Что за программа соп

Стандартные операционные процедуры в аптеке можно назвать основой качественной работы сотрудников организации. В статье мы расскажем, что такое СОП и что они представляют из себя, какие разделы должны содержать, кто должен заниматься их разработкой.

Авторы

Стандартная операционная процедура — это письменная инструкция, которая содержит алгоритм работы и описание операций, необходимых сотрудникам для осуществления ими различных трудовых функций и обязанностей.

В качестве примера приведём СОП для проведения приёмочного контроля. Такой документ должен включать описание последовательных действий фармацевта и провизора в момент приёмки товара, которые бы позволили принять каждую партию и единицу товаров в соответствии с правилами аптеки и законодательными требованиями.

Нормативно-правовое регулирование

Понятие стандартных операционных процедур появилось в Приказе Минздрава РФ № 647н, который утверждает «Правила надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения» (далее — Правила).

Стандартная операционная процедура СОП ИВБДВ

Все процессы деятельности субъекта розничной торговли, влияющие на качество, эффективность и безопасность товаров аптечного ассортимента, осуществляются в соответствии с утвержденными стандартными операционными процедурами.

п. 37, Правила надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения

За утверждение СОП отвечает руководитель аптеки — в соответствии с п. 7 «ж» Правил.

Про обязанность аптек (ИП и юридических лиц) назначать сотрудника, который будет нести ответственность за актуализацию стандартных операционных процедур говорит и Положение о лицензировании фармацевтической деятельности, которое утверждено Постановлением Правительства РФ № 547 от 31.03.2022 года. Для назначения следует издать соответствующий приказ.

Единого шаблона для оформления СОП нет, каждая аптека может разработать собственный сборник документов. При этом нормативно-правовые акты регулируют ряд правил, которые следует учитывать при подготовке СОП. Документы должны как можно более подробно отражать принятые в аптеке стандарты. Сотрудников следует обучить правильной схеме работы до вступления СОП в силу. Каждый работник несёт ответственность за выполнение прописанных требований, имеющих отношение к их трудовым обязанностям.

Зачем нужны СОП

Задача СОП заключается в предотвращении возможных ошибок со стороны сотрудников при выполнении трудовых действий.

Если должностная инструкция содержит список обязанностей сотрудника, то СОП подробно описывает, как их нужно выполнять. Таким образом персонал не сможет некачественно работать. При этом сохраняется свобода принятия решений в рамках их зоны ответственности.

Кто должен составлять СОП

Есть несколько вариантов. Один из них — готовые шаблоны, которые продают специальные компании. Нормативно-правовые акты не запрещают использовать чужие документы. Однако этот вариант имеет один минус — такие инструкции, чаще всего, делают общими для всех организаций, в них не учитываются индивидуальные особенности аптеки. Как правило, готовые шаблоны используются для предоставления при проверке, для использования на практике обычно требуется доработка.

Должен ли персонал думать? Стандартная операционная процедура (СОП)

СОП, написанные сотрудником аптеки, получаются более актуальными и прикладными — они могут стать полезным пособием для новых работников и шпаргалкой для опытных провизоров и фармацевтов.

В аптеках СОП разрабатывают руководители или старшие фармацевты, которые хорошо разбираются во всех рабочих процессах. Будет полезно дать документ для проверки сотрудником, который непосредственно работает с описанным процессом.

Как писать СОПы

Хороший СОП — это лаконичное прикладное руководство, в котором сотрудник сможет быстро найти ответ на свой вопрос.

Документ можно составить в виде текста, таблицы или последовательной схемы, описывающей шаги сотрудника при выполнении той или иной процедуры. Как правило, схемы более наглядны и удобны при повседневной работе.

Пример: при работе с приёмкой товара — схему можно распечатать и разместить на рабочем месте сотрудников. Таким образом они смогут периодически смотреть в документ, проверяя правильность своих действий.

Многие фразы в СОП опираются на нормативно-правовые акты или правила внутреннего распорядка аптеки. При этом не нужно для каждого шага делать отсылки к нормам — это перегрузит документ. При необходимости можно сделать две версии документа. В одной описать шаги, во второй — расширить их ссылками на нормы. Таким образом при проверке можно будет быстро найти обоснование, почему предусмотрен именно такой шаг.

Какие СОП должны быть в аптеке

В п. 68 Правил указаны действия, которые должны описывать стандартные операционные процедуры:

• работа с предложениями и жалобами покупателей, правила принятия решений;
• определение причин нарушения требований нормативно-правовых актов, которые регулируют вопросы обращения товаров аптечного ассортимента, а также оценка целесообразности принятия мер для дальнейших нарушений;
• действия для исключения попадания в ассортимент аптеки недоброкачественных, фальсифицированных или контрафактных товаров;
• анализ результативности предпринятых корректирующих и предупреждающих действий.

Порядок действий в СОП руководитель определяет самостоятельно. Этими процедурами список не ограничивается — каждая аптека может ввести дополнительные СОП по своему усмотрению. Для определения действий, которые следует регламентировать, следует проанализировать важность процессов для работы аптеки. В некоторых случаях полезно разработать СОП для процессов, которые сложно даются сотрудникам, даже если они не имеют критической важности для аптеки. В этом случае руководство сможет оптимизировать работу персонала.

Например будет полезно подготовить инструкции по приёмке товара, в частности проведению приемочного контроля. Важную роль играют СОП по хранению лекарственных препаратов. В этом случае руководителю следует определиться, будет ли достаточно одной универсальной стандартной процедуры или следует подготовить отдельные СОП для частных случаев, например алгоритм хранения иммунобиологических препаратов, работе с зоной карантинного хранения, с некачественными товарами, препаратами с истекшим сроком годности и так далее.

На безопасность аптечных товаров влияет и процедура отпуска, поэтому будет полезно расписать в СОП принципы, алгоритмы и частные схемы фармконсультирования покупателей. Это поможет разработать единый стандарт обслуживания, который в целом повысит качество работы с посетителями аптеки.

В СОП можно описать алгоритм работы с контрольно-кассовой техникой. Несмотря на то, что эти процедуры не регламентируются нормативно-правовыми актами, фармацевтам и провизорам будет полезно иметь под рукой правила работы с кассой. Локальная СОП по обмену и возврату товаров аптечного ассортимента будет полезна для сотрудников, так как позволит им не тратить много времени на этот процесс. Обмен и возврат происходят не так часто, чтобы правильные шаги были в голове у каждого сотрудника.

Приведём перечень примеров стандартных операционных процедур для аптек:

• о порядке хранения, распределения и актуализации внутренней документации;
• о личной гигиене и гигиене труда работников аптеки;
• о порядке приёмки лекарственных средств и осуществления приемочного контроля;
• о регистрации параметров окружающей среды;
• об обеспечении работы средств измерений;
• об обработке оборудования;
• о порядке отпуска лекарств без рецепта;
• о порядке отпуска лекарств по рецепту врача;
• о порядке уничтожения рецептов врача;
• о работе с претензиями и разрешению конфликтных ситуаций;
• об обучении сотрудников и проверке их знаний;
• о порядке разработки СОП и РИ.

Пять критериев, которым должны соответствовать СОПы

1. СОП — детальная и понятная пошаговая инструкция. Сотрудники должны быстро находить нужную информацию. Вместе с СОП на рабочем месте можно разместить другие полезные документы. Стандартная операционная процедура в распечатанном виде не занимает много места, но помогает фармацевтам и провизорам быстро ориентироваться в работе.

Пример: в кассовой зоне можно разместить СОП по возврату и обмену товаров, а рядом нормативно-правовые акты, регламентирующие эти действия.

2. Точность информации. Не нужно писать общие слова, следует предоставить точные действия и сведения.

Пример: в СОП по хранению иммунобиологических препаратов следует указать точную температуру в холодильнике, не нужно писать, что температурный режим должен соответствовать требованиям нормативных документов.

3. Утверждение руководством аптеки. Наличие подписи руководителя и даты на титульном листе СОП показывает, что документ содержит требования, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.

Пример: документ без подписи руководителя может восприниматься как рекомендация, не обязательная для исполнения.

4. Регулярное обновление. При изменении правил работы аптеки и законодательных требований важно своевременно обновить информацию в СОП.

Пример: если СОП по отпуску рецептурных препаратов не содержит информации по работе с электронными рецептами, сотрудники могут совершать ошибки в своей работе.

5. Доступность. Работники аптеки должны иметь возможность быстро найти нужный СОП. Для этого его можно оформить в виде электронных методичек, бумажных брошюр и так далее.

Источники:
Правила надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения;
Статья: Как разрабатывать СОП для аптечной организации.

Источник: iq-provision.ru

Как написать стандартную операционную процедуру (СОП)

Стандартные операционные процедуры позволяют организациям упростить свои процессы и поддерживать определенный уровень обеспечения качества на протяжении всей своей деятельности. Стандартизируя свои процессы, организации могут получить значительные преимущества, такие как повышение эффективности, повышение прибыльности, более высокий уровень безопасности на рабочем месте и гарантированная согласованность. Если вы являетесь менеджером или руководителем организации, стремящимся оптимизировать свои операционные процессы, вы можете подумать о написании СОП для оптимизации рабочего процесса сотрудников. В этой статье мы расскажем, что такое СОП, почему они важны, как написать собственную, и дадим полезные советы, как это сделать успешно.

Что такое стандартная операционная процедура?

Стандартная операционная процедура (СОП) — это документ, подготовленный организацией для руководства сотрудниками по выполнению рутинных операций. В СОП обычно подробно описываются пошаговые инструкции для конкретных задач, направленные на оптимизацию процессов и достижение максимальной эффективности — они обрисовывают в общих чертах и ​​описывают все действия, необходимые для выполнения задач в соответствии с отраслевыми нормами, правовыми нормами и предпочтениями организации. При этом СОП устанавливают конкретные ожидания для определенных процессов и позволяют сотрудникам выполнять стандартизированный уровень высококачественной работы без риска недопонимания или несоответствия входных данных.

Существует несколько разных типов СОП, поскольку разные отрасли и организации часто следуют разным процессам. Вот несколько примеров типичных СОП, которые вы можете найти в различных областях, чтобы помочь вам понять, как они работают:

• Производство: В области производства СОП может описывать этапы производственной линии, процедуры технического обслуживания оборудования, процессы проверки и программы обучения сотрудников. Этот тип СОП может обеспечить регулирование конкретного стандарта производства.
• Финансы и администрация. Финансовые и административные организации могут создавать СОП для систематизации своих процессов дебиторской и кредиторской задолженности. Это может обеспечить максимизацию денежного потока, своевременную оплату и оптимизированные процессы выставления счетов.
• Маркетинг, продажи и поддержка клиентов. В области маркетинга и поддержки клиентов организации могут создавать стандартные процедуры для регулирования широкого спектра процессов, чтобы гарантировать, что потребители имеют одинаковый опыт. Эти процессы могут включать одобрение внешних коммуникаций, подготовку коммерческих предложений, процессы предоставления услуг, гарантии, правила возврата и гарантии, а также процедуры поддержки клиентов.
• Человеческие ресурсы: в различных организациях специалисты по кадрам могут разрабатывать СОП для систематизации обучения и развития сотрудников, дисциплинарных процессов, аттестации и всего спектра процедур найма.
• Юридические вопросы: специалисты в области права часто работают вместе с владельцами бизнеса и руководителями организаций, чтобы обеспечить соблюдение ими правовых норм, таких как политика конфиденциальности и правила доступности. Следовательно, могут быть созданы юридические СОП, чтобы гарантировать, что все сотрудники организации понимают объем этих правил и соблюдают их в рамках своих обязанностей.

Почему важно написать стандартную операционную процедуру?

Написание стандартной рабочей процедуры может помочь оптимизировать определенные процессы, что дает организациям ряд преимуществ. Вот несколько результатов, которых можно достичь с помощью СОП:

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

• Соответствие стандартам
• Максимизация производства
• Снижение вреда окружающей среде
• Регулирование безопасности
• Соблюдение определенного графика
• Гарантия качества
• Систематизация обучения

Каждый из этих результатов может помочь организациям стандартизировать высококачественную работу и достичь измеримых результатов в своих конкретных отраслях. СОП могут привести организацию к более высокому уровню эффективности, что может привести к увеличению прибыльности в долгосрочной перспективе. Кроме того, поскольку СОП может создать стандарт согласованности и надежности в рамках производственных процессов и предлагаемых услуг, организации могут предлагать гарантии качества заинтересованным сторонам. Более того, помимо определенного уровня стандартизации, организации могут собирать доказательства того, как регулярно выполняются их процедуры, что может упростить проверки со стороны регулирующих органов или партнеров.

Кроме того, при наличии системы соблюдения правил техники безопасности и снижения опасных условий труда СОП могут помочь создать здоровую и безопасную рабочую среду для сотрудников. В сфере управления персоналом СОП позволяют организациям создать оптимизированную инфраструктуру разрешения конфликтов, ориентированную на решение проблем, что также приносит пользу сотрудникам в целом. Сочетая все эти преимущества, СОП могут помочь организациям легче добиться успеха.

Как написать стандартную операционную процедуру

Точные шаги, которые вы будете выполнять, чтобы написать СОП для вашей организации, вероятно, будут различаться в зависимости от вашей конкретной отрасли и организационной цели. Тем не менее, независимо от этих ситуационных факторов, есть несколько конкретных шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать успешную СОП для оптимизации процессов. Вот шесть шагов, которые необходимо выполнить при написании СОП:

1. Найдите формат, который вам подходит

Существуют различные форматы, которые вы можете использовать при написании СОП. Вы можете представить свои процедуры, используя контрольный список, линейный контрольный список, блок-схему или другие форматы. Решая, как вы будете форматировать свою СОП, постарайтесь учесть потребности вашей организации, сложность процедуры, которую вы описываете, и уровень детализации, который вам потребуется включить, чтобы обеспечить успешное выполнение процедуры.

2. Сотрудничайте с заинтересованными сторонами

Как только вы определите формат, который вы будете использовать для написания СОП, вы захотите приступить к построению процесса, сотрудничая с соответствующими заинтересованными сторонами. Вам следует собрать вместе членов команды, лидеров и специалистов по управлению, чтобы обсудить, как процедуры будут выполняться наиболее эффективно. Сотрудничество таким образом позволит вам получить важную информацию о потребностях заинтересованных сторон и избежать расхождений в долгосрочной перспективе.

3. Определите свою цель

Как только вы достигнете соглашения с заинтересованными сторонами о структуре процесса, вы должны попытаться определить цель написания вашей СОП. Важно изучить, чего именно вы надеетесь достичь, стандартизируя свои процедуры, чтобы вы могли использовать эту информацию при разработке вашей СОП. Во время этого исследования признайте существующие недостатки в процессе — устранение этих ловушек может послужить вашей целью.

4. Подготовьте объем процедуры

Помня о своей цели, вы можете начать подготовку объема вашей процедуры, проработав все необходимые этапы процесса. Вы должны записать каждый шаг, который необходимо предпринять для полного завершения процесса, включая подзадачи и дополнительные детали, если это необходимо. После того, как вы наметите каждый из необходимых шагов, вы можете ввести эту информацию в формат своей СОП, который вы определили на первом шаге.

5. Определите показатели, по которым будет оцениваться ваша СОП.

Скорее всего, вы пишете СОП, чтобы убедиться, что ваши процедуры выполняются эффективно и правильно. Имея в виду эту цель, вы захотите определить показатели, которые вы будете использовать для оценки вашей СОП, и действительно ли она служит для оптимизации процедур. По мере внедрения СОП вы можете отслеживать эти показатели и регулярно оценивать эффективность процедуры по отношению к целям организации.

6. Завершите свою СОП и протестируйте процесс

После написания СОП, ее эффективного форматирования и определения показателей, которые вы будете использовать для оценки своей СОП, вы можете завершить ее и протестировать процесс до полной реализации. Выполнение тестового прогона с вашей СОП позволит вам выявить любые несоответствия, неэффективность или несоответствия и исправить их до того, как ваша команда приступит к работе. Отсюда вы можете поделиться SOP со своей командой, чтобы поддержать их обучение и развитие.

Советы по написанию стандартной операционной процедуры

Есть несколько фундаментальных принципов, которые вы должны учитывать при написании собственной СОП. Вот несколько полезных советов, о которых следует помнить в процессе написания и реализации вашей СОП:

• Создание на ранней стадии: может быть полезно написать СОП на раннем этапе существования вашей организации. Это поможет стандартизации процессов быстро стать нормой в рабочем процессе вашей организации, так как членам команды не придется заново изучать шаги, предпринятые для достижения определенного результата. Если в вашей ситуации разработка СОП на раннем этапе невозможна, постарайтесь внедрить свою как можно скорее и предусмотреть поддержку для развития членов команды.
• Ежегодно пересматривайте: по мере развития и роста вашей организации вы должны стремиться ежегодно пересматривать свои СОП, чтобы оценить, как они функционируют, и обеспечить их эффективность с течением времени. Поскольку организациям часто приходится изменять свои операции по мере их масштабирования, выделение времени на ежегодный пересмотр вашей СОП даст вам естественный шанс убедиться, что ваши процессы оптимальны.
• Используйте отраслевой язык: при написании СОП старайтесь использовать отраслевой язык, который соответствует стилю и формату, наиболее подходящему для области вашей организации. Это позволит вам лаконично описывать процессы и действия, используя единый язык, который члены команды смогут расшифровать с минимальными усилиями.
• Будьте лаконичны: важно правильно управлять уровнем детализации, который вы включаете в СОП. Хотя вы должны тщательно описывать процессы, чтобы обеспечить точное выполнение, вы не хотите перегружать членов команды, которым необходимо следовать СОП. Поэтому включайте в свою СОП только необходимую информацию для обеспечения практичности и стабильной работы.

Источник: buom.ru

Полная форма СОП

Полная форма СОП (стандартная операционная процедура)

• Руководство должно следить за последовательностью своих операций. Исходя из этого, эти документы необходимы. В случае растущего бизнеса руководство становится ключевым персоналом и принимает все основные решения.
• По мере того, как бизнес переходит на следующий уровень, компания начинает выстраивать свою управленческую иерархию и распределяет ответственность на весь остальной персонал. Таким образом, владелец получает помощь, благодаря которой он может принимать решения, консультируясь с другим управленческим персоналом.
• Таким образом, потребность в дополнительном управлении наряду с документированными стандартными операционными процедурами становится очевидной, что позволяет компании расти, устанавливать свои стратегии и обучать персонал.

• Полная форма СОП (стандартная операционная процедура)

• Цели
• Преимущества
• Как написать стандартные операционные процедуры?
• Примеры

• #1. Цель
• # 2 — Область применения
• №3 – Обязанности и проверки

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Цели

• Он помогает установить стратегическое управление бизнесом, предоставляя шаги, которым должно следовать высшее руководство для разработки долгосрочной стратегии компании.
• Создает отдел кадров путем синхронизации сегмента управления заработной платой и найма, что помогает компании предоставлять услуги, необходимые для квалификации, найма, обучения и удержания сотрудников в рамках бизнеса.
• Стремится помочь в работе бизнеса, обеспечивая процесс, обрабатывая все аспекты бизнес-операций, включая контроль качества, закупки, безопасность и общее выполнение продуктов и услуг для потребителей.
• Дизайн для организации финансового и административного отдела, предоставляя все необходимые шаги для всех финансовых операций, связанных с бизнесом. Кроме того, эта система поможет определить все ключевые показатели эффективности. Ключевые показатели эффективности. Ключевые показатели эффективности (KPI) помогают компании оценить общую эффективность бизнеса в сравнении с поставленными целями за определенный период. Они могут различаться в зависимости от типа фирмы или отрасли и критериев оценки. Кроме того, большинство фирм используют эти показатели, чтобы оставаться впереди конкурентов. Подробнее для бизнеса.
• Это помогает отделу прогнозирования и бюджетирования, предоставляя шаги, необходимые для надлежащего составления годового отчета компании. Годовой отчет компании. Годовой отчет — это документ, который корпорация публикует для своих внутренних и внешних заинтересованных сторон для описания результатов деятельности компании, финансовой информации и раскрытия информации, связанной с ее деятельностью. операции. Со временем эти отчеты стали юридическими и нормативными требованиями. Читать далее и оценивать следующие два-три финансовых показателя компании.
• Это также помогает в продажах и маркетинге, предоставляя подробные требования ко всем действиям, необходимым для генерации лидов, за которыми следует предложение о продаже и закрытие лида.
• Его процесс направлен на совершенствование информационных технологий, который включает в себя подробный отчет обо всех ИТ-протоколах, включая резервное копирование, планы аварийного восстановления, сведения о сотрудниках, сведения об операциях и т. д.

Преимущества

• Одно из основных преимуществ стандартных операционных процедур заключается в том, что они создают управленческую иерархию и распределяют каждую из задач, подходящих для соответствующих групп.
• Правильно распределяет соответствующие задачи, что помогает систематически регистрировать и проверять все данные, связанные с работой компании.
• Для расширения бизнес-перспектив руководству необходим фон, чтобы найти соответствующую информацию, необходимую в каждой стратегии для будущего выполнения.
• Руководство хорошо осведомлено о текущем сценарии бизнеса, что в дальнейшем помогает им улучшить существующий сценарий, просматривая прошлые результаты каждого отдела и сравнивая их с бюджетом.
• Во время слияний и поглощенийСлияния и поглощенияСлияния и поглощения (Mhttps://voxt.ru/polnaya-forma-sop/» target=»_blank»]voxt.ru[/mask_link]