Наш эксперт Максим Якубович рассказывает о критериях, которым должно соответствовать хорошее расписание проекта, и об инструментах, которые позволяют прогнозировать сроки с учетом имеющихся задач и ресурсов.
– Один из ключевых критериев успеха проекта – срок его реализации. Важно уметь определять, будут ли работы завершены к дате, установленной заказчиком.
Чаще всего руководитель проекта пытается запросить как можно больший срок на реализацию, чтобы иметь временной запас. Заказчик же хочет получить результаты за минимальное время. Так как заказчик имеет больше власти, то именно его точка зрения и будет основополагающей.
Чтобы проверить, насколько реально выполнить работы за время, указанное заказчиком, руководителю проекта важно иметь расписание. Оно нужно еще и для постоянной сверки плана с фактическим ходом работ, принятия важных корректирующих решений по ходу проекта.
PM2. Рабочий день проджект менеджера // Project Manager для новичков
Критерии хорошего расписания проекта
На мой взгляд, хорошее расписание проекта позволяет:
1. Точно определить потребность в ресурсах на каждый из периодов, для которых создается более детальный план проекта (например, на следующий месяц, неделю или день проекта). Из этого плана руководитель проекта должен понять, сколько сотрудников, какое оборудование и какие материалы необходимы.
2. Вносить изменения в проект с минимальными трудозатратами. Это может касаться объема выделяемых ресурсов, перечня задач и сроков их старта.
3. Выполнить сценарное моделирование «Что если?» (об этом ниже).
4. Получить прогноз по срокам реализации.
Чтобы руководитель проекта понимал, в какое время все будет реализовано, ему нужно иметь представление о списке работ и бюджете. В большинстве проектов есть возможность сократить сроки за счет привлечения большего количества ресурсов и увеличения интенсивности работ. Как правило, это приводит к росту бюджета.
Балансировка сроков и бюджета хорошо визуализируется с помощью проектного треугольника, о котором я уже писал.
При создании расписания проекта руководитель может использовать следующие подходы:
1. Разработку Иерархической структуры работ (ИСР) для получения исчерпывающего списка работ по проекту.
2. Сетевой график проекта для определения последовательности выполнения работ.
3. Оценку объемов работ и определение ресурсов на работу по проекту для определения сроков (или определение необходимости в ресурсах, исходя из оценок объемов работы и ее длительности).
4. Метод критического пути для определения общей длительности проекта (или метод критической цепочки).
После создания первой версии расписания может оказаться, что полученный в итоге срок проекта не соответствует ожидаемому.
Agile и Scrum на пальцах / О ГИБКИХ методологиях разработки ПО понятным языком
Создание модели проекта
Чтобы понять, на сколько возможно сократить сроки при увеличении бюджета, руководителю нужно иметь модель проекта. Под ней я понимаю список работ, объединенных в сеть (с определенными связями в последовательности выполнения задач), с оценкой трудозатрат, назначенными ресурсами, оценками длительности и стоимости каждой работы.
Имея такую модель, можно достаточно легко определить потребность в ресурсах на каждый день, неделю или месяц. Вносить изменения в проект и видеть прогнозную дату его завершения становится возможным с небольшими трудозатратами. А еще модель позволяет проигрывать сценарии типа:
- «Что будет со сроком реализации, если добавить в проект еще одного исполнителя и выделить его на полный рабочий день на определенный период реализации?».
- «Насколько увеличится бюджет при таком добавлении ресурса?» и т.п.
У нас появляется возможность в любой момент делать прогнозы относительно того, уложимся ли мы в срок, и если нет, то на сколько превысим его. То есть модель проекта позволяет реализовать все требования к хорошему расписанию.
Конечно, создать ее в MS Excel или бумажном ежедневнике очень сложно. Не говоря уже о том, что нужно иметь возможность вносить изменения и проигрывать сценарии. Поэтому для создания и работы с моделью создано специальное программное обеспечение. Например, MS Project, Oracle Primavera, Spiderproject и т.д.
Я убежден в том, что хорошее расписание проекта очень сложно создать на бумаге или поддерживать в непредназначенном для этого программном обеспечении (например, в Excel).
Какие виды расписания, на мой взгляд, должны быть в программном продукте?
1. Сетевая диаграмма.
2. Диаграмма Ганта.
При выборе программного продукта для управления расписанием нужно также определиться с дополнительными возможностями, которые он должен предоставлять руководителю проекта.
О подходе к выбору программного продукта для управления проектом я уже писал здесь.
Эксперт по управлению проектами, консультант и бизнес-тренер консалтинговой группы «Здесь и сейчас».
Опыт работы в сфере управления проектами – более 10 лет.
20 выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов.
Опыт преподавания – 10 лет. Около 2200 студентов, прошедших обучение на его семинарах.
Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления.
Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна.
Ведущий блога по управлению проектами.
Источник: probusiness.io
Управление сроками проекта по PMBoK
В соответствии с PMI PMBoK область знаний «Управление сроками проекта» включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное завершение проекта. Схема процессов управления сроками проекта (см. рисунок 1) в соответствии с PMI PMBoK 5th Edition включает следующие процессы:
Рисунок 1. Схема управления сроками проекта.
Схема процессов управления сроками проекта (рисунок 1) в соответствии с PMI PMBoK 5th Edition включает следующие процессы.
Планирование управления расписанием
7. Разработка расписания it-проекта
Привет, сегодня поговорим про разработка расписания it-проекта, обещаю рассказать все что знаю. Для того чтобы лучше понимать что такое разработка расписания it-проекта , настоятельно рекомендую прочитать все из категории Управление разработкой программных IT проектов.
7.1 . Определение логической последовательности выполнения работ
Процесс определения взаимосвязей операций включает в себя идентификацию и документирование логических взаимосвязей между плановыми операциями. Определение взаимосвязей требует хороших знаний технологии и приоритетов проекта. Взаимосвязи операций могут быть последовательными, с собственными отношениями предшествования, а также с опережениями и задержками.
В этом случае каждый выходной элемент операции используется как входной элемент другой операции или является частью поставки. Взаимосвязи операций могут быть с перекрытиями, когда еще незавершенная операция имеет достаточно выходных элементов для начала зависящей от нее операции, или с параллельным выполнением операций [1].
Исходной информацией для процесса определения взаимосвязи операций могут быть [11]: 1. описание содержания проекта — содержит определение содержания продукта, включающее в себя характеристики продукта, которые могут повлиять на определение взаимосвязей операций, поэтому во избежание ошибок следует повторно проанализировать определение содержания продукта; 2. методология внедрения ИС; 3. результаты процесса определения состава операций; 4. список операций; 5. параметры операций; 6. список контрольных событий; 7. одобренные запросы на изменение. 8. При определении взаимосвязи используются нижеследующие инструменты и методы.
9. Метод предшествования: метод построения сетевых диаграмм расписания проекта, в котором операции изображаются в виде прямоугольников (называемых «узлами»), а зависимости — соединяющими их дугами. Этот метод еще называется » операции в узлах», он используется в большинстве пакетов программного обеспечения для управления проектами. 10.
Метод стрелочных диаграмм: метод построения сетевых диаграмм расписания проекта, где операции представляются в виде дуг, которые соединяются в узлах, показывающих их зависимости. Этот метод еще называется » операции на дугах». 11. Шаблоны расписания сети.
Стандартизированные шаблоны сетевых диаграмм расписания проекта могут использоваться для ускорения подготовки сетей плановых операций проекта. Они могут включать в себя как весь проект в целом, так и его часть. 12. Определение зависимостей.
Для определения последовательности операций используется три типа зависимостей: жесткая (или обязательная), нежесткая (или произвольная) и внешняя. 13. Применение опережений и задержек. Опережения и задержки представляют собой интервалы времени, которые модифицируют взаимосвязи между предшествующими и последующими операциями. 14.
Процесс определения взаимосвязи операций завершается формированием следующих документов. 15. Сетевые диаграммы расписания проекта — схематическое отображение плановых операций проекта и логических взаимосвязей (зависимостей) между ними.
Сетевая диаграмма расписания проекта может быть построена вручную или при помощи программного обеспечения для управления проектом, например, Spider или MS Project. Она может включать в себя полную детализацию проекта или одну или несколько суммарных операций (пакет операций). На рис. 7.1 приведен пример представлениярасписания проекта в виде диаграммы Гантта MS Project. 16.
Список операций (обновления). Если одобренные запросы на изменения являются результатом процесса определения взаимосвязей операций, то создается обновленный список операций, включающий в себя эти изменения.
Рис. 7.1. Фрагмент расписания проекта в виде диаграммы Гантта MS Project Параметры операции (обновления).
Если одобренные запросы на изменения, являющиеся результатом процесса определения взаимосвязей между операциями, оказывают влияние на список операций, то в соответствующие элементы параметров операций включаются эти одобренные изменения (логические взаимосвязи и соответствующие опережения и задержки). Запрошенные изменения. При разработке логических взаимосвязей, опережений и задержек проекта могут быть выявлены моменты, которые повлекут за собой запрос на изменение списка операций или параметров операций. Запрошенные изменения рассматриваются и утверждаются в рамках процесса общего управления изменениями.
7.2 Оценка трудоемкости и потребности в ресурсах
- список операций. Список операций определяет плановые операции для оцениваемых ресурсов;
- параметры операций. Параметры операций, разработанные при определении состава операций, дают вход первичных данных для использования в оценке ресурсов, необходимых для каждой плановой операции в списке операций;
- наличие ресурсов. Для оценки типов ресурсов используется информация о том, какие ресурсы (функциональные консультанты, бизнес-аналитики, серверы и т. п.) потенциально доступны;
- план управления проектом. План управления расписанием является составляющей частью плана управления проектом и используется в оценке ресурсов операций;
- ресурсные календари устанавливают, когда и насколько определенные ресурсы проекта будут доступны на протяжении проекта.
- Эта информация может находиться на уровне операции или проекта. Данное знание включает в себя рассмотрение таких параметров, как опыт и/или уровень навыков ресурса, а также различных географических мест нахождения ресурсов и того, когда они могут быть получены;
- смешанный ресурсный календарь — включает в себя доступность, способности и навыки человеческих ресурсов, историческую информацию о ресурсах, использованных для подобных работ в предыдущих проектах.
- Для оценки ресурсов операций применяют следующие инструменты и методы.
- Экспертная оценка. Такую оценку может дать экспертная группа, имеющая специальную подготовку в области планирования и оценки ресурсов.
- Программное обеспечение для управления проектами — помогает планировать, организовывать фонды ресурсов и управлять ими, а также разрабатывать оценки ресурсов. В зависимости от сложности программного обеспечения можно определять иерархические структуры ресурсов, наличие ресурсов и их текущую стоимость, а также различные календари ресурсов.
- Оценка «снизу вверх». Когда плановую операцию нельзя оценить с достаточной степенью уверенности, работы в пределах такой операции разбиваются на более мелкие элементы. Ресурсные потребности каждого более детализированного элемента работ оцениваются, и эти оценки объединяются в общее количество по каждому ресурсу плановой операции.
- Результатом процесса оценки ресурсов операций является следующая информация.
- Требования к ресурсам операции. Выход процесса оценки ресурсов операций представляет собой определение и описание типов и количества ресурсов, необходимых для каждой плановой операции пакета работ. Эти требования можно затем собрать в единое целое для определения оценочных ресурсов по каждому пакету работ. Детализация и уровень специфичности требований к ресурсам могут варьироваться в зависимости от области приложения. В документацию по требованиям к ресурсам для каждой плановой операции может входить оценочная база для каждого ресурса, а также допущения по типам ресурсов, их наличию и количеству.
- Параметры операции (обновления). Виды и количество ресурсов, необходимых для каждой плановой операции, включаются впараметры операций. Если одобренные запросы на изменения являются результатом процесса оценки ресурсов операций, то создается обновленная версия списка операций и параметров операций, куда включаются эти изменения.
- Иерархическая структура ресурсов. Иерархическая структура ресурсов представляет собой структуру идентифицированных по категориям и типам ресурсов. Примеры категорий ресурсов включают в себя человеческие ресурсы, материалы, оборудование и сырье.
- Календарь ресурсов (обновления). Сводный календарь ресурсов проекта документирует рабочие и нерабочие дни, определяющие даты, на которые данный ресурс (персонал, сервер и т. п.) может быть активным или не задействованным.Календарь ресурсов проекта, в частности, отмечает выходные для данного ресурса дни и периоды доступности ресурса.Календарь ресурсов проекта назначает количество каждого доступного ресурса по каждому периоду доступности. Запрошенные изменения. Результатом процесса оценки ресурсов операции могут стать добавление в список операций новых плановых операций или удаление из него старых; эти изменения оформляются как запрошенные изменения. Запрошенные изменения рассматриваются и утверждаются в рамках процесса общего управления изменениями.
На рис. 7.2 представлен фрагмент диаграммы Гантта с привязкой к ресурсам
При определении трудозатрат на выполнение операций проекта используют нормативные акты и ГОСТы. В табл. 7.1 представлены нормативы времени на составление основных видов документов на различных стадиях разработки документов на автоматизированные системы (АС), а также требуемая квалификация разработчиков документов.
Рис. 7.2. Фрагмент диаграммы Гантта с привязкой к ресурсам
Таблица 7.1. Нормативы трудоемкости разработки документов на АС
Наименование документа
Единица объема работы
Норматив времени, ч
Квалификация исполнителя
Источник: intellect.icu