Что такое управление проектами проекты программы и портфели в чем отличие

Проект и процесс его реализации являются сложной системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.

Управление проектом (project management) представляет собой методологию организации, планирования и координации использования человеческих и материальных ресурсов на всем протяжении жизненного цикла проекта (говорят также — проектного цикла), направленную на эффективное достижение целей проекта путем применения системы современных методов, техники и технологий управления.

Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на эффективное достижение целей проекта с заданным качеством, в установленные сроки, в рамках утвержденного бюджета, при существующих ограничениях и имеющейся неопределенности, за счет использования наличных ресурсов и технологий, а также управленческих знаний, опыта и специализированных подходов, методов и систем.

В ряде отраслей создаваемые объекты являются настолько сложными, что работа над ними осуществляется в составе программы, которая обычно понимается как совокупность проектов или проект, отличающийся сложностью методов управления его осуществлением или особой сложностью создаваемой в его рамках продукции. Примерами программ являются программы развития таких проектно-ориентированных отраслей экономики, как авиационно-космическая или оборонная промышленность, атомная энергетика или нефтепереработка.

001 Управление портфелем проектов

Программа (program)— ряд связанных друг с другом проектов, подпрограмм и операций программы, управление которыми координируется для получения выгод, которые были бы недоступны при управлении ими по отдельности.

Программы могут содержать элементы работ, имеющих к ним отношение, но лежащих за пределами содержания отдельных проектов программы. Проект может быть или не быть частью программы, но программа всегда содержит проекты.

Управление программой (program management) — приложение знаний, навыков, инструментов и методов к программе для удовлетворения требований, предъявляемых к программе, и получения выгод и контроля, которые были бы недоступны при управлении проектами по отдельности.

Проекты в рамках программы связаны посредством общего конечного результата или совместных возможностей. Если связь между проектами заключается только в наличии общего клиента, продавца, технологии или ресурса, предпринимаемыми усилиями следует управлять как портфелем проектов, а не программой.

Портфель (portfolio)— проекты, программы, подпортфели и операционная деятельность, управляемые как группа с целью достижения стратегических целей.

Проекты или программы портфеля не обязательно являются взаимозависимыми или напрямую связанными. Так, компания, занимающаяся инфраструктурными объектами, имеющая стратегическую цель «максимизации окупаемости инвестиций», может скомпоновать портфель, состоящий из разнообразных проектов в газо- и нефтедобывающей отрасли, энергетической отрасли, водоснабжении, проектов для дорожных, железнодорожных объектов и аэропортов.

Ключевые отличия портфеля проектов от программы проектов / Лекция 4

Из этого набора разнообразных проектов компания может выбрать ряд связанных проектов и включить их в одну программу. Например, все проекты по строительству объектов энергетической инфраструктуры могут быть сгруппированы в программе по развитию инфраструктуры энергетической отрасли. Аналогично, все проекты по строительству объектов инфраструктуры водоснабжения могут быть сгруппированы в программе по развитию инфраструктуры водоснабжения. Таким образом, программа по развитию инфраструктуры энергетической отрасли и программа по развитию инфраструктуры водоснабжения становятся неотъемлемыми компонентами портфеля компании, занимающейся развитием инфраструктуры.

Управление портфелями (portfolio management) — централизованное управление одним или несколькими портфелями для достижения стратегических целей. Управление портфелями сфокусировано на обеспечении анализа проектов и программ с целью установления приоритетов при распределении ресурсов, а также согласования и приведения в соответствие управления портфелем со стратегиями организации.

Проекты, составляющие программы или портфели, являются средствами достижения целей и задач организации, зачастую в контексте стратегического плана. Несмотря на то что группа проектов в рамках программы может иметь дискретные выгоды, эти проекты могут также вносить вклад в выгоды программы, цели портфеля и стратегический план организации (см. рис.1.4).

Рис.1.4. Взаимосвязь управления проектами, программами, портфелями и стратегии организации

Организации управляют портфелями на основе стратегического плана. Одной из целей управления портфелем является максимальное увеличение ценности портфеля путем тщательного изучения компонентов портфеля — намеченных для включения программ, проектов и других сопутствующих работ. Компоненты, наименее соответствующие стратегическим задачам портфеля, могут быть исключены.

Таким образом, стратегический план организации становится первичным фактором, управляющим инвестициями в проекты. В то же время проекты обеспечивают программы и портфели обратной связью посредством отчетов о статусе, извлеченных уроков и запросов на изменения, которые могут помочь выявить воздействие на другие проекты, программы или портфели. Потребности проектов, включая потребности в ресурсах, обобщаются и передаются на уровень портфеля, который, в свою очередь, задает направление организационного планирования.

Управляемыми параметрами проекта являются:

• объемы и виды работ по проекту;

• стоимость проекта, издержки и расходы;

• временные параметры, включающие сроки, продолжительность и резервы выполнения работ, этапов, фаз проекта, а также взаимосвязи работ;

• ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе человеческие, финансовые, материально-технические, а также ограничения по ресурсам;

• качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта.

Ключевые параметры проектного управления можно продемонстрировать в виде так называемого «магического треугольника» (см. рис.1.5), состоящего из угловых точек затрат, сроков и качества, находящихся в противоречивой зависимости.

Рис.1.5. Ключевые параметры управления проектами

Изменение какого-то одного из ограничений обычно приводит к изменению хотя бы еще одного. Управление проектами, с этой точки зрения, представляет собой поиски баланса между такими ограничениями.

Так, известный закон Лермана гласит: «Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег», а следствие Лермана уточняет: «Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег».

Дата добавления: 2021-10-28 ; просмотров: 318 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник: poznayka.org

Менеджмент проектов на верхнем уровне: управление портфелем проектов

Что такое портфель проектов, как собрать проекты в единое целое и сделать работу прозрачной.

Дарья Лебедева

4 июля 2023 г. • 6 min read

При масштабировании бизнеса, команда начинает расти вслед за ним, формируя отделы с разными задачами. Но и количество проектов увеличивается. В ворохе разных задач бывает сложно добиться прозрачности и видеть, как идут дела у всей компании.Чтобы решить этот вопрос, компания собирает бизнес-портфель, чтобы проанализировать вектор своего развития и определиться со стратегиями. Понять, с какими проектами стоит работать в первую очередь, а от каких отказаться, поможет управление портфелем проектов.

Что такое управление портфелем проектов?

Сперва ответим на вопрос «что такое портфель проектов?».

Портфель проектов — это набор проектов, которые собраны в рамках одной единицы управления и объединены общей стратегической целью. Обычно компоненты портфеля связаны между собой одной темой. Если целей компании несколько, портфели проектов собираются под каждую из них.

Портфель позволяет более выгодно распределить ресурсы компании между запущенными проектами, при необходимости максимизируя усилия в одном месте, несмотря на то, что некоторые проекты могут быть менее успешными относительно других.

Работу с проектами можно сравнить с логикой биржевых активов — акция, как и проект, может заработать сразу, или через год, или прогореть несмотря на хорошие прогнозы. Поэтому, как и в акции, компания вкладывается сразу в несколько проектов, чтобы минимизировать возможные риски и сбалансировать весь портфель.

Зачем вообще собирать проекты в портфель? Это поможет:

• заниматься несколькими проектами одновременно;
• взвешивать риски, расставлять приоритеты;
• принимать более взвешенные решения после соотнесения проектов и целей компании;
• минимизировать противоречия между сотрудниками при выборе нового проекта и сосредоточить внимание команды на успешности всего портфеля.

Классический портфель проектов минимизирует риски бизнеса, так как прибыль от успешных проектов может перекрыть ресурсы, потраченные на неудачные.

Управление портфелем проектов (англ. project portfolio management), УПП — это комплекс процессов отбора, реализации и контроля качества выполнения проектов, зависящих от целей бизнеса, выгод, рисков и ресурсов, которыми располагает компания.

Управление портфелем проектов

Непосредственно реализация конкретного проекта – от его инициации до закрытия. Планирование и реализация задач для достижения целей проекта в определенные сроки.

Общий контроль достижения целей компании с помощью выбранных проектов и их балансировки.

Примером внедрения УПП в производство может служить кейс компании Hochland.

Принципы управления портфелем проектов

Решение, стоит ли внедрять портфельное управление, основывается не только на стратегических целях организации, но и на других аспектах развития компании, например, связанных с финансовой стороной или востребованностью продукта на рынке. При внедрении УПП необходимо также учитывать возможные организационные последствия, угрозы и возможности.

Вне зависимости от актуальной организационной модели внутри компании необходимо следовать следующим принципам:

• найти инвесторов для соответствующих стратегии организации проектов;
• максимизировать выгоду и эффективность от денежных вложений;
• выявить ожидания заказчиков и следить за их исполнением;
• обеспечивать прозрачность прогресса проектов внутри портфеля;
• проверить производственные возможности организации и при необходимости оптимизировать их.

Важно учесть эти принципы до того как вы начнете реализовывать портфельное управление.

Инструменты и методы УПП

Можно выделить несколько методов анализа и оценки проектов, которые используются в портфельном управлении.

• Скоринг — оценка проектов на основе заранее определенных критериев. Значимость критериев оценивается в баллах или процентах, сумма которых и определяет ценность всего проекта. Критерии могут быть связаны с разными сторонами проекта — с финансами, стратегией, рисками, трудовыми затратами. Оценка ставится исходя из соответствия стратегической цели компании во время собрания руководящего состава. Скоринговый метод используется как при выборе проектов в портфель предприятия, так и для анализа их в динамике.
• Визуализация проектов портфеля. Применяется для упрощения их сравнения, а также для отслеживания прогресса по проектам внутри портфеля.

• Оценка затрат и их окупаемости — набор аналитических приемов для оценки расходов компании, окупаемости инвестиций, рентабельности всего проекта по сравнению с предыдущими доходами компании и / или конкурентов. Также этим набором инструментов определяется соотношение стоимости проекта и актуальных затрат во взятом в работу портфеле проектов.
• Экспертная оценка — взгляды и мнения специалистов, используется для определения взаимосвязей проектов в портфеле и их сравнения между собой. Проекты могут зависеть друг от друга, дублировать частично или полностью, обладать чрезмерным функционалом и полностью взаимоисключать друг друга.

Эти инструменты и методы используются для измерения потенциального или текущего значения проекта для всего портфеля. Также этими методами можно оценивать и каждый проект по отдельности для понимания его ценности.

Роли в портфельном управлении

В УПП можно выделить несколько ключевых ролей. Распределение сотрудников на эти роли поможет командам понимать не только свою зону ответственности, но и обязанности других. Команда по управлению портфелем проектов может быть сформирована из участников разных отделов и подразделений.

Менеджер портфеля проектов. Это руководитель портфеля проектов. Его задача следить за статусом проектов и за их своевременным обновлением, а также оценивать риски проекта и своевременно реагировать на изменения внутри проектов. Руководитель занимается портфельным менеджментом — получает отчеты от менеджеров отдельных проектов и держит с ними постоянную связь. От компетенций менеджера портфеля зависит качество управления.

Менеджер проекта. Участник команды, руководящий реализацией отдельного проекта. В зависимости от количества проектов в портфеле, некоторыми из них может руководить менеджер портфеля.

Участники проектной группы. Сотрудники компании, распределенные по проектам. Это могут быть как участники одной команды, так и ранее не работавшие друг с другом сотрудники разных отделов. Проектная группа создается на ограниченный период времени и распускается после реализации проекта.

Заинтересованные руководители. Сотрудники, занимающие руководящие должности или специалисты, наблюдающие за реализацией отдельных функций проектов.

Этапы управления портфелем проектов

Этап 1. Инициализация

На этом этапе происходит создание предварительного списка проектов, которые могут войти в портфель и в перспективе — взяты в работу. Этот этап состоит из двух подэтапов:

1. Составление заявки на проект. Внутри должно быть краткое описание проекта и его основной функционал. Это делается для понимания, соответствует ли идея проекта бизнес-стратегии компании.
2. Расчеты проекта. После утверждения заявки проводится оценка результативности реализации проекта относительно вложениям в него. Для этого составляются бизнес-план, технико-экономическое обоснование, прописывается организационная структура проекта и прочее.

В зависимости от размера компании, второй подэтап может также разделяться на шаги:

• Расчет работы по проекту исходя из финансовых возможностей компании. Для проекта рассматриваются организационные и технологические варианты реализации, после чего рассчитывается экономическая стоимость проекта;
• Расчет работы по проекту исходя из внешнего его финансирования. На всех уровнях работы над проектом учитывается источник средств, а также ведутся переговоры о распределении рисков между компанией и инвестором.

После этих действий проект попадает в список интересных проектов для формирования портфеля.

Этап 2. Отбор портфеля проектов

На этом этапе формируется портфель проектов, который и будет принят в работу. Проекты подбираются на основе стратегических ценностей и различных ограничений — финансовых, ресурсных, технологических и прочих. Этот этап также можно разбить на два подэтапа:

1. Приоритезация проектов. Все составляющие портфеля выстраиваются в порядке уменьшения их ценности для компании. Расстановка приоритетов проводится по критериям, наиболее актуальным для компании. В приоритезации проектов могут помочь инструменты и методы УПП, о которых писали выше.
2. Подбор проектов. После приоритизации проекты, имеющие наибольшую ценность, принимаются к реализации.

Необходимо собрать такой портфель, в котором будут учтены не только выгоды, но и риски для компании.

Этап 3. Балансировка проектов

Это этап доработки портфеля. Во время этого шага происходит доработка — уточнение нюансов, необходимых для успешного запуска проекта, распределение ресурсов — назначение специалистов, выделение технического обеспечения и прочих необходимых для проекта ценностей, запуск проекта — написание Устава, назначение менеджеров управления проектами и портфелем, комплектование команд.

На этом этапе между проектами в портфеле происходит распределение имеющихся ресурсов и, при необходимости, поиск и закрытие пустующих позиций.

Этап 4. Реализация

На этом этапе происходит запуск проектов, отслеживание ресурсов и наблюдение за результатами. В зависимости от успешности или неудачности проектов, на них можно как максимизировать свои усилия, так и заморозить проект.

В Kaiten для работы с портфелем можно создать сводную доску, на которой будет показан прогресс по всем проектам единовременно, а для каждого проекта – отдельное пространство, где будет детальная декомпозиция и визуализация задач проектов.

Что важно запомнить

Портфельное управление необходимо в тех случаях, когда проектов становится слишком много, чтобы заниматься каждым по отдельности. УПП обладает своими принципами, которые строятся на оценке рисков, поиске инвестиций, распределении ресурсов. Для оценки проектов на этапе отбора и во время работы над проектом используются разные методы и инструменты. Сбор проектов в портфель и его реализация разделены на четыре этапа, три из которых связаны непосредственно с планированием реализации.

УПП позволяет видеть картину развития компании целиком, уберегает от работы с неперспективными проектами, распределяя ресурсы и капитал по разным направлениям инвестиций — рискованным и стабильным. Как с игрой на бирже, когда собирая портфель акций, ставка делается на акции разных компаний. Так риски ниже, а выгоды больше.

Учет выгод и рисков и умение между ними балансировать, чутко чувствовать статусы проектов и управлять ими — это и есть управление портфелем проектов.

Прогрессивные компании уже управляют своими проектами в Kaiten. Присоединяйтесь к лучшим.

Источник: kaiten.ru

Что такое управление проектами: как осуществляется и что в себя включает?

Менеджмент в любой сфере — сложная и неоднородная деятельность, но как показывает практика, на 30-70% процентов она связана с участием в проектах.

Действительно, достаточно большая часть современного бизнеса в Украине, Европе и во всем мире проектно-ориентирована. В Украине эта часть близится к отметке в 50% и аграрная сфера — не исключение. Это связано с тем, что все больше компаний ориентируются на создание принципиально новых продуктов или услуг, на достижение новых результатов в известных сферах. Проектами называют уже не набор технической документации и смет (как это было раньше), а серьезные мероприятия, которые нацелены на реализацию отдельных целей компании.

Словом, от умения реализовать проект в компании и зависит успех всего предприятия. А в связи с этим и управление проектами становится актуальной и важной темой для менеджеров любого звена. Поговорим и мы об этом: разберемся, что такое проект, как и с помощью чего им управляют.

Что такое проект и управление проектами

Проект — это некое мероприятие (или процесс) с четко обозначенными сроками, цель которого — создать уникальный продукт или получить некие инновационные результаты. В бизнесе целью проекта зачастую называют решение конкретных задач. Соответственно, управление проектами (или, как принято это называть, Project Management) — это конкретная деятельность, цель которой — реализовать все поставленные проектом задачи. Для этого прикладывается максимальное количество усилий, знаний, опыта, методик и инструментария.

Сами по себе проекты — неотъемлемая часть из реальной жизни любой организации. В каждой компании есть своя стратегия развития и порождаемые ею цели, которые и формируются в отдельные проекты. Важно понимать, чем они отличаются от повседневных действий в организации. Во-первых, тем, что у каждого проекта есть своя уникальная цель и временные ограничения на ее достижение.

В повседневных действиях цель повторяющаяся, дедлайны также. Во-вторых, проект имеет свойство завершаться, достигнув заданной цели. Повседневные же действия имеют нескончаемый характер и их цель — поддержание нормального движения бизнеса.

Управление проектами (или проектный менеджмент) как раз и помогает быстро и эффективно достигать заданных целей. Кроме того, в процессе этого формируется целая система комплексов, которые могут быть задействованы для общих целей компании, и разрабатывается схема грамотного распределения ресурсов.

На данный момент управление проектами — эта целая наука, которая обросла сводами знаний, правил и стандартов. Наиболее известный ресурс — PMBOK. Это некая «книга знаний» в сфере проектного менеджмента, в которой описаны лучшие практические советы и знаний в этой сфере.

Что включает в себя управление проектами

В сложную на первый взгляд систему управления проектами входит ряд последовательных действий:

• определение и формирование требований к проекту;
• постановка максимально четких и понятных целей;
• установка и реализация коммуникации между задействованными в проекте сторонами;
• уравновешивание проектных ограничений: в частности бюджета, ресурсов, рисков, дедлайнов, качества;
• общение с командой, учет их потребностей/пожеланий/ожиданий и коррекция существующих планов в соответствии с полученным материалом.

Инициация (то есть старт проекта) представляет собой некое знакомство с проектом. Определяется его суть и цели, формируется подходящая под него команда.

Система управления проектами: что это и зачем она нужна

При реализации каждой из методик управления проектами обычно не обойтись без определенного комплекса технологического и организационного инструментария. То есть, без системы управления проектами. В общем понимании это некая совокупность методов, которые могут влиять на объект управления с целью реализации всех поставленных задач. Но чаще всего это понятие используется в более узком смысле — в качестве обозначения конкретной программы. В Украине лучше всего себя зарекомендовали такие сервисы для управления проектами:

• Worksection;
• Битрикс24;
• Мегаплан;
• Wrike;
• Basecamp;
• Trello.

Системы управления проектами уместны в том случае, когда сами проекты более или менее одного плана. Они позволяют формировать единую картину профиля проекта, отслеживать этапы его выполнения на разных уровнях, контролировать бюджет и дедлайны.

Системы управления проектами — это некий инструмент в руках руководителя и команды, позволяющий делать всю деятельности компании максимально прозрачной. Каждый может увидеть временные и финансовые затраты на определенные проекты, свою нагрузку и нагрузку коллег.

В итоге использование таких систем и последующая за ними прозрачность работы позволяют легко определять причины перерасходов или ошибок, оптимизировать затраты и эффективно сокращать расходы (временные, финансовые и трудовые).

Где учиться проектному менеджменту и стоит ли

В этой статье мы рассмотрели основы достаточно сложного понятия «управление проектами», где учиться которому — вопрос, возникающий в свое время практически у каждого руководителя. Есть несколько вариантов.

Во-первых , если вы серьезно нацелены на глубокое изучение этой науки и планируете свое карьерное становление в качества проектного менеджера, есть смысл отправиться на специализированные курсы. Обычно такие проводят различные школы маркетинга и IT-школы.

Во-вторых , если управление проектами — лишь часть вашей деятельности, как менеджера, можно получить образование менеджера в той или иной сфере при ВУЗе. Как правило, учебные программы на таких специализациях включают в себя и изучение процесса управления проектами. Например, проектный менеджмент изучается и на магистерской программе «Агрокебетов». И, в-третьих , если вы — уже практикующий специалист, есть возможность учиться этому непосредственно на практике и на примере ответственных за это колег.

В любом случае, управление проектами — достаточно эффективный инструмент в руках каждого руководителя. Как показывают данные последних лет Международной ассоциации управления проектами, при задействовании современных методик и программ такой подход способен сэкономить компании до 30% времени и 20% средств, затраченных на реализацию всех проектов.

При этом важно понимать, что проектный менеджмент — это не ситуационный комплекс мероприятий, а процессуальное внедрение и реализация целого механизма. Не пугайтесь, если сейчас эта тема кажется вам слишком сложной и туманной. Современный проектный менеджмент — это грамотная и сбалансированная система, к изучению которой нужно подойти с готовностью и серьезностью. Тогда и получится все понять и удачно применить в своей компании.

Напомним, что в января 2019 года на базе факультета аграрного менеджмента НУБиП Украины ассоциация «Украинский клуб аграрного бизнеса» основала магистерскую программу «Агрокебеты» по подготовке Farm Managers нового поколения.

Идею создания проекта поддержали ведущие аграрные компании Украины: Corteva Agriscience™, МХП, New Holland, IMMER Group, Agroprosperis, ИМК, Bayer, Cygnet, «Галс Агро», Kernel, LNZ Group, «Агрейн», «Лимагрейн Украина», HORSCH, AgroHub, SmartFarming, Arzinger и PwC.

Источник: blog.agrokebety.com