«Портье» — программный комплекс для автоматизации операционной и финансовой деятельности гостиничных объектов, включая процессы бронирования и размещения гостей, взаиморасчеты с физическими и юридическими лицами, управление тарифной и маркетинговой политикой, реализацию услуг по системам a la carte и услуг СПА-комплекса, а также взаимодействие с уполномоченными органами государственной власти.
ПK «Портье» включает в себя:
- модуль управления бронированием;
- модуль управления номерным фондом;
- роботы автоматизации ежедневных операций и финансового контроля;
- модуль формирования данных для отправки в МВД;
- модуль реализации дополнительных услуг;
- модуль контроля прохода гостей в точки питания;
- модуль управления групповой политикой бронирований и начислений юридических лиц;
- модуль управления блоками и квотами блоков;
- модуль внутреннего администрирования;
- отчетный модуль.
Достоинства программного комплекса
Дружественный и интуитивно понятный интерфейс
Срок развертывания — не более 24 часов
Круглосуточная техническая поддержка
Структура программного комплекса выстроена по принципу «Всё в одном» и самодостаточна для обслуживания гостей в любых категориях отелей с любым количеством номеров
Гибкая система настроек позволяет легко перестроиться на любую специфику отелей
Эффективность работы
Владелец отеля в режиме реального времени может получать оперативную и точную информацию о состоянии дел по всем основным направлениям деятельности
Заселение гостя в отель
Программным комплексом одновременно может пользоваться весь персонал отеля с неограниченным количеством рабочих мест, подключенных компьютеров, номеров, тарифов и услуг, объемов базы данных
Программный комплекс с успехом могут использовать отели, гостиницы, санатории, пансионаты, дома отдыха, мотели, агроусадьбы, хостелы, общежития и даже агентства по аренде жилья
Программный комплекс позволяет выполнять все денежные (наличные и безналичные) расчеты с клиентами в соответствии с законодательством РФ, вести управленческую и финансовую отчетность и формировать пакет данных для экспорта в систему бухгалтерского учета в соответствии с техническим заданием заказчика. Программный комплекс включает в себя весь необходимый функционал для корректного и прозрачного ведения финансового контроля всех операций
«Портье» позволяет полноценно организовать работу коммерческого отдела по различным каналам продаж с отражением необходимой сегментации, ведением раздельного учета по договорам, автоматическим разнесением авансов, проведением сверок с контрагентами, оперативным отражением денежных потоков, дебиторской и кредиторской задолженности
С 2016 года Программный комплекс используется в 27 отелях, расположенных в Сочи, Анапе, в Крыму и Абхазии, на Федеральной территории «Сириус» от небольших гостевых домов до крупных гостиничных комплексов
Наибольшие объемы обслуживаемого номерного фонда:
Sigma Sirius — 2063 номера
Gamma Sirius — 980 номеров
Olenevka Village — 1500 номеров
Delta Sirius — 388 номеров
Omega Sirius — 324 номера
Отель «ТОК им.Мокроусова» — 450 номеров
Кемпинг «Тамыш Village» — 300 номеров
Отель «Любимый берег» — 317 номеров
На сегодняшний день общий обслуживаемый номерной фонд
Андрей Норкин в прямом эфире НТВ узнает о смерти своей жены
составляет 7280 номера.
Преимущества программного комплекса «Портье»
перед российскими и зарубежными аналогами:
стандартизация движения денежных средств в полном соответствии с законодательством РФ;
автоматическое формирование данных и их передача для постановки граждан на учет по месту временного пребывания (наличие предустановленного модуля передачи данных в онлайн-сервисы Контур.ФМС и СКАЛА- ЕПГУ);
консолидирование данных для направления в Росстат о результатах деятельности хозяйственного субъекта;
единая система реализации ресторанных услуг и услуг рекреационного и развлекательного характера (собственный модуль реализации услуг, включаемый в рамках договорных отношений с объектом размещения);
наличие собственного модуля реализации дополнительных услуг, подключаемого в том числе к платежным терминалам самообслуживания гостей (модуль продаж дополнительных услуг);
наличие собственного парковочного модуля, предусматривающего передачу данных в модуль продаж дополнительных услуг и Систему контроля и учета доступа;
автоматическое формирование документационного сопровождения оздоровительных услуг (собственный модуль формирования бланков строгой отчетности);
собственный модуль бронирования, размещаемый на интернет-ресурсе отеля, с автоматической интеграцией и передачей актуальных цен, квот, специальных предложений из системы в модуль и непосредственно бронирований из модуля в систему;
формирование конечной стоимости услуг вне зависимости от конечного числа календарных дней в месяце;
программное обеспечение для русскоязычного пользователя;
многоуровневое формирование заданий на уборку, основанное на количестве персонала, фактически затрачиваемого времени на уборку, с учетом архитектуры зданий и операционных особенностей непосредственно объекта размещения (установленных графиков и стандартов работы);
интуитивно-понятный пользовательский интерфейс;
наличие предустановленного модуля фиксации факта оказания услуги посредством считывания электронных и бумажных носителей;
наличие предустановленной системы отчетности, разработанной на основе форм, утвержденных органами государственной власти;
наличие полноценного драйвера для контрольно-кассовой техники различных производителей (АТОЛ, ШТРИХ-ПТК);
синхронизация доступа к ПK «Портье» с доменной учетной записью пользователя посредством обмена данными через протокол LDAP;
кросс-платформенная реализация интерфейса информационной системы (ПK «Портье») в веб-браузере последнего поколения с использованием современной системы управления базами данных PostgreSQL, обеспечивающей постоянный ап-тайм программного обеспечения и наиболее быструю передачу и обработку данных;
использование новейших разработок в области информационных технологий, позволяющих уменьшить нагрузку на серверную составляющую АСУ и системы контроля и учета доступа с увеличением количества единовременно обрабатываемых операций, в том числе позволяющих быстро выводить любую операционную или отчетную информацию;
упрощенный механизм реализации тарифной политики объекта размещения с возможностью применения различных методов тарификации, в том числе основанных на принципах динамического ценообразования;
«тихое» закрытие бизнес-дня и автоматический переход дат с использованием часового пояса серверной составляющей ПО;
синхронизация с сервисом DaData.ru на основе предоставляемого API, позволяющая в ускоренном режиме сопоставлять внесенные данные со справочником ФИАС, используемым в программном обеспечении и базах данных миграционного учета.
Источник: www.csc.ru
Краткая инструкция по работе с программой «Портье». Резервирование номеров. Архив личных карточек. Передача смены
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: программа оптимизирована для работы с разрешением экрана не менее 1024х 768 точек, поэтому перед запуском программы установите в настройках экрана такое разрешение. После регистрации программы окно напоминания не появляется.
· Программа поможет Вам:
· наглядно представить план занятых и свободных номеров и мест в них
· автоматизировать резервирование номеров, поселение и выписку гостей
· автоматически подсчитать стоимость за проживание, питание, телефон и услуги с учетом скидок, проживания менее 12 часов, тарифов сезон-несезон и т.д.
· выписать счет клиенту с учетом гостиничного сбора, курортного сбора и НДС (0%- упрощенная система налогообложения )
· получить отчет за смену о всех проживающих, выселениях и резервированиях с информацией о начисленных и оплаченных суммах, долгах и видах оплат
· сохранять в базе информацию о всех поселявшихся гостях с их реквизитами, о поселениях и их стоимости, услугах и т.д. для последующего анализа
ВХОД В ПРОГРАММУ
При запуске программы первым появляется окно, в котором необходимо выбрать зарегистрированное в системе имя портье и его пароль доступа. Для демо-версии выберите Аdmin, пароль доступа – 31 (у каждого администратора имеется свой пароль, который выдается менеджером отеля).
КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН РАЗМЕЩЕНИЯ
Главное окно программы
В главном окне программы изображен план размещения гостей в номерах гостиницы.
· Слева в колонке — список категорий номеров.
· Вверху таблицы – календарь, где красным помечены выходные дни (зеленым цветом выделена текущая дата).
· Снизу таблицы находятся стрелки, при помощи которых можно прокручивать сетку плана по дате.
· При нажатии на кнопку с одной стрелкой происходит смещение даты на одно число, при нажатии на кнопку с двумя стрелками выполняется перемещение на две недели.
· Если дата заезда находится на границе экрана, необходимо подвинуть даты на 3-4- дня после выезда с целью предотвращение наложения одной брони на другую.
· Для установки текущую дату можно воспользоваться кнопкой с изображеним часов.
· Для прокрутки номеров гостиницы справа находится стандартный ползунок прокрутки.
Цвета полосок на планеопределяют статус гостей.
Белый цвет – предварительные заявки.
Зеленый цвет – проживающие гости,
Желтый – уже выселенные гости.
Голубой цвет — заявка утверждена, только после внесения оплата (но гость еще не заехал). Для утверждения заявки необходимо навести курсор на данную бронь, нажать правую клавишу мышки и выбрать пункт «утвердить заявку».
Цвет и шрифт имен гостей определяет состояние оплаты за проживание и доп. услуги. Красный жирный шрифт – гость должен доплатить или оплатить
Нормальный черный – сумма оплаты совпадает с суммой за проживание и доп. услуги.
Кнопки управления.
В левом верхнем углу находится ряд кнопок для появления различных форм (окон) работы программы.
Архив личных карточек. — для поиска клиента гостиницы по заданным параметрам. В архиве содержатся личные карточки всех гостей.
Передача смены — для получения отчетов за смену. Время начала и конца смены задается в меню Настройки – Конфигурация Старшим Администратором.
Ежедневно в конце рабочей смены администратору необходимо делать отчет смены. Администратору необходимо выбрать смену в которой он работал (1смена с 8:30 до 20:30, 2 смена с 20:30 до 8:30). Поставить галочку в кнопке –печать, нажать на кнопку « лупу».
Чтобы распечатался отчет необходимо нажать кнопку close
Кнопка «Ремонт» — для «зарезервирования» выбранного номера под ремонт.
2. Резервирование мест.
Для резервирования места для нового гостя необходимо выполнить следующее.
· Выберите на плане дату, поместите курсор мышки напротив комнаты и места, куда Вы хотите поселить гостя.
· Удерживая нажатой левую клавишу мышки, протяните курсор вправо на необходимое количество дней, в которые предполагается проживание гостя. Во время этого действия вы будете видеть подсказку общего числа выбранных дней.
- После отпускания кнопки мышки на экране появится форма регистрации для заполнения необходимых данных поселения.
- Если дата заезда находится на границе экрана, необходимо подвинуть даты на 3-4- дня после выезда с целью предотвращение наложения одной брони на другую.
Похожие материалы
- Организационная структура кафе. Генеральный директор предприятия, администраторы и другой персонал. Размещение и обслуживание посетителей
- Папки документов, хранящиеся на рецепции: аннуляции, подтвержденные заявки, договора и скидки. Регистрационные документы
- Пятизвездочный санаторий «Одиссея». Лечебно-диагностическая база санатория. Условия размещения отдыхающих
Источник: vunivere.ru
Эффективные решения в работе портье с системой Shelter v.2
Shelter v.2 – это современная система профессионального управления объектами размещения. Возможности софта охватывают все направления деятельности крупного гостиничного комплекса или уютного мини-отеля: финансовое планирование, ведение складского и кассового учета, бронирование номерного фонда, работу с гостями и персоналом, ведение маркетинговых программ и многое другое. Существенным преимуществом программного обеспечения Shelter являются специальные возможности в работе портье.
Работа с гостями и номерным фондом
Для автоматизации работы портье в системе Shelter v.2 предусмотрен модуль Размещение, который курирует такие виды деятельности как:
• регистрация групповых и индивидуальных заявок
• подтверждение или отказ от брони
• поселение-выселение, ввод изменений в процессе проживания гостей,
• расчеты с гостями, выдача счетов, выдача фискальных документов
• получение статистических отчетов о работе гостиницы
• и многое другое
Для регистрации гостей удобно использоваться опцию Карточка гостя, куда вносятся все основные данные. Карточка заполняется единожды, для последующих поселений или бронирований она выбирается из списка клиентов. Для регистрации иностранных гостей предусмотрена специальная вкладка, где можно произвести все необходимые процедуры, например, внести информацию о визе или миграционной карте.
Настраиваемость системы позволяет указывать определенные обращения к гостю (Господин, Доктор и т.д.), создавать статусы и звания гостей, выбирать язык обращения (немецкий, английский) и учитывать особенные пожелания клиентов.
Возможности системы в работе с номерным фондом практически не ограничены. Программные опции Поэтажный план и Состояние отеля дают полное представление о текущей ситуации в гостинице, помогают быстро ориентироваться в системе, оперативно принимать решения и предпринимать необходимые меры по оказанию услуг на высшем уровне. В программе есть несколько доступных классификаторов типа Состояние номера (чистыйгрязныйна ремонте), а также Особенности номера («окна на залив», «большая кровать» и т.п.), их использование помогает оптимизировать работу портье и повысить уровень сервиса.
Специальные возможности системы
Разработанная компанией UCS (ЮСИЭС) система Shelter v.2 создана для того, чтобы эффективно управлять всеми бизнес-процессами на объекте размещения. Помимо основных функций в программе предусмотрено множество дополнительных решений, которые призваны упростить и ускорить работу персонала, а также расширить круг лояльно настроенных клиентов, не только за счет высокого качества обслуживания, но и положительного имиджа и респектабельности пользователей софта.
Так при регистрации гостя сотрудник отеля может воспользоваться кнопкой «Вэб-камера» и сделать фотографию клиента для заполнения данных о нем.
Модуль связи с системой распознавания документов позволяет использовать сканеры для паспортов, водительских удостоверений и других документов при поселении.
Менеджер Будильников поможет разбудить гостей вовремя, в соответствии с их пожеланиями. Для бронирования и координации банкетов, конференций и других событий, проходящих в отеле, разработан модуль Менеджер мероприятий.
С помощью Shelter v.2 можно оборудовать отель устройством управления светом и контролировать подачу электроэнергии. Электричество будет подаваться в номер в момент поселения гостя, а при его выселении — отключаться. Это поможет повысить качество контроля продажи номеров, следовательно, исключить несанкционированные продажи номерного фонда персоналом.
Программное обеспечение позволяет заблаговременно планировать:
• переселение гостей
• расписание питания
• расход ресурсов для проведения мероприятий
• ремонт номеров
• задания для технических служб
• и многое другое
Эти простые решения позволяют организовать работу объекта размещения оптимальным образом, повысить эффективность работы персонала, качество обслуживания, пропускную способность и как следствие существенно увеличить доходность предприятия.
Источник: ucs-spb.ru