Комплексная система автоматизации управления. Система характеризуется четким разграничением оперативно-управленческих и учетных задач при полной их интеграции на уровне единой базы данных и соблюдении принципа однократности ввода исходной информации. Эта система не является очередной, пусть даже значительно улучшенной версией предыдущих программных продуктов, или объединением подобных продуктов, или переносом старых решений на новую платформу (новую операционную систему и новую систему управления базами данных). Docsvision — это принципиально новый программный продукт, вобравший в себя весь накопленный ранее и тщательно проанализированный опыт.
Внедрение cистемы Docsvision
Система Docsvision разработана для автоматизации процессов делопроизводства, управления бизнес-процессами, повышения эффективности общей управленческой деятельности, контролем над выполнением функциональных задач подразделений предприятия.
Внедрение Docsvision позволяет:
— создать единую информационную базу, обеспечить персонал удобным инструментом для коллективной работы с данными, в том числе при географической удаленности подразделений организации;
Работа с документами в Docsvision: добавление файлов в карточку, версионность, сравнение версий.
— упростить процессы регистрации, обработки и хранения документов;
— автоматизировать контроль выполнения поручений, реализаций перспективных планов, их сроков и стадий исполнения.
Сбалансированный комплекс обладает неоспоримыми преимуществами. Электронный документооборот Docsvision – это:
— удобный интерфейс, возможность модификации системы под собственные решения без дополнительного программирования;
— широкая базовая комплектация решений по делопроизводству;
— вариативность создания стационарных и мобильных рабочих мест пользователей;
— широкие возможности защиты данных от несанкционированного доступа;
— локализация на нескольких языках, упрощающая работу предприятия с зарубежными филиалами.
Принцип работы системы СЭД Docsvision
Объектами системы являются карточки документов, их проектов, заданий, в том числе со сложной структурой и большого объема. Карточка, к которой может прикрепляться дополнительный файл, содержит в себе структурированные данные об объекте. Карточки разложены по папкам, а те – в структурное дерево, которое визуально отображается в виде таблицы.
Пользователь работает при помощи Навигатора, получая доступ ко всем документам в рамках своей компетенции. Сотрудник легко может найти, создать или отредактировать объект, к которому имеет доступ. Система защиты данных позволяет отследить, кто и когда работал с данными, какие правки были внесены.
Каждый пользователь единого информационного пространства имеет персональную папку. В нее поступают задания и рекомендации, сформированные другими пользователями или самой системой в режиме предварительных настроек бизнес-процесса. Отчет о выполнении заданий фиксируется в системе и передается другим пользователям.
Система очень удобна и позволяет экономить значительные временные, финансовые и человеческие ресурсы. Сотни предприятий уже успели оценить Docsvision, как оптимальную систему автоматизации управления бизнес-процессами. Широкий функционал и доступная цена системы позволяют использовать ее даже небольшим предприятиям Москвы, Казани, Уфы и других городов России.
Docsvision — обзор системы электронного документооборота (СЭД) и демонстрация интерфейса
Углубимся в суть проблем, которые решает электронный документооборот Docsvision
Потребности Руководства:
- Эффективная работа сотрудников;
- Наличие единой точки доступа к информации;
- Минимизация потерь времени при работе с информацией;
- Увеличение уровня автоматизации рутинных рабочих процессов;
- Увеличение уровня автоматизации работы с документами;
- Информационная поддержка инициатив руководства;
- Минимизация затрат связанных с командировками.
Потребности Сотрудников:
- Быстрый доступ к нужной информации;
- Быстрый доступ у нужным ресурсам;
- Простая процедура размещения заявок;
- Простая процедура согласования документов;
- Оперативное информирование о задачах;
- Оперативное информирование руководства;
- Минимизация необходимых командировок.
Работа с информацией в организации
Постоянное увеличение объема используемой в организации информации
Постоянное увеличение количества документов (нужно проверить/согласовать/утвердить)
Постоянное увеличение количества ресурсов, где хранится и обрабатывается данная информация
Коммуникации в организации
Территориальное распределение организации, усложняет коммуникации
Проведение собраний, тренингов, обсуждение текущих вопросов с удалёнными офисами, требует частых командировок
Какие результаты можно получить от внедрения электронного документооборота на платформе Docsvision
Единое информационное пространство
Автоматизация рабочих процессов
Автоматический документооборот
Эффективные коммуникации
Видеоконференции
Более 60% суммарное среднее время,
сэкономленное СЭД
20% поиск и ожидание
поступления документов
20% согласование и
утверждение документов
10% передача документов
между подразделениями
10% подготовка стандартных
отчетов о движении документов
В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — от 30 до 60% рабочего времени.
- после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
- стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.
Источник: eradv.ru
Как мы переводим кадровый документооборот в цифру? Опыт Docsvision
В компании «ДоксВижн» для автоматизации работы кадровой службы, кроме классической учетной системы на базе 1С, используется платформа для электронного документооборота Docsvision. У нас уже полноценно настроены процессы, связанные с оформлением командировок, и полным ходом идёт автоматизация работы с отпусками. По данным исследования компании Deloitte, мы выбрали самую популярную функциональность для перевода на КЭДО (кадровый электронный документооборот).
1717 просмотров
Что на практике дает переход на КЭДО?
Например, перевод процесса оформления командировок в электронный вид уменьшил объем документов для согласования. Теперь с одной заявкой на командировку работают кадры и бухгалтерия, а также секретарь, ответственный за покупку билетов и бронирования гостиниц. Раньше в процессе участвовало два заявления. Дополнительно система сама проверяет корректные даты оформления командировки с учетом времени в дороге, о котором часто забывают сами сотрудники, отправляющиеся в командировки.
Аналогично уменьшился объем документов, которые мы согласуем в процессе оформления отпусков, с двух до одного. Также мы настроили автоматические оповещения из системы, поэтому наша кадровая служба больше не делает ручные рассылки уведомлений о начале формирования графика отпусков или о предстоящем уже согласованном отпуске. Получается, что с системой кадрового электронного документооборота на базе платформы Docsvision мы значительно экономим время в работе с кадрами, упростился контроль каждого процесса и снижена вероятность ошибок. И что не менее важно — счастлив наш отдел по работе с персоналом.
Источник: vc.ru
Описание продукта Docsvision
Docsvision — система управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. Docsvision представляет собой предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.
Основной областью применения Docsvision является создание корпоративных решений по управлению документами, которые обеспечивают:
1. Автоматизацию делопроизводства:
• контроль исполнения поручений;
• ведение архива документов предприятия;
• согласование документов;
2. Управление бизнес-процессами и заданиями;
3. Поиск информации;
4. Отчетность по работе с документами;
5. Организацию ЮЗЭДО (юридически значимого электронного документооборота);
Платформа DocsVision позволяет внедрить в организации самые разнообразные решения, такие как:
- Автоматизация канцелярии и делопроизводства
- Автоматизация согласования и утверждения документов
- Системы автоматизированного контроля исполнения
- Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
- Система управления конструкторской и проектной документацией
- Автоматизация системы управления качеством
Источник: www.ecm-portal.ru