Редакция издания Meduza в своём блоге на Medium рассказала, как устроена система внутренних коммуникаций между сотрудниками в корпоративном мессенджере Slack, и объяснила, почему с переходом на Slack редакция смогла практически отказаться от других мессенджеров в рабочей переписке.
197 613 просмотров
ЦП публикует материал с разрешения авторов.
Нас часто спрашивают, почему мы пользуемся Slack. Отвечаем.
Несколько вводных
Slack — идеальный способ собрать всю команду вместе. Здесь можно обсуждать всё: рекламные брифы, публикацию новой версии приложения, последних новостей или совместное выпивание в пятницу. Всё структурировано по каналам, для прямого общения есть личная переписка. В Slack есть только те, с кем вы работаете — постоянно в редакции (тогда у человека будут все права) или периодически или только по конкретным проектам (тогда человек получит доступ только к нескольким каналам).
В результате практически всё рабочее общение переходит из почты и мессенджеров в Slack — мессенджеры остаются прежде всего для личной жизни. Мы используем платную версию Slack: бесплатная дает возможность подключить пять сторонних сервисов и искать по последним 10 тысячам сообщениям. Ни то, ни другое нас не устраивает: например, 10 тысяч сообщений мы посылаем за несколько дней.
Обзор: Как пользоваться Slack?
В нашем Slack сейчас 39 каналов, но: а) часть из них неактивны, б) всем нужны разные каналы, поэтому у большинства сотрудников вынесены в левую панель не больше пяти-семи каналов.
Чтобы не запутаться, в Slack сделана настраиваемая система оповещений — можно сделать так, чтобы оповещения приходили, только если обращаются напрямую к вам, можно сделать так, чтобы из особо важных для вас каналов приходило все. Причем для приложения и десктоп-версии можно задавать разные настройки:
Источник: vc.ru
Как пользоваться Slack: советы и полезные настройки
Показываем на примере Нетологии, как работать в корпоративном мессенджере Slack: настроить оповещения, красиво оформлять сообщения и эффективно решать вопросы.
Редакция Нетологии
Главное преимущество Slack перед другими мессенджерами — структурирование информации. Это не просто набор чатов и каналов, это полноценное рабочее пространство. Slack помогает решать рабочие вопросы, структурировать и хранить важную информацию и быстро адаптироваться новым сотрудникам в больших командах.
В Нетологии мы ценим прозрачность, открытость и быстрый обмен идеями, и Slack нам в этом помогает. Если вы новый сотрудник Нетологии — почитайте эти советы, чтобы в первый же день работы чувствовать себя комфортно. А если вы не сотрудник Нетологии, то эти советы помогут понять, как работать в Slack и организовать в нем работу.
Slack: обзор одного из лучших корпоративных мессенджеров
Присоединитесь к рабочему пространству вашей компании
Первым делом нужно присоединиться к вашей команде в Slack. Есть два варианта: вы либо получите личную ссылку для подключения, либо вас присоединят и нужно будет просто войти в аккаунт с одобренным адресом электронной почты.
Вы также можете перейти по «Найти ваше рабочее пространство», ввести адрес почты и узнать, к каким командам вы можете присоединиться.
Установите приложение Slack
Работать в приложении Slack удобнее, чем через браузер. К тому же в браузере доступны не все функции мессенджера. Поэтому установите Slack на MacOS, Windows, Linux и смартфон — iOS или Android.
Заполните профиль
Когда войдете в рабочее пространство, первым делом заполните свой профиль. Так вам будет проще освоиться, а коллеги будут понимать, по каким вопросам к вам обращаться.
В меню нажмите на название рабочего пространства → Profile и Private Channels — доступные только по приглашению. У каждого канала своя тематика: в канале #netology-feedback мы видим и реагируем на отзывы о Нетологии, а в канале #дайджесты_в_блог обсуждаем и готовим дайджесты, такие как «Data Science-дайджест №8: главные статьи месяца».
И даже для совершенно разнообразных вопросов у нас есть специальный канал — #flame
Чтобы создать новый канал или вступить в существующий открытый канал, нажмите плюсик напротив Channels — затем выберите канал из списка. В Нетологии менеджер сразу добавит вас в важные каналы, чтобы вы могли освоиться.
Личные сообщения и групповое общение
Личные сообщения (Direct Messages) нужны для общения с конкретными участниками команды. Чтобы написать личное сообщение коллеге, нажмите на его имени в любой переписке или найдите коллегу в поиске. Во всплывающей карточке нажмите Direct Messages — откроется переписка.
Когда требуется обсудить что-то важное небольшой группой людей до 9 человек, используйте групповые сообщения. Каждый участник обязательно получит уведомление о новом сообщении.
Чтобы создать групповую переписку, нажмите плюсик напротив заголовка Direct Messages, затем укажите нужных людей.
Отправка сообщений
Отвечать на сообщения, которые требуют детального обсуждения, стоит с помощью функции Reply. Так появляется Thread — ветка переписки, в которой обсуждается конкретный вопрос. Ветка переписки откроется в правой колонке Slack.
А все ваши ветки переписок отображаются в разделе Threads.
Оформление текста: жирный, курсив и другие стили
Для форматирования используйте такие символы:
- *Текст* на мобильном или Cmd/Ctrl + B на десктопе для жирного шрифта
- _Текст_ на мобильном или Cmd/Ctrl + I на десктопе для курсива
- ~Текст~ на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + X на десктопе для зачёркнутого текста
- >>>Предложение на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + > на десктопе для цитирования
- «`input (code)«` на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + C на десктопе для вставки кода
Аудио- и видеозвонки
Чтобы пообщаться с удаленными коллегами лицом к лицу — позвоните. В видеоконференции могут принять участие до 15 человек. Таким же образом можно общаться с заказчиками и контрагентами.
На созвонах можно транслировать собственный экран.
Включите уведомления в важных каналах
По умолчанию в Slack включены все уведомления в личных сообщениях, но выключены в группах. Если группа важная — включите уведомления обо всех сообщениях.
Для этого войдите в нужную группу → нажмите на иконку шестеренки → выберите Notification preferences.
В открывшимся окне выберите, какие уведомления получать.
Повторное оповещение
Если боитесь пропустить важное сообщение, можно настроить повторное оповещение на смартфон. Поставить такое уведомление можно в настройках профиля, в разделе Notifications.
Персональный список важных сообщений ⭐
Если в чате появилось важное сообщение, к которому нужно вернуться позже — добавьте его в избранное. Нажмите на звёздочку рядом с сообщением. Все задачи собираются в меню Starred Items в верхнем меню Slack.
Закрепленные сообщения
В группах важные сообщения и файлы удобно фиксировать пином. Запинить можно правила канала или файлы, к которым важен быстрый доступ.
Напоминания с помощью чатбота
Если проводите регулярные совещания, попросите чатбота напоминать о совещании в группе. Так, руководитель команды маркетинга может поставить уведомление, чтобы члены команды поделились успехами проекта за неделю: /remind #marketing-team to share weekly project updates at 10AM every Monday.
КУРСЫ НЕТОЛОГИИ
Бизнес и управление
Узнать больше
- Обучение для предпринимателей, руководителей отделов, продакт- и проджект-менеджеров — не только в ИТ-сфере, но и в офлайн-бизнесе
- Выберите подходящий курс и развивайтесь в управлении командой
- В основе программ — практический опыт экспертов и успешные кейсы индустрии
Как работает поиск в Slack
Поиск по каналам, чатам, участникам, сообщениям, файлам работает из одного окна:
Поиск по ключевому слову с точным совпадением: “слово”
Поиск по части слова: сло*
Поиск с исключениями — слово -ключевое
Выделение ключевых слов в переписках
В настройках аккаунта откройте раздел Notifications, выберите My keywords и введите ключевые фразы, при упоминании которых вы получите оповещения и которые будут выделяться в тексте.
Режим «не беспокоить»
Если вы на созвоне или важной встрече, на время отключите уведомления с помощью функции Do Not Disturb. Другой вариант — отключить уведомления в отдельных каналах с помощью кнопки Mute.
Работа с приложениями
Одно из преимуществ Slack — наличие интеграций с популярными сервисами наподобие Gmail, Jira, Dropbox. Чтобы синхронизировать работу, посмотрите в каталоге приложений, какие приложения уже использует Нетология и настройте их под себя.
Правила хорошего тона в Slack
Несколько правил хорошего тона в Slack:
В Нетологии мы стараемся отвечать на сообщения коллег в течение двух часов. Даже если не знаете ответа на заданный вопрос или о задаче нужно подумать, так и напишите. Но не игнорируйте собеседника.
И да, если ввести /shrug, то отобразится вот так ↓
Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии
Читать также
Источник: netology.ru
Как пользоваться Slack
Мессенджеры – современный способ коммуникации, перекочевавший из социальных сетей. И если в последнем случае акцент делался на фотографиях, поиске друзей и прочей активности, то мессенджеры созданы в первую очередь для быстрого общения. Сегодня практически все компании используют подобные программы, создавая рабочие чаты, взаимодействуя напрямую с сотрудниками и решая междугородние вопросы.
Наиболее популярные мессенджеры – Viber, WhatsApp и Telegram. Безусловно, подобных программ куда больше, однако именно перечисленные выше чаще всего используются организациями в коммерческих целях. Viber и WhatsApp вовсе имеют отдельные бизнес-приложения. Telegram активно развивает возможности каналов и настройки приватности, помогая руководителям лучше контролировать работу подчиненных.
Однако по-настоящему профессиональным решением будет корпоративный мессенджер Slack. С самого старта он был ориентирован на бизнес-отрасли, и с тех пор постоянно дополняется новыми функциями. Почему немало компаний выбирают Slack и как им пользоваться? Давайте разбираться!
Почему электронный адрес – устаревший метод
Общение внутри компании ассоциируется в первую очередь с корпоративной почтой. Долгое время электронные адресаты считались эталоном передачи информации между сотрудниками. Однако чем больше данных образовывалось, тем быстрее нужно было их доставлять. К тому же страдала читаемость и разборчивость сообщений.
Почтовое письмо передается по кругу с сохранением всей переписки и в конце концов превращается в длинное «полотно». Также работники зависимы от установленного клиента и структуры хранения писем: чаще всего сотрудники «сваливают» сообщения в одну папку, не сортируя их по темам.
Из-за этого сложно взаимодействовать с конкретным отделом, так как либо используется общая почта, и сообщения все равно проходят через общий канал, либо необходимо вносить адреса в контакты, что также не всегда удобно.
Через почту сложно вести быстрые переписки. Часто руководители просят подчиненных отправлять готовые письма с максимально изложенной информацией. Это усложняет коммуникацию и скорость ответа. В свою очередь мессенджер позволяет транслировать мысли сразу, не опасаясь за неполноценность и недостоверность, ведь решения принимаются буквально за секунды.
Хотя электронное письмо видно всем участникам внутренней сети, специалист не может сразу включиться в переписку. Чаты в мессенджерах предоставляют равный доступ к диалогу, и любой сотрудник легко вписывается в разговор.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Преимущества Slack перед другими мессенджерами
Однако даже «традиционные» мессенджеры имеют ряд недостатков, мешающих решать бизнес-задачи. В первую очередь страдает структура: общий чат может быть завален сообщениями, среди которых сложно искать нужную информацию, а разделение на отдельные каналы усложняет коммуникацию между сотрудниками.
Slack ориентируется на грамотную иерархию, похожую на форум. Последнее время бесплатные мессенджеры подхватили подобную функциональность (тот же Telegram позволяет закреплять сообщения и устраивать опросы), однако Slack вывел подобный формат на новый уровень.
При работе с бесплатными мессенджерами типа Telegram рекомендуется заводить отдельные рабочие аккаунты, чтобы личные переписки не смешивались с рабочими. Думаю, не стоит пояснять, почему это может вызывать неудобства.
К тому же команда разработчиков Slack крайне быстро реагирует на обращения. В компании работает более 1500 сотрудников, которые оперативно отвечают на запросы в поддержку. Если вы заметили ошибку или недоработку, в ближайшем обновлении это обязательно исправят.
Стоит учитывать, что Slack больше подходит среднему и крупному бизнесу, так как большинство инструментов мессенджера ориентированы на большую команду. Поэтому перед знакомством с сервисом разберитесь, нужна ли вам подобная функциональность (хотя существует и бесплатная версия с некоторыми ограничениями).
Также компании, которые принимают решения на уровне руководства или ответственных за отделы, не смогут эффективно использовать Slack.
Как установить Slack
Интеграция Slack проста и понятна любому пользователю. Перейдя по ссылке, вы попадете на официальную страницу загрузки приложения. Программа доступна для Windows, Linux и macOS (сайт сам определит ОС устройства), а также мобильные операционные системы Android и iOS (приложение доступно в Google Play и AppStore).
После загрузки необходимо создать учетную запись. Процесс регистрации ничем не отличается от любого другого сервиса (к сожалению, пока русский язык недоступен): можно либо авторизоваться через Google, либо указать собственный электронный адрес. После этого придет письмо с шестизначным кодом, который нужно ввести в форму. Далее заполняйте личные данные и следуйте инструкции, которая настроит вашу первую группу.
Активным интернет-пользователям интерфейс и остальные процессы будут понятны: дизайнеры удобно распределили функциональность и рабочие окна. На самом деле, Slack имеет не так много параметров, поэтому рассматривать каждый нет смысла. Ключевая «фишка» мессенджера – группы и каналы, которые можно тонко настраивать и полноценно администрировать.
Возможности каналов
Сотрудникам необязательно приобретать премиум-аккаунт, однако за 6,67 долларов в месяц открываются групповые звонки, полноценная история, а также снимаются некоторые лимиты. Так как это корпоративный мессенджер, основные действия предпринимает главный администратор, приглашающий сотрудников либо по прямой ссылке, либо через внутренний интерфейс.
Конечно, сотрудники могут отправлять и личные сообщения, просто введя никнейм в поиск. Но особенность Slack – прозрачные обсуждения, поэтому администратор должен создать как можно больше каналов с общими и конкретными темами, где работники могли бы обсуждать важные вопросы между собой.
Slack имеет множество дополнений, упрощающих некоторые задачи. Среди них и боты, отслеживающие дни рождения, и полный инструментарий от Google, и интеграция с Trello, и множество других приложений.
Внутри самого канала (чата) много инструментов для полноценного ведения диалога. К ним относятся:
Нюансы работы со Slack
Первый запуск Slack редко обходится без приключений. Офис, использующий непроизводительные компьютеры, может провисать из-за большой нагрузки: мессенджер отличается «прожорливостью» оперативной памяти (особенно на Linux). Поэтому перед массовой интеграцией оцените возможности устройств.
После запуска каналов важно четко определить поступающий через них контент. Часто работники, привыкшие общаться через почту, путают коллег, отправляя информацию то по электронному адресу, то через мессенджер. Поэтому необходимо сразу договориться, какие данные проходят через почту, а какие обсуждаются в Slack.
Сотрудники могут игнорировать треды и общаться в личке. Это не соответствует корпоративной этике, а также усложняет решение вопросов. Для общего обсуждения существует Trello: этот сервис выставляет задачи на обозрение всех работников. Однако без экспериментов не обойтись, потому что избыточные сообщения в Trello с последующим переводом в Slack могут перегрузить клиент уведомлениями.
Администратору необходимо досконально разобраться в дополнительных приложениях, так как они значительно упростят работу. В первые недели могут возникать проблемы, но со временем сотрудники по достоинству оценят расширенную функциональность мессенджера.
Однако не стоит перегибать палку. Я уже отмечал, что важно установить разграничения между Slack и другими источниками связи. Ко всему прочему нужно грамотно создавать чаты и треды: огромное число каналов и бесконечное «рождение» топиков с идентичными вопросами только усложнит работу.
Также следует помнить, что Slack – это мессенджер, поэтому не нужно решать через него задачи, не подходящие под функциональность сервиса. Например, компания может определить, что внешнее общение с заказчиками будет эффективнее через официальную почту.
Недостатки Slack
Не все в восторге от работы с корпоративным мессенджером. И правда, некоторые особенности сервиса могут не подойти даже крупным компаниям.
Производительность – самая слабая сторона клиента. До скорости работы Telegram сервису еще далеко. Если не хватает оперативной памяти, то софтом будет очень тяжело пользоваться. Интересно, что устанавливаемая программа всего лишь веб-приложение, упакованное в оболочку; возможно, именно поэтому хорошая оптимизация отсутствует.
Кроме того, Slack предлагает довольно высокие тарифы. Несмотря на это, бесплатная версия не имеет ограничений на количество пользователей.
Серьезный недостаток – невозможность использования собственного хостинга. По сути, принцип работы Slack ничем не отличается от бесплатных мессенджеров, проводящих операции на своих серверах. И если Rocket.Chat предлагает серверное приложение, которое можно развернуть на личном хостинге, то работа в Slack полностью под контролем дата-центров сервиса.
Кстати, хоть бесплатный аккаунт и не имеет ограничений на количество пользователей, в расчете на канал все же существует лимит в 8462 человека.
Заключение
Компаниям, имеющим большой штат сотрудников и несколько отделов, рано или поздно придется перейти на корпоративный мессенджер. На данный момент Slack – наиболее простой и понятный сервис, который несложно запустить в любом офисе.
Однако не стоит спешить переключать всю команду на мессенджер: Slack имеет ряд недостатков и особенностей, поэтому стоит тщательно подойти к выбору внутренней коммуникации.
Источник: timeweb.com