Что такое программа кадрового аудита

Недавно появившийся термин «кадровый аудит в организации» — одно из направлений HR-менеджмента, целью которого является организация максимально эффективной работы по управлению персоналом. Рассказываем о нем.

Что такое кадровый аудит

По своей сути, кадровый аудит персонала в организации — ревизия документов, касающихся работников, и соответствия персонала необходимым требованиям. Нормативно-правовые акты, составляющие основу кадрового аудита, это:

• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

В ряде субъектов Российской Федерации приняты законодательные акты, касающиеся проведения кадрового аудита. Например:

• Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 03.09.2014 № 835;
• Распоряжение губернатора Ярославской области от 01.06.2020 № 89-р;
• другие.

Проведение кадрового аудита предприятия позволяет избежать ошибок в документации или исправить их по его результатам. Обязанность проводить проверку документации законодательно не установлена. Как правило, аудит кадровой системы проводится в следующих случаях:

Виды и методика кадрового аудита — Елена А. Пономарева

• при изменениях в трудовом законодательстве;
• при смене кадровика;
• при необходимости оптимизировать процессы в отделе кадров;
• перед проведением проверок надзорными органами;
• при смене руководства компании.

Решение о проведении ревизии кадров принимает руководитель юридического лица.

В органах исполнительной власти субъектов РФ решение принимается в соответствии с нормами законодательства.

С какой целью проводится проверка

Основная цель проверки — выявление возможных рисков возникновения трудовых споров, претензий со стороны ГИТ и т. п. Проведение аудита кадровой работы позволяет:

• оценить систему документооборота, касающегося персонала;
• проверить наличие всех обязательных документов;
• провести экспертизу документов на предмет соответствия действующему законодательству;
• провести экспертизу корректности оформления локальных нормативных актов;
• сформировать рекомендации по оптимизации работы;
• при необходимости, выполнить работы по устранению ошибок в документах;
• проверить соответствие персонала необходимым для работы требованиям.

Для сведения: как проходит аудиторская проверка бухгалтерской отчетности

Виды кадрового аудита

Классификация видов ревизии зависит от критериев.

Методы проведения проверочных мероприятий

Можно выделить три метода проведения аудита работы с кадрами:

• организационно-аналитический. Этот метод основан на изучении документов и отчетности, касающихся персонала;
• социально-психологический. Методика проверки основывается на анкетировании персонала проверяемой компании. Метод используется при оценке мотивации работников к труду, для анализа эффективности работы руководства и оправданности установленной системы поощрения;
• экономический. Основывается на сравнении социально-экономических показателей работы предприятия со стандартами, существующими в отрасли или законодательно установленными нормативами. Применение экономического метода позволяет оценить конкурентоспособность условий труда в организации и эффективность работы службы персонала.

Определить стратегию кадрового аудита компания вправе самостоятельно, исходя из поставленных целей.

2.4. Понятие кадрового аудита

Порядок проведения аудита кадровых процессов

Так как действующим законодательством не установлены правила проведения ревизии документооборота в отделе кадров, руководство компании свободно в определении сроков, объема и способов ее проведения. Примерный алгоритм действий выглядит так:

Шаг 1. Формирование задач и целей проверочных мероприятий.

Шаг 2. Издание приказа об осуществлении проверочных мероприятий, касающихся персонала организации. В приказе указываются:

• цель и задачи;
• сроки проведения проверочных мероприятий;
• состав ревизионной комиссии.

Приказ издается на фирменном бланке в произвольной форме.

Шаг 3. Проверка наличия установленных трудовым законодательством локальных нормативных актов.

Шаг 4. Экспертиза документов, в ходе которой:

• документы проверяются на соответствие требованиям действующего законодательства;
• выявляются ошибки в оформлении, систематизации и хранении документации.

Шаг 5. Подготовка отчета о результатах кадрового аудита.

Шаг 6. Осуществление исправлений и доработки документации

Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.

Результаты проверки кадровой системы

По итогам проверочных мероприятий составляется отчет, в котором указываются:

• выявленные ошибки;
• меры по устранению этих ошибок;
• выводы о состоянии учета кадров;
• возможные риски;
• рекомендации по улучшению работы с персоналом.

Отчет составляется в произвольной форме, с соблюдением правил делового письма.

Источник: gosuchetnik.ru

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

Положение об оплате труда

Табель учета рабочего времени

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ

Условия, при которых документ становятся обязательным

Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

Если в организации введена сменная работа

Положение о неразглашении коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть

Документ отсутствует

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

• Нет обязательных локальных нормативных актов.
• Нет документов по штатному расписанию.
• Нет графика отпусков.
• Отсутствуют табели учета рабочего времени.
• Нет обязательных кадровых журналов.
• Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
• Нет приказов по личному составу.
• Нет личных карточек работников.
• Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
• Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
• Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
• Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
• В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
• Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru

Аудит персонала организации: что это и зачем нужно

2993

StartExam Система для оценки и развития сотрудников
Поделиться:

Недостаточно зарегистрировать компанию, арендовать офис и закупить оборудование. Остается еще один важный момент — наём персонала. И именно здесь возникают самые большие проблемы.

Руководству приходится решать, где искать не просто сотрудников, а профессионалов. Не менее сложно найти управляющего и главного бухгалтера. Но на этом проблемы не заканчиваются. Они сопровождают деятельность компании вплоть до момента ликвидации. Например, нужно ли увеличивать штат? Или наоборот целесообразно сократить одно-два подразделения?

И как в последнем случае правильно подготовить документы, чтобы избежать претензий со стороны гострудинспекции?

Подобных вопросов — миллионы. Получить не только ответы на них, но и практические рекомендации по ведению документооборота и текущей деятельности помогает аудит персонала организации. О том, что он собой представляет, какие позволяет решить задачи, речь и пойдет далее.

Кадровый аудит: что это?

Термин «аудит» не является чем-то новым. В кадровое делопроизводство он пришёл из бухгалтерии. Так называют независимую проверку документации, относящейся к той или иной сфере деятельности. И, как показывает практика, делать это необходимо своевременно, а не ждать постановлений о штрафах.

Аудит кадров позволяет не только избежать наказания, но и предупредить вероятность наступления неблагоприятных последствий как для работодателя, так и для персонала. Аудитор в ходе проверки выявляет кадровый потенциал работодателя, определяет эффективность его использования. А для этого (но не только) необходимо изучить все документы, имеющие отношение к кадровому делопроизводству:

Все перечисленные документы необходимо оформлять с учетом требований законодательства РФ, в том числе ТК РФ. Анализ информации позволяет сделать выводы о компетентности персонала отдела кадров. Появляется и возможность укрепить трудовую дисциплину при одновременном соблюдении прав работников.

Самая гибкая система тестирования сотрудников

Выделяют несколько видов аудита:

• обязательный и инициативный. Применительно к кадровому делопроизводству речь в основном идёт о втором варианте. Федеральный закон № 307-ФЗ от 30.12.2008 года регламентирует проведение бухгалтерского (финансового) аудита;
• внешний и внутренний.

Внешний аудит кадров проводится специалистами, сторонними по отношению к проверяемой организации. Этот вариант имеет и преимущества, и недостатки. Плюсом можно считать тот факт, что проверяющий не является заинтересованным лицом. Минус — то, что аудитор может не знать специфики работы конкретной компании. Ему потребуется время, чтобы войти в курс дела, понять, почему выбрана та или иная организационная структура, для чего в коллективный договор включены отдельные пункты.

Внутренний аудит проводят сотрудники этой же компании. Такой вариант чаще всего выбирают работодатели с небольшим штатом и минимальным объёмом кадровой документации. Но в данном случае успех полностью зависит от квалификации проверяющего, его знания законодательства. Не стоит забывать и о том, что аудитор может быть заинтересованным лицом.

Ему придётся рассматривать собственные ошибки и недочёты. В результате он может просто скрыть от руководства информацию о реальном положении дел.

При проведении внутреннего аудита в комиссию целесообразно включить юристов, бухгалтеров, психологов (если они есть в штате компании). В среднем на каждые 500 проверяемых сотрудников приходится 1-2 аудитора.

Еще один минус внутреннего аудита в том, что на его проведение может потребоваться много времени. Ведь тем, кто входит в комиссию и изучает документы, приходится заниматься и своими непосредственными служебными обязанностями. И такая работа в рамках аудита часто приводит к зарождению в коллективе дополнительных конфликтов.

Также выделяют полный и выборочный аудит кадров. В первом случае проверке подлежат абсолютно все документы отдела кадров. Это позволяет выявить все потенциальные проблемы ещё до того, как они перейдут в разряд реальных. В ходе выборочного аудита анализируют документацию, например, за отдельный период или только приказы о найме, переводе, правильность заполнения карточек Т-2 и т. д.

Эффективность выборочного аудита может быть невелика. Это связано с тем, что зачастую нет возможности проследить взаимосвязи между происходящими в компании негативными событиями и теми ошибками, что выявлены в документации.

Добро — в ваших наушниках

Подкаст о том, как работать с людьми по-человечески

Когда целесообразно проводить кадровый аудит?

Единых рекомендаций или правил в данном вопросе нет. Специалисты советуют проводить аудит кадрового делопроизводства (полностью или частично) в следующих ситуациях:

1. Увольняется руководитель кадровой службы, дела принимает новый сотрудник.
2. Планируется реорганизация компании: поглощение, слияние, разделение на несколько автономно работающих организаций.
3. Ожидается проверка со стороны гострудинспекции.
4. Вносятся изменения в Трудовой кодекс или иные законодательные акты. В этом случае целесообразно пересмотреть положения, принятые в компании, на предмет их соответствия новым требованиям.
5. С некоторой периодичностью в компании фиксируются конфликты с наёмным персоналом, в том числе с подачей жалоб в инспекцию по труду, суд или прокуратуру.
6. Работодатель меняет систему оплаты труда и/или премирования.
7. Планируется масштабное изменение штатного расписания, в том числе с сокращением персонала.

Причины для проведения аудита у каждой компании могут быть свои.

Задачи проведения кадрового аудита

Сразу нужно отметить, что аудитор не принимает какие-либо управленческие решения. Он не может говорить о том, что кого-либо из сотрудников нужно уволить, либо в локальные нормативные акты необходимо внести определённые пункты. Его задача — анализ представленной компанией-работодателем документации и иной информации и выработка рекомендаций в части правильного и полноценного управления кадровым потенциалом.

Помимо этого кадровый аудит позволяет определить:

1. Что является основной причиной возникающих в компании трудовых конфликтов? Либо кто является их инициатором, зачинателем? Как их разрешать и предотвращать?
2. Соответствует ли имеющийся кадровый потенциал задачам компании-работодателя? Можно ли с таким штатом сотрудников говорить о развитии, достижении стратегических целей хотя бы в ближайшей перспективе.
3. Какая в компании принята система управления персоналом? Соответствует ли она действующей организационной структуре?
4. Соблюдаются ли в компании требования действующих законодательных актов?

Цель проведения аудита по кадрам

Среди основных целей аудита персонала можно выделить следующие:

1. Анализ рисков, приводящих к зарождению и развитию трудовых конфликтов.
2. Выявление основных причин претензий со стороны контролирующих инстанций.

Методы проведения аудита

Выделяют следующие группы методов проведения аудита персонала:

Организационно-аналитические

Основной упор в данном случае делается на изучение документов: приказов, локальных нормативных актов, относящихся к организационной структуре и т. д. Аудитор может при необходимости проанализировать данные, показывающие эффективность работы персонала.

В дополнение к положениям (об оплате труда, премировании, трудовом распорядке), коллективному договору и приказам аудитор проверяет:

• должностные инструкции;
• результаты тестов (вне зависимости от содержания), проводимых среди работников;
• данные о затратах на поиски сотрудников, их подготовку, повышение квалификации;
• сведения о выплатах, в том числе премиальных;
• данные о сфере деятельности компании в целом и отдельных подразделений. Ведь для промышленного предприятия и консалтинговой компании нельзя составить одинаковые должностные инструкции. Будут отличаться организационная структура, штатное расписание и иные документы кадрового характера;
• сведения о профессиональных заболеваниях, несчастных случаях и травмах на производстве. Если их слишком много, сотрудникам приходится работать во вредных или опасных условиях, это негативно скажется на репутации компании в качестве работодателя;
• общие финансовые показатели и результаты, в том числе от использования наёмного труда;
• данные о распорядке рабочего дня и т. д.

Социально-психологические

В этом случае упор делается на опросы, анкетирование персонала. Такой подход позволяет определить, насколько сотрудники мотивированы к работе. Есть возможность и уточнить, насколько эффективные решения принимают руководители на разных уровнях. Тесты могут относиться и к сфере премирования, наличию какой-либо системы в данном вопросе.

Экономические

Для каждой отрасли установлены определённые нормативы выработки, производительности, оплаты труда. Проверяющий, выбирая для аудита персонала, экономические методы, сравнивает показатели: по данной конкретной компании и нормативные по сфере деятельности. Таким же образом сопоставляют сведения по выплатам из-за несчастных случаев, данные специальной оценки условий труда и т. д.

Если есть существенные отклонения от нормативных значений, руководству следует подумать о предоставлении сотрудникам лучших условий для работы, повышении оплаты труда и т. д.

На практике кадровый аудит в основном проводят с использованием комбинации всех перечисленных выше методов.

Этапы кадрового аудита

Вне зависимости от выбранного метода работы аудит кадров проводится в соответствии со следующим алгоритмом:

1. Определение целей и задач проверки конкретного объекта.
2. Формирование комиссии. В небольших компаниях её возглавляет руководитель лично. Если в организации работают сотни сотрудников, комиссию может возглавить кто-либо из совета директоров, например, руководитель кадровой службы.
3. Издание приказа с обозначением сроков проведения аудита и иной необходимой информации.
4. Формирование собственно плана проведения и обоснование метода проверок.
5. Уточнение, какие документы необходимы аудитору для анализа.
6. Проверка локальных нормативных актов и кадровой документации на предмет соответствия законодательным требованиям.
7. Анкетирование персонала, если это предусмотрено планом аудита.
8. Обработка полученных результатов и выработка рекомендаций для управленческого звена. Аудитор описывает выявленные недостатки, реальные и потенциальные риски и способы их минимизации или устранения.
9. Доведение результатов аудита персонала до руководства компании. При необходимости через 6-12 месяцев проводится повторная проверка. Её цель — проверка эффективности предпринятых мер и проведенных мероприятий.

Результаты и эффективность кадрового аудита

Своевременно и правильно проведённый аудит — это возможность:

• оптимизировать кадровое делопроизводство;
• минимизировать вероятность трудовых споров, конфликтов между сотрудниками;
• повысить привлекательность компании в качестве работодателя и одновременно снизить вероятность наступления событий, неблагоприятно отражающихся на репутации компании;
• минимизировать объём выплат вследствие производственных травм, несчастных случаев на производстве;
• устранить ошибки, допущенные при подготовке локальных нормативных актов, трудовых договоров, должностных инструкций. Документы будут приведены в соответствие действующему законодательству;
• минимизировать вероятность начисления штрафов со стороны инспекции по труду;
• оценить эффективность принятой в компании кадровой политики.

Одновременно в ходе кадрового аудита можно оценить, насколько эффективно работает отдел кадров в компании. Ведь её сотрудники также могут допускать ошибки, негативно влияющие на репутацию организации в качестве работодателя, или приводящие к начислению штрафов. Аудит позволяет выявить резервы, позволяющие усовершенствовать функционирование HR-функции в дальнейшем.

Подпишитесь на рассылку от «звёзд» оценки!

Всего 2 письма в месяц, внутри — только полезные материалы, кейсы и исследования.

Источник: www.startexam.ru