Что за программа исуп

Если вы приняли решение внедрить систему управления проектами – а особенно, если вы делаете это впервые, то наверняка задаетесь вопросом: как сделать все правильно, минимизировать ошибки, прийти именно к тому результату, который ожидаете?

Автоматизация системы управления проектами

Причинами построения КСУП в компаниях, достигших определенного уровня развития, обычно называют два ожидаемых эффекта. Первый из них – экономия дорогостоящего времени руководителей проектов за счет созданной инфраструктуры. Второй эффект заключается в упрощении контроля за проект-менеджерами в условиях, когда их число в бизнесе растет. Вполне естественным является, что без компонента информационной системы (ИСУП) трудно представить современное управление проектами. Это связано с требованием эффективности, достигаемой технологическим обеспечением КСУП.

Плюсы и минусы внедрения ИСУП при наличии готовой методологии

Средства поддержки управления проектами

Управление проектами постепенно все больше смещается в виртуальную среду реализации. Это вызвано потребностью многократного увеличения самого важного ресурсного потенциала для решения уникальных задач – человеческого. Даже в России в ближайшие годы мы столкнемся с тем, что квалифицированный ответственный ресурс для выполнения проектной задачи окажется самым дефицитным среди множества других. Поэтому встанет вопрос о переводе проектных команд на виртуальную основу деятельности. И ни языковые, ни культурологические ограничения не смогут в значительной степени воспрепятствовать данной тенденции.

Первые шаги в этом направлении уже сейчас закладывают фундамент будущей модели управления бизнесом. Они заключаются в комплексе мероприятий по внедрению и развитию технических, программных и информационно-коммуникационных средств ИСУП (информационных систем управления проектами). Затраты на автоматизацию представляются пока несоизмеримыми с достигаемыми эффектами, далеко не все проекты данного типа заканчиваются успехом. Но общий процесс постепенно набирает обороты, появляются интересные глубоко интегрированные решения, поддержка процессов управления проектов все более реальна.

С позиции проектной практики компании активно применяют специализированные программные продукты (ПП), в том числе и по созданию единого информационного пространства в рассматриваемом виде управленческой деятельности. Но ИСУП – это не только набор элементов программного обеспечения. Немаловажную роль в ней играет аппаратная часть, серверный компонент, профильные корпоративные системы и связь с ними.

Информационные системы управления проектами должны рассматриваться как комплексные программно-технические решения в рамках реализации общей IT-политики компании. Вместе с тем, ключевую роль для пользователей системы играет ее внешний и сущностный аспект, выражающийся в интерфейсах взаимодействия, логике работы, коммуникационном и сервисном удобствах. В настоящий момент на рынке программного обеспечения представлено масса специализированных программ, среди которых доминирует пакет MS Project. Далее вашему вниманию предложена модель применяемых средств для автоматизации проектного управления с учетом их соответствия процессным блокам.

Что такое ИСУП и какие выгоды даст ее использование

Модель применения специализированных ПП для реализации типовых процессных блоков в проекте (нажмите для увеличения)

На модели видно разграничение ПП по трем основным секторам.

1. Бизнес-планирование и анализ экономической эффективности, которые решают соответствующие задачи.
2. Разработка проекта в части его непосредственной реализации, минимизации рисков и собственно управление работами. В данном секторе решаются задачи планирования работ с учетом пула доступных и привлекаемых ресурсов. Осуществляются контрольные мероприятия и коррекция планов.
3. Коммуникационное обеспечение в части информации, отчетности и документационного обеспечения, включая архивирование.

Задачи и функции информационной системы

Разработка и развитие ИСУП преследует несколько целей, которые вливаются в общий целевой контекст корпоративной системы управления проектами. В первую очередь, это рост эффективности управления за счет повышения скорости, технологичности и процедурной наполненности. Во-вторых, автоматизация позволяет повысить рациональность использования всех ресурсов компании в проектной деятельности: рабочего времени, финансов, мощностей и т.д.

Среди основных задач ИСУП можно выделить следующие:

• перевод замысла в планировочную модель проекта;
• выполнение финансово-экономических расчетов по проектам, их анализ, сценарирование прогнозов и обеспечение принятия решений по всей линейке инициатив;
• создание и оптимизационная корректировка планов проектных работ, начиная с портфеля, программ и заканчивая локальными проектными задачами;
• обеспечение функционирования единого информационного поля, собранного из результатов пакетной работы с применением специализированного ПО разной направленности.

Следует заметить, что функции планирования и контроля занимают главенствующее место среди областей автоматизации на основе ПП, задействованных в ИСУП. Однако последнее время стали активно развиваться решения, где акцент делается на отчетность, оценку трудозатрат, мотивационные модели, оперативность постановки и исполнения задач, документооборота. В этой связи интерес представляет матрица функций информационной системы, основанная на принципах детализации при отборе проектов и этапах проектного цикла. Матрица показана ниже, ее основу составляют функциональные блоки.

1. Календарно-сетевое планирование.
2. Управление ресурсами: персоналом, финансами, оборудованием, материалами.
3. Отчетность по работам с позиции трудозатрат.
4. Документационное обеспечение проектного управления.

Матрица функций информационной подсистемы КСУП (нажмите для увеличения)

Как известно, автоматизация не должна развиваться стихийно, хотя зачастую именно так и происходит во многих компаниях. Во всяком случае, первые ПП в области проектного управления так и возникают. Сначала появляются люди, частично или полностью занятые в проектах. Затем кто-то из проект-менеджеров инициирует применение программных средств, и, наконец, ПП получают развитие. Но на определенном этапе парадигма ИСУП претерпевает изменение.

Руководство приходит к выводу, что нужно применить комплексный, системный подход, поскольку проектная деятельность становится довольно распространенной практикой и даже более того. Она начинает занимать слишком много времени, людских ресурсов, чтобы не заботиться о ее эффективности с учетом синергии с операционным контекстом управления. Тогда-то и возникает потребность ответить на ряд вопросов, связанных с организацией интегрированной ИСУП более высокого уровня.

1. По методологии управления проектами, по важности и реализуемости какие бизнес-процессы должны быть поставлены в первую очередь?
2. Как ранжировать описанные бизнес-процессы с позиции их автоматизации?
3. Какие «коробочные» решения в настоящий момент предлагает IT-рынок?
4. Какие интеграционные мероприятия потребуются при внедрении ПП в проектную практику?

Программное обеспечение в информационной системе

Как мы выяснили в прошлых разделах, требуется цельный взгляд на сложившуюся модель проектной парадигмы бизнеса. Нужно переосмыслить финансовую, инвестиционную политику, IT-политику так, чтобы, обнаружив очаги повышения эффективности проектов на качественном уровне, включить вопрос развития ИСУП в информационно-коммуникационную стратегию.

Делать это должны три руководителя: директор по развитию или лицо, отвечающее за инвестиционное направление, финансовый директор и IT-директор. Основанием для построения плана развития информационной системы является ее структура в компоненте КСУП. Структурирование выполняется с учетом нескольких оснований:

• этапы жизненного цикла проектов;
• функции управления и ИТ-обеспечения;
• уровень проектного и функционального управления;
• специализация и гамма сервисов программных продуктов, рассматриваемых к применению.

Варианты составов применяемых ПП по процессам проекта и областям знаний (нажмите для увеличения)

Из-за Российской специфики для бизнес-планирования и оценки экономической эффективности проектов лучше всего применять один из флагманских отечественных ПП компаний Expert Systems или Альт Инвест. Эти продукты более 20 лет успешно используются, позволяют работать в программном и портфельном режиме, отрабатывая всю гамму вопросов моделирования на предынвестиционной стадии. Для информационного сопровождения инвестиционного и постынвестиционного этапов можно применять и ПП западного производства, и отечественные разработки. На рыке лидирует линейка средств компании Microsoft.

Пакет MS Project Portfolio Server призван обеспечить более высокое качество и сервис в портфельном управлении организации, он имеет модульное построение. Первый модуль решают задачи сбора проектов в единый интерфейс, проверки их на соответствие стратегии, первичного отбора на проработку. Второй модуль позволяет выполнить оптимизацию портфеля, выстроить рейтинги проектных задач в нем, помогает составить и утвердить корпоративный портфель. Мониторинг проектов по запланированным показателям на предмет выявления текущих проблем выполняется в третьем модуле, с его помощью руководство получает свободу маневра в масштабе всего портфеля.

ПП для календарного планирования и управления временными ресурсами проекта выполняют следующие функции:

• планирование работ по составу и последовательности выполнения;
• планирование и распределение ресурсов;
• анализ бюджета рабочего времени;
• календарная оптимизация;
• визуализация плана;
• отчетность по исполнению графика проекта.

Программы для эффективного управления стоимостными аспектами и бюджетированием проекта обеспечивают:

• инвестиционное моделирование и разработку программы привлечения средств;
• разработку и сценарное моделирование бюджета проекта в динамике;
• контрольные мероприятия затрат и стоимости;
• отчетность и интеграцию в систему общекорпоративных финансов.

Программные блоки ИСУП, связанные с управлением рисками и коммуникациями проектов, активно развиваются, у них большой потенциал. Впереди прорисовываются интересные перспективы по разработке интегрированных блоков или отдельных продуктов, связанных с управлением виртуальными командами. Это весьма перспективное направление и для интернационализации бизнеса. Правда, западники нам прочат еще большую изоляцию и регресс, но я в это не верю. Российский менеджмент, несмотря ни на какие вызовы, сохраняет шансы и к реанимации, и к экспансии.

Источник: projectimo.ru

ИСУП как основной инструмент управления. Базовый функционал

Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

Внедрение и развитие информационной системы управления проектами – обязательный шаг для любой КСУП. Без комфортных условий для управления, которые повысят скорость, технологичность и прозрачность процессов создание КСУП теряет всякий смысл. Именно эти цели и преследует большинство проектов по внедрению программных продуктов.

Но, к сожалению, программное решение не может подойти всем сразу, требуется долгий период адаптации, тестирования функций, проб и ошибок. С чего начать? Как определить требования к такой системе так, чтобы удовлетворить широкий круг пользователей и, вместе с тем, обеспечить базу для долговременного развития?

Постоянные функции менеджера

Проектное управление в своей основе мало отличается от просто «управления». Поэтому для проектного менеджера, в первую очередь, необходимо обеспечить те же функции, что и для обычного руководителя. Особенностью систем управления проектами является более высокий уровень инструментов для планирования и контроля исполнения. Ведь проект отличается от операционной деятельности своей срочностью, уникальностью и рисками, что требует особого внимания.

Чтобы обеспечить комфортную работу участникам проектов и при этом поддержать процессы управления, выделим и покажем основные функции ИСУП, которые одинаково применимы как при старте проектного управления, так и при высокой зрелости КСУП.

Управление исполнением

Основа основ управления – делегирование ответственности, полномочий и контроль исполнения. Поэтому для любой системы управления базовым функционалом должны быть возможности по фиксации передачи ответственности за выполнение задачи и приемке результатов, а также богатый набор инструментов для получения отчетов об исполнении в различных ракурсах. Даже не являясь руководителем проекта, я использовала ИСУП ADVANTA для управления подразделением: проводила совещания, фиксировала поручения, отслеживала статус их исполнения, хранила необходимые документы и другие артефакты. Система помогала своевременно обращать внимание на выполнение задач, просрочку и опережение, обосновывать необходимые решения и выстраивать мотивацию.

Фиксация ответственности за задачу

Задачи по ответственным с индикаторами просрочки

Группировка задач по ответственным

Приемка выполненных работ в системе

Планирование

Поскольку мы говорим о старте КСУП и, соответственно, старте ИСУП, для некоторых областей важно определить не только базовые функции, но и последовательность их внедрения. Конечно, многое зависит от устоявшихся правил, стандартов и процессов компании. Но все-таки для большинства систем логична следующая этапность в автоматизации процессов планирования:

Первым и самым востребованным уровнем планирования являются сроки реализации проектов и выполнения задач. Время – наиболее ценный ресурс, его планируют и топ-менеджеры, и функциональные руководители, и просто специалисты. При выполнении проектов и задач с множеством взаимосвязей и ответственных сложно избежать ошибок, поэтому не обойтись без специальных инструментов. В первую очередь, важно уметь группировать задачи проекта, объединять их по смыслам, расставлять приоритеты и контрольные точки. В этом поможет представление проекта в виде иерархической структуры.

Другим незаменимым инструментом ИСУП для планирования сроков является диаграмма Ганта. С ее помощью каждая роль может создать собственный план: топ-менеджмент фиксирует дорожные карты развития, руководители бизнес-направлений намечают проекты, проектные менеджеры создают этапы и задачи в расписании своих инициатив.

Диаграмма связывает события по старту и завершению работ, отражает ответственных за задачи. Большинство систем для управления проектами имеет в своем функционале диаграмму Ганта, главное – уметь настроить необходимые элементы в ИСУП. В результате этой работы будет построена основа для создания отчетов всем уровням заинтересованных сторон. Исполнители примут назначенные им задачи, заказчики смогут получать информацию о продвижении проекта по его фазам, руководство сможет контролировать достижение важных результатов в рамках портфеля.

Пример иерархической структуры работ для функциональных руководителей

Планирование сроков менеджером проекта с использованием диаграммы Ганта

Пример визуализации плана по контрольным точкам для руководства

Следующий по важности уровень планирования – бюджет. Для работы с финансами, как правило, есть отдельные системы, но они не имеют задачи по управлению проектами. На низком уровне зрелости проектного управления распределение материальных ресурсов предприятия часто производится по подразделениям (центрам финансовой ответственности), без отдельного учета проектной деятельности. То есть бюджет проекта распределен по разным участкам, при этом в бюджете каждого подразделения могут быть средства нескольких проектов по одним и тем же статьям затрат. По сути, это означает, что управление бюджетом для проекта вовсе отсутствует.

Все это может привести к возникновению ошибок и кассовых потерь, утрате контроля на высоком уровне.

Полноценная ИСУП должна обладать инструментами по работе с финансами, благодаря которым пользователям доступен анализ бюджетов в контуре проектов на основе реально совершаемых платежей. В ходе анализа можно связать поступление и расходование средств с контрольными событиями проекта: контрактами, закупками, оплатой работ, завершением пилотных испытаний и получением прибыли. ИСУП обеспечивает возможности планирования бюджета проекта, анализ финансовой информации, а в идеале и интеграцию с другими учетными системами.

Возможности интеграции ИСУП дают основу для контроля финансов в оперативном режиме. То есть при совершении оплаты или поступлении платежа по проекту эта транзакция может сразу передаваться в систему управления проектами. Такие условия управления дают возможность немедленного выявления экономии и рисков недостатка средств по портфелю, в целом.

Не секрет, что бюджет проекта может несколько раз корректироваться – возникают дополнительные требования, принимаются решения о важных дополнениях и изменениях, отражается воздействие внешних факторов. Сложно удерживать во внимании, насколько изменение бюджета каждой задачи или проекта повлияет на выполнение сводного бюджета, и является ли такое изменение угрозой для достижения целей. Используя возможности ИСУП, можно регулярно отслеживать критичные отклонения бюджета, и на основании этих данных принимать решения о корректировке содержания проектов, снижении требований к качеству или остановке каких-либо работ.

Пример работы с бюджетом в ИСУП

Пример отчета доходов и расходов проекта по статьям затрат

Пример отчета по контролю расходования бюджета проекта

Еще одним востребованным инструментом управления является анализ загрузки исполнителей. Этот инструмент необходим при дефиците трудовых ресурсов, когда важно корректно распределить объем работ на исполнителей и спрогнозировать назначение задач на следующий период. Такие виды анализа используются на уровне проектов и задач и наиболее сложно реализуемы.

Дело в том, что в умении правильно рассчитывать нагрузку недостаточно иметь только инструмент для управления, требуется иной уровень культуры и самих исполнителей. Для распределения и подсчета загрузки персонала понадобится точное планирование работ, принятие ответственности исполнителя за соблюдение сроков, регулярный сбор фактически затраченного времени (таймшит) и соответствующая мотивация за просрочку.

Каждый день или еженедельно по всем задачам в контуре ИСУП каждый исполнитель должен передавать сведения о времени, затраченном на выполнение конкретных задач. Все руководители обязаны регулярно анализировать исполнение, находить возможности для оптимизации, проверять корректность данных от своих сотрудников.

На такой формат взаимодействий способна не всякая организация и на верхнем, и на нижнем уровне управления. Однако, если готовность реализовать такие функции все же есть, наличие в ИСУП инструментов для планирования трудозатрат и сбора фактических значений переводит управление компанией на новый этап. Тогда в системе появляются и планы загрузки, и регулярно собираются данные по фактически затраченному времени. А, значит, появляется возможность для точного планирования деятельности, снижаются риски недостатка ресурсов, сокращаются простои в работе.

Сбор фактически затраченного времени по работам в ИСУП

Примеры отчетов для контроля загрузки исполнителей

В последующей публикации мы подробно остановимся на таких незаменимых в проектной деятельности инструментах как коммуникации и документооборот, сбор и хранение информации, аналитика и отчетность.

Поделиться в соц. сетях

Источник: www.advanta-group.ru