В этой статье я рассказал, что такое Notion, почему с ним стоит ознакомиться любому человеку, ведущему заметки и работающему в команде. А также привел конкретные примеры, как Notion можно использовать в обычной жизни, работе, самообразовании и чтобы каждый смог взять для себя то, что понравится ему.
Если вы захотите более подробно разобраться как на практике реализовать то, что здесь прочитаете – посмотрите запись моего бесплатного онлайн-марафона “Как спланировать год, чтобы он удался”, на котором я подробно рассказал и показал как настроить эти сервисы под свою жизнь.
Notion – все самое важное в одном месте.
Notion helps to make a clear place for focus on a things, that actually matter to you (from Notion official tutorial video)
Notion – помогает создать ясное пространство для фокусировки на вещах, которые действительно для вас важны (из официального видео о работе с Notion)
Я начал переводить всю свою активность и процессы из Evernote на Notoin прямо в начале года (8 января 2020). И параллельно смотрел все что было о Notion в интернете из обучающих видео на русском и на английском (и суммарно за год на изучение того как прокачать свой Notion я потратил около 23 часов времени + сотни если не тысячи часов работы в самом Notion)
Notion — Быстрый курс
Чем Notion лучше Evernote:
1.В Notion есть базы данных (они же очень продвинутые таблицы)
Помимо обычных заметок, в Notion есть базы данных в которых можно структурировать строки по меткам и фильтрам, а каждая строка – это еще и отдельная страница.
Мне это очень помогает для учета результатов и планирования деятельности как в личной жизни, так и в бизнесе.
Cодержание любого документа из заголовков внутри него делается в 2 клика – это удобно использовать когда на лету составляешь конспект видео которое смотришь в онлайне, или например протоколов онлайн-встреч
3.В Notion можно вставлять красивые Emoji (иконки) для оформления заголовков страниц.
Когда оформляешь страницы в Notion красивыми иконками и картинками, навигация по документам становится интуитивно простой и понятной. А это критически важный фактор для удобства работы с хранилищем заметок, когда количество заметок переваливает за сотни.
4. В Notion можно встраивать видео в страницы
Это именно то, что нужно для баз знаний и корпоративных порталов с различными инструкциями.
Можно также делать страницы открытыми и публиковать их в интернете для всех желающих – т.е. Notion можно использовать как конструктор для веб-сайтов!
5.Быстрые клавиши добавления новых блоков
В Notion существует множество блоков которые можно добавить на страницу (картинки, видео, файлы, таблицы и т.д.), а клавиша / позволяют добавлять эти блоки в два касания.
6.Возможность бэкапов информации в Notion
В Notion можно делать бэкапы информации из меню настройки (Settings – Export all workspace content)
В течение 7 дней вы получите бэкап контента к вам на почту в формате HTML (а если хотите в виде PDF – то это доступно только на тарифе Enterprise) – подробнее об экспорте в Notion написано здесь: https://www.notion.so/Workspace-settings-security-b0a64a148cad461cb6e9df74f7372ecf#0170d71c03c74bfe97e5b0f750014848
Как я использую сейчас Notion
Личный дневник со всеми достижениями, вопросами, идеями и т.д.
(он сделан в виде базы знаний и наполняется каждый день)
Еженедельник со всеми делами по дням недели
Notion очень удобен для личного планирования дел и задач – с помощью баз данных с видом в виде доски канбан и фильтров удобно структурирую план на неделю)
А когда под каждое дело выделяешь отдельную карточку, то там удобно прикреплять разнообразные заметки / фото / видео которые касаются этого дела.
Конспекты любой информации (лекций, онлайн-совещаний, книг и т.д.)
По ходу конспектирования размечаю текст заголовками, вставляю на ходу скриншоты и получается очень подробный документ с которым работать одно удовольствие
Календарь контента
Использую таймлайны и календари для планирования и выпуска контента
Базы знаний для бизнес- проектов
Используем всей компанией сейчас Notion как корпоративную базу знаний, работу с клиентами, управление проектами.
Что неудобно в Notion
Офлайн работа:
В Notion пока нельзя работать офлайн (поэтому приходится загружать страницу с документом и потом с ней работать, а изменения загружаются уже когда появится интернет. Но если вы вдруг заходите открыть новую страницу, то увы она не откроется без интернета)
Копирование текста внутри заметок с телефона
Т.к. в Notion каждая строчка – это блок, то при выделении текст с телефона, выделяется отдельный блок, а не весь текст, и выделить и скопировать несколько строчек из текста невозможно (
Аудио заметки, и рукописный ввод
В Notion нельзя на ходу сделать аудио-заметку или нарисовать что-то от руки ,поэтому от Evernote я пока совсем не отказался))
Нет Api (но скоро обещает появиться)
Сложный внешний вид для работы в команде
Фильтры сложны визуально
в базах данных настраиваются для большинства непосвященных людей очень неочевидно.
Формулы неочевидные
В Notion очень своеобразные формулы, и порой не хватает привычных формул как в Google-таблицах
Выводы о Notion:
Notion очень классный инструмент для структурировать любых сфер жизни, а также для совместной работы. Но!
а) в нем пока нет офлайн работы и я по-прежнему использую Evernote когда веду конспект в дороге
б) личные данные (такие как пароли например) я бы в нем хранить не рекомендовал
в) делайте периодически бэкапы информации, которую вы сохраняете, если она вам дорога.
г) используйте Notion как очень удобный навигатор по контенту, но устраивать из него хранилище – тоже не очень хорошая идея, т.к. по отзывам коллег из русскоязычного сообщества Notion в Telegram, Notion начинает тормозить когда там становится тысячи заметок. Поэтому заливать в Notion все понравившиеся веб-страницы сомнительная идея – лучше делать на них ссылки
д) в Notion нет специализированных функций, присущих программам для управления проектами, например Спринтов, Тайм-трекинга, Ограничения задач в работе и т.д. – поэтому для управления проектами в команде мы используем Kaiten, но об этом будет еще отдельная статья
В завершение хочу пожелать вам удачи в покорении информационного хаоса!
В следующей статьей рассмотрим замечательный сервис для визуализации любых процессов и информации с помощью онлайн-досок – Miro…
Если вам понравилась эта статья – поделитесь ей пожалуйста со своими друзьями!
P.S. Подробнее о работе всех перечисленных сервисов я рассказал в бесплатном онлайн-марафоне “Как спланировать год, чтобы он удался”,
Что еще посмотреть по Notion
На английском:
Отдельно стоит там выделить подборку шаблонов на Notion на все случаи жизни: https://www.notion.so/Notion-Template-Gallery-181e961aeb5c4ee6915307c0dfd5156d
На русском:
С уважением Александр Цыглин,
основатель Мастер Продуктивности и проекта SkillsMarketplace.ru
(Facebook / Linkedin / Instagram / Youtube)
Источник: masterproduktivnosti.ru
Что умеет Notion в работе и жизни
Машины бездушны, но помогают все оптимизировать: трекать задачи, тушить дедлайны, хранить все полезное в одном месте и расшаривать при случае. Мы решили запустить рубрику с обзорами на проги, которые делают работу диджиталов эффективнее, а жизнь — проще.
Стартуем с Notion — он один может заменить кучу инструментов и его круто использовать для работы в команде. Поспрашивали у коллег, как они адаптировали функционал Notion под себя, а теперь делимся его возможностями с вами.
Как использовать Notion в работе
Контент-планы
Часть наших проджектов и контент-менеджеров отказались от контент-планов в презентации. Теперь каждый пост — это отдельная карточка. Это помогает не плодить кучу ссылок на разные гугл-доки и не засорять личку: достаточно отметить коллегу под постом, чтобы он примчался на зов и апрувнул текст.
Там же появляются правки и происходит согласование материалов. Все тексты разбиты на блоки «Бэклог», «В работе», «Согласование», «Согласовано» и «Размещено» — так проще оценивать статусы и планировать.
Дизайнеры оставляют в Notion референсы, чтобы не отсылать за мудбордами в пинтерест. А если расшарить доступ, то и коллеги смогут закинуть свои сохраненки.
Стратегию ребята тоже перенесли в Notion. Это удобнее, чем гугл-презентации, в которых зачастую бывает больше ста слайдов: каждый блок в системе кликабельный, а еще все они находятся перед глазами. Все точно знают, куда нужно нажать, чтобы увидеть KPI, а не листают презу до 88 слайда.
А вот пример того, как в Notion можно группировать задачи по разным проектам:
Задачи и их статусы структурируются в бордах. Плюс в том, что они всегда перед глазами и не превращаются в кашу из старых и новых тасков. Минус: переносить задачи в разные блоки нужно вручную, поэтому важно не забывать сдвигать дедлайны и обновлять статусы.
Работа целого отдела
Отдел продаж SETTERS EDUCATION перенес в Notion всю работу.
В блоке «Библиотека» хранятся карточки каждого продукта SE, а креативная корзина — это большой хаб идей, которые ждут своего часа.
Планирование — это центр всей системы. Чтобы не тратить время, ребята создали шаблон месяца, в котором остается только изменить даты и недельную разбивку.
У каждой задачи написано, какой сотрудник за нее отвечает. В ходе работы ребятам остается только обновлять статусы: сначала отметиться, что они увидели таск и знают о его существовании, потом — о прогрессе выполнения. Все статусы уже занесены в систему, нужно лишь кликнуть по нужному.
- Контент-планы и редакторские делишки: удобно писать, редактировать, оставлять правки, следить за дедлайнами и отдавать тексты на соглас;
- Референсы и гайды для дизайнеров: можно хранить в одном месте и делиться с командой;
- Организация работы (как своей, так и всего отдела): все таски можно структурировать без каши и лишней путаницы.
Как использовать Notion для личных дел
Рассказывает Арина Семчугова
шеф-редактор SETTERS
«Я пользуюсь ноушном для личного планирования примерно полгода — до этого держала все задачи в заметках на айфоне. Было как-то так:
Для тех, кто, как и я, не любит заумные системы ведения дел, это удобно — но когда задач стало в пять раз больше, мне было уже трудно оценивать загруз на неделю. А еще не хватало маневренности, поэтому что я люблю двигать задачи и жесткий план на день меня раздражает.
К этому времени мы в редакции уже начали вести в ноушне контент-планы, бэклог тем и статусы. Ну и раз я проводила в нем так много времени, решила переползти с заметок сюда.
Из всех шаблонов я выбрала канбан-доску — тут дела как раз легко двигаются, а внутри задачи можно расписать ее поподробнее: например, накинуть вопросы к интервью. Я пробовала раскидывать таски по классическому принципу «В работе», «Сделать потом», «Сделано», но поняла, что это тоже какая-то искусственная для меня система. Зачем держать перед собой закрытые задачи, если их можно просто удалить? Мб для мотивации, но камон.
Поэтому просто сделала доски по дням недели в формате планера. Теперь это выглядит так:
Нейминг отстой, я знаю
- Список задач на личные и рабочие я не делю — иначе психолог, занятия по речи и перелеты стопроц выпали бы.
- Кирпичики с закрытыми тасками я просто удаляю , а все, что не успелось за день, без самобичеваний переношу на следующий.
- На скрине видно, что дни недели я тоже двигаю , чтобы первым был сегодняшний, а не понедельник — так удобнее.
- По утрам я еще стараюсь прописывать тайминги — например, «Написать рассылку до 14», «Подготовиться к интервью до 16», но обычно держусь до среды, а дальше все съезжает в хаос. Но он все равно контролируемый».
Наш Group Head отдела арт-дирекшна Настя Котомкина собрала в Notion буквально все интересные для себя материалы: рецепты, книги, игры, кино и сериалы, чтобы не тратить вечер на поиски фильма под чипсики.
Настя Котомкина
Group Head отдела арт-дирекшна SETTERS
Получилось так:
А арт-директор SETTERS Ангелина Зайцева добавила в Notion все материалы по своей карте развития и разбила их на блоки по ключевым словам: от типографики до финансов.
Ангелина Зайцева
Арт-директор SETTERS
Что еще выделяли ребята?
- Ту-душки: легко выписывать дела и отмечать галочками выполненные пункты;
- Сводки финансов: например, таблицу доходов и расходов;
- График занятости для тех, кто сочетает основную работу и фриланс.
- Самые разные списки: от ту-душек до покупок на неделю;
- Доходы и расходы;
- Перечень задач и дел: электронный личный планер;
- Библиотека и хаб материалов: фильмы, сериалы, рецепты и лекции.
Notion — универсальная штука. В приложении больше 20 готовых шаблонов: доски, журналы, чек-листы, галереи — и их можно редактировать, чтобы собрать что-то под себя. А еще можно создавать кастомные штуки полностью с нуля — но это уже для прошаренных.
В программе удобно оставлять комментарии с правками, шерить доступ к доскам для коллег и работать над задачами командой.
Вы можете работать в Notion с планшета, компа или телефона — у приложений и сайта простой и понятный интерфейс.
Минусы в том, что некоторые таблицы не такие функциональные, как в том же Google, а еще новичку может быть сложно разобраться из-за огромного количества блоков, функций и шаблонов, которые все же придется настраивать перед началом работы.
Еще в программе есть ограничения: Notion полностью бесплатен для личного пользования, а вот если вам нужно шарить его на команду, придется платить от 4 до 8 долларов в месяц — в зависимости от того, хотите ли вы раздать друллегам права на редактирование или только на просмотр.
Но вы покликайте в любом случае, вдруг зайдет. Вот тут собрали хаб с полезными материалами по Notion:
Источник: setters.education
Как я использую Notion
Летом прошлого года я начал экспериментировать, а теперь уже и по полной пристроил в свою рабочую деятельность Notion. Расскажу о том, почему мне нравится этот сервис и как я его использую. Если вкратце: очень круто, но есть много минусов, но всё прощаю, потому что чертовски удобно.
Ноушн — модный хипстерский стартап симпатичное и продвинутое приложение, которое помогает делать записи и организовывать проекты. Это как Evernote, только более удобный, с классным современным дизайном и адекватным ценообразованием.
Да, тут стоит сразу уточнить: Ноушн платный. Стоит это удовольствие 4 $ в месяц за тариф для одного человека и 8 $ — за тариф для команды. Если вас совсем много, то месячный ценник увеличится до 20 $. И кажется, что оно того стоит, по крайней мере четырёхдолларовый тариф можно осилить и не ругать себя за напрасно потраченные деньги.
Пробники тоже есть — бесплатно можно использовать основные функции, но с ограничениями. Доступно всего 1000 блоков и поверьте, заполняются они очень быстро ( даже если вы используете всякие хаки, чтобы их сократить).
В начале и здесь я оставлю реферальную ссылку, которая подкинет вам 10 $ на счёт. Ну и я смогу на месяц продлить удовольствие от использования Ноушна без оплаты.
Понимаю, что на первый взгляд ничего удивительного — ну приложение и приложение. Но Ноушн хранит в себе множество ультраудобных функций, благодаря чему, в нём так классно разбираться и работать.
Что круто
Начну с того, почему мне всё это нравится.
Поддержка разных форматов. Современный мир не стоит на месте, и мы все работаем не только с текстом, но и с изображениями, видео, таблицами, календарями, списками и кучей всего остального. И Ноушн отлично управляется с этими и другими форматами.
В любой документ можно вставить PDF, добавить туда ролик из Ютюба, выделить отдельные элементы цитатой, сделать ссылки и ещё добавить таблицу с формулой. В общем, не нужно куда-то лезть и что-то использовать дополнительно, всё под рукой.
Шаблоны и возможность настроить всё под себя. Так как Ноушн — это своеобразный швейцарский нож и из него можно слепить почти всё что угодно, то умные ребята начали готовить интересные способы использования этого сервиса и делиться готовыми шаблонами. В итоге, новичку очень легко понять, как подступиться к Ноушну и где он может пригодиться. Например, есть шаблон конспекта на встречах, расписания, планирования путешествия.
Плюс ко всему, вы можете сделать канбан-доску, календарь с мероприятиями, мудборд и многое-многое другое.
База знаний. Как мне кажется, Ноушн отлично подходит на звание « второго мозга», то есть закидывать в него всё, что может пригодиться сейчас в отдалённом будущем. И что самое классное, все страницы можно друг с другом связывать, ссылаться и делать так, чтобы информацию легко было отыскать.
Например, по крупным проектам у меня есть отдельные страницы, где я записываю всю основную информацию, а также потом прикладываю ссылки на дополнительные страницы, где уже храню материалы.
Совместная работа. Тут Ноушн заходит на территорию Гугл Докс и чувствует себя на ней вполне уверенно. То есть работать с другими людьми более чем комфортно. Можно дать доступ на просмотр, комментирование и редактирование. Можно открыть один файл, а можно сразу несколько.
Интерфейс. Ноушн красивый.
В итоге, Ноушн помогает заменить Гугл Докс, выступает как единая база знаний и шаблонов для повторяющихся событий, а также становится спутником для Things в сложных проектах.
Что не очень
Не всё так гладко. Есть несколько вещей, которые меня прямо бесят.
Общая запутанность. Это самая главная проблема. Если с Bear всё понятно — берёшь и пишешь, то к Ноушну требуется несколько подходов, прежде чем вы возьмёте этот инструмент в постоянную работу. По крайней мере, у меня было именно так. Пришлось потратить несколько вечеров, чтобы почитать Reddit, посмотреть YouTube и разобраться с основными функциями сервиса.
Но просто запрыгнуть достаточно сложно.
Ну и даже уже когда понимаешь, что тебе этот инструмент начинает нравиться, большое количество возможностей и настроек немного сбивает. То есть с одной стороны всё удобно и круто, а с другой — легко отвлечься на постоянные улучшения, а не на комфортное использование.
Блочная структура. С одной стороны, очень удобно, что в Ноушне есть блочная структура и можно очень быстро переносить разные куски текста. А с другой — пока к этому не привык ( а я, например, не привык до сих пор), это очень сильно бесит. И ещё больше бесит, что с блоками невозможно работать на телефоне.
Я, конечно, очень надеюсь, что разработчики всё это поправят. Но пока приходится ворчать.
Как я использую
Но несмотря на минусы, с плюсами всё-таки приятно иметь дело. Поэтому Ноушн уже аккуратно вошёл в мою реальность и весьма в ней прижился.
Инбокс. По классике, входная точка — это заметка под названием « Инбокс». Кусочки текста, подходы к материалам, заметки после встреч, интересные мысли, ссылки и всё-всё-всё, над чем я работаю в течение дня, попадает в Инбокс, после чего уже распределяется дальше.
Планирование контента. Что ж, моя жизнь весьма тесно связана с созданием и дистрибуцией контента, а делать это хаотично весьма сложно. Особенно, когда вокруг сразу много проектов и за каждым необходимо внимательно следить. Ноушн в этом плане очень крут.
Я сделал отдельную страницу, на которой перечислены основные площадки под мои проекты, а также описания и даты, когда публикации должны выйти. При этом готовить материалы можно прямо тут, не отходя от кассы.
И самое классное, что у страницы с данными можно менять внешний вид. То есть я могу посмотреть на будущие публикации на подложке календаря, а могу — в виде списка с выделенными тегами, в которых указаны плошадки для публикации. Нигде пока такого комфорта при планировании контента не встречал.
Лекции. Отдельная полезная для меня функция Ноушна — это рабочая тетрадь при изучении чего-то нового. Уж очень я люблю в свободное время засесть за каким-нибудь курсом в Skillshare или Coursera. И довольно удобно открыть в это время Ноушн, сделать заметки, добавить скриншоты, выделить отдельные фразы и потом проанализировать записанное.
Заметки из книг. Во время чтения я стараюсь сохранить любые заинтересовавшие меня моменты: умные мысли, советы, красивые фразы и речевые обороты. Постоянно задаю себе вопрос: поможет ли мне эта фраза в будущем, а также прикидываю — где и как можно воспользоваться тем или иным советом. И сразу же его сохраняю в Ноушне.
У меня даже есть отдельная страница с прочитанными книгами. Там обложка, название и автор, основная мысль и действие, которое выполнил после прочтения, а также цитаты. Выглядит это примерно так ( шаблон можно скопировать себе).
Журнал. Весь журнал РАЗВИВЕЙШН, как и работа над ним, создаётся в Ноушне. То есть планирование, подготовка текста, вёрстка и публикация, — всё делается в Ноушне.
UPD: Теперь верстаем журнал всё-таки в виде отдельной веб-страницы. Но для запуска и тестирования Notion подошёл лучше всего!
В итоге, Ноушн уже вполне плотно зашёл в мою диджитал-жизнь и уверенно в ней держится. Буду держать в курсе.
Если захочется ещё поизучать возможности сервис, погрузиться в коммьюнити и просто позалипать, то вот вам:
Источник: skaplichniy.ru