Многие помнят, как раньше, чтобы получить необходимую справку или оформить отпуск, нужно было пройти несколько кругов бюрократического ада. Всё – обязательно на бумаге и с «живой» подписью. В результате, времени уходило много, скорость оказания сервисов была крайне низкой, а сотрудники – недовольными.
5362 просмотров
Высокий темп жизни и режим многозадачности обусловили необходимость цифровизации всех процессов – поэтапно, комплексно и повсеместно. О том, как «Пятёрочка» интегрировала все необходимые и актуальные HR-сервисы в смартфон сотрудника, рассказывает директор департамента обеспечения HR-сервисов торговой сети «Пятёрочка» Елена Копытова.
В целом, с помощью личного кабинета свои основные задачи решает более 95% сотрудников «Пятёрочки», а это более 200 тысяч уникальных пользователей. После запуска новой версии мобильного приложения «Моя работа», куда интегрирован личный кабинет, количество сотрудников, использующих приложение увеличилось на 40%. Из них свыше 12 000 заходят со смартфонов на ios, и более 64 000 — с устройств на Android.
Well-being 2023: современные способы комплексной заботы о сотрудниках
Персональный логин/пароль для доступа к личному кабинету сотрудники компании получают сразу после трудоустройства. В кабинет можно попасть как с рабочего компьютера, так и с любого другого устройства, имеющего выход в Интернет, – домашнего компьютера, смартфона или планшета. Для удобства входа по отпечатку пальца или PIN-коду, а также для получения PUSH-уведомлений из системы личный кабинет реализован также в виде мобильного приложения «Моя работа». Интерфейс личного кабинета строится по принципу социальных сетей, популярных банковских приложений и мессенджеров, чтобы сотрудники могли самостоятельно разобраться с работой сервисов без инструкций. К тому же команда постоянно модернизирует и улучшает продукт, так как количество сервисов постоянно растёт, появляются новые идеи и для них нужны цифровые решения.
Что можно делать онлайн
Этот проект облегчил жизнь не только HR-службе, но и самим сотрудникам в первую очередь. В личном кабинете можно посмотреть персональные данные, свой рабочий график, выплаты и начисления (для удобства оформлены в виде диаграммы), запланировать или отменить отпуск, заказать нужные справки, загрузить больничный, ознакомиться и дистанционно подписать с помощью электронной подписи нормативные документы, график удалённой работы. То есть вместо десятка разных кабинетов люди заходят только в один – на своем рабочем столе или экране мобильного телефона. На примере отпусков – сотрудник планирует даты в конце года на будущий год, получает согласование руководителя, вносит данные в свой личный кабинет и всё. Больше никаких бумажек ему оформлять не нужно – за неделю перед началом отпуска придёт письмо-напоминание на почту, а на зарплатную карту – отпускные.
Из новых функций – сотрудники могут читать и лайкать новости компании, писать комментарии к ним, использовать встроенный мессенджер для общения с коллегами. Кроме того, в новой версии есть возможность делать таргетированную рассылку информационных баннеров и отправлять push-уведомления (коммуникация с теми сотрудниками, у кого нет мобильной почты). Например, так мы информируем людей о новых льготах, приближении отпуска и так далее. Это возможно за счёт интеграции личного кабинета с различными системами: SAP, платформой опросов enps, автоматизированной системой массового подбора персонала Skillaz. В личном кабинете можно зарегистрировать «Выручай-карту» со скидкой сотрудника и в дальнейшем пользоваться ею, просто предъявляя на кассе штрихкод карты из мобильного приложения.
1С Кабинет сотрудника | Расчетные листки и справки из 1С на мобильный
Дополнительные возможности
Интеграция с системой подбора персонала позволяет директорам магазинов использовать автоматизированную систему Skillaz также через приложение. Кроме того, это создаёт единую точку входа для новых проектов: по созданию кадрового резерва и релокации сотрудников. Пока это пилоты, но в дальнейшем их планируется масштабировать на всю торговую сеть.
Воспользоваться этими услугами будет очень просто. Как только сотрудник проработает в компании минимальное время (буквально несколько месяцев), необходимое для получения общих знаний по бизнес-процессам компании, он получит уведомление о приглашении вступить в кадровый резерв, со ссылкой на личный кабинет. К этому моменту там для него откроется доступ к разделу «Моя карьера». В этом разделе сотрудник может подать заявку на вступление в кадровый резерв (анонимную, что важно для многих), и далее процесс будет автоматизирован. Назначение тестов, курсов, стажировки и т.д. – всё строится таким образом, чтобы шаги для сотрудника были прозрачны, понятны, а главное – быстро — насколько это возможно — приближали его к повышению в должности.
Сервис релокации строится по тем же принципам: простота, прозрачность и скорость. Ранее сотрудник, решивший переехать или просто сменить место работы, был вынужден увольняться и искать работу на новом месте самостоятельно. Теперь же он может просто зайти в личный кабинет в раздел «Переводы», указать свой новый адрес и выбрать наиболее удобную вакансию.
Здесь же согласуется и проводится удалённое собеседование с директором выбранного магазина, и расстояние больше не препятствие – система позволит выбрать не только личный визит, но также звонок, видео-интервью, общение через мессенджеры. Словом, возможна любая форма взаимодействия, удобная для обоих участников. А самое главное, максимально упрощается кадровый процесс согласования, перевода и документооборота, что, безусловно, делает процедуру комфортной не только для сотрудника, но и для директора магазина.
Кроме того, мы провели большую работу по интеграции личного кабинета с общим центром обслуживания HR, это позволило собирать в приложении все HR-заявки по различным темам, которые могут возникнуть у сотрудников.
Результаты проекта
Внедрение и использование личного кабинета позволило нам выстроить HR-процессы, упростив взаимодействие сотрудника с компанией и сделав его удобным и комфортным для персонала. Также это помогает повысить конкурентоспособность на рынке, скорость принятия решений и производительность. Кроме того, за счёт комментариев, которые сотрудники оставляют под новостями и постами, личный кабинет выступает ещё и платформой для получения обратной связи. После внедрения «Личного кабинета» мы получили отличные результаты:
● Снизили количество новых кадровых документов на 34%;
● Повысили скорость предоставления HR-сервисов на 200%;
● Более 90% сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте, получили электронную подпись;
● Увеличили электронные больничные (теперь — более 75%);
● Выросла удовлетворённость сервисами в области кадрового администрирования на 80%.
Источник: vc.ru
Инструкция по организации парольной защиты
Настоящая Инструкция регламентирует организационно-техническое обеспечение процессов генерации, использования, смены и прекращения действия паролей (удаления учетных записей пользователей) в ИС Компании, а также процесса контроля действий пользователей и обслуживающего персонала системы при работе с паролями.
Правила формирования личного пароля
Личные пароли должны генерироваться и распределяться централизованно либо выбираться пользователями СВТ самостоятельно с учетом следующих требований:
длина пароля должна быть не менее 8 символов;
в числе символов пароля должны присутствовать символы трех категорий из числа следующих четырех:
прописные буквы английского алфавита от A до Z;
строчные буквы английского алфавита от a до z;
десятичные цифры (от 0 до 9);
неалфавитные символы (например: !, $, #, %);
пароль не должен включать в себя легко вычисляемые сочетания символов (имена, фамилии и т.д.), а также общепринятые сокращения ( LAN , USER и т.п.);
при смене пароля новое значение должно отличаться от предыдущего не менее чем в 6 позициях.
Ввод пароля
В целях обеспечения информационной безопасности и противодействия попыткам подбора пароля в ИС Компании определены правила ввода пароля:
символы вводимого пароля не отображаются на экране в явном виде;
учёт всех попыток (успешных и неудачных) входа в систему.
При первоначальном вводе или смене пароля пользователя действуют следующие правила:
символы вводимого пароля не должны явно отображаться на экране;
для подтверждения правильности ввода пароля (с учетом первого правила) — ввод пароля необходимо проводить 2 раза.
Ввод пароля должен осуществляться непосредственно пользователем СВТ (владельцем пароля). Пользователю запрещается передавать пароль для ввода другим лицам. Передача пароля для ввода другим лицам является разглашением конфиденциальной информации и влечёт за собой ответственность согласно положениям данной Инструкции.
Непосредственно перед вводом пароля для предотвращения возможности неверного ввода пользователь СВТ должен убедиться в правильности языка ввода (раскладки клавиатуры), проверить, не является ли активной клавиша CAPSLOCK (если это необходимо), а также проконтролировать расположение клавиатуры (клавиатура должна располагаться таким образом, что бы исключить возможность увидеть набираемый текст посторонними).
При вводе пароля пользователю СВТ запрещается проговаривать вслух вводимые символы.
Порядок смены паролей
В случае возникновения необходимости в смене пароля в виду компрометации пользователь должен:
немедленно сменить свой пароль;
известить службу Техподдержки;
известить СИБ.
Внеплановая смена личного пароля или удаление учетной записи пользователя СВТ в случае прекращения его полномочий (увольнение, перевод в другое структурное подразделение, филиал, региональный центр и т.п.) должна производиться специалистами службы Техподдержки непосредственно после окончания последнего сеанса работы данного пользователя с СВТ.
Внеплановая полная смена паролей всех пользователей СВТ должна производиться в случае прекращения полномочий (увольнение, перевод в другое структурное подразделение, филиал, региональный центр и другие обстоятельства) администраторов средств защиты и других сотрудников, которым по роду деятельности были предоставлены полномочия по управлению парольной защитой ИС Компании.
Сотрудники Техподдержки и пользователи СВТ в течение 3-х часов после смены своих паролей должны передать их новые значения вместе с именами соответствующих учетных записей в запечатанном конверте руководителям своих структурных подразделений на хранение. При получении конверта с новыми паролями конверт со старыми паролями уничтожается.
Учетная запись пользователя, ушедшего в длительный отпуск (более 60 дней), должна блокироваться сотрудником службы Техподдержки с момента получения письменного уведомления от кадровой службы Компании.
Удаление учетных записей пользователей, уволенных, переведенных в другое структурное подразделение, филиал, региональный центр должно производиться сотрудником службы Техподдержки немедленно с момента получения письменного уведомления из кадровой службы Компании.
Кадровая служба Компании должна известить службу Техподдержки о состоявшемся приказе в течение 24 часов после увольнения, перевода работника в другое структурное подразделение, филиал, региональный центр.
Хранение пароля
Хранение пользователем СВТ своих паролей на бумажном носителе допускается только в сейфе у ответственного за информационную безопасность или у руководителя подразделения Компании в опечатанном личной печатью конверте (возможно, вместе с персональными ключевыми носителями).
Пароли сотрудников службы Техподдержки с именами учетных записей и датой установки паролей должны храниться в опечатанных конвертах в сейфе у руководителя службы Техподдержки.
При возникновении производственной необходимости в срочном доступе к СВТ временно отсутствующего пользователя разрешается произвести смену пароля пользователя его непосредственным руководителем. При этом должен быть составлен акт о вскрытии конверта с паролем и о его повторном опечатывании с новым паролем.
Аутентификация некоторых пользователей может быть обеспечена с использованием специальных аппаратно-программных средств, рекомендованных к использованию СИБ Компании и централизованно закупленных Компанией у разработчиков (поставщиков) указанных средств.
Ответственность при организации парольной защиты
Пользователи СВТ должны быть ознакомлены под роспись с требованиями настоящей Инструкции и предупреждены об ответственности за нарушение требований данной Инструкции.
Пользователю СВТ запрещается разглашать свой пароль за исключением случаев, описанных в настоящей Инструкции. За разглашение парольной информации, которая представляет конфиденциальные сведения, сотрудник Компании привлекается к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Повседневный контроль действий пользователей СВТ при работе с паролями, соблюдением порядка их смены, хранения и использования возлагается на ответственных за информационную безопасность в подразделениях Компании (руководителей подразделений), периодический контроль возлагается на сотрудников службы Техподдержки.
Термины и сокращения
ИС — Информационная система
СВТ — Средства вычислительной техники
СИБ — Служба информационной безопасности
Источник: securitypolicy.ru
Типовые возможности информирования сотрудников об их личных и зарплатных данных в программах 1С
В современных типовых конфигурациях системы 1С-предприятия, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3)», «1С:Бухгалтерия предприятия (ред.3)», «1С:Комплексная автоматизация (ред. 2)» и др. предусмотрены определенные возможности для информирования сотрудников об их данных в системе.
Самым востребованным является уведомление сотрудников о начисленной зарплате через доступ к расчетным листкам в электронном варианте. Однако существует возможность просмотра других личных данных, остатков отпусков, графиков работы, а также запроса справок, отправки руководству сообщений об отсутствиях или неправильных личных данных. Рассмотрим несколько вариантов доступа сотрудника к своим данным базы 1С-Предприятия.
Подсистема Самообслуживание в программе 1С:ЗУП Корп (ред.3), где пользователь может посмотреть свои личные данные, индивидуальные льготы, график работы, расчетный листок, остаток отпуска, создать заявку на отпуск и командировку, запросить справку 2-НДФЛ, сообщить о неверных данных.
Для каких конфигураций?
Только для 1С:ЗУП КОРП ред.3 (аналог для государственных учреждений доступен также в 1С:ЗКГУ КОРП ред. 3)
Как настроить?
1) Включить в настройках флажок Самообслуживание сотрудников (раздел Настройка — Управление персоналом).
2) Для пользователей базы, которые будут использовать подсистему, указать физическое лицо, соответствующее физлицу в базе (Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи – поле Физическое лицо)
Для сотрудников с неполными правами, не являющихся пользователями основных подсистем, нужно установить типовой профиль «Сотрудник»:
(Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа –создать группу доступа, выбрав профиль Сотрудник и включить в нее нужных пользователей).
Этот профиль содержит базовые функции необходимые и достаточные для открытия программы и для доступа к личному кабинету.
3) Доступ в программу для пользователей рекомендуется осуществлять через веб-клиент, также стоит уделить внимание безопасности аутентификации в системе.
Различные настройки в подсистеме Настройка – Управление персоналом позволяют установить время, которое пользователи заданной группы могут находиться в системе, указать количество пользователей, которые могут находиться в системе одновременно, автоматически создавать и блокировать пользователей.
Вариант 2. Сервис 1С-Кабинет Сотрудника.
Онлайн-сервис, позволяющий получить расчетные листки, написать заявление, запросить справку без обращения в бухгалтерию или входа непосредственно в базу 1С. Также среди возможностей сервиса — использование электронной подписи и технологии кадрового документооборота для подписания таких документов, как Прием на работу, Приказ о переводе и других кадровых приказов.
Сервис доступен через браузер и через мобильное приложение. Программа должна находиться на официальной поддержке, то есть для подключения к системе организации необходимо иметь логин и пароль на Портале 1С: ИТС. Пробный бесплатный период сервиса — 45 дней. Официальная информация доступна по ссылке.
Для каких конфигураций?
Встроен в программы, начиная с определенных релизов: «1С:Зарплата и управление персоналом 3» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3» (в том числе КОРП), а также «1С:Бухгалтерия предприятия 3», «1С:Комплексная автоматизация 2» и « 1С:ERP Управление предприятием 2». Есть локальная версия (для больших предприятий численностью от 1000 сотрудников).
Как настроить?
1) Подключение выполняется пользователем, обладающим полными правами. Приглашение к подключению доступно на начальной странице при входе в программу.
Если приглашение скрыто, то его можно найти из меню Зарплата – Сервис 1С:Кабинет сотрудника.
2) Заполнив логин и пароль на сайтах интернет-поддержки, нужно придумать адрес сервиса, выбрать ответственное лицо, указать его телефон и адрес электронной почты, создать подключение.
3) После подключения страница кабинета в программе выглядит так:
Теперь есть возможность зайти в интернет по адресу сервиса под ответственным сотрудником, ввести логин (телефон или e-mail) и установить пароль для входа.
4) Для доступности расчетных листков сотрудникам в сервисе они должны быть опубликованы. Доступ к сервису и публикация расчетных листков осуществляется только для сотрудников, у которых заполнены e-mail и телефон.
5) После этого сотрудник может зайти в сервис, авторизовавшись по e-mail или номеру телефона, скачать расчетный лист в формате pdf и нажатием кнопки сообщить ответственному лицу об ознакомлении с ним, а также использовать другие возможности, доступные онлайн.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
Вариант 3. Разовая отправка отчетов на электронную почту или создание рассылки
Возможность отправить из базы 1С отчет (не обязательно содержащий кадровые или зарплатные данные сотрудника) по заданным адресам электронной почты, а также настроить автоматическую рассылку отчетов.
Для каких конфигураций?
Для «1С: Зарплата и управление персоналом 3» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3» (в том числе КОРП), а также «1С:Бухгалтерия предприятия 3», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP Управление предприятием 2». Набор доступных к отправке отчетов и возможность создания рассылки ограничен возможностями конкретной конфигурации.
Как настроить?
1) Если системная учетная запись в справочнике Настройки почты не заполнена, ее можно создать непосредственно из нужного отчета к отправке по кнопке Отправить сейчас.
2) Желательно использовать для целей рассылки специально выделенный адрес электронной почты. Чтобы программа 1С могла отправить тестовое сообщение, например, для адреса на mail.ru, нужно создать в параметрах безопасности пароль для внешнего приложения (https://help.mail.ru/id/protection/external, аналогичные возможности существуют для почтовых ящиков на yandex.ru и других сервисах), и в настройках почты ввести именно его вместо основного пароля.
3) Теперь по кнопке Отправить сейчас доступна отправка текущих данных отчета на заданный адрес в нужном формате.
4) Настроить регулярную отправку отчета с помощью рассылки можно, перейдя по соответствующей кнопке из самого отчета или же создав новый элемент непосредственно в справочнике Рассылки отчетов (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов).
При настройке индивидуальной рассылки для того, чтобы связать получателя с физлицом из базы данных, нужно указать Отправлять: Свой отчет для каждого получателя, выбрать тип получателей – Физические лица и встав на поле Сотрудник в Настройках отчета, нажать Указать получателя рассылки, для того чтобы в поле прописалось значение [Получатель].
Такая индивидуальная рассылка доступна для тех отчетов, где в настройках отчета в конфигураторе указан тип Физические лица, в противном случае можно создавать отчет с отбором по списку конкретных сотрудников, который будет доступен списку получателей из закладки Доставка.
Для рассылок доступно создание расписания для автоматической отправки с заданной периодичностью.
ИТОГ: ЧТО ВЫБРАТЬ?
Было рассмотрено несколько вариантов решения вопроса доступа сотрудников к их данным базы 1С. Какой вариант выбрать для конкретной организации, зависит от ее потребностей и от установленного программного продукта.
a) при необходимости не только просмотра расчетных листков, но и использования расширенного функционала, такого как создание и подписание заявлений, запрос справок, уведомление об отсутствии, просмотр остатков отпусков и вычетов – можно рассмотреть подключение дополнительного онлайн-сервиса «1С: Кабинет сотрудника» (вар.2).
b) в случае, когда необходима лишь разовая отправка определенных отчетов, в том числе расчетных листков, на электронную почту или же их регулярная рассылка, достаточно воспользоваться типовыми возможностями отправки в программах 1С (вар.3)
Научитесь находить и исправлять ошибки в налоговом и бухгалтерском учете!
Получите полезные навыки на курсе “ 1С:Предприятие 8. Использование конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0 ” и используйте конфигурацию на уровне эксперта.
Источник: is1c.ru