Более 300 решений по интеграции системы САПЕРИОН с ERP-системой SAP внедрено в мире к началу 2007 года. Однако на российском ИТ-рынке это решение появилось совсем недавно.
Корпорация «Электронный Архив», одна из ведущих компаний в области перевода данных в электронный вид и создания электронных архивов, представляет на российском ИТ-рынке решение по интеграции системы SAP планирования и управления ресурсами с системой управления документами и электронным архивом САПЕРИОН.
Система САПЕРИОН приобрела известность в России как наиболее мощный и эффективный инструмент по организации, функционированию, эффективному использованию и развитию электронного архива. Именно благодаря широким возможностям интеграции с другими информационными системами САПЕРИОН берет на себя роль платформы, которая объединяет разрозненные приложения в единую корпоративную информационную систему, обеспечивая существенное снижение затрат на интеграцию уже существующих IT-систем и приложений.
Инвариант в программировании
Полная интеграция двух систем обеспечивает предприятиям, на которых внедрена система SAP, существенные преимущества. Решение позволяет напрямую архивировать документы, используемые в SAP, в среду архива САПЕРИОН и связать учетные данные модулей системы SAP с реальными образами бумажных документов и документами, созданными в электронном виде. При этом автоматически устанавливаются связи (ссылки) между информацией в SAP и документами в САПЕРИОН.
В результате интеграции систем документы, отсканированные и архивированные средствами САПЕРИОН, могут быть «привязаны» к любым бизнес-объектам SAP: договорам снабжения и сбыта, счетам, отгрузкам, бухгалтерским проводкам, материалам на складе и т. д. Это, в свою очередь, дает возможность автоматически по каждому бизнес-объекту находить и получать все связанные с ним документы и, напротив, по конкретному документу — все связанные с ним бизнес-объекты. Пользователь может автоматически извлекать из архива все запрашиваемые документы непосредственно из приложений SAP, а также загружать документы для просмотра через интерфейс системы САПЕРИОН.
Подобное объединение позволяет организовать эффективное взаимодействие между структурными подразделениями (отделами и филиалами) — теперь воедино объединены множество процессов, которые традиционно выполнялись по отдельности: документооборот, управление ресурсами предприятия, обработка образов бумажных документов, хранение документов и данных.
Среди прочих важных преимуществ интеграции САПЕРИОН с SAP — существенное снижение стоимости инсталляции мощной ERP-системы на предприятиях или в организациях, где не требуется большое количество полнофункциональных и поэтому дорогих лицензий SAP.
САПЕРИОН разгружает SAP, забирая на себя «тяжеловесное» хранение и управление документами, особенно отсканированными образами. Таким образом, повышается производительность SAP и, как следствие, всего предприятия.
Всеобъемлющее испытание, проведенное самой компанией SAP AG, удостоверило, что производительность обработки документов в системе САПЕРИОН более чем в два раза превышает показатели ближайших конкурирующих систем.
04 Демонстрация работы электронного архива суда
По мнению уважаемой в ИТ-отрасли аналитической фирмы «Kinetic Information», внедрение электронного архива САПЕРИОН должно быть рассмотрено каждой организацией, желающей усовершенствовать управление своими информационными ресурсами.
Источник: www.equipnet.ru
ЕСМ-платформа ЭЛАР Саперион: одно решение на миллионы документов
ЭЛАР Саперион – ЕСМ-платформа, на основе которой с 1998 года в России создано более 300 информационных систем. Объем хранимых в них документов исчисляется миллиардами, а количество пользователей – десятками тысяч. Электронные архивы, территориально распределенные интегрированные хранилища, центры обработки документов и данных, построенные на основе этой платформы, работают в федеральных министерствах и ведомствах, региональных правительствах, крупнейших компаниях. Об истории появления и развития продукта, его особенностях и функционале рассказывает начальник отдела ЕСМ-решений корпорации ЭЛАР Дмитрий Шмайлов.
«Дитя» рубежа тысячелетий
Платформа Саперион появилась у корпорации ЭЛАР в тот момент, когда крупному заказчику российский ИТ-рынок еще не мог предложить широкого круга решений по хранению больших объемов документов (объем документов, о котором мы говорим, исчисляется миллионами), данных и неструктурированного контента. Традиционно считается, что в конце 90-х – начале 2000-х годов были востребованы (и рынок ответил на эту потребность) системы автоматизации канцелярии, которые потом выросли в класс систем электронного документооборота (СЭД). Но на самом деле уже тогда для заказчиков была также актуальна задача хранения и управления документами, а не только их учетными карточками. Кроме того, заказчик понимал (и понимает это сегодня), что для выстраивания долгосрочной ИТ-стратегии нужен иной класс программного обеспечения. Это касается как государственного, так и коммерческого сектора.
Среди наших первых крупных заказчиков вспоминается Администрация Президента РФ, которая поставила перед нами задачу обеспечения надежного хранения неограниченного объема электронных документов различного типа. В том числе — отсканированных образов, обработки новых документов, поступающих в цифровом формате и на бумаге, их загрузки в депозитарий. Проект по созданию электронного архива Администрации Президента РФ на платформе ЭЛАР Саперион стартовал в 2001 году. Система была наполнена в тот момент более 700 тыс. страниц электронных копий архивных документов.
В 2005 году началось внедрение Саперион в газовом холдинге. На первом этапе была создана модульная система, реализованная в структурных подразделениях администрации компании. На втором – электронный архив документов имущественного комплекса и его дочерних обществ. Это был масштабный проект по созданию распределенной системы: центрального хранилища и 64 депозитариев дочерних обществ холдинга на территории всей России.
В общей сложности на основе ЭЛАР Саперион с 1998 года в России создано более 300 информационных систем. Объем хранимых в них документов исчисляется миллиардами, а количество пользователей – десятками тысяч. Это электронные архивы, территориально распределенные интегрированные хранилища, центры обработки документов и данных работают в федеральных министерствах и ведомствах, региональных правительствах, компаниях «Лукойл», «ЕвроХим», «СУЭК» и во многих других организациях.
Кстати, правообладателем программного обеспечения ЭЛАР Саперион корпорация ЭЛАР является с 2008 года. Наработав к этому времени глубокую продуктовую экспертизу и отраслевой опыт, хорошо понимая потребности заказчиков, мы начали разрабатывать собственную систему и зарегистрировали ее в банке программ и баз данных для ЭВМ.
Рекордсмен по объемам данных и возможностям интеграции
Сегодня ЭЛАР Саперион — мощная платформа, которую отличают единые принципы сбора, обработки и хранения документов, что позволяет организациям реализовать стратегию перехода к безбумажному документообороту. Саперион сейчас интегрируется более чем с 30-ю системами разных типов (СЭД, ERP, CRM – вплоть до самописных), и это, естественно, не предел. При чем, это не просто возможность. Это реальная практика! Есть проекты, в которых электронный архив на базе Саперион интегрирован более чем с 20-ю системами.
(Кликните для увеличения изображения)
Для работы с системой предусмотрено три вида рабочих мест: «толстый», «тонкий» и мобильный клиенты. Для тонкого и мобильного клиентов реализуем полный набор пользовательских функций, доступных для «толстого» клиента. В мобильном клиенте поддерживается выгрузка части документов для обработки в режиме оффлайн с последующей синхронизацией после подключения к серверу.
Платформы, к классу которых относится Саперион, должны по своему функционалу соответствовать, как минимум, следующим критериям: обеспечивать надежное хранение документов и управление ими, гарантировать требуемый уровень защиты информации, предоставлять удобный доступ, автоматизировать выполнение бизнес-процессов, легко интегрироваться с другими информационными системами. Естественно, несмотря на то, что класс ПО один, все платформы разные.
Кто-то из разработчиков делает упор на автоматизацию бизнес-процессов (BPM, workflow), кто-то — на управление записями (Records Management). В Саперионе упор сделан – на архитектуру ядра и хранение. Архитектурное ядро разрабатывалось с учетом высокой нагрузки и возможности обработки и хранения больших объемов документов и данных.
Большое количество функционала в базовой версии платформы позволяют решать множество задач. Именно поэтому на платформе созданы огромные, отлично управляемые электронные архивы, в которых содержатся миллиарды документов. Интеграция с Саперион позволяет полностью разгрузить другие системы, то есть избавить от несвойственной им функции хранения контента.
Союзник ИТ-стратегий
Внедрение ЭЛАР Саперион целесообразно, если в компании решено с помощью платформы «закрыть» очень широкий спектр задач по управлению контентом всей организации. Иными словами, если у заказчика есть ИТ-стратегия, то Саперион – это его платформа.
(Кликните для увеличения изображения)
Модульная конфигурация позволяет постепенно, или в рамках одного большого проекта, создать единое информационное пространство организации. Начать внедрение имеет смысл с формирования электронного депозитария одного подразделения (финансового управления, канцелярии, имущественного комплекса, производства и т.д.), а затем развить систему до уровня корпоративного стандарта. Например, в компании «ТАНЕКО» изначальной задачей при внедрении ЭЛАР Саперион являлось управление и хранение проектной документации, а затем были созданы разделы для финансовой, юридической, организационно-распорядительной, нормативно-технической, справочной и других видов документации. Система электронного архива в «ТАНЕКО» тиражирована на все структурные подразделения компании, охватывает все сквозные бизнес-процессы, а ее использование для хранения документационных фондов подразделений установлено внутренними нормативными документами.
В группе «ФосАгро» (10 территориально распределенных агрохимических предприятий) проект по созданию Центра обслуживания (ЦО) стартовал в июне 2014 года. В это время в холдинге утверждались целевая численность и организационная структура ЦО, разрабатывался классификатор процессов и прочий набор унифицированных процедур по использованию новой модели управления.
Одновременно принимается решение о внедрении электронного архива на платформе ЭЛАР Саперион. С какой целью? Для обеспечения полной и своевременной обработки первичной бухгалтерской документации, передающейся между предприятиями группы, унификации процессов взаимодействия между предприятиями и ЦО, ускорения процессов предоставления отчетов при проведении аудита. Наконец, повышения эффективности работы сотрудников.
Если говорить об актуальности решений на Саперион для конкретных функциональных подразделений, то для финансового блока наиболее важным является распределенный ввод документов из любых источников, в том числе расположенных на территориально удаленных точках, а также готовые модули для печати и распознавания штрих-кодов и документов. Проекты по автоматизации обработки финансовых документов, помимо «ФосАгро», реализованы в «ОМК», «КОМОС ГРУПП», «НЛМК» и других холдингах. Для технических отделов предусмотрена функция связывания документов между собой гиперссылками и оптимизация обработки крупноформатных материалов. На платформе созданы электронные архивы геологических, геолого-геофизических документов в «Лукойл», «Самотлорнефтегаз» и др.
Руководство к применению: работа с поиском
ЭЛАР Саперион обеспечивает поиск для структурированных и неструктурированных данных, документов различных форматов и из различных систем. Это может быть поиск «одной строкой»: вводите запрос, и через доли секунды получаете «поисковую выдачу». Затем можете отфильтровать результаты.
Система умеет сохранять историю поиска в «Избранное», и пользователь может вернуться как к ретроспективе своих запросов, так и к найденным документам. Саперион умеет искать с учетом версий, прав доступа, в интерфейсе систем, с которыми он интегрирован и т.д. Поиск осуществляется по файлам различных форматов. Вы можете искать по тексту, например, в скан-образах или двуслойных PDF. Все параметры настраиваются в зависимости от задач заказчика.
Отмечу, что демо-доступ к системе мы не предоставляем, а глубокий «тест-драйв с водителем» — пожалуйста. Почему? Потому что даже если вы представляете себе, как управлять самолетом, вы едва ли самостоятельно можете протестировать взлёт, полёт, посадку дальнего бомбардировщика, — только если рядом с вами профессионал.
Начальник отдела ЕСМ-решений корпорации ЭЛАР Дмитрий Шмайлов
Источник: spbit.ru
«Саперион»: что умеет современная ЕСМ
Сегодня благодаря обилию предложений задача выбора ECM-системы отнюдь не является тривиальной. Надежность, безопасность и богатая функциональность при разумной стоимости — таковы ожидания заказчиков. Как это сочетается в ПО? Рассмотрим пример.
Системы управления информационными ресурсами предприятия (ECM — Enterprise Content Management) прочно заняли свое место среди других корпоративных приложений, сейчас уже не нужно доказывать важность для бизнеса неструктурированной информации, т. е., документов, сканированных изображений, файлов чертежей, фотографий и других данных, представленных в цифровой форме. Электронные документы из экзотики давно уже стали привычным атрибутом деловой жизни и активно используются во многих бизнес-процессах, а также и в межкорпоративном взаимодействии. Обычно консервативный государственный сектор тоже оценил преимущества работы в электронном виде — проводимый правительством в течение ряда лет курс на электронные госуслуги четко это демонстрирует.
Таким образом, ECM-системы оказались сегодня в центре внимания. При том, что сама технология управления контентом является достаточно зрелой, в новых условиях ей приходится отвечать другим вызовам. В их числе можно назвать рост объемов хранимой информации и разнообразие ее видов, увеличение числа пользователей корпоративных ECM и рост интенсивности их обращений к системе, географическая распределенность и обязательность интеграции с другими бизнес-приложениями.
При этом заказчики хотят получить все преимущества ECM за разумные деньги — кризис научил более прагматическому подходу к оценке различных ИТ-инициатив. И темп жизни ускорился, никто сегодня не собирается растягивать внедрение ИТ-решений на 3-5 лет, как это бывало ранее. Заказчики ожидают быстрой отдачи инвестиций — или лучше вообще не начинать проект.
Формулируем требования к ECM-системе
Сразу стоит оговориться, что единого рецепта для всех нет. При многообразии требований заказчиков и широте ассортимента предлагаемых на рынке ECM-систем, разработать рекомендации, которые позволяли бы сделать однозначный выбор, невозможно. Логичнее будет говорить о некоторых общих критериях, которые отражают существующие рыночные тенденции и обобщают практический опыт.
ECM-система должна обладать следующими основными функциями: обеспечивать надежное хранение документов и работу с ними, автоматизировать выполнение бизнес-процессов, гарантировать требуемый уровень защиты информации, предоставлять удобный пользовательский интерфейс и позволять легко интегрироваться с внешними системами.
о мнению аналитиков Gartner, ECM на 15% состоит из управления документами (Document Management), на 18% — из имиджинга (Image-processing), еще 22% — это деловые процессы (workflow/BPM), 13% — управление записями (Records Management), 15% — социальные функции (Social Content Management) и оставшиеся 10% — прочие полезные расширения.
Конечно, точные пропорции вендоры не соблюдают — как шеф-повар тоже не взвешивает ингредиенты с точность до грамма, а скорее доверяет своей интуиции, поэтому когда настоящий мастер готовит даже простое блюдо, получается великолепно. И у каждого — по-своему. Также и с ECM: каждый вендор поставляет на рынок свой продукт, похожий, но в то же время отличный от всех других.
Конкретный пример: «Саперион»
Чтобы не остаться на уровне общих слов, стоит рассмотреть, как реализуются эти требования на конкретном примере. В качестве объекта исследования возьмем ECM-платформу «Саперион».
К своей «зоне ответственности» система «Саперион» относит все задачи по работе с документами в организации, которые можно поделить на два крупных блока: единое хранилище документов и автоматизация бизнес-процессов. Одно с другим в большинстве случаев тесно связано: если система позволяет лишь накапливать документы, не вовлекая их в процессы, то в скором времени такое хранилище становится кладбищем документов; с другой стороны, акцент только лишь на сиюминутных потребностях поддержки бизнес-процессов без электронного архива лишает систему памяти и создает риск нарушения требований регуляторов по документированию деятельности организации.
Даже если мы возьмем задачу организации электронного архива, то увидим, что и там нужны инструменты управления деловыми процессами. Эта задача только на первый взгляд выглядит статичной — мы складываем в архив документы, никакого документооборота при этом вроде не подразумевается. Однако архив тоже живет своей жизнью — нужно выполнять процедуры приемки и списания документов, предоставлять доступ исследователям, рассекречивать документы и публиковать их — это все бизнес-процессы, которые лучше автоматизировать в рамках одной системы.
Фундамент ECM — хранение документов
В отличие от обычных файлов на диске, электронный документ в ECM-системе представляет собой более сложную конструкцию. Если подойти к этому очень упрощенно, то можно сказать, что документ состоит из карточки с реквизитами и содержания в виде прикрепленного файла. Однако реальная жизнь гораздо сложнее — нужно еще подумать о версионности документа, управлении доступом, протоколировании действий с документом и многом другом. В итоге можно сказать, что электронный документ в ECM-системе это информационный объект, обладающий сложной внутренней структурой и поведением.
В системе «Саперион» функциям хранения документов уделяется особенное внимание. К карточке документа можно прикрепить неограниченное число файлов любого размера, при этом обеспечивается еще и управление версиями. Можно настроить систему так, что удаление версий будет невозможно — каждый раз при редактировании будет создаваться новая версия, что позволяет контролировать изменения в документе.
Чтобы оптимизировать размер всего хранилища, в систему встроены прогрессивные алгоритмы сжатия файлов. Например, в СУЭК накопилось более 30 млн документов, их объем при хранении в файловой структуре был 14 ТБ, а после того, как этот массив документов загрузили в «Саперион», архив стал занимать на дисках только 4 ТБ.
Для хранения контента используется собственный формат (мета-файл), который не может быть прочитан или изменен извне, что повышает безопасность системы. Это отличает «Саперион» от большинства известных ECM-платформ, где применяется классическая гибридная организация хранилища документов — карточки хранятся в реляционной СУБД, а сами файлы документов — на диске в специально отведенной директории, что потенциально создает риск доступа к ним в обход системы.
Эти качества «Саперион» позволяют строить при его помощи огромные хранилища и работать с файлами очень большого размера. Например, ОТП Банк (Венгрия) хранит в «Саперион» более 1 млрд документов, и при этом система не испытывает проблем с производительностью. В ВАС РФ гигабайтные файлы аудио и видеозаписей судебных заседаний обрабатываются с вполне приемлемой скоростью, пользователи отнюдь не жалуются на медленную работу системы.
Использование документов — какие функции должны быть в системе
Едва ли бизнесу нужна «вещь в себе» — хранилище документов, с которыми ничего нельзя сделать. ECM-система должна поддерживать работу с документами, что подразумевает возможность их поиска по реквизитам и содержанию, просмотр, изменение (в определенных случаях) и другие функции, которые достаточно подробно описаны в европейской спецификации MoReq 2010 (Model Requirements for Records Systems).
Хотя разработаны формальные процедуры тестирования ECM-систем на соответствие требованиям MoReq, эта практика широкого распространения пока не получила. Однако можно с уверенностью утверждать, что все зрелые системы, к каковым относится и «Саперион», в принципе требованиям MoReq отвечают.
Нужно добавить, что кроме стандартных функций «Саперион» позволяет устанавливать связи между документами, просматривать документы без открытия родного приложения, в том числе и чертежи — без загрузки их в AutoCAD. Содержится в системе и служебная информация, например, сроки хранения, что необходимо для своевременного уничтожения бумажных и электронных документов.
Встроенное средство аннотирования документов позволяет в отдельном слое наносить различные пометки, которые служат либо для привлечения внимания к отдельным частям документа, либо для скрытия информации от некоторых пользователей (технология «черного маркера»).
Поддержка стандарта BPMN 2.0 является правилом хорошего тона в среде разработчиков BPM-решений. Следование этому стандарту обеспечивает интероперабельность, иначе говоря, возможность совместной работы различных BPM-систем, что в реальной жизни требуется часто. Графические инструменты для моделирования бизнес-процессов в «Саперион» были приведены в соответствие со стандартом BPMN 2.0 еще с момента выхода версии 7 летом 2010 года — до официального выпуска самого стандарта, что произошло только 3 января 2011 года.
Кроме того, «Саперион» позволяет работать и в режиме ad hoc, по гибким маршрутам, когда каждый исполнитель может передать работу следующему сотруднику руководствуясь своим опытом, должностными инструкциями и здравым смыслом. Потому что встречаются ситуации, когда детальный анализ и моделирование процесса или невозможны или экономически неоправданны.
Система управления доступом в «Саперион» позволяет реализовать практически любые политики безопасности, принятые в организации. Доступ к функциям системы и отдельным пунктам меню реализуется при помощи ролевой модели, различные роли могут быть назначены любой комбинации пользователей и групп.
«Саперион» позволяет управлять доступом к документами, отдельным страницам и аннотациям при помощи списков доступа (access control lists, ACL). Такой список содержит имена пользователей и названия групп с возможностью определить различные уровни доступа для каждого участника списка.
Интеграция с LDAP/NDS позволяет работать без ввода пароля в приложении, аутентификация происходит автоматически. Также автоматически выполняется определение прав конкретного пользователя по матрице доступа.
Интеграция — необходимое условие существования экосистем
Ни одна корпоративная система не может работать изолированно от других, сегодня это уже аксиома. За годы внедрения «Саперион» накоплен большой опыт его интеграции со множеством систем, включая как продукты мировых вендоров — SAP, Microsoft Dynamics, SharePoint, MS Office, Lotus Notes, так и отечественное ПО — «1С», Directum и др.
Используются разные методы интеграции: при помощи СУБД, через COM (API)-интерфейс, посредством веб-сервисов и HTTP. Есть поддержка JSR170/JCR 1.0, .Net, J2EE и т. д. Разработчик может выбрать инструменты для интеграции по своему вкусу и в зависимости от задачи. Например, в «Газпроме» система «Саперион» была проинтегрирована с более двадцатью другими приложениями.
Как говорят трейдеры, рекомендация по технологии ECM в целом — «покупать», прогноз стабильный. Корпоративный ИТ-ландшафт без ECM-системы сегодня трудно вообразить. Пренебрежение вопросами управления документами и, в первую очередь, организацией их надежного хранилища создает серьезные риски для бизнеса.
Чувствуя этот запрос со стороны бизнеса, на рынок выходят новые игроки, конкуренция растет. При этом если проект связан с обработкой критически важной для бизнеса информации, в критерии оценки стоит включить опыт и компетенцию поставщика и подробно изучить, что у этой системы внутри — ведь надежность обеспечивается на уровне инженерных решений, а не на уровне маркетинга.
| 04.2013 | ||
|
Источник: www.interface.ru |
||