Иллюстрации: Анастасия Пожидаева
В большинстве компаний организация командировок — долгий процесс, который отнимает кучу времени, денег и нервов. На самом же деле, благодаря специальным платформам весь процесс можно оптимизировать и сократить буквально до пяти кликов. Мы протестировали одно из таких решений — сервис Smartway. Рассказываем, что из этого получилось.
Для тех, у кого нет времени читать подробный обзор
Главные выводы по итогам тестирования сервиса Smartway:
01
цены на авиабилеты не отличаются от покупки напрямую, цены на отели в большинстве своём аналогичны букингу;
02
аналитика строится хорошая, но реально она нужна, когда у компании десятки или сотни поездок каждый месяц;
03
формирование авансовых отчётов действительно упрощается за счёт встроенной интеграции с «1С»;
04
абонентская плата без сервисных сборов становится выгодной, когда в компании от 20 билетов в месяц;
05
мобильное приложение с полноценным функционалом — очень удобно.
Как Smartway оптимизировал работу с текущими клиентами с помощью Sensei
Что за платформы для командировок и зачем они бизнесу?
B2B платформы — это следующий этап развития корпоративных поездок. Компания заключает договор и получает доступ в личный кабинет, где доступны все варианты билетов, отелей и других сервисов, необходимых для деловой поездки.
Бизнес может открыть подаккаунты для сотрудников и задать правила и ограничения, чтобы быть уверенным, что покупки будут проходить согласно корпоративным правилам. Таким образом компания держит под контролем расходы на поездку. При этом круглосуточная поддержка сотрудников и возможность заказать нестандартные опции остаётся. Стоимость таких решений ниже, так как не нужно содержать штат агентов, которые только разбирают письма и отправляют варианты билетов в ответ.
Дополнительные бонусы: все данные хранятся в едином месте и на их основе можно построить качественную аналитику. Также такие решения легко интегрируются с внутренними системами документооборота и учёта.
О командировках Inc.
Сотрудники Inc. ездят в командировки не часто. Однако бывают международные бизнес-конференции или выступления известных спикеров, на которых приходится присутствовать лично. Раньше, как правило, сотрудник самостоятельно бронировал билеты и гостиницу через всем известные b2c сервисы, в некоторых случаях этим занимался секретарь или бухгалтер.
Не раз это приводило к дополнительным расходам. Например, наш сотрудник собирался на крупный международный форум. Он выбрал один из последних подходящих вариантов, но не смог расплатиться своей картой — платежи не проходили. Пока решал вопрос с банком, бронь слетела и пришлось покупать билеты с более высокой стоимостью и лететь с пересадкой. Итог — компания переплатила, а сотрудник потерял в поездке много времени.
Такое положение дел нас не сильно устраивало, хотелось навести порядок в процессах и в тоже время сохранить возможность выбора для сотрудников. Обычное турагентство с заказами по почте или телефону мы не рассматривали — это дорого и неудобно, так как сотрудники тратят на переписку с посредником больше времени, чем если занимаются организацией самостоятельно. В итоге было решено протестировать платформу Smartway.
#Smartway — удобный сервис по организации командировок
Источник: incrussia.ru
Smartway
Smartway.today
[email protected]
8 (800) 775-14-28
Москва
Отправить заявку
Наши клиенты
О компании
Smartway — сервис для автоматизации командировок. Онлайн платформа, где сотрудники могут найти лучшие варианты билетов и отелей и купить их по безналу. Все необходимые документы и отчеты формируются автоматически.
Наша цель — сделать командировки удобными как для сотрудников, так и для компаний.
Как это работает: после заключения договора компания получают доступ в личный кабинет, где есть весь необходимый функционал для управления деловыми поездками. Внутри платформы сотрудники могут покупать авиа и жд билеты, бронировать гостиницы, заказывать трансфер и другие необходимые услуги.
Компания может задать параметры — какие сотрудники, сколько денег и на что могут тратить и дальше все работает в автоматическом режиме и требует минимум усилий со стороны.
Smartway написана с нуля и изначально представляет собой единый движок, что позволяет проводить интеграцию практически с любыми система управления документооборотом, уменьшая ручной труд по оформлению командировок.
Портфолио
Smartway: как программист затеял революцию в организации командировок
Интеграция продуктов 1C c сервисом деловых поездок Smartway
Как организовать десятки командировок в месяц и не сойти с ума (кейс Модульбанка)
Источник: rb.ru
Как Forbes сэкономил время и деньги на организации командировок своих сотрудников. Топ-менеджеры о работе со Smartway
Журнал Forbes у многих ассоциируется с миллиардерами и крупным бизнесом, но вот уже 15 лет мы много пишем и о предпринимателях. Да и сама компания, в которой сейчас 160 сотрудников, — вполне типичный представитель среднего бизнеса.
С начала года сотрудники российского Forbes уже съездили в командировки более 160 раз. Много летают по стране не только журналисты, но и менеджеры отдела мероприятий, спецпроектов и другие наши коллеги.
До этого лета мы пользовались услугами одного крупного агентства делового туризма. Но мы понимали, что командировки — типовые операции, которые могут и должны быть автоматизированы. Зачем оплачивать время человека, который будет выбирать билеты за нашего сотрудника? Тем более что в реальности сотрудник тратит больше времени на общение с агентом, чем если бы сам зашел в систему и выбрал нужный рейс.
В качестве нового, технологического, подрядчика мы выбрали Smartway и три месяца назад начали пользоваться их сервисом. Чтобы корректно проанализировать результаты для бизнеса, мы решили посмотреть на сервис с трех сторон и узнать мнение бухгалтерии, финансистов и сотрудников, которые непосредственно организуют командировки.
Для тех, кто не хочет читать подробный разбор, вот краткие результаты:
- Упростили жизнь бухгалтерии: за счет интеграции с «1С» формирование авансового отчета по поездкам теперь занимает меньше пяти минут.
- Цены такие же, как если покупать напрямую в авиакомпаниях или на агрегаторах отелей. Без скрытых наценок от агентств, все прозрачно.
- Управленческая отчетность стала проще. Всe документы в одном месте, можно построить отчеты в необходимых разрезах.
- Стали меньше времени тратить на организацию поездок: исчезла необходимость ждать ответы от агентов, а мобильное приложение упростило жизнь ассистентам.
- Можно подключить корпоративные программы лояльности и получать кешбэк от «Аэрофлота» и S7.
А теперь подробно и с деталями.
Инициатором внедрения Smartway в нашей компании была Любовь Валова, главный бухгалтер, которая вернулась в Forbes вместе с новой командой.
Про сервис она услышала на одном из семинаров 1С. Для бухгалтерии любой крупной компании командировки — головная боль.
Сотрудники, особенно творческие, часто теряют посадочные талоны, переигрывают маршруты в самый неподходящий момент и оттягивают до последнего сбор всех бумажек для авансового отчета. «Для меня главный смысл сервиса — в его интеграции c 1C, все данные автоматически попадают в систему, — говорит Любовь Валова, главный бухгалтер. — Smartway сильно облегчил жизнь бухгалтерии: сервис загружает документы уже с проводками. Авансовый отчет теперь можно сделать за 3-5 минут максимум, он формируется с учетом всех требований к методологии бухучета. В программе Smartway достаточно информации по закрывающим документам. Теперь мы всегда знаем, кто и куда едет, на каких условиях, это улучшает учет и контроль расходов, связанных с командировками. Получать весь объем информации может неограниченное количество компетентных сотрудников в компании».
За коммерческие условия и анализ предложений поставщиков у нас отвечает финансовый директор Милана Преображенская. У нее большой опыт в использовании технологий для управления — 12 лет в «Яндексе» и четыре года в «Рамблере». «Для меня в работе со Smartway ключевыми являются три пункта: финансовые условия, скорость предоставления закрывающих документов и аналитика.
По финансовым условиям — цены на билеты и отели аналогичны покупке напрямую или через b2c-агрегаторы. Также есть возможность работы по постоплате, что нам очень подходит. Закрывающие документы формируются автоматически, не надо ждать, пока менеджер их тебе отправит. Это сильно ускоряет подготовку отчетности по МСФО, где для формирования выручки должны быть учтены все затраты.
Также меня лично радует, что есть опция аналитики: можно посмотреть все расходы на командировки по конкретному сотруднику, по департаменту, а можно — по проектам. Это помогает лучше оценивать их рентабельность».
Также Smartway сейчас ввел новые тарифы, которые дают возможность работать по постоплате без каких-либо сервисных сборов, просто оплачивая подписку в несколько тысяч рублей. Если у вас много командировок, это значительно выгоднее, чем платить комиссию за каждый билет. Для крупных компаний актуальны программы лояльности: 2-4% от стоимости билетов «Аэрофлота» и S7 возвращаются баллами. При этом персональные бонусы за перелет для сотрудников также остаются.
В Forbes заказом командировок занимаются ассистенты отделов. Поэтому важен интуитивно понятный интерфейс, не требующий специального обучения, и мобильное приложение для заказа билетов и отелей, когда компьютер не под рукой. С этим проблем не возникло — внутри Smartway выглядит как привычный, удобный b2c-сервис, только с дополнительным b2b-функционалом.
Алина Кураева, ассистент генерального директора и отдела мероприятий говорит: «Smartway использую постоянно, так как моя работа связана с заказом командировок для руководителей. Плюсы: можешь найти билеты и отели по любому направлению, сразу видишь цены и с какими именно перевозчиками работаешь. Можешь сразу посмотреть гостиницы, оценить их внешний вид, так как есть фото.
Если возникает нестандартная ситуация, всегда в диалоговом окне можно обратиться к тревел-менеджеру. Сервис удобнее, чем работа с агентством: не нужно ждать согласования поездок и счетов. Оформляешь командировку, закидываешь себе в «корзину» и сразу выкупаешь. Потом тебе на почту приходит счет, который ты подаешь на оплату, либо оплачиваешь общим счетом несколько поездок. Если обобщать, то основные плюсы — скорость, наглядность и удобный интерфейс».
«Медиа — это сложный бизнес, мы конкурируем с сотнями интернет-проектов, социальными сетями, ТВ и даже с блогерами, — отмечает Эльмар Муртазаев, генеральный директор «АС РУС Медиа», бывший главный редактор Forbes (2014-2016 гг.). — В условиях конкуренции руководители часто откладывают улучшение внутренних процессов на завтра, концентрируясь на продажах, а в итоге компания попадает в тупик: из-за неэффективных процессов она отстает, и ресурсов на инновации становится все меньше. Чтобы не оказаться в такой ситуации, мы стараемся использовать лучший опыт, в том числе и героев наших материалов. У Smartway есть клиенты как из классического бизнеса, так и стартапы, которые известны качеством своих внутренних процессов, например Revolut, Skyeng, Gett. Значит, мы в хорошей компании».
* На правах рекламы
Источник: www.forbes.ru