Что за программа 1с документооборот 8

Сегодня грамотная автоматизация документооборота на предприятии не только средство оптимизировать внутренние процессы, но и необходимое условие процветания в условиях жесткой конкуренции. Ведь с ее помощью компания получает возможность значительно ускорить работу и принимать верные оперативные и стратегические решения.

1С:Документооборот — программный продукт фирмы «1С» для автоматизации документооборота организации. Предназначен для быстроты доступа, обеспечения сохранности, облегчения поиска данных и эффективного взаимодействия между сотрудниками.

Учет ведется в полном соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и др.).

Пример проектного внедрения:

ПАО «Мостотрест»

Входит в 500 самых масштабных проектов системы программ «1С:Предприятие 8» по числу автоматизированных рабочих мест (АРМ), подтвержденных письмами клиентов.

Возможности программы 1С Документооборот 8 КОРП | Хьюмен систем

Какие возможности открывает программа?

1С: Документооборот позволяет:

• вести учет официальных документов предприятия в соответствии с законами РФ: входящих, внутренних и исходящих с возможностью прикрепления к ним сторонних документов любого типа (фото, видео, сканы документов)
• организовать удобный и быстрый поиск данных и сократить время обработки документов
• исключить возможность утери вариантов документов или пересечения фрагментов при одновременной работе
• обеспечить совместный доступ сотрудников к файлам с разграничением прав. При этом конфликтные ситуации исключены за счет механизма блокировки данных
• реализовать бизнес-процессы компании следующих видов: рассмотрение, утверждение, согласование, исполнение, регистрация
• вести учет и контроль рабочего времени сотрудников на основе ежедневных отчетов о проделанной работе
• автоматически заполнять новые файлы и документы на основании заранее подготовленных шаблонов
• поддерживать вместе с электронным бумажный документооборот за счет вывода на печать

Документооборот содержит различные механизмы интеграции с программами «1С:Предприятие» и иными приложениями: загрузка документов, загрузка и отправка электронной почты, правила обмена, веб-сервис работы с файлами, веб-сервис документооборота и другие возможности.

Существуют 3 версии «1С:Документооборота»:

средние и крупные организации со сложной организационной структурой и документооборотом

малые или средние коммерческие предприятия с несложной организационной структурой и документооборотом

государственные и муниципальные учреждения со сложной организационной структурой и документооборотом

Все версии программы легко настраиваются и адаптируются под задачи вашей организации.

Заказать бесплатную демонстрацию документооборота можно прямо сейчас. Для этого:

— позвоните +7 (495) 66-55-097

Пусть качество делопроизводственных процессов в вашей организации и прибыль соответственно будут на высоте!

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

• ГОСТ Р 6.30-2003,
• ГОСТ Р 51141-98,
• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• Требования ГСДОУ,
• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

СРАВНЕНИЕ ВЕРСИЙ:

Функции, доступные только в версии КОРП

Компания «АКСИОМА-СОФТ». Демонстрация подсистемы «Учет рабочего времени» в программе 1С:Документооборот.

Источник: axioma-soft.ru

Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

1С: Документооборот – это система, которая упростит жизнь ваших документов.

В каждой второй организации сотрудники ежедневно тратят много времени на то, чтобы найти нужную информацию. Документы теряются, дублируются, возвращаются из-за ошибок. Стандартная ситуация, когда согласование бумаг происходит по электронной почте, а промежуточные версии хранятся у согласующих и инициаторов на рабочих столах. Подобная «разбросанность» информации крайне вредит безопасности, целостности и непротиворечивости данных.

Зачем нужен «1С:Документооборот 8»

Каждый день в организации выпускаются приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, премировании и множество других. Данные бумаги необходимо печатать, подписывать и потом хранить в архиве. Решение «1С:Документооборот 8» позволит автоматизировать эту сторону жизни компании, и, максимально избавившись от бумаги, перевести взаимодействие на новый – электронный – уровень.

«1С:Документооборот 8» может быть интегрирован с другими программными продуктами «1С»: «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление холдингом 8», «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Управление производственным предприятием 8». Это значит, что есть возможность организовать внутренние процессы таким образом, чтобы сформированный внутренний документ, скажем, требование-накладная из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» был перемещен в программу «1С:Документооборот 8», в которой кладовщик подпишет его с помощью электронной подписи и избавит организацию от потребности хранить бумажную версию документа.

Ключевые функции Документооборота 1С

Если вы хотите сделать свой бизнес по-настоящему прибыльным и оптимизировать все действия с документами, то вам стоит ознакомиться с указанными особенностями.

Среди основных функций электронной системы можно выделить несколько:

• мгновенный доступ к необходимым данным;
• работа с договорами;
• корпоративная почта;
• электронное согласование;
• ведение проектов;
• контроль над исполнением проектов;
• учет и планирование рабочего времени;
• интеграция с облачным хранилищем;
• инструменты для совместной работы;
• интеграция со всеми решениями.

Прежде всего, програма была создана для облегчения рутинной работы сотрудников разных организаций. В электронном формате стало намного легче согласовывать и подписывать важные срочные документы. Кроме этого, в программе вы найдете стандартные формы, которые помогут создать нужный документ в считаные минуты.

Не менее важно всегда иметь доступ к нужным файлам. Электронная система имеет виртуальный архив всех документов, из которого можно выгрузить нужные данные в любое время. Доступ к программе возможен с планшетов, ПК и мобильных устройств, что значительно облегчает работу. Такая возможность позволяет выполнять задания без привязки к стационарному месту работу.

Существует четыре варианта поставки конфигурации

• 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
• 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
• 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
• 1C:Document Man­age­ment с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа не имеет отраслевой принадлежности. Всё легко настраивается, адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4).

Функциональные возможности

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные бумаги, технические бумаги. Хранение внутренних бумаг организовано в журнале. Есть возможность просматривать все бумаги сплошным списком.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;
• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
• Полнотекстовый поиск;
• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

• Согласование договоров;
• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
• Контроль жизненного цикла договора;
• Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Работа с файлами

Файлы ежедневно создаются, редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к бумагам.

Встроенная почта

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и 1С:Документооборот ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации бумаг. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ, в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить бумаги.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами

Внедрение и сопровождение «1С:Документооборот 8 КОРП»

Программный продукт «1С:Документооборот» — это современное решение для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях . Программа позволяет организовать упорядоченное хранение документов, настроить процессы согласования и многое другое.

Интерфейс программы «1С:Документооборот 8 КОРП»

Бесплатный видеообзор программы «1С:Документооборот 8 КОРП»

Чтобы вы могли ознакомиться с функциональностью программы, мы сняли для вас видеообзор.

Описание программы «1С:Документооборот 8 КОРП»

1С:Документооборот – это функциональная система для автоматизации документооборота в компании.

Внедрение программы помогает решить целый ряд проблем, возникающих в крупных компаниях с большим документооборотом:

• Облегчается поиск документов: все договора хранятся в электронном виде и вы можете найти договор, введя в поисковую строку пару ключевых слов. Это займет у вас минуту, в отличие от многочасовых поисков документов в бумажном архиве.
• Составление договоров занимает считанные минуты: в программе реализован мощный механизм шаблонов документов. Теперь вам нужно просто заполнить несколько реквизитов, а программа сформирует для вас договор автоматически.
• Сокращается время на согласование договоров: согласование договоров происходит теперь в программе. При чем, можно настроить многоступенчатые цепочки согласования, учитывающие множество условий. Также, благодаря бесплатному мобильному приложению 1С:Документооборот, согласовать договор можно с помощью личного мобильного устройства.
• Вы всегда знаете, что происходит с документом: в программе вы можете поставить ситуацию на контроль и отслеживать ход согласования документа, сроки действия договора, наличие оригиналов документов.
• Быстрый доступ к оригиналам документов: вся бумажная документация с помощью механизма потокового сканирования может быть загружена в программу и привязана к соответствующим электронным документам в учетной системе. Таким образом вы в любой момент можете обратиться к подписанному оригиналу документа.

Как дополнительные полезные функции в программе реализованы следующие блоки:

• Организация мероприятий: вы можете назначить мероприятие, пригласить на него участников, забронировать помещение, составить программу. А по итогам проведения мероприятия, есть возможность создать протокол собрания и раздать поручения сотрудникам.
• Работа в проектах: программа позволяет вести всю документацию, в разрезе проектов, реализуемых в компании. В проект можно пригласить ограниченный круг участников, которые могут в рамках проекта получать задачи и видеть всю документацию по проекту. Есть возможность вести учет по контрольным точкам.
• Учет рабочего времени сотрудников: в программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
• Форум, встроенная почта и календарь.

Программа 1С:Документооборот выпускается в 3-х вариантах:

• 1С:Документооборот ПРОФ – в версии не поддерживается условное согласование договоров, штрихкодирование и потоковое сканирование документов, дополнительные блоки (форум, почта, мероприятия, проекты), поиск документов реализован в упрощенном виде.
• 1С:Документооборот КОРП – полнофункциональная версия программы для коммерческих компаний.
• 1С:Документооборот для госучреждений – реализована работа с обращениями граждан.

Основные преимущества 1С:Документооборот перед другими решениями это:

• Легкая интеграция с другими решениями 1С (в том числе полная интеграция, когда пользователь думает, что работает в одной программе, а не в двух)
• Потоковое сканирование документов – просто положите пачку первичной бумажной документации в сканер. Программа автоматически получит документы и привяжет их сканы к электронным документам. В дальнейшем вы с легкостью сможете найти оригинал любого документа
• Полнотекстовый поиск – в программе разработан мощный механизм поиска по любым реквизитам файлов, таким образом ни один документ не будет потерян.
• Гибкая настройка прав доступа –вы можете настроить доступ к файлам по проектам, по отделам, по конкретным сотрудникам.
• Низкая стоимость сопровождения – программа разработана на популярной платформе 1С:Предприятия. Благодаря этому вы легко можете найти компанию и специалистов по обслуживанию программы, при этом не переплатив за услуги.

Стоимость «1С:Документооборот 8 КОРП»

• Цены
• Лицензии на платформу

1С:Документооборот 8 КОРП

220 700 руб.

Клиентская лицензия на 1 рабочее место	7 000 руб.
Клиентская лицензия на 5 рабочих мест	23 800 руб.
Клиентская лицензия на 10 рабочих мест	45 600 руб.

Стоимость внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП

Стоимость внедрения системы 1С:Документооборот 8 КОРП может сильно отличаться в зависимости от размеров вашей компании и количества необходимых доработок.
Стоимость внедрения может быть минимальная, при внедрении системы с минимальными доработками.
Такой вариант называется — типовое внедрение. В этом случае есть возможность Ваши бизнес-процессы наложить на типовой функционал программы. Обычно, такой вариант подходит небольшим и средним предприятиям, с более простым учетом. Стоимость обслуживания программы, внедренной в типовом варианте также будет минимальна, т.к. отсутствие доработок системы делает обновления программы максимально простыми.
В случае, когда Ваши бизнес-процессы значительно отличаются от типового функционала программы, происходит внедрение с доработками системы под ваши требования. Внедрение системы в данном случае обойдется вам значительно дороже. Стоимость обслуживания программы при этом также возрастает в разы. Но такой вариант, зачастую, является единственно возможным для крупных предприятий с уникальными бизнес-процессами.

Стоимость типового внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП от 50000 руб.

Почему нам доверяют автоматизацию?