СЭД ТЕЗИС — программа для электронного документооборота, то есть, для цифровизации работы с документами в организациях различного масштаба: крупных, средних, малых. Электронный документооборот позволяет избавиться от массивных шкафов для хранения документов, освободить пыльный архив и ускорить работу сотрудников с документами во много раз по сравнению с традиционным документооборотом на бумаге.
В возможности программ электронного документооборота входит ввод, учет и хранение входящих и исходящих документов, коллективная работа над документами, их согласование, утверждение, а также исполнение — в системах традиционно присутствует функциональность постановки задач сотрудникам на основании обрабатываемых документов. СЭД ТЕЗИС умеет все это, и даже больше.
Основные возможности программы для электронного документооборота ТЕЗИС
Главная задача СЭД ТЕЗИС — организация полного цикла работы с документацией компании в электронном виде. Для этого система обладает возможностями учета документов, постановки задач, настройки бизнес-процессов для исполнения регламентов работы с документацией, свойственных конкретной компании.
Всего 1 Дроп сет заменят 5 Обычных подходов| Новые исследования
Управление задачами
Как поставить задачу сотруднику, кроме как сказать о ней лично? А если сотрудников много и работу каждого нужно проконтролировать? Не устанавливать же сложные системы таск-менеджмента, как это делают программисты.
Программа для электронного документооборота ТЕЗИС имеет возможность:
- постановки задач одному или нескольким сотрудникам, а также целым отделам;
- просмотра статистики о загруженности каждого сотрудника;
- назначения исполнителей задачи, сроков исполнения, ответственных за контроль результатов;
- создания задач на основании документа — об этом далее.
Управление документами
Входящие, исходящие и внутренние документы компании — главное «сырье», которое обрабатывает система электронного документооборота. Для исходящих и внутренних документов предусмотрены:
- шаблоны заполнения;
- возможности совместной работы над документом;
- согласование, возврат на доработку;
- утверждение, наложение резолюций;
- контроль и откат версий.
Для входящих документов доступны:
- автоматизированный ввод со сканера, если документ поступил в бумажном виде;
- загрузка из электронной почты, если он был по ней прислан;
- процедура ознакомления для ответственных лиц.
Кроме того, для всех видов документов предусмотрен учет, и об этом ниже.
Управление канцелярией и электронным архивом
В любой организации ведется учет и хранение документов, а программа для электронного документооборота позволяет перевести все это на цифровые рельсы. Все документы, создаваемые или вводимые в систему, автоматически получают номера в соответствии с правилами нумерации, принятыми в конкретной компании. Доступна возможность разделения документов на дела и тома в соответствии с периодами работы организации, а также полнотекстовый поиск документов по архиву — в разы более быстрый, чем привычное, но утомительное перелистывание папок с бумагами.
Вместо Setup скачалось Bin Файл , Что делать ?
Управление бизнес-процессами
Разработка или ознакомление с документами, исполнение и контроль результатов, передача документов в архив и извлечение их из архива — все это в конкретной организации проводится по установленному, уникальному для данной компании сценарию. Программа для документооборота дает возможность настроить себя так, чтобы документы автоматически двигались по этому сценарию, который называется бизнес-процессом. В этом помогают стандартные процессы, встроенные в систему, а также графический конструктор бизнес-процессов, который позволяет настраивать сценарии работы с документами без привлечения средств программирования.
Основными возможностями функциональность СЭД ТЕЗИС, разумеется, не ограничивается. Программа не только обладает массой функций для облегчения работы (вроде автозаполнения полей документа на основе справочников), но представляет собой гибкий расширяемый продукт, где найдется место любым изменениям.
Редакции программы СЭД ТЕЗИС
Логично предположить, что малой фирме требуется гораздо более скромная программа для электронного документооборота, чем огромному холдингу. В связи с этим, система ТЕЗИС имеет три редакции — Базовую, Стандартную и Расширенную. Они различаются и широтой возможностей, и ценой. Возможности, входящие в каждую редакцию, представлены в таблице ниже.
Редакции системы различаются по стоимости, которая также зависит от количества пользователей. Чтобы не запутаться, существует калькулятор внедрения программы для электронного документооборота.
Особые модули системы ТЕЗИС
Любая программа для электронного документооборота имеет свои особые «фишки», которые отличают ее от остальных, и ТЕЗИС — не исключение. Система имеет несколько полноценных дополнительных модулей, которые пригодятся отдельным организациям.
Модуль «Единый холдинг»
Если система устанавливается на нескольких предприятиях, входящих в холдинговую структуру, этот модуль позволяет создать единую базу данных, хранящую документы всего холдинга. При этом сотрудники разных предприятий не будут иметь доступа к документам других предприятий. Однако, если такая необходимость возникнет — например, у администраторов системы, делопроизводителей или руководства холдинга — гибкая система прав доступа позволяет организовать для них возможность просмотра абсолютно любых документов.
Модуль «Управление совещаниями»
Как я выбирал СЭД — о чем молчат вендоры
Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».
Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.
Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.
Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».
На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.
Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.
Обманутые ожидания
Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть. Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки.
Это Salesforce – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте.
А это Битрикс24. У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.
Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента?
Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Почему? Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.
Позиция продавца — «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает».
На что покупатель отвечает — «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет».
Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется.
Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение — так исторически сложилось.
История вопроса
Давайте мысленно вернемся примерно в начало 2000-х и представим, что вы решили привнести в свой бизнес немного автоматизации. К примеру, организовать электронное согласование договоров или автоматизировать какие-нибудь заявки.
Для этого вам без сомнения пришлось бы взяться за реализацию серьезного и масштабного ИТ-проекта как минимум на 6-12 месяцев и несколько миллионов рублей (в сегодняшних деньгах). Этот проект по большей части состоял бы из работ по обследованию, составлению ТЗ, моделированию бизнес-процессов, модификации, адаптации, конфигурированию, настройке и внедрению ПО.
Сейчас же достаточно вбить пару слов в Google и к вашим услугам будут десятки, если не сотни сайтов, предлагающих готовые решения по автоматизации практически любого процесса.
Другими словами, раньше функционал никого особо не интересовал, потому что на рынке господствовали тяжелые платформенные продукты, в которых для конечных пользователей не было ничего интересного. Прежде чем что-то потрогать — следовало бы несколько месяцев поработать.
Сейчас же настало время универсальных, гибких, многофункциональных и доступных по цене решений. И вот здесь уже покупатель может делать выбор, опираясь исключительно на функционал продукта.
Еще несколько лет назад ни руководители предприятий, ни их сотрудники не были в состоянии поддержать диалог на тему внедрения того же электронного документооборота. Не были редкостью топ-менеджеры, которые вообще не пользовались компьютером, и работали только с бумажными документами.
Раньше вендорам не было смысла акцентировать внимание на функциях продукта, потому что никто кроме ИТ-специалистов не смог бы этого понять, а тем более осмыслить. Сами клиенты охотнее велись на такие вещи как известность бренда, наличие известных клиентов и пр.
Но за последние годы всё изменилось. Но современный клиент – совсем другой человек. Сегодня менеджер среднего звена (например, начальник общего отдела) вполне может обсудить вопрос синхронизации справочников 1С с внедряемой системой.
Современный клиент технически более грамотен и занимает активную позицию — он хочет и может самостоятельно изучить продукт и сделать собственные выводы на основе собственного опыта.
Посмотрите на любой рынок, где господствуют молодые компании и вы увидите это. Увидите стремление продавцов как можно больше показать и рассказать о своём продукте. Дать попробовать, прежде чем купить.
До поставщиков СЭД это еще не дошло. Они по-прежнему думают, что их покупатель такой же, каким был 10 лет назад. Они по-прежнему считают, что продают не продукт, а свою многолетнюю репутацию. Они по-прежнему предпочитают показывать отзывы, а не саму систему.
Что же делать? Как же нам выбрать подходящее решение, если вендоры совсем не хотят идти нам навстречу? Надо собирать информацию по крупицам и читать между строк.
Вот прямо сейчас и попробуем.
Процесс выбора
Перейдем к главному. Давайте посмотрим на процесс выбора СЭД и отметим, какая информация нам потребуется и насколько легко её можно найти на сайтах ведущих российских поставщиков.
Шаг 1. Изучаем списки функциональных возможностей
Как и любой потенциальный клиент, я прихожу на сайт уже с некоторым пониманием своих проблем и способов их решений. Я примерно представляю, какой функционал мне необходим, поэтому отправной точкой для меня будет перечень функциональных возможностей системы. На этом этапе меня не интересуют детали — мне важно, обладает ли в принципе система необходимыми функциями. Зачастую от ответа на этот вопрос будет зависеть – продолжу ли я изучение этого сайта или пойду на следующий.
Пример: Организация ведет интенсивную официальную переписку со своими обособленными подразделениями и другими организациями. Поэтому для меня критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов.
Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр.
Если ничего более детального найти не удается — это сигнал о том, что возможно вендор пытается выдать своё решение за то, чем оно не является или надеется подогнать систему под ваши требования уже в ходе проекта.
Хороший пример:
ТЕЗИС. В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам. Позволяет сразу составить представление о системе.
Плохой пример:
DocsVision. Информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, модулей, бизнес-решений и доработок сторонних производителей. Разобраться в таком большом объёме данных непросто.
Шаг 2. Ищем релевантные примеры использования
Допустим, я нашел интересующий меня функционал. Теперь надо понять, как именно это реализовано. Мне мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» — мне важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные мне операции.
Пример: Продолжая тему регистрации входящих, мне важно понимать, на каких стадиях обработки есть возможность приложения скан-копий, как обрабатывается невскрытая корреспонденция, как регистрируется получение ответа на исходящее и пр.
Для этого вам следует искать специальный раздел посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши.
Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, на мой взгляд, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации.
Хороший пример:
Verdox. В разделе «Виртуальный тур» представлено множество конкретных кейсов, каждый из которых – небольшая демонстрация соответствующего процесса с картинками и подробным описанием.
Плохой пример:
МОТИВ. Вместо описания возможностей и функций – статья о необходимости и актуальности документооборота. Даже в примерах подробно описаны проблемы, но непонятно какие решения предлагаются.
Шаг 3. Рассматриваем скриншоты
Как ни крути, а зачастую хороший скриншот может очень многое сказать о системе. Для меня изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. И я — не исключение — современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы.
К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте — правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое — показать соответствующий экран.
Пример: В списке возможностей Системы значится возможность вынесения резолюции по документу. При этом на скриншоте видно, что резолюции выносятся путём выбора готовых вариантов, а не произвольно, при этом можно прикладывать файлы. Таким образом, скриншот доносит гораздо больше информации, чем целый абзац текста.
В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить скорее всего показывает правду.
Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.
Хороший пример:
Optima Workflow. Полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено.
Плохой пример:
БОСС-Референт. Скриншотов нет вообще. Весь контент – текстовый. Для меня так и осталось загадкой – как же выглядит эта система. Впрочем, один скриншот на сайте найти удалось, правда он был настолько мелкий, что деталей не разобрать.
Шаг 4. Смотрим видеоролики
Настало время углубленного изучения систем, прошедших наш предварительный отбор. Лучше всего для этого подходят видеоролики — это самый простой способ посмотреть решение в действии, при этом особо не напрягаясь.
Не нужно думать, что скриншоты и видеоролики – вещи взаимоисключающие. Скриншоты дают возможность самостоятельно выбирать, что смотреть и в каком порядке. Зато видео иллюстрирует работу системы гораздо более подробно.
Пример: Вендор обещает, что регистрация нового документа будет простым и быстрым процессом. Тем не менее, на видео видно, что на самом деле для этого надо заполнить огромную карточку из 20 полей, которые находятся на разных вкладках. Причем в некоторых случаях совсем не понятно, какие значения надо указывать.
Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить.
На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов — короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров. Последние — не лучшее решение, зачастую на их просмотр может потребоваться не один час. К сожалению немногие вендоры выкладывают хорошие видео-ролики. В этом случае можно попробовать поискать видео за пределами официального сайта. Есть вероятность, что кто-нибудь записал его в рамках обзора системы, выступления на семинаре и пр.
Хороший пример:
Опять ТЕЗИС. В разделе «Видеоматериалы» представлено достаточное количество видеороликов. Сами ролики тоже очень хороши — оптимальная длина, закадровый голос и полноценная демонстрация работы.
Плохой пример:
DocLogix. На первом видео женщина рассказывает, как ей понравилась система, но саму систему не показывает. На других есть запись работы в системе, но отсутствуют какие-либо комментарии, так что совершенно непонятно, что на роликах изображено. Такие видео только запутывают.
5. Демо-версия
Завершающий этап отбора — испытание системы в условиях приближенных к реальным. Для этого нам потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период.
Пример: Допустим, мне необходимо автоматизировать процесс работы с корреспонденцией, когда сотрудник А регистрирует документ, сотрудник Б выносит резолюцию, сотрудник В её исполняет, а сотрудник Г контролирует работу. Убедиться, что это возможно и понять насколько удобно можно только в демо-версии. Ни скриншоты, ни ролики не дадут такой возможности.
И вот это самый редкий зверь. Очень немногие решаются предоставить демо-версию. На мой взгляд, причина проста – при работе с демо инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо-версии стараются не давать.
Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.
Хороший пример:
Опять Verdox. Одна из немногих систем, где демо-версия создаётся реально на лету без установки, разговоров с менеджером и прочего. Достаточно заполнить форму и подождать несколько минут.
Плохой пример:
E1 Евфрат. В открытом доступе демо-версии нет, но можно оставить заявку. Саму демо-версию дадут только после обстоятельного разговора с менеджером (мне перезвонили через 3 дня). При этом удаленного доступа нет — надо устанавливать сервер, СУБД и прочее, что без администратора сделать нереально.
6. Ценник
Ну и самое интересное напоследок. Если функционал и технические требования меня устраивают – время взглянуть на стоимость.
Здесь самое главное – прозрачность ценообразования, как на лицензии, так и на услуги внедрения. К счастью времена, когда стоимость была коммерческой тайной, уже почти у всех прошли. Однако не всегда неподготовленный пользователь может разобраться в прайс-листе.
Хороший пример:
Опять Optima Workflow. Редкий случай, когда раскрываются цены и на ПО и на услуги и на техническую поддержку. Всё, что нужно – это умножить количество пользователей на стоимость лицензии и прибавить единую стоимость типовых решений.
Плохой пример:
Directum. Мне показалось, что у этой системы самый запутанный ценник – серверные лицензии, клиентские лицензии, у каждой лицензии три разные редакции, лицензии на дополнительные модули, которых несколько десятков. Надо очень хорошо знать систему, чтобы самостоятельно собрать этот конструктор.
Резюме
В качестве итога предлагаю вашему вниманию сводную таблицу с перечнем некоторых из рассмотренных систем (в реальности их было гораздо больше) и моей субъективной оценкой по каждому пункту.
И дабы не провоцировать холивар еще раз напомню, что объектом изучения были сайты вендоров, а не сами продукты.
| Verdox | ★★★ | ★★★ | ★★ | ★ | ★★★ | ★★★ |
| Optima Workflow | ★★ | ★★★ | ★★★ | НЕТ | ★★ | ★★★ |
| DocsVision | ★ | ★★ | ★★ | ★ | ★★★ | ★ |
| ТЕЗИС | ★★★ | НЕТ | ★★★ | ★★ | НЕТ | ★★ |
| МОТИВ | ★ | НЕТ | ★★ | ★★ | ★★ | ★★★ |
| 1С-Документооборот | ★ | ★ | ★★ | ★★ | ★★ | ★ |
| Directum | ★ | ★ | ★★ | ★★★ | НЕТ | ★ |
| ДЕЛО | ★★ | НЕТ | ★★ | ★★ | ★ | ★★ |
| WSS Docs | ★ | НЕТ | ★ | ★★ | НЕТ | ★★★ |
| E1 Евфрат | ★★ | НЕТ | ★ | НЕТ | ★ | ★★★ |
| БОСС-Референт | ★★ | НЕТ | НЕТ | НЕТ | ★★ | НЕТ |
| DocLogix | ★ | НЕТ | НЕТ | ★ | ★ | НЕТ |
- электронный документооборот
- СЭД
- ECM
Источник: habr.com
Как загрузить документы в СЭД
Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».
Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.
В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.
Связанный материал
Современные тенденции развития СЭД
См. статью «Современные тенденции развития СЭД» в № 7’ 2021
Связанный материал
Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота
См. статью «Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота» в № 7’ 2021
Создание в СЭД собственных документов
Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.
Связанный материал
Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?
См. статью «Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?» в № 6’ 2021
Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).
Связанный материал
Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас
См. статью «Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас» в № 6’ 2021
Связанный материал
Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 1)
См. статью «Создаем “умные” бланки документов в MS Word» в № 2’ 2021
Связанный материал
Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)
Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.
Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).
Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.
Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.
Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа
Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией
Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.
Если документ подписывается простой ЭП, то фактически СЭД просто запоминает подписанта (идентифицируя его по логину и паролю) и действия, которые он совершил с документом. Такая простая ЭП будет признаваться только внутри доверенной среды (СЭД), но не во внешней среде.
Связанный материал
Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД
Какой состав документов нужно оформить, чтобы закрепить использование простой электронной подписи в СЭД, в которой работает Группа компаний? Ответ см. в № 7’ 2021
Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.
Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.
Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). ЭП подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.
Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.
Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.
Рисунок 3. Илюстрация работы с ЭП
Источник: delo-press.ru