Что за программа электронный документооборот

Содержание

Рутинные дела отнимают много времени: распечатать документы, отнести на подпись, выставить счет, отправить акт. Ключевые сотрудники тратят на это время, вместо того, чтобы заниматься стратегическими задачами. Поэтому переходят на электронный документооборот, а для некоторых он обязателен. В статье расскажем, что такое ЭДО, в чем его плюсы и минусы, как начать его использовать

Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот — это способ обмена документами по интернету. С помощью ЭДО легко:

доставлять и принимать файлы от контрагентов;
отправлять письма и договоры;
сдавать налоговые отчеты;
оплачивать платежи;
ставить подпись с компьютера;
хранить архив и предоставлять доступ.

Попробуйте хранить документы в CRM-системах. Одна из самых простых и популярных — Битрикс24. Рабочие файлы собираются в отдельном разделе и удобно сортируются. За пару кликов вы найдете нужный документ, прикрепите к задаче или событию в календаре, отредактируете его онлайн. Система поддерживает html, docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, csv и другие форматы.

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

Кому подходит ЭДО

В 2021 году некоторые организации в обязательной форме подключили электронный документооборот. Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ, компании и ИП, у которых более 100 сотрудников обязаны сдавать налоговую отчетность через оператора ЭДО: отправлять декларации только в электронном виде.

Часто ЭДО применяют для срочных и конфиденциальных документов. Но еще ЭДО полезен, когда важно получать плату за товар или услуги сразу после отправки файла. Бумажные документы сильно увеличивают срок выплат, а электронные помогут сократить сроки. К тому же многие крупные компании перешли на ЭДО и могут потребовать от партнера того же.

Плюсы и минусы цифрового документооборота

Преимущество электронного документооборота — экономия. Например, на бумаге, распечатке, доставке. В единичных вариантах это небольшие суммы, но в оптовых масштабах — существенные. Другие достоинства:

предотвращение утечки информации;
удобное хранение;
экономия времени;
быстрое устранение ошибок и недочетов;
подписание документов с любого устройства;
отслеживание статуса доставки документа до получателя;
защищенный личный кабинет;
интеграция с разными системами;
бессрочное хранение данных.

возможные неполадки программы и сбои;
сложный процесс сотрудничества с компаниями, которые не перешли на ЭДО;
траты при переходе на новую систему;
необходимость обучения сотрудников.

Какие документы можно передавать через ЭДО

Через ЭДО отправляют любые файлы, подписанные электронной подписью. Например, акты и ТОРГ-12, универсальные передаточные документы, счета-фактуры. На последние налоговая обращает пристальное внимание. Поэтому приведите счет-фактуру к формату, который утвердила налоговая. Подпишите документ электронной цифровой подписью и отправьте с помощью оператора ЭДО.

ЭДО | Электронный документооборот

Схема ЭДО

Для разных ниш и объемов бизнеса схема работы с ЭДО одинаковая:

Отправитель создает электронный документ, ставит электронную подпись, пересылает контрагенту. Чтобы открыть его, контрагент должен пользоваться технологией ЭДО. Если он ее не использует, то на почту поступит приглашение для регистрации.
Контрагент при получении принимает файл или указывает причину отказа.
Подписанный документ уходит отправителю.

Если в документ нужно внести правки или дополнительные пункты, контрагент корректирует файл. Генерирует новый или направляет замечания.

Способы работы ЭДО

Самый простой способ — работать через веб-версию. В этом случае не нужно устанавливать новое программное обеспечение, а только пройти регистрацию на сайте выбранного оператора. Этот вариант подойдет тем, у кого небольшой оборот документов.

В веб-сервисе заводят личный кабинет и открывают доступ сотрудникам с правом подписания и согласования документов. Затем ответственный сотрудник загружает файл, согласовывает, запрашивает электронную подпись у руководителя и отправляет контрагенту.

Второй вариант — локальное программное обеспечение. Операторы ЭДО разработали систему, которая интегрируется с программами. Через нее можно моментально передавать документы внутри компании и другим организациям.

Подписывайте документы с Битрикс24

Попробуйте электронную подпись — быстрый и удобный способ подписывать документы онлайн, без распечаток и курьеров.

Внедрение ЭДО в работу компании

Чтобы начать использовать ЭДО:

определитесь с оператором;
создайте электронную подпись;
внесите изменения в учетную политику;
пройдите регистрацию на сайте или установите локальное программное обеспечение.

Как работает электронная подпись и как ее получить

В 2022 году электронную подпись юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариус получают в налоговой или в специальных центрах. Чтобы сделать это бесплатно:

купите защищенную флешку операторов ЭДО или производителей;
соберите необходимые документы;
заполните заявление в личном кабинете или в офисе;
придите в инспекцию федеральной налоговой службы и поставьте подпись в документах;
отдайте флешку представителям и получите электронную подпись.

Электронная подпись действует 15 месяцев. Использовать ее смогут только руководитель или доверенное лицо. Копировать запрещено.

Как выбрать оператора

Налоговая служба обновляет список операторов на официальном сайте. При выборе обязательно обратите внимание на безопасность документов и интеграцию с разными учетными системами. Оцените удобство интерфейса, чтобы сервисом было легко пользоваться даже с мобильного устройства. Уточните о наличии и графике работы техподдержки, чтобы можно было в любой момент получить ответы на вопросы или внести изменения.

Интеграция с другими учетными системами

Объединение учетной записи с разными площадками необходимо для:

автоматической передачи электронных документов на подпись внутри системы компании;
доступа сотрудников с разных рабочих мест;
экономии времени и денег на распечатку, своевременного выявления недочетов.

Как хранить электронные документы

Папка на компьютере с архивами всех документов. Это удобно, потому что можно открыть доступ к документам, но выставить ограничения. Например, чтобы редактировать или удалять документы могли только модераторы.

Хранение данных у оператора на серверах. Это более надежный вариант, но он требует постоянного доступа в интернет, чтобы зайти в облачное хранилище.

Хранение в системе ЭДО. Все документы расположены на внутреннем сервере компании. Доступ будет у выбранных вами сотрудников. Интернет в этом случае не нужен.

Что изменится при переходе на ЭДО

Все основные изменения после перехода на ЭДО отразите в учетной политике. Укажите:

документы, которые в компании теперь формируют электронно для бухгалтерского учета и налоговой;
список документов в новом формате;
тип ЭП руководителя компании;
доверенных лиц с правом подписи цифровых документов;
способы отправки и получения;
правила хранения архивов электронных документов;
метод предоставления документов для государственных проверок.

Проблемы внедрения систем цифрового документооборота

Работа с электронным документооборотом сэкономит много времени и денег. Но минус в том, что не все компании перешли на ЭДО. Поэтому придется договариваться с партнерами о переходе или обмениваться бумажными документами. То есть вы сможете работать с электронными документами только с контрагентами, которые тоже ввели ЭДО.

С теми, кто еще не перешел на ЭДО, работайте в CRM. Например, в Битрикс24 можно оформить документ и поделиться ссылкой с партнерами, у которых он не подключен. Редактируйте договоры, отчеты и акты онлайн вместе с вашими сотрудниками в задаче или во время видеозвонков. Новая версия автоматически сохранится в системе. В режиме реального времени увидите, кто и что делает в документе, комментарии и правки, историю изменений.

Еще одна проблема ЭДО: не все государственные сервисы усовершенствовали прием электронных документов. Поэтому иногда этот процесс вызывает трудности. Например, чтобы отправить акты в налоговую, их нужно выгрузить из бухгалтерской программы, а потом добавить в сервис отчетности. Но сервис не рассчитан на большие объемы, поэтому вы потратите несколько часов, чтобы загрузить все акты.

Что в итоге

Переход на электронный документооборот экономит время и деньги компании.
Государство поддерживает систему перехода с помощью госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации.
Чтобы внедрить цифровую систему, обратитесь к оператору электронного документооборота. Работайте с ЭДО в веб-версии или установите программу.

Источник: www.bitrix24.ru

Основные понятия в электронном документообороте

Российский бизнес все чаще переходит с бумажного документооборота на электронный (ЭДО). Для принятия такого решения руководитель организации должен понимать, что ЭДО из себя представляет, из чего состоит и как работает. Рассказываем об основных понятиях в онлайн-документообороте.

Расскажем об электронном документообороте и настроим безопасный обмен электронными документами Подключиться

Что такое электронный документооборот

файлы могут быть перехвачены сторонними лицами или утеряны;
сам документооборот не защищен от мошенничества;
счета-фактуры, переданные таким образом, не будут признаны госорганами.

Второй способ — обмен документами через систему ЭДО, например Контур.Диадок. В этом случае процесс схож с отправкой письма по той же электронной почте, только документы будут юридически значимыми. Схема такова:

пользователь переходит в раздел «Документы» и нажимает «+ Новый документ»;
загружает документы с компьютера или создает в редакторе;
нажимает «Подписать и отправить».

После этого Диадок проверяет, действует ли сертификат электронной подписи, о которой поговорим ниже, и соответствует ли документ формату. Этот процесс занимает секунду — затем файл уходит получателю. Пользователь же видит его в исходящих.

Как работает электронный документооборот

В результате такого обмена у пользователя ЭДО и его контрагента остается документ с подписью обеих сторон. Так можно проводить и закрывать сделки, заключать договоры, согласовывать акты выполненных работ или услуг. Причем каждая операция требует всего пару кликов, а доставка занимает считаные секунды.

Технология электронного документооборота позволяет не только отправлять и получать документы. В системе ЭДО можно:

хранить их в единой базе;
находить нужные файлы и выгружать их на компьютер;
видеть текущий статус каждого документа: подписан ли он, проходит согласование или вовсе отклонен;
ограничивать доступ работников к информации;
работать с электронной документацией с любого устройства.

Основное назначение электронного документооборота — упростить жизнь сотрудникам компании и ее руководителям. Ведь ЭДО позволяет забыть о кипах бумаг на столах, бесконечном поиске в архиве, регулярных потерях и порче актов и накладных. Главное — автоматизация.

Внедрение ЭДО — это прямая помощь бизнесу, потому что онлайн-документооборот:

сокращает издержки на бумагу, канцелярские принадлежности, печать, доставку;
ускоряет рабочие процессы: согласование, подписание, получение закрывающих документов;
снижает влияние человеческого фактора, что сводит число ошибок к минимуму.

О том, что такое электронный документооборот и зачем он бизнесу, подробно рассказано в видео от Контур.Эльбы.

Рассмотрим несколько основных понятий электронного документооборота подробнее.

Кто участвует в электронном документообороте

Кажется, что в обмене электронными документами в сервисе ЭДО задействованы только сами компании, которым нужно подписать накладную или акт. Но это не так. На самом деле в этом процессе участвуют четыре стороны:

Участники ЭДО. Это сами пользователи системы ЭДО, которые и ведут документооборот. В сервисе они работают с документами, визируют их электронной подписью, отправляют и получают файлы.
Оператор ЭДО. Это коммерческая организация, которая разрабатывает и обеспечивает работу системы ЭДО, гарантирует безопасную передачу данных и юридическую значимость счетов-фактур. К операторам законодательно установлены серьезные требования, а ФНС и Минцифры контролируют их деятельность. Оператор системы ЭДО Диадок — СКБ Контур.
Удостоверяющий центр. Это организация, которая имеет право выпускать сертификаты электронной подписи. Например, получить подпись можно в УЦ Контура. Он аккредитован Минцифры и входит в сеть доверенных центров ФНС, ПФР, ФСС и Росстата.
Государственные органы. Они выдают аккредитации операторам ЭДО, курируют их работу, разрабатывают законодательные нормы для онлайн-документооборота.

Электронный документ

Одним из базовых понятий в ЭДО является электронный документ. По своей юридической значимости он ничем не отличается от бумажного, но существует в виде файла на компьютере или в системе ЭДО.

Среди особенностей электронных документов:

Сразу создаются в таком виде на компьютере или сервисе ЭДО. То есть обычный скан бумажного счета не будет считаться электронным документом, его нельзя представить в госорганы или суд.
Имеют персональную метку — электронную подпись.
Передаются мгновенно на любые расстояния.

Как работает электронный документооборот

В Диадоке можно передавать любые виды электронных документов. Они бывают формализованные, частично формализованные и неформализованные.

Формализованные документы Частично формализованные документы Неформализованные документы

Отличие	Имеют формат, который разработала и утвердила ФНС	Имеют формат, который разработала и рекомендовала ФНС	Нет утвержденного формата
Формат	XML	Любой, но заполнена дополнительная информация: номер, дата, другие параметры	Любой: DOCX, PDF, JPG и другие
Особенность	Автоматически обрабатываются в налоговой	Не предназначены для обработки специализированным ПО	Не предназначены для обработки специализированным ПО
Пример	Счет-фактура, универсальный передаточный документ, корректировочный и исправленный счет-фактура, акт приемки-сдачи работ, товарная накладная (ТОРГ-12), универсальный корректировочный документ, документ приемки (ТОРГ-2)	Произвольная форма акта приемки-сдачи работ (услуг) и ТОРГ-12, акт сверки, договор, внутренняя накладная (ТОРГ-13)	Информационное письмо, счет, ценовой лист, накладные, прайс-листы, протокол разногласий, отчет

Передавать онлайн по закону нельзя лишь короткий перечень документов:

приказ об увольнении;
акт о несчастных случаях на производстве;
журнал инструктажей по охране труда;
переводной и простой вексель.

Зато все чаще документы становятся обязательными для оформления в электронном виде. В нем уже сдается часть бухгалтерской и налоговой отчетности, декларации по НДС и другие отчеты. Документацией в цифровом виде обмениваются участники государственных торгов, а также компании, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Сделаем сложные процессы проще и поможем сэкономить. Подключайтесь к ЭДО бесплатно в Диадоке

Электронная подпись

Документ всегда можно идентифицировать по реквизитам: сведениям об адресанте и адресате, названию, дате, подписи. Это «опознание» подтверждает: информация, которая содержится в документе, правдива. Значит, документ может использоваться в качестве доказательства сделки или другой договоренности между сторонами, в том числе для контролирующих госорганов и в суде.

У электронного документа тоже есть реквизиты, а юридическую силу он получает только после подписания. В технологии работы системы электронного документооборота применяются электронные подписи (ЭП). Они подтверждают, что документы юридически значимы, а сделки — законны.

Поэтому при переходе компании на онлайн-документооборот руководителю и тем сотрудникам, которые будут подписывать документы, необходимо получить сертификат электронной подписи. Какие функции выполняет ЭП:

визирует документ;
позволяет проверить авторство подписи;
гарантирует, что после подписания документ не изменялся.

Достоверность самой подписи подтверждает оператор ЭДО, который отвечает за информационные технологии электронного документооборота.
Виды ЭП обозначены в № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Эта самая защищенная ЭП. Она сразу равнозначна собственноручной подписи: контрагент примет подписанный ею документ без дополнительных соглашений. Ей можно заверять любые документы, в том числе для налоговой, торговых онлайн-площадок, судов. Технология КЭП контролируется ФСБ, а получить подпись можно только в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре — например УЦ Контура.

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Для создания НЭП так же, как и для КЭП, используются криптографические алгоритмы. Однако защита у этой подписи ниже, поскольку ее выпускают все удостоверяющие центры, даже неаккредитованные. Поэтому для признания ее силы контрагенты подписывают особое соглашение.

Простая электронная подпись — ПЭП

Эта ЭП подтверждает лишь тот факт, что оставлена конкретным человеком. ПЭП — это СМС-коды от банков и связки «логин-пароль» в личных кабинетах различных сервисов. Документы, подписанные ПЭП, не принимаются госорганами. Но вести дела с партнерами и клиентами с ней можно — если предварительно договориться об этом.

Технологии управления электронным документооборотом позволяют завизировать той или иной электронной подписью файлы любых форматов. В Диадоке в основном используется КЭП, она визуализирована: на документе проставляется синий штамп, в котором заключены сведения об операторе и сертификате электронной подписи.

Виды электронного документооборота

В зависимости от назначения системы электронного документооборота бывает:

Внутренний ЭДО. Это обмен документами внутри компании между сотрудниками и руководителями.
Внешний ЭДО. Это обмен документами с контрагентами или с государством.

Виды онлайн-документооборота также делят в соответствии со сферой применения. Для бухгалтерских документов — бухгалтерский ЭДО, для кадровых — кадровый. Существуют складской, технологический электронный документооборот и другие.

Посмотрите видео, чтобы узнать, как происходит отправка электронных документов в Диадоке.

Познакомиться ближе и разобраться в компьютерных технологиях электронного документооборота и работе сервиса поможет бесплатный онлайн-курс от Диадока. Также полезная информация есть:

в справочной Диадока;
в руководстве пользователя.

С вопросами в любое время можно обратиться и в Центр поддержки, ссылка на который находится внизу страницы.

Поможем быстро получить КЭП и начать обмен документами с контрагентами в Диадоке

Источник: kontur.ru

5 видов электронного документооборота

Количество пользователей электронного документооборота (ЭДО) медленно, но верно, растёт с каждым годом. Отчасти это связано с государственной инициативой и внедрением программы цифровой экономики. Но всё больше и больше владельцев бизнеса понимают, что новые времена требуют новых решений. Электронным документам в отличие от бумажных не страшен локдаун. И в случае нового карантина для полноценной работы компании электронный документооборот становится инструментом первой необходимости.

Внутренний электронный документооборот

Внутри любой компании существует стандартный набор рабочих документов. Это приказы, заявления, служебные записки, листы согласования, регламенты и прочее.

Документооборот в средней российской компании – это найти Ивана Ивановича, чтобы завизировать документ, который потом ляжет на подпись к Семёну Семёновичу. Исполнитель бегает по этажам, ждёт у дверей, пока нужный человек вернётся с перекура, а потом без конца звонит секретарше шефа, чтобы узнать подписан документ или нет.

Внутренний ЭДО решает эти вопросы. Документы составляются из шаблонов или загружаются в программу напрямую. Там же происходит согласование и подписание.

— Электронные документы не теряются

— Прозрачность. Видно, кто создал документ, кто внёс правки, кто согласовал и подписал

— Экономия времени сотрудников

— Удобно для работы в компании с несколькими офисами

— Большой выбор решений на рынке под любые нужды

— Финальный вариант документа всё равно, как правило, подписывается и хранится на бумаге

— Сложно перевести сотрудников на новый формат работы

— Компаниям, в которых часто используются внутренние документы

— Компаниям с разветвлённой сетью офисов и филиалов, а также компаниям, которые перешли на удалённый режим работы

Внешний электронный документооборот

Это документооборот с подрядчиками и контрагентами. Как правило, речь идёт о первичных бухгалтерских документах (счета-фактуры, накладные, акты) В России он формализован, то есть обмениваться с контрагентами можно только документами в утверждённом формате и только через операторов ЭДО с действующей лицензией ФСБ.

Такие документы в обязательном порядке подписываются электронной подписью и имеют тот же юридический статус, что и бумажные экземпляры с синей печатью и подписью.

Иногда ЭДО становится обязательным. Например, если вы планируете продавать товар на самых популярных маркетплейсах страны (Ozon, Wildberries, Беру), а также производите или продаёте товар с обязательной маркировкой (табак, обувь, парфюмерия, фототехника, шины и др.).

— Можно отказаться от курьерских служб и услуг почты. Электронные документы доставляются моментально, доставка подтверждается оператором

— Электронные документы проще хранить

— На рынке много решений для любого бюджета

— Требуется электронная подпись, которую нужно регулярно обновлять

— До сих пор не разработан формализованный шаблон договора

— Между операторами ЭДО до сих пор существует роуминг

— Компаниям с большим объёмом первичной бухгалтерской документации

— Компаниям, участникам оборота маркированной продукции

— Компаниям, желающим продавать товар на маркетплейсах

EDI

Вариант внешнего электронного документооборота для розницы и поставщиков. Это электронные каталоги, бланки заказа товаров, подтверждений заказа, уведомлений о поставке и приёмке, акты сверки и расхождений. EDI помогает структурировать объём информации и избежать путаницы при заказе большого количества разных товаров.

EDI популярен в Европе и Америке. В России же такой формат используется только для работы с крупнейшими розничными сетями, так как это обязательное условие сотрудничества для поставщиков.

— Экономит время и минимизирует ошибки ручного ввода

— Помогает избежать штрафов от крупнейших заказчиков.за недопоставки и пересортицу

— У каждой сети свои требования к форматам документов

— В России такой формат обмена документами непопулярен

— Поставщикам федеральных и региональных сетей

Электронный документооборот с госорганами

Каждый, кто ведёт бизнес, обязан отчитываться за свою деятельность перед государством. Почти всегда это можно сделать электронно.

Контролирующие органы в нашей стране уверенно идут по пути цифровизации.

Собственный вариант электронного документооборота есть у Федеральной налоговой службы, Пенсионного фонда, таможни, Россельхознадзора и даже у Федерального агентства по рыболовству.

К сожалению, каждое ведомство при этом придумывает свою собственную систему, и бедному пользователю приходится лавировать между личными кабинетами.

Поэтому популярность набирают сторонние сервисы, где в режиме одного окна можно отчитываться сразу в несколько ведомств.

Например, сервисы электронной отчётности, которые позволяют отправлять данные не только в налоговую, но и в Росстат, Пенсионный фонд и Центробанк.

Или специальное программное обеспечение для магазинов, в котором можно отчитываться по продажам алкоголя, маркированных товаров, молочной продукции и т. д.

— Можно не посещать отчётный орган лично и не отправлять документы почтой

— Скорость обмена документами

— Требуется электронная подпись

— Информационные системы некоторых госорганов очень неудобные

— Всем, кто по роду деятельности должен отчитываться перед государством.

Кадровый ЭДО

Перевод кадрового документооборота в электронный вид – новый долгосрочный проект Правительства РФ.

С 1 января 2020 сотрудники российских компаний могут отказаться от бумажных трудовых книжек и перейти на электронный формат. Раз в месяц работодатель отправляет в Пенсионный фонд информацию обо всех кадровых изменениях, на основе которых формируется условная электронная трудовая книжка.

На очереди — перевод в электронный вид трудовых договоров. Пока это происходит добровольно и только в компаниях, подавших заявку на участие в эксперименте.

— Большие перспективы

— Больше контроля за соблюдением Трудового кодекса

— Удобно при дистанционной работе

— Скорее всего, нужна будет электронная подпись

— Проект находится в начальной стадии

— Всем, у кого есть постоянные или временные сотрудники.

Рано или поздно любой компании придётся сделать выбор: продолжать использовать бумажные документы в общении с партнёрами, госорганами, сотрудниками или переходить на цифру.

Надеемся, что наш материал помог разобраться в многообразии форм ЭДО и понять, какой вариант нужен именно вам.

Такском — крупнейший разработчик ПО для руководителей и бухгалтеров в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет Такском помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы.

С программными продуктами Такском для электронного документооборота можно ознакомиться по ссылке.

Источник: taxcom.ru