичи для навигации по задачам — проекты, теги и приоритеты .
- Для меня очень хорошо работаетдревовидная структура- задачи я объединяю в проекты . Я создала проекты для каждой сферы моей жизни (финансы, здоровье, обучение, путешествия, и т.д.). В этой статье я приводила пример моего использования проекта «Здоровье». Проекты можно делать общими с другими пользователями — очень удобно записывать общие задачи в семье, например, в общий семейный проект. Также, в Todoist можно делать иерархию проектов — подпроекты, и разграничивать задачи в проекте с помощью разделов.
- Теги можно использовать для обозначения времени или места выполнения задачи, или человека, который за неё ответственен. Например, у меня есть тег «15 минут», который я ставлю на задачи, занимающие примерно 15 минут. Тег «лень» я использую для отметки задач, которые могу сделать, когда ничего делать не хочется, но хочется поставить галочку и почувствовать себя продуктивной 🙂 Тег «оффлайн» помогает мне найти задачи, которые я могу сделать без интернета, например, в дороге или в очереди.
- В Todoist, задачам можно присвоить один из 4 приоритетов. Они различаются по цветам и помогают быстрее найти самые важные задачи. Для распределения приоритетов лучше использовать матрицу Эйзенхауэра по приоритизация задач. Можете почитать о ней сами, или я расскажу про нее подробнее в другой статье.
Для поддержания порядка в списках задач нужно следовать системе . Скорее всего, со временем вы сами поймете, какая система лучше работает для вас. Для себя я нашла эти «правила»:
- Задачник, который я использую должен синхронизироваться на все мои устройства, чтобы в любой момент я могла бы «выгрузить» информацию и освободить голову.
- Нужно записывать все задачи , чье время выполнение превышает 5 минут (такие нужно делать сразу «на месте»). Нужно выработать привычку буквально выгружать все мысли во входящие (inbox). А потом, когда появляется время, разбирать его, расставляя задачи по проектам, приоритетам и тегам.
- Список задач работает одновременно только с поддержанием пустой папки входящих (zero inbox ), иначе будет хаос. Соответственно, его нужно разбирать, как минимум, каждый вечер.
- Ревью задач каждую неделю помогает быть уверенным в своем прогрессе и избавиться от страха чего-то не успеть/пропустить/забыть ( Fear Of Missing Out ). Также, я провожу просмотр-приоритизацию задач на следующий день накануне вечером, чтобы с утра иметь понимание своего дня и спокойно планировать день.
- Функция повторяющихся задач помогает привить рутину и не забыть их. Их очень полезно ставить, когда хочется выработать привычку.
- Задачи, которые есть в Todoist, больше нигде не повторяются . Необходимо четкое разделение программ. В него я записываю всю свою деятельность , кроме той, что имеет четкие временные рамки. В приложении есть функция назначения времени, но для встреч, мероприятий, перелетов и других событий с фиксированным временем, мне удобнее использовать Google Calendar . Очень важно иметь четкие границы того, что попадает в календарь, а что идёт в Todoist, чтобы не запутаться и пропустить важные вещи. О нюансах работы с календарём я напишу отдельно.
Организация задач поможет вам освободить голову для более важных вещей , чем постоянное вспоминание, что же сегодня нужно сделать. Например, для достижении ваших мечт или времени с близкими .
Надеюсь, это статья была вам полезна. Я буду очень признательна, если вы напишите о том, какие вы используете планировщики, и как вы ими пользуетесь 🙂
Источник: dzen.ru
Приводим в порядок задачи с помощью Todoist
Совсем недавно я ввел для себя практику планировать задачи на предстоящую неделю. Недавно, потому что мой список задач, которые нужно сделать, выглядит как куча мусора, в котором тяжело ориентироваться. Разбирать эту груду для меня скорее было занятием неприятным, чем увлекательным.
Но недавно все изменилось. Сразу оговорюсь, что все задачи я веду в приложении Todoist.
Первая часть
Так вот, планировать на неделю мне нужно те задачи, у которых не выставлен срок выполнения. При этом, они могут находиться как в конкретных проектах, так и в разделе «Входящие».
В Тудуисте есть функционал под названием «Фильтры», который входит в платную подписку. Фильтры позволяют автоматически выдергивать задачи по определенным правилам. Эти правила расписаны на сайте, в разделе «Помощь».
Но для решения моих задач, пришлось немного усложнить конструкцию правил. Я назвал свой фильтр «Без срока» и в нем прописал следующее:
(!назначено | назначено для: Расул Гитинов) !(##Проект1 | #Проект2)
Разберем по частям конструкцию:
- знак « без срока
На этом этапе фильтр уже взял задачи, исходя из правил первого блока и оставляет из них только те, у которых нет срока выполнения.
Третий блок: Проект2″ и проектов внутри него и все задачи из проекта «Проект2″». Но, чтобы дать этим правилам отрицательный характер, мы объединяем их в скобки и перед ними ставим « ! ». Тогда это будет читаться, как: «Игнорируй все, что внутри этих скобок».
Вторая часть
Но просто собрать все задачи в одном списке оказалось мало. Ведь все равно это куча мусора, просто собранного в одном месте. В нем тяжело ориентироваться. И в Тудуисте есть инструмент, который закрыл эту боль сполна.
- В правом верхнем углу, под шапкой есть кнопка «Сортировать»
- Если на нее нажать, то появится список, в конце которого есть пункт «Пользовательская сортировка».
- В открывшемся после нажатия окне есть секция «Группировать по», в котором надо выбрать пункт «Проект»
В таком случае весь этот разрозненный список задач сгруппируется по проектам:
В таком виде мне легче ориентироваться среди задач и легче выбирать, на задачи из какого проекта я бы хотел сейчас обратить внимание.
Вывод
Благодаря этому фильтру разгребать задачи вдруг стало приятным занятием. Возможность сделать один только этот фильтр подтолкнула меня к покупке подписки на Тудуист и это еще без учета других возможностей, которые каждый день помогают держать порядок в делах и в голове.
Чаще пишу на похожие темы в Инстаграме и Телеграме.
- todoist
- эффективность работы
- оптимизация рабочего времени
- лайфхаки
Источник: habr.com
Компьютерная программа Todoist — отзывы
Всем привет! Вас интересует планирование, как и меня, раз вы зашли в мой отзыв. Мой путь в планировании начался на первой работе, так как удержать все рабочие дела в голове я не могла. Тогда я заполняла небольшой недатированный ежедневник, куда записывала встречи, важные дела и другую информацию.
Наслаждайся жизнью. По крайней мере, так обещают разработчики платформыTodoist. Подразумевается, что все многочисленные задачи, которые в обычном режиме существования нужно либо постоянно держать в голове, либо по старинке записывать в бумажный блокнотик, можно перенести в Todoist и тем самым…
Я уже больше года как записываю все, что мне нужно купить либо сделать. Сначала это было на бумажном носителе, но это не очень удобно по нескольким причинам. Во-первых, занимает много времени. Во-вторых, блокнот и ручка должны быть всегда под рукой.
Здравствуйте, дорогие читатели! Сегодня хотелось бы поделиться своей давней находкой в сфере организации времени и жизни — Todoist . Данным приложением я пользуюсь уже более 2-х лет.
Смотрите также
20.08.2013 04:36
Много интереснного про группу Сектор Газа, жаль музыку нельзя с программы слушать!Сектор Газа программа для Windows Phone была мною обнаружена в процессе поиска интересных программ для моей NOKIA 920, отличная программа с фотографиями , дискографией.
04.09.2013 01:31
Анти ГАИ- поможет в общении с сотрудниками ГАИ.
Анти ГАИ- программа для Нокиа Люмия 920, работающем на ОС Windows Phone, мне очень понравилась, так как содержит кучу информации: как противостоять сотрудникам дорожной полиции (ГАИ), не нарушая действующего законодательства, для водителя это будет полезный мобильный справочник и инструктор по…
24.12.2014 14:15
Вы еще не слышали об этом мегакрутом приложении? Сейчас я вам ВСЕ о нем расскажу (пошаговая инструкция)! Тексты, фразы, стикеры, рамки, эффекты — все в одном месте! Украсьте свои фото оригинальными штучками (много примеров!)
Photofy Photo Editing Collage — приложение для ОС Андроид, с помощью которого можно накладывать на свои фотографии графические элементы: рамки, стикеры, текст, фильтр. Это одно из лучших приложений, на мой взгляд, по обработке фото. В одном месте собрано все.
13.01.2015 14:13
Сделать добро стало ещё легче.
Наверное, многие из вас знают про такой благотворительный фонд как «Подари Жизнь» , который был когда-то организован знаменитыми актрисами — Чулпан Хаматовой и Диной Корзун.
15.01.2015 — 10:50
Hola-меньше ,но мощнее)Я заново влюбилась в свой телефон!!+Много Фото
Доброго времени суток!) Если вы заглянули ко мне в отзыв, значит вам надоело смотреть на однообразный и надоевший андроид.А еще вы наверное уже пару раз задумывались о смене телефона. Я задумывалась!мой старый телефон мне надоел,захотелось чего-то нового,свежего,а смена картинок никак не помогала.
17.09.2019 11:46
Лучшиё PDF -ридер и даже больше
Здравствуйте, сегодня я бы хотел рассказать Вам о такой многофункциональной PDF-читалко-редакторе, как Foxit Reader. Данная программа распространяется бесплатно, что не может не радовать.
18.01.2015 20:10
Необходимое дополнение к инстаграму для всех, кому всегда хочется больше яркости и забавных дополнений 🙂 + СКРИНЫ
Итак, я с самого начала была негативно настроена по отношению к инстаграму. Мне не нравилась стандартная нарезка по квадрату и отсутствие возможности создания коллажей.В поисках подходящего приложения, которое решило бы эти проблемы, я посмотрела много бесполезных и бестолковых программ.
24.11.2016 13:51
Как сделать нормального человека из пиратаУстановил это приложение после зачисления в университет. Список литературы дали объемный, состоящий из книг которые не найти в библиотеке или на трекерах. Ждать доставку в бумажном формате из Амазона времени не было, поэтому решил попробовать что такое электронные книги. Оказалось весьма удобно.
20.01.2015 16:26
Классное бесплатное приложение на Iphone 4S для мамочек!
Советую приложение Smallnest всем новоиспеченным мамочкам. С появлением малыша, появилось столько забот, хлопот, и я стала какая-то рассеянная, часто многие вещи забывала, даже элементарно то, какой грудью кормила в последний раз. Решила поискать приложение, чтоб все это фиксировать, и нашла!
Популярные отзывы
24.05.2023 15:32
Политика Wildberris, идущая против логики и разума ❌ С платными возвратами еще можно как — то смириться, но теперь от некоторых товаров нельзя отказаться даже в ПВЗ Как удалить отзыв на Вайлдберрис? Продавцы — обманщики и газлайтинг потребителей
Добрый день, уважаемые читатели! Вайлдберрис — это тот маркетплейс, о котором слышал, наверное, каждый. И не так часто отзывы о нем положительные. Я заказываю здесь все чаще, но, в основном, потому что многие бренды сотрудничают через данную площадку.
07.05.2023 15:45
Найти хорошего парня на СЗ — возможно? Расскажу, как познакомилась с МЧ в Тиндере и через месяц праздновала Новый Год с ним и его родителями. Покажу свою анкету. На что стоит обращать внимание при выборе парня в интернете
Всем привет и спасибо за то, что зашли на эту страничку) Новость о скором закрытии Тиндер в России побудила меня написать отзыв на это приложение для знакомств. Мой любимый человек, с которым я познакомилась как раз-таки там, написал мне утром: «Как же нам повезло, что мы успели встретиться».
Источник: irecommend.ru