Что за программа доксвижн

Многофункциональная система электронного документооборота с возможностью создания электронных архивов документов.

Похожие на Docsvision

Описание Docsvision

Docsvision — платформа для осуществления электронного оборота и управления корпоративным контентом. Docsvision позволяет автоматизировать процессы в организации, связанные с обработкой документов. Основные элементы системы: ЭДО с контрагентами, архив документов, автоматизация кадровых и HR-процессов, и контроль за исполнением поручений.

Демонстрация работы с электронным архивом в СЭД Docsvision

Внешний и внутренний документооборот организации объединён в единый реестр, в который автоматически загружаются данные контрагентов. Договоры можно создать при помощи готовых шаблонов или с нуля. К созданным договорам автоматически подгружаются данные для заполнения. К контрагентам в их карточке можно разместить уставные документы и другие важный файлы.

Для согласования договора можно выбрать один из маршрутов: параллельный, последовательный или смешанный. Система работает со всеми видами электронных подписей.

Архив документов — это единый реестр документов организации, в котором собраны копии бумажных документов и электронные документы. Архив поддерживает поиск необходимых документов по тексту или наполнению полей карточек. В архиве пользователь может устанавливать связи между документами. Доступ к архиву можно настроить для каждого сотрудника.

Docvision позволяет устанавливать задачи для сотрудников, отслеживать ход их выполнения и автоматизировать рутинные процессы. Создавая задачу, руководитель выбирает исполнителей, указывает очерёдность отправки задач и сроки их выполнения. К каждому исполнителю можно настроить заместителя, который будет получать доступ к задаче, если исполнитель недоступен.

Особенности Docsvision:

• Распознавание текстов;
• Отслеживание исполнения документов и задач;
• Уведомления;
• Завершение задач с помощью электронной почты;
• Электронная отчётность;
• Защита конфиденциальных документов.

Источник: startpack.ru

ТЕХНОЛОГИИ, ИНЖИНИРИНГ, ИННОВАЦИИ

Измеритель диаметра, измеритель эксцентриситета, автоматизация, ГИС, моделирование, разработка программного обеспечения и электроники, БИМ

Docsvision — обзор системы электронного документооборота (СЭД) и демонстрация интерфейса

Современные решения для электронного кадрового документооборота: опыт применения DOCSVISION

Опубликовано 17.01.2023 автором kornelik

История развития современного электронного документооборота на российских предприятиях насчитывает уже около тридцати лет. За это время он проник почти во все деловые процессы. Но тема нынешнего кадрового документооборота (КЭДО) всё это время была не в приоритете. И не по причине низкой потребности в цифровизации.

Документов в кадровой работе всегда было много, и сотрудники тратили массу времени на хождение в отдел кадров для подписания бумажных документов, и хранить многие из них нужно долго, и искать трудно. Но закон требовал оформлять кадровые документы только на бумаге и подписывать собственноручной подписью. Это блокировало перевод кадровых документов в электронный вид. Но сейчас законодательное препятствие устранено: 22.11.2021 был принят закон 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», разрешающий электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

Воспользуйтесь нашими услугами

• Наша продукция
• Презентации по направлениям
• Инжиниринг
• Консалтинг
• Металлообработка
• Моделирование
• Разработки

Теперь обязательному оформлению на бумаге подлежат только три вида документов:

• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажа по охране труда.

Все остальные документы могут оформляться в электронном виде без дублирования на бумаге. В законе установлены основные правила ведения КЭДО. Работодателю предоставляется возможность выбора из нескольких вариантов информационных систем и видов электронных подписей. Этот выбор зачастую вызывает затруднения у предприятий, планирующих переход на КЭДО. В этой статье мы прокомментируем основные варианты и ориентиры при выборе.

Согласно закону, КЭДО может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:

• цифровая платформа «Работа в России»;
• информационная система работодателя.

Что касается разрешённых видов электронной подписи, то они зависят от используемого вида информационной системы, вида подписываемого документа и подписанта (работодатель или работник). Это можно компактно отобразить в такой таблице:

КЭДО на платформе «Работа в России»

Платформа «Работа в России» – готовое бесплатное облачное решение КЭДО от государства, интегрированное с порталом Госуслуг. Основной плюс – минимизация затрат и сроков внедрения. Минусом же являются ограниченные возможности функциональности, интерфейса, интеграции с внутренними системами предприятия, невозможность какой-либо модификации под заказчика. Представляется, что этот вариант будет оптимальным решениям для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей (особенно если в будущем КЭДО станет обязательным).

КЭДО в информационной системе работодателя

Средние и крупные предприятия при планировании перехода на КЭДО ориентируются на использование варианта «Информационная система работодателя», так как он даёт гораздо больше возможностей. Но под этим понятием на самом деле скрываются минимум два существенно различающихся варианта:

• подключение к одному из коммерческих облачных сервисов КЭДО;
• реализация КЭДО на базе внутренней системы электронного документооборота (СЭД).

При этом в каждом из этих вариантов сегодня на рынке существует несколько наименований конкретных систем. Мы будем рассматривать выбор именно из этих двух классов систем, а не среди конкретных наименований.

Подключение к одному из коммерческих облачных сервисов КЭДО

Коммерческие облачные сервисы КЭДО – новый класс решений, появившихся на волне законодательных изменений в сфере цифровизации кадрового документооборота. Одни из них возникли «с нуля», другие – на базе уже существовавших операторов внешнего электронного документооборота (операторы ЭДО). Они предоставляют более функциональный и удобный, чем платформа «Работа в России», личный кабинет для работников и работодателя, организуют использование различных видов электронной подписи. В сущности, это сервис подписания документов, их хранения и выгрузки (в том числе в личный кабинет работника на платформе «Работа в России» или на портале Госуслуг).

Дополнительно некоторые облачные сервисы КЭДО предоставляют возможность интеграции с внутренними системами заказчика (системами кадрового учёта и/или СЭД) и автоматизации некоторых кадровых процессов. Готовая базовая функциональность и модель использования сервиса по подписке также позволяет внедрить КЭДО без больших начальных затрат и в довольно сжатые сроки. Но это касается только стандартной базовой функциональности. Различные модификации, нестандартная интеграция с внутренними системами, автоматизация специфических кадровых процессов практически невозможны, так как бизнес-модель таких сервисов – предоставление стандартной услуги как можно большему количеству клиентов. Тем не менее, этот вариант представляется оптимальным для огромного количества предприятий среднего размера.

Реализация КЭДО на базе внутренней системы электронного документооборота (СЭД)

Большинство же крупных предприятий после рассмотрения всех возможных вариантов склоняются к реализации КЭДО на базе своей внутренней СЭД (при условии, что СЭД – не коробка, а платформенное решение). Почему они делают такой выбор? По опыту взаимодействия «ДоксВижн» с заказчиками, основные аргументы таковы:

• В современных платформах СЭД уже давно реализован механизм электронной подписи для любых видов документов, в том числе и кадровых. Специфика текущего момента – поддержка простых в использовании и недорогих видов электронной подписи для массового использования работниками в КЭДО. Самым распространённым, достаточно надёжным и теперь соответствующим законодательству вариантом является облачная УНЭП. Она предоставляется не только в составе облачных сервисов КЭДО, но и как отдельный сервис многих Удостоверяющих центров (УЦ). Также в отдельных случаях (при большом количестве пользователей) оправданным становится создание на предприятии собственного сервиса облачной УНЭП. Соответствующие продукты уже доступны на рынке, и их можно встроить в СЭД. Поддержка такой облачной УНЭП напрямую от УЦ или развёрнутой в сети предприятия на сегодня также реализована в платформах СЭД.
• КЭДО – это не только подписание документов электронной подписью, а лишь финальная часть кадровых процессов. На крупных предприятиях эти процессы устроены достаточно сложно и специфично, в них участвует множество сотрудников, они требуют интеграции с другими внутренними информационными системами. Например, такие процессы, как оформление отпусков или командировок, при внешней схожести имеют свою специфику в реализации на каждом крупном предприятии. Реализовать их «под себя» на базе облачного сервиса КЭДО вряд ли возможно. Платформы СЭД, с одной стороны, имеют все необходимые базовые объекты и механизмы для КЭДО, а с другой – позволяют настроить интерфейсы карточек и реестров, логику процессов и интеграционное взаимодействие в соответствии с требованиями предприятия заказчика. Чем крупнее предприятие, и чем большее количество сотрудников и систем взаимодействуют в процессе, тем ценнее для него эти возможности.
• На большинстве крупных предприятий платформа СЭД уже внедрена, и на ней реализованы многие другие процессы документооборота. Это значит, что:

• Не нужно приобретать лицензии на программное обеспечение платформы СЭД с нуля (возможно, потребуются лицензии на дополнительные модули и клиентские подключения);
• Многие пользователи уже привыкли работать с документами в интерфейсе СЭД, как в едином окне, и им не надо переучиваться и переключаться в другую систему для работы с кадровыми документами;
• ИТ-специалисты уже имеют компетенции по обслуживанию платформы СЭД.

• На некоторых предприятиях на платформе СЭД уже автоматизированы процессы бумажного кадрового документооборота. То есть вся подготовка документа происходит в электронном виде, и лишь для подписания он оформляется на бумаге, а потом сканируется, и далее в СЭД хранится электронная копия. Теперь в этих уже реализованных процессах документ может сразу подписываться в электронном виде, без оформления на бумаге.
• Часто стоимость внедрения и использования КЭДО рассматривается как аргумент не в пользу внутренней СЭД, но при ближайшем рассмотрении оказывается:

• Если сравнивать стоимость простого подписания документов, то облачный сервис КЭДО выигрывает за счёт отсутствия больших начальных вложений и модели «по подписке». Но в пересчёте на 1 тысячу и более работников и 3–5 лет использования реализация на базе внутренней СЭД становится выгоднее. И чем крупнее предприятие, тем эта выгода больше.
• Иногда некорректно сравнивают несравнимое: простое подписание, предлагаемое облачным сервисом КЭДО, и полноценную цифровизацию кадровых процессов на базе внутренней СЭД.

• Для некоторых предприятий критичным является вопрос информационной безопасности. Не все готовы открывать дополнительные точки доступа в сети Интернет и доверять хранение кадровых документов облачным сервисам. Зачастую это входит в противоречие с корпоративными стандартами информационной безопасности на крупных предприятиях.

Заключение

Несмотря на все сложности и противоречия начального этапа, главное, что кадровый документооборот выходит из «бумажного плена». Этот процесс начался и будет только развиваться. Нас ещё ждут изменения и в технологическом, и в законодательном плане. Будут изменения на рынке и опыт первопроходцев, на который уже можно опереться.

Хорошо, что у предприятий есть выбор из различных вариантов перехода на КЭДО. Важно в них разобраться, определиться и выбрать для себя оптимальный, соответствующий своим критериям, потребностям и возможностям. Надеемся, что эта статья в этом поможет.

Воспользуйтесь нашими услугами

• Наша продукция
• Презентации по направлениям
• Инжиниринг
• Консалтинг
• Металлообработка
• Моделирование
• Разработки

Источник: integral-russia.ru

Что такое Docsvision и наши четыре принципа его разработки

Мы, разработчики Docsvision, называем этот продукт платформой. Именно платформой, на базе которой можно создавать различные проектные решения.

Чтобы эти решения было удобнее и быстрее создавать, а в дальнейшем и изменять, для платформы Docsvision мы сделали различные инструменты (конструкторы, модули, шлюзы), которые позволяют за счет настройки смоделировать на платформе решение под конкретного Заказчика, с учетом его требований.

Также с помощью этих же инструментов мы подготовили набор готовых приложений к платформе Docsvision, которые решают конкретную бизнес-задачу (например, автоматизация процесса проведения совещания). И, если подобную бизнес-задачу нужно решить Заказчику, то такое готовое приложение можно брать за основу в процессе внедрения, останется только с помощью тех же платформенных инструментов настроить его под себя.

Визуально все это можно представить в виде четырехслойной пирамиды, где в основании лежит платформа Docsvision (первый слой), для нее разработаны различные конструкторы, модули и шлюзы (второй слой), с помощью них созданы приложения (третий слой) и Заказчик получает настроенное под него проектное решение (четвертый слой).

И такая четырехслойная структура была нами выбрана не случайно. При ее проектировании мы сформулировали для себя четыре принципа, на которые решили опираться при разработке последней версии Docsvision:

1. Открытость.
2. Гибкость.
3. Модульность.
4. Производительность.

Далее мы бы хотели раскрыть эти принципы и заодно более подробнее рассказать про каждый слой пирамиды в структуре Docsvision. Итак:

Принцип №1: Открытость.

Платформа Docsvision должна быть открыта для разработки на ней.

Поэтому серверная часть платформы Docsvision написана на базе .NET технологий. Сервер представляет собой webWCF сервис. Существует механизм расширения функциональности сервера при помощи подключаемых серверных расширений, которые могут быть написаны с применением .NET. Эти серверные расширения могут быть использованы из клиентской части при помощи доступного API. Клиентская же часть платформы Docsvision написана с применением .NET и COM-технологий.

Существует ряд публичных API и интерфейсов, при помощи которых можно модифицировать клиентскую часть Docsvision, причем для этого можно использовать как широко распространённые современные языки программирования (C#, VB.NET), так и популярные в прошлом Visual Basic 6.0 и C++.

Более детальнее про архитектуру платформы Docsvision (в том числе про ядро, объектную модель, системные модули, «движок» обработки процессов и т.д.) мы расскажем в нашем одном из наших следующих постов.

Принцип №2: Гибкость.

В платформе Docsvision все должно настраиваться «под себя», и должны быть инструменты, позволяющие делать это без программирования.

Для этого в последней версии Docsvision мы разработали целых десять конструкторов:

1. Конструктор карточек.
2. Конструктор процессов.
3. Конструктор справочников.
4. Конструктор состояний.
5. Конструктор ролей.
6. Конструктор отчетов.
7. Конструктор поисковых запросов.
8. Конструктор скриптов.
9. Конструктор согласований.
10. Конструктор нумераторов.

Конструктор карточек.

Конструктор процессов.

Конструктор ролей.

Все эти конструкторы нашим партнерам-интеграторам мы предоставляем бесплатно, чтобы они могли создавать различные проектные решения для своих Заказчиков. Эксплуатация же готового решения, созданного на платформе Docsvision, не требует от Заказчика приобретения этих конструкторов, — только если Заказчик захочет самостоятельно модифицировать решение своими силами.