К концу 2024 года 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне и 70% транспортных и товарных накладных должны перейти в электронный формат. Объём бумажной документации, подаваемой в ФНС, должен ежегодно уменьшаться на 10%. Такую установку дала ФНС РФ.
К концу 2024 года 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне и 70% транспортных и товарных накладных должны перейти в электронный формат. Объём бумажной документации, подаваемой в ФНС, должен ежегодно уменьшаться на 10%. Такую установку дала ФНС РФ.
Когда электронный документооборот необходим
Пока электронный документооборот (ЭДО) не является обязательным требованием для всех компаний. Обязательная электронная отчётность 2022 году потребуется, например, при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, в электронном виде сдают бухгалтерскую отчётность компании, которые по законодательству обязаны вести бухучёт, налоговую отчётность по всем налогам — организации с численностью работников свыше 100 человек. Работодатели с численностью работников свыше 10 человек в электронной форме сдают СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС.
Understanding how sed works 1/4
Но и в других областях переход на систему электронного документооборота довольно выигрышен. СЭД позволяет редактировать и хранить файлы, контролировать выполненную сотрудниками работу, в том числе и дистанционно — с помощью мобильного устройства.
Информация систематизируется в единый последовательный поток. Оптимизируются многие важные процессы, от заполнения типовых форм и различных отчётов до коммуникации, а количество ошибок сокращается вдвое благодаря функциям автоматизации, сводящих к минимуму человеческий фактор.
8 задач, которые позволяет решить СЭД
У системы электронного документооборота есть минимум восемь важных функций:
- Работать с любыми видами документации: офисными документами, отчётами, договорами, корреспонденцией, электронными письмами.
- Выполняет основные функции: регистрацию, учёт, контроль.
- Упрощает работу с документами. ЭДО содержит готовые шаблоны документов, также в нём можно создавать и свои.
- Удобно хранить файлы и управлять ими. СЭД — это своеобразный электронный шкаф, где хранятся документы. Бумажные документы можно отсканировать и сохранить в электронном виде. А индексация и фильтры позволяют оперативно найти любую необходимую документацию.
- Экономит время. ЭДО сокращает время различных рабочих процессов и процессов утверждения.
- Позволяет планировать бизнес-проекты.
- Повышается безопасность документооборота в процессах просмотра, утверждения и перемещения.
- Можно работать удалённо. Благодаря СЭД, сотрудники могут получить доступ к нужной документации из любого места работы.
Когда стоит задуматься о внедрении ЭДО
Как говорилось выше, СЭД обязательна не для всех компаний, однако о её внедрении стоит задуматься, если:
- компания работает с большими потоками входящей, исходящей и внутренней документации, её обработка занимает очень много времени;
- из-за длительного прохождения документов сильно тормозится процесс принятия решений;
- растёт число отчётных форм;
- у компании есть проблемы с информационной безопасностью.
Как выбрать систему электронного документооборота
СЭД отличаются алгоритмами обработки информации. Одни предполагают чёткую структуру хранения данных, другие заточены под более гибкую работу. В целом, каждая СЭД служит для определённой цели, однако могут быть и схожие элементы. Вот пять наиболее распространённых видов:
Редактируем текст в linux c SED
- электронный архив — подходит для хранения большого объёма данных, позволяет быстро находить файлы, но функций для полноценного документооборота в такой системе недостаточно.
- workflow — подходит для автоматизации большого количества повторяемых задач, обладает функционалом для обмена документами, позволяет присваивать статусы, создавать рассылки и т.п.
- коллаборативные — поддерживает разные форматы, позволяет гибко настроить рабочий процесс.
- гибридные — совмещают функции нескольких видов систем, организация сама может выбрать алгоритм работы.
- системы с функциями CRM — кроме работы с документами, позволяют храниться данные о взаимодействии с клиентами.
Критерии выбора СЭД зависят, в первую очередь, от потребности компании. Например:
- Количество сотрудников, которые будут пользоваться ЭДО. Будет ли к нему доступ у всех работников, или нужно ограничиться одним отделом или определённой группой.
- Необходимость организовать доступ к файлам для удалённых сотрудников.
- Нужно упорядочить существующие рабочие процессы и организовать новые.
- Нужно отказаться от бумажных носителей в целях экономии
- На работу с бумажными документами тратится слишком много времени.
В таблице 1 приведены характеристики наиболее известных систем электронного документооборота.
Таблица 1. Характеристики СЭД
Вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. Помогает оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, а руководству позволяет контролировать рабочее время.
Обладает сравнительно невысокой стоимостью и проста в использовании.
Включает полный набор инструментов. Позволяет контролировать оборот документации и справляться с максимальными нагрузками.
Можно работать удалённо посредством мобильного приложения. Создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения.
Всю документацию можно сохранить в архиве.
Позволяет сохранить всю документацию компании, управлять ей, контролировать работу офисных сотрудников
Обеспечивает конфиденциальность информации посредством кодировки и шифрования
Позволяет управлять документами в крупных компаниях. Есть функция корпоративного поиска по реквизитам.
К программе можно подключить сотрудников, работающих в разных филиалах.
Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.
Обладает настраиваемой панелью инструментов, лентой команд, поисковых шаблонов, можно применять преднастроенные темы.
Можно комментировать ссылки и проектировать карточки задания.
Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева.
Есть полнотекстовый поиск из единой строки.
Обладает интуитивно понятным интерфейсом и удобным поиском. Можно настраивать стили оформления приложения, выводить в опись документы и область просмотра реквизитов и изображений.
При создании поручения можно проектировать карточку задания.
Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.
Предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства в органах госвласти и других организациях.
Работать можно с документами любого типа. Поддерживается полный «жизненный цикл» документа: создание, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. Для входящих, исходящих и внутренних документов можно сформировать бланки. Позволяет решить вопрос электронного опубликования официальных документов.
Можно работать как локально, так и в корпоративной сети.
Подходит для крупных организаций с миллионным объёмом документов.
Позволяет управлять бизнес-процессами, архивами. Обладает широкими интеграционными возможностями.
Одна из отличительных возможностей — бесшовная интеграция с продуктами SAP.
Одно из старейших решений на отечественном рынке в классе ЕСМ (Enterprise Content Management).
Ориентирована на средний и крупный бизнес, широко используется в государственных и муниципальных структурах.
Позволяет минимизировать однотипные механические операции, связанные с копированием и переносом информации из одних документов в другие, переводить информацию в электронный формат, отслеживать эффективность работы отдельных структурных подразделений.
Обладает лёгким и удобным интерфейсом, высокой безопасностью данных, различными вариациями работы: через клиента Lotus, и через web.
Позволяет создать единый центр администрирования СЭД.
Выбирая конкретную СЭД, нужно точно понимать, для каких именно целей она внедряется. Следует исходя из количества документов и пользователей, возможности масштабирования, требуемого функционала. Убедитесь, что система не будет конфликтовать с другим, используемым в компании ПО. Изучите опции, примеры использования, почитайте отзывы.
Как выбрать конкретную СЭД, подробнее о возможностях, характеристиках, а также обо всех аспектах работы службы документационного обеспечения, расскажем на курсе повышения квалификации: «Повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления».
Смотрите также:
- В каких случаях можно изменить строительный госконтракт
- Расчёт зарплаты в 2023 году: что важно помнить бухгалтеру
- Названы причины высокой доли расторжения контрактов по Закону № 44-ФЗ
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.
Источник: www.finkont.ru
СЭД: путь от простого к сложному
Сегодняшней публикацией мы открываем серию материалов, позволяющих по-новому взглянуть на применение СЭД для автоматизации корпоративных бизнес-процессов. Реализация ВРМ-стратегии при помощи системы электронного документооборота может казаться заманчивой идеей — в конце концов, в любое современное решение встроен BPM-движок. Однако, взаимосвязь бизнес-процесса и документа на практике оказывается сложнее, чем представляется в теории. В серии статей мы совместно с экспертом Станиславом Макаровым расскажем о том, почему налаженная автоматизация хранения и обработки документов — первый шаг к будущей BPM-автоматизации. В последующих статьях мы планируем продемонстрировать актуальность этой мысли примерами реальных бизнес-процессов, таких как бюджетирование, договорная работа или материально-техническое обеспечение.
Возможности СЭД/ECM-систем за минувшие двадцать лет – а именно таков возраст этого рынка – значительно выросли. Им под силу любые задачи по автоматизации бизнес-процессов, сильно завязанных на работу с документами. Сразу оговоримся: здесь нет противостояния с BPM как с методологией. Внутри СЭД/ECM-решений как правило интегрированы современные BPM-движки, а уж их правильное использование – на совести заказчиков и внедренцев. Современная СЭД – это конструктор бизнес-объектов и, в общем-то, автоматизация документооборота с помощью подобных систем есть частный случай. Таким системам можно доверить очень широкий класс задач по управлению информацией на предприятии. (Примечание: здесь и далее, как разработчики СЭД ТЕЗИС, мы опираемся в первую очередь на возможности своей системы)
Итак, получив в руки мощный универсальный инструмент, вам хочется сразу, одним махом, решить все наболевшие вопросы. Подумаешь, документооборот, входящие-исходящие! Это же вчерашний день! Давайте сразу автоматизировать самые сложные наши процессы! – Для кого-то это договорная работа, для других бюджетирование, для третьих – материально-техническое снабжение.
Сразу и не угадаешь, что наиболее важно – внутри большой организации все эти решения могут быть одинаково востребованы. И хуже того – все взаимосвязаны. Вот тут нас и подстерегает ловушка: автоматизация одного участка не обязательно даст прирост производительности по организации в целом. Потому что ни одно подразделение не работает изолированно от других, потери производительности на стыках могут свести на нет эффект от внедрения.
Ловушка парадокса продуктивности
В более широком контексте это явление известно как «парадокс продуктивности», сформулированный нобелевским лауреатом Робертом Солоу, который гласит, что «вы можете увидеть эру компьютеров повсюду вокруг себя, но не в цифрах роста производительности» (Solow, 1987), и заключается в несоответствии затрат на ИТ полученным результатам. Статистические данные многократно подтвердили, что рост продуктивности не коррелирует с затратами на ИТ – чем больше страны инвестируют в информатизацию, тем больше у них расходы на создание и поддержание самих ИТ-систем, при этом общий выигрыш в производительности оказывается не так уж велик.
Однако, не все так печально, надежда есть! Новейшие исследования показали, что на уровне стран получается преодолеть эту неприятную тенденцию, когда достигается некоторый критический объем вложений в ИТ-инфраструктуру – то есть, когда все предприятия и организации начинают взаимодействовать друг с другом в электронной форме, бизнес-процессы выходят на новый уровень эффективности.
Строго говоря, с научной позиции парадокс Солоу проявляется на национальном и глобальном уровнях, а не на уровне отдельного предприятия, которое может инвестировать в ИТ с гораздо большей отдачей, чем в среднем по отрасли или стране. Тем не менее, некоторые аналогии прослеживаются – как мы знаем, «островковая» автоматизация большого эффекта не дает.
«Две копейки» от СЭД – в общее дело
Позвольте СЭД вставить здесь свои две копейки: вы не сможете выстроить сквозные, кросс-функциональные бизнес-процессы в организации и оптимизировать общение с внешним миром – с клиентами, поставщиками и партнерами, пока вы не создадите единое информационное пространство и общий репозиторий документов. СЭД – это важная часть ИТ-инфраструктуры. Пусть не самая дорогая и не самая сложная – по сравнению с внедрением ESB (Enterprise Service Bus) или с тяжелым ERP-проектом. Но без единой базы документов, хранящейся в СЭД, многие другие инициативы просто буксуют.
Буксуют они потому, что бумажный документ или даже файл, если он не зарегистрирован в системе, становится «узким местом» в бизнес-процессе, вызывает затраты времени на прикрепление, копирование, пересылку, часто теряется, приходит не в том формате, и т.д. и т.п. В общем, если нет культуры и политики работы с документами, то с ростом информатизации бардак будет только усиливаться.
- Планировать, что со временем доступ к системе понадобится всем сотрудникам организации, а не какой-то узкой группе «делопроизводителей»;
- Заранее подумать об интеграции СЭД с ERP и другими вашими бизнес-приложениями – потому что все равно обязательно понадобится;
- Начать с простых проектов, и не торопиться с выводами, понимая, что полная эффективность придет потом, когда СЭД «накроет» всю организацию.
Практика показывает – подход постепенного усложнения работает
Обзор крупных внедрений СЭД ТЕЗИС подтверждает практическую полезность данного подхода – условно назовем его «начни с СЭД, сложные процессы потом». Например, компании «Русская платина» нужно было автоматизировать работу с договорами. Но прежде, чем погружаться в специфику договорной работы в организации, нужно было обеспечить инфраструктуру документооборота. «Русская платина» живет в распределенном режиме – головной офис в Москве, а производственные подразделения в Хабаровске. Поэтому сначала пришлось разработать и внедрить решение по синхронизации двух площадок, чтобы реализовать «смежные процессы» – когда участники цепочки согласования находятся кто в Москве, а кто в Хабаровске, но при этом работают как будто в одной системе, хотя их на самом деле две – потому что централизованное решение слишком бы зависело от канала связи и был бы высок риск простоя.
В НК «Альянс» тоже начинали внедрение СЭД, имея целью сократить сроки согласования и минимизировать риски потери документов – вполне обычное желание любого заказчика. Поскольку бизнес-пользователи не хотели «прогибаться» и подгонять свои процессы под то, как это реализовано в системе, критерием выбора была гибкость и возможность настройки процессов.
(Небольшая ремарка: Бизнес-консультанты могут раскритиковать такой подход. По науке, нужно провести реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процессов. Никто не спорит, так оно и есть – только это будет не ИТ, а консалтинговый проект. Выбранная ранее гибкая система может быть перенастроена на новые процессы, в соответствии с рекомендациями консультантов – здесь нет конфликта. Но если «захардкодить» систему управления под старые процессы, то потом ее придется просто выкинуть.)
На первом этапе особенно остро стоял вопрос ускорения процесса согласования договоров и это удалось решить с помощью СЭД. Дальше – больше: ведь суть договорной работы состоит не в формальном визировании документов или в вылавливании юридических нюансов.
Задача согласующего на самом деле состоит в том, чтобы принять решение, нужен ли вообще этот договор, можно ли заключить его сейчас или надо подождать, подходит ли нам этот контрагент или нет. То есть, управление договорами – это часть управленческого учета, что влечет за собой соответствующий блок функциональных требований. В итоге получилось, что решение выросло потом в сложную казначейскую систему, которая позволяет работать с платежными документами к договорам, вести финансовое планирование, проверять заявки на соответствие бюджету и прочее. Это еще СЭД или уже нет? Пусть ломают головы теоретики. А для заказчика это система, которая решает его проблемы 🙂
Подходит ли вам «коробка»?
На этот вопрос с уверенностью можно ответить: «Да!» На первых порах СЭД из коробки (с необходимыми при внедрении настройками, но без глубокой кастомизации) прекрасно справится с большим объемом типовых задач в любой организации. Потому что работа с организационно-распорядительными документами в принципе везде устроена одинаково. Специфика начинается, когда вы вторгаетесь в какие-то бизнес-процессы, хотя бы в договорную деятельность. Хотя Гражданский Кодекс у нас для всех одинаков, организации работают с договорами по-разному – потому что управленческий учет есть процесс весьма творческий. Следом за договорами у вас могут появиться и более широкие пожелания – как это было у НК «Альянс» и других клиентов Haulmont.
Надо ли сразу ставить задачу на доработку системы, если все организации уникальны? Не факт. Не научившись пользоваться штатными возможностями СЭД, вы можете так ее «закастомизировать» своими требованиями, что потом поддержка будет обходится очень дорого (снова вспоминаем про парадокс Солоу). Начините с использования стандартных функций, пусть люди привыкнут работать с электронными документами. Параллельно можно вести обследование и проектирование новых бизнес-процессов и доработку системы.
Методология Agile, широко распространенная в разработке ПО, вполне применима и к бизнесу: наращивайте функциональность постепенно, шаг за шагом. Планируйте улучшение и развитие системы – цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) вам в помощь! И вы не заметите, как из стандартной СЭД у вас получится система, точно настроенная на потребности вашего бизнеса.
- Блог компании Haulmont
- ECM/СЭД
Источник: habr.com
ТОП-5 лучших систем электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) – передовой стандарт, обязательная часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Такое решение повышает эффективность деятельности любой организации – коммерческой, промышленной, наконец, государственной. Благодаря СЭД быстро, удобно, корректно, с минимальным количеством ошибок решаются задачи внутреннего и внешнего управления. Это взаимодействие и с межведомственными подразделениями, и с вышестоящими инстанциями, и с поставщиками, и с ЦА.
2423 просмотров
Итак, что собой представляет система электронного документооборота? Это совокупность программных решений, что позволяют пользователю создавать, редактировать, разграничивать права доступа и распространять документы, сохраняя возможность контролировать эти документы на уровне организации.
Любая СЭД должна обладать как минимум следующими свойствами:
- Совместима со всеми форматами документов, чтобы легко оформлять, редактировать, согласовывать, получать и отправлять, контролировать выполнение.
- Грамотное распределение потоков. Это необходимо для решения таких задач как определение маршрутов внутри компании, разграничения доступа и прочего.
- Создание архива. Хранение и быстрый, удобный поиск.
Пройдемся по общим преимуществам:
- Ускорение работы с документами. Никаких почт и длительных пересылок. Пара кликов, и документ получен филиалом в другом городе.
- Контроль. В любой момент можно узнать, где находится та или иная бумага, кто ее создавал, кто редактировал, когда и т.п. В случае необходимости документ можно восстановить.
- Поддержка разных версий, сохраняющихся при редактировании.
- Быстрый поиск по ключевым словам.
- Автоматическое упорядочивание – нет повторов, ведь у каждого документа есть свой индивидуальный номер.
- Удаленный доступ.
- Возможность планировать отправку, задавая сроки.
Я внедрял более 10 разных систем, эксплуатировал – еще больше, и, опираясь на свой опыт, предлагаю пять, на мой взгляд, самых достойных вариантов. Разумеется, выбор стоит основывать на том, в чем именно нуждается ваш проект.
Источник: vc.ru