Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимости государств, объективно обуславливает непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступив в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во многих отраслях, в том числе информатики связи, обеспечили возможность практической реализации идеи формирования информационного общества.
В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит перспективным информационным технологиям, обеспечивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества – информационного.
LanDocs 3.8.1 — единый интерфейс для вашего бизнеса.
В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, о развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная перспективных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.
Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным стандартом синонимом является документационное обеспечение управления) порождается противоречивостью требований к информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению. К пользователям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.
АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих целей:
— повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия;
— интеграция процессов документационного обеспечения управления учреждением в рамках еденной корпоративной информационной системой;
LanDocs — демонстрация веб-интерфейса системы электронного документооборота
— повышение производительности, эффективности труда руководства и сотрудников органов государственной власти, организации или предприятия;
— интеграция информационных процессов в рамках кооперации органов государственной власти, организаций и предприятий.
Основной формой представления информации в управление является документ. Главная функция управленческого документа — обеспечение централизованной деятельности организации. При помощи документирования информации приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передовая управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализируя об обратной реакции.
Главная особенность индустрии создание автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно не высокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не успеху всей работы в целом.
В масштабе всей организации должна действовать единая система наименований полей и атрибутов и терминологии описания системных данных. Тонкость здесь состоит в том, что большинство таких классификаторов сопоставляют каждый термин с неповторяющимся соответствующим только данному термину кодом.
LanDocs — программная платформа построения корпоративных систем управления контентом и электронного документооборота (ECM/СЭД). Собственная разработка компании ЛАНИТ.
LanDocs представлен на рынке решений для автоматизации работы с документами с 1997 года. Сертификат соответствия российским государственным стандартам ГОСТ Р № РОСС RU.МЕ20.Н01957. Функциональность отвечает потребностям крупных иерархических организационных структур в части задач автоматизации документационного обеспечения управления. Для предприятий малого бизнеса и для учебно-методической работы выпускается продукт LanDocs:SMB — упрощенная версия с включением множества преднастроек. LanDocs использует одну из двух промышленно выпускаемых СУБД (по выбору заказчика): Oracle или MS SQL Server.
Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности — автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.
1. Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе LanDocs
согласование документов в электронной форме;
организация оперативной обработки внешних обращений;
контроль исполнения документов и заданий;
подготовка наглядной отчетности по движению документов;
организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
организация защищенного корпоративного архива электронных документов;
поддержка процессов управления качеством.
2. Особенности рыночной позиции
LanDocs зарекомендовал себя как платформа построения и развертывания сложных распределенных систем документооборота, обеспечивающая надежную работу в разнородных коммуникационных средах (в том числе, при наличии участков с низкой пропускной способностью). Предлагается несколько видов как полнофункциональных, так и ограничено-функциональных клиентов, обеспечивающих учет условий подключения к сети и специфики работы с документами конкретного ролевого рабочего места. Такой подход позволяет предложить рынку одновременно масштабные и экономичные распределенные СЭД.
В LanDocs наиболее последовательно проводится политика информационной безопасности. В частности, ЭЦП и шифрование поддерживаются для всех типов объектов (не только для контента) и для всех типов клиентов (включая, доступ посредством электронной почты и интернет).
LanDocs обеспечивает высокую производительность на серверном оборудовании среднего ценового класса при достаточно большом числе одновременно работающих пользователей.
По мере развития платформа обогащается средствами поддержки наиболее эффективных приемов работы с документами, найденными в опыте проектирования. Тиражирование релизов платформы для СЭД, установленных у корпоративных пользователей (входит в комплект услуг регулярной технической поддержки), предоставляет в распоряжение этих пользователей достижения лучших документных практик.
3. Результаты внедрения
Основным результатом использования решений на основе LanDocs является системное повышение прозрачности (прослеживаемости), управляемости (подконтрольности) и оперативности выполнения всех автоматизированных с её помощью деловых процессов и процедур. В частности:
достигается полный контроль состояния любого делового документом с момента его создания/получения до завершения исполнения/отправления;
снижается количество ошибок персонала, минимизируется возможный ущерб от таких ошибок;
обеспечивается возможность исключения бумажных документов из рутинного документооборота; деловые коммуникации при этом осуществляются в более высоком темпе, лучше защищены и допускают применение более развитых средств электронного контроля;
обеспечивается систематизированное и надежное хранение электронных документов;
появляются возможности быстрого поиска документов по реквизитам учета и содержащимся в тексте словам и выражениям;
обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа, как при хранении, так и в процессах информационного обмена;
улучшается организация коллективной работы;
становится доступной аналитическая обработка данных о ходе офисных бизнес-процессов, которая дает возможность идентификации узких мест и планирования организационных изменений, повышающих индивидуальную и коллективную продуктивность.
4. Крупные проекты
К наиболее масштабным проектам построения СЭД на платформе LanDocs (c количеством подключений от 1000 до 7000 и более рабочих мест) относятся проекты в Федеральном казначействе России, Московской объединенной энергетической компании (МОЭК), СО ЕЭС России, ОАО «Сургутнефтегаз», Уральском оптико-механическом заводе (УОМЗ), МДМ-Банке и УРСА Банке, Народном и Национальном банках Казахстана, Белагропромбанке и Белинвестбанке республики Беларусь.
5. Базовая функциональность
Управление хранением документов, интеграция с офисными приложениями
Организация совместной работы с документами
Регламентация доступа к документам и функциям системы
Отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок
Навигация и поиск документов
Обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение
Контроль исполнения документов и заданий
Работа в режиме замещения исполнителя
Отчетность по документообороту
Менеджмент данных справочников системы, настройка типов документов и сообщений
Настройка на организационную структуру предприятия
Настройка на характерные для конкретной организации этапы документооборота
Сканирование бумажных документов. Работа с изображениями документов (Imaging)
Массовое сканирование и регистрация документов
Архивирование документов, поддержка функций корпоративного архива
Автоматизация деятельности ведомственного архива
Интеграция с внешними Windows-приложениями
Работа через Интернет
Интеграция с электронной почтой
Обеспечение информационной безопасности
Электронная подпись и шифрование документов и заданий
6. Возможности интеграции и настройки
Для доступа к функциям и объектам СЭД из внешних приложений LanDocs предоставляет сторонним разработчикам открытый документированный программный интерфейс (API). Основу интерфейса представляет OLE-интерфейс, в полной мере не поддерживающий функционал системы. Компонента LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА обеспечивает возможность доступа к LanDocs из web-приложений и позволяет интегрировать СЭД в корпоративную среду web-сервисов.
Широкий набор настраиваемых параметров дает возможность управлять работой различных модулей системы. Редактор форм регистрационных карточек поддерживает обработку событий на Visual Basic Script и предоставляет широкие возможности приспособления системы к логике обработки конкретного вида корпоративных документов. Поставляется встроенный редактор отчетов.
7. Архивное решение
На основе платформы LanDocs предлагается специализированное решение для архивных служб предприятий и организаций, включающее в себя поддержку операций комплектования архива, функций архивного учета, формирования статистической отчетности по работе архива в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства. Архивное решение интегрировано с модулями LanDocs для автоматизации текущего делопроизводства и допускает интеграцию с другими СЭД.
8. Состав LanDocs
ПО LanDocs поставляется в виде готовых к использованию настраиваемых программных компонент (см. список ниже). В зависимости от задач проекта в СЭД могут использоваться все или только некоторые из них.
Компоненты LanDocs:
LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ
LanDocs: ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК
LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
LanDocs: ПАКЕТНОЕ СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
LanDocs: ПОЧТОВАЯ ПОДСИСТЕМА
LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП
LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ
LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА
LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА
LanDocs: ДИЗАЙНЕР ФОРМ
Заключение
С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников корпоративное хранилище архив электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового пакетного ввода документов на бумажной основе в электронный архив система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных workflow схем обработки документов.
- Проблемы защиты информации в Internet. Интернет-угрозы
- Суперкомпьютеры и их применение
- История развития Xbox
- Развитие права собственности в Древнем Риме
- Римское частное право как система исков.
- Технологии соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа
- Миссия Google
- Опыт благотворительной деятельности религиозных организаций
- Никита Сергеевич Хрущев
- Физическое воспитание в семье
- История развития менеджмента как науки
- Участие работников в управлении: зарубежный опыт и отечественная практика (Опыт постсоветских стран)
При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org
Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи
Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей
Telegram и логотип telegram являются товарными знаками корпорации Telegram FZ-LLC.
Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.
Источник: www.evkova.org
LanDocs: КЭДО
LanDocs: Кадровый ЭДО — решение для эффективной цифровизации кадрового документооборота.
Что такое кадровый ЭДО?
Кадровый электронный документооборот (К ЭДО ) – это система автоматизации документо-ориентированных кадровых процессов, относящихся к взаимодействию работодателя с работником и соискателем, начиная от заключения трудового договора и заканчивая увольнением, а также получением архивных справок. КЭДО не заменяет собой специализированных систем кадрового учета , а дополняет их – что делает возможным организацию всех коммуникаций сотрудника с HR-службой в электронном виде.
«LanDocs: Кадровый ЭДО» представляет собой готовое решение на платформе LanDocs , которое можно внедрить в сжатые сроки.
Предпосылки внедрения КЭДО
Во-первых, российское законодательство после принятия поправок в Трудовой кодекс, утвержденных законом 377-ФЗ от 22.11.2021 г., разрешает вести в электронном виде почти все кадровые документы, за редким исключением. Более того, готовится перечень документов, для которых электронная форма будет обязательной.
Во-вторых, массовый переход на удаленную работу как более эффективный метод организации труда, а не только вынужденная мера, требует наличия возможности решать кадровые вопросы без обязательного визита в офис работодателя.
В-третьих, КЭДО позволяет организациям экономить. ЛАНИТ разработал методику для расчета этой экономии и готов предоставить ее своим клиентам.
Преимущества КЭДО для бизнеса
Прежде всего, КЭДО обеспечивает экономию времени сотрудников при взаимодействии с кадровой службой, особенно в режиме удаленной работы или для территориально-распределенных организаций.
Также обеспечивается подписание почти всех кадровых документов в электронном виде, что позволяет выполнять требования законодательства и избегать штрафов.
Что немаловажно, сокращаются затраты времени на подписание бумажных кадровых документов руководителями, а время руководителя — очень ценный ресурс.
Кроме того, цифровизация трудовых отношений повышает привлекательность HR-бренда компании, что может стать решающим фактором в глазах молодого поколения.
И, разумеется, следует учитывать общий положительный эффект от внедрения электронного документооборота – снижаются риски потери документов, операционные затраты, расходы на печать и логистику бумажных документов и так далее.
С чего начать внедрение КЭДО?
Первым делом надо провести аудит кадровых процессов – какие кадровые документы у вас используются, что уже переведено в цифру, а что нет, насколько интенсивно их движение и так далее. Тогда можно будет определить приоритеты и решить, что автоматизировать немедленно, а что можно отложить. КЭДО можно внедрять постепенно, по документам.
Вторым шагом необходимо провести анализ действующих локальных нормативных актов (ЛНА) по взаимодействию с вашими сотрудниками. Это большая работа, которая может потребовать привлечения консультантов. Специалисты ЛАНИТ также готовы поделиться своим опытом и помочь с этим вопросом. Четко проработанная структура ЛНА – это фундамент, обеспечивающий юридическую значимость КЭДО.
После того, как мы определились с приоритетами, типами документов и с бизнес-требованиями к конфиденциальности, хранению и так далее, аналитики должны разработать модель «как будет» и согласовать ее с заказчиком. Также нужно подумать об оптимизации кадровых процессов, приняв во внимание все новации законодательства – это подходящий момент, чтобы отказаться от традиций, которые не позволяют бизнесу развиваться.
Затем начинается внедрение системы. Здесь все происходит, как обычно при внедрении ИТ -систем: установка ПО , первичная настройка, загрузка данных , кастомизация интерфейсов для сотрудников и кадровиков, написание инструкций пользователя и администратора.
Когда этот этап пройден, переходим к опытной эксплуатации. Для этого мы обычно рекомендуем заказчику выделить небольшую фокус-группу в составе 10-15 сотрудников. Мы проводим обучение пользователей и в рамках этой фокус-группы выполняем пилотный обмен некоторым количеством документов.
После проведения пилота мы получаем обратную связь от пользователей, при необходимости дорабатываем процессы, проводим обучение всех пользователей системы и запускаем систему в промышленную эксплуатацию. Однако, на этом наши отношения с клиентом не заканчиваются – мы оказываем техническую поддержку и постоянно находимся в контакте. После завершения пилота приступаем к расширению проекта, чтобы охватить другие виды кадровых документов, которые не вошли в первый этап.
Электронная подпись в КЭДО
Федеральный закон «Об электронной подписи » № 63-ФЗ устанавливает равнозначность электронной и собственноручной подписи и предусматривает три вида электронной подписи: квалифицированная (КЭП), неквалифицированная (НЭП) и простая (ПЭП).
Согласно Трудовому кодексу (ТК), выбор вида электронной подписи для кадровых документов зависит от вида документа, подписывающей его стороны (работник или работодатель) и системы, в которой это действие выполняется, – собственная ИС работодателя или портал « Работа в России ».
Поэтому все сценарии использования электронной подписи должны быть тщательно проработаны, чтобы избежать лишних расходов и сложностей и в то же время соблюсти все требования законодательства.
Решение ЛАНИТ поддерживает все виды электронной подписи в соответствии с требованиями 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ ».
Возможности удостоверяющего центра ЛАНИТ и сервиса подписания НЭП
- Автоматическое формирование заявления на выдачу НЭП
- Удаленная выдача НЭП сотруднику
- Подписание НЭП из личного кабинета сотрудника, в т.ч. с помощью мобильного телефона
- Отзыв НЭП из личного кабинета кадровика при увольнении сотрудника
Архитектура КЭДО
Целевая архитектура КЭДО включает семь функциональных блоков: кадровую учетную систему, личный кабинет сотрудника, личный кабинет кадровика, личный кабинет руководителя, СЭД , электронный архив и электронную подпись.
Все это можно развернуть в облаке на основе коробочных решений, однако такой вариант, скорее всего, устроит только небольшие организации. Для крупных компаний безопаснее и эффективнее с точки зрения финансов будет разместить на собственных мощностях как минимум архив кадровых документов, а может быть и всю систему. Также остается возможность использовать ЛК работника на портале «Работа в России ».
Требования к системе КЭДО
На основании многолетнего опыта общения с заказчиками и анализа большого количества запросов у нас есть определенное сложившееся понимание требований к управлению кадровым электронным документооборотом, которые являются в значительной мере универсальными для большинства организаций. А все особые пожелания заказчика учитываются в ходе реализации проекта внедрения.
Ключевые требования заказчиков к системе при переходе на КЭДО:
- позволяет учитывать специфику трудовой деятельности (например, наличие мобильной версии и функции терминала самообслуживания);
- позволяет подписывать документы различными видами ЭП, в том числе на портале «Работа в России »;
- обладает встроенными инструментами интеграции (например, API ) с популярными кадровыми учетными системами;
- обеспечивает ведение юридически значимого кадрового архива с соблюдениями требований к долгосрочному хранению документов;
- дает возможность хранить кадровые документы в периметре организации;
- автоматизирует кадровые процессы, а не просто подписывает документы;
- позволяет изменять бизнес-процессы и настраивать функциональность собственными силами, без существенных временных затрат;
- регулярно обновляется и следит за законодательством РФ.
Возможности «LanDocs: КЭДО»
Платформа LanDocs более 20 лет обеспечивает эффективное управление электронными документами, в том числе в крупнейших организациях России и стран СНГ , а также во множестве компаний с различным штатом сотрудников — от нескольких десятков до десятков тысяч человек.
- создание, согласование и хранение любых кадровых юридически значимых документов в электронном виде;
- автоматизация кадровых процессов, а не просто подписание документов;
- изменение бизнес-процессов и настройка функциональности собственными силами, без существенных временных затрат;
- личный кабинет сотрудника – единое окно для взаимодействия с работодателем, позволяющее как запросить какие-то документы (например, справку), так и ознакомиться с документами;
- подписание кадровых документов различными видами ЭП;
- интеграция с кадровыми корпоративными ИС;
- соответствие ФЗ;
- ведение юридически значимого кадрового архива с соблюдением требований к долгосрочному хранению документов.
Примеры интерфейсов «LanDocs: Кадровый ЭДО»
Опыт внедрения
Источник: www.lanit.ru
LanDocs Business Suite
Веб-решение для автоматизации документооборота. Сервис умеет вести архив, канцелярию, позволяет управлять договорами, совещаниями, совместной работой, проектами и продажами.
Похожие на LanDocs Business Suite
Описание LanDocs Business Suite
LanDocs Business Suite — это система, способная автоматизировать документооборот в вашей компании, управлять проектами, задачами, взаимоотношениями с клиентами. В программе можно вести архив документации, канцелярию, быстрее разбираться с договорами, совещаниями и др.
Возможности платформы LanDocs Business Suite:
- Управление документами.
- Управление взаимоотношениями.
- Управление бизнес-процессами.
- Управление проектами.
- Управление целями.
Источник: startpack.ru