В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.
Содержание скрыть
- Требования к таблицам
- Выполняем консолидацию
- Заключение
Требования к таблицам
Смотрите также: “Как сделать сводную таблицу в Excel”
Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:
- в них не должно быть пустых строк/столбцов;
- к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
- названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).
Выполняем консолидацию
В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:
Вот как пронумеровать строки в excel
- Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.
Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter). - В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
- На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
- Здесь представлены следующие параметры:
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
- Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
- Количество;
- Среднее;
- Максимум;
- Минимум;
- Произведение;
- Количество чисел;
- Стандартное отклонение;
- Несмещенное отклонение;
- Дисперсия;
- Несмещенная дисперсия.
- Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
- Переключаемся на лист с первой таблицей.
- Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.
Примечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.
- В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.
- Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.
- Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:
- “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
- “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
- “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
- По готовности нажимаем OK.
- Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.
В нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.
01. Суть Excel и основы — Простой Эксель
Заключение
Смотрите также: “Как сгруппировать данные в таблице Эксель: строки, столбцы”
Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.
Источник: microexcel.ru
Программа Excel. Microsoft excel 2010. Что это такое?
Excel представляет собой программу для работы с электронными таблицами, которая позволяет хранить, систематизировать и анализировать информацию. В этом уроке вы узнаете некоторые способы работы со средой Excel 2010, включая новое всплывающее меню, заменившее кнопку Microsoft из Excel 2007.
Мы покажем вам, как использовать и изменять Ленту и Панель быстрого доступа, а также, как создавать новую книгу и открывать существующие. После этого урока вы будете готовы начать работу над своей первой книгой.
Знакомство с Excel 2010
Интерфейс Excel 2010 чрезвычайно похож на интерфейс Excel 2007. Однако в них существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим в этом уроке. Тем не менее, если вы новичок в среде Excel, то вам понадобится некоторое время, чтобы научиться ориентироваться в программе Excel.
Интерфейс программы Excel
Интерфейс Excel
1) Панель быстрого доступа Панель быстрого доступа дает доступ к некоторым нужным командам вне зависимости от того, на какой вкладке вы сейчас находитесь. По умолчанию показываются команды Сохранить, Отменить, Вернуть. Вы можете добавить команды, чтобы сделать панель более удобной. 2)Поле Имя Поле Имя отображает положение или «имя» выбранной ячейки.
На рисунке ниже ячейка B4 отображается в поле Имя. Обратите внимание, что ячейка B4 находится на пересечении столбца B и строки 4. 
4) Строка формул В строке формул вы можете вводить и редактировать информацию, формулы или функции, которые появятся в определенной ячейке. На рисунке ниже выбрана ячейка C1, а число 1984 введено в строке формул. Обратите внимание, информация отображается и в строке формул, и в ячейке C1.
5) Листы Файлы Excel называются книгами . Каждая книга содержит один или несколько листов (также известных как “электронные таблицы”). По умолчанию новая книга содержит 3 листа. Вы можете переименовать, добавить или удалить листы.
6) Горизонтальная полоса прокрутки У вас может быть больше данных, чем то что помещается в экран. Нажмите и, удерживая горизонтальную полосу прокрутки, двигайте ее влево или вправо, в зависимости от того, какую часть страницы хотите увидеть.
7) Столбец Столбец – это группа ячеек, которая идет от верхней части странице до нижней. В Excel столбцы обозначаются буквами. На рисунке ниже выбран столбец K. 
8) Вид страницы Существует три способа отображения электронной таблицы.
Чтобы выбрать один из них, нужно кликнуть по кнопкам вид страницы. • Обычный – выбран по умолчанию, показывает вам неограниченное число ячеек и столбцов. Выделен на рисунке снизу. • Разметка страницы разделяет электронную таблицу на страницы. • Страничный позволяет вам видеть общий вид электронной таблицы, что полезно, когда вы добавляете разрывы страницы.
9) Масштаб Кликните и потяните ползунок, чтобы изменить масштаб. Число, отображаемое слева от ползунка, означает величину масштаба в процентах. 
10) Лента Лента содержит все команды, которые могут понадобиться для выполнения общих задач.
Она содержит несколько вкладок, на каждой из которых несколько групп команд. Вы можете добавлять свои собственные вкладки с вашими любимыми командами. В правом нижнем углу некоторых групп есть стрелка, нажав на которую вы увидите еще больше команд. 
Работа среде Excel
Лента и Панель быстрого доступа – те места, где вы найдете команды, необходимые для выполнения обычных задач в Excel. Если вы знакомы с Excel 2007, то увидите, что основным отличием в Ленте Excel 2010 является расположение таких команд, как Открыть и Печать во всплывающем меню.
Лента
Лента содержит несколько вкладок , на каждой из которых несколько групп команд. Вы можете добавлять свои собственные вкладки с вашими любимыми командами.
Лента
Чтобы настроить Ленту:
Вы можете настроить Ленту, создав свои собственные вкладки с нужными командами. Команды всегда располагаются в группе. Вы можете создать так много групп, как вам нужно. Более того, вы можете добавлять команды на вкладки, которые имеются по умолчанию, при условии, что вы создадите для них группу.
Вызов контекстного меню для настройки ленты
- Кликните по Ленте правой кнопкой мыши и выберите Настройка ленты . Откроется диалоговоеокно .
- Нажмите Новаявкладка . Будет создана новая вкладка с новой группой внутри.
- Убедитесь, что выбрана новая группа.
- В списке слева выберите команду и нажмите Добавить . Вы также можете просто перетащить команду в группу.
- Когда вы добавите все нужные команды, нажмите OK.
Диалоговое окно настройки Ленты
* Если вы не можете найти нужную команду, кликните по выпадающему списку Выбрать команды и выберите Все команды .
Показ всех команд
Чтобы свернуть и развернуть Ленту:
Лента призвана оперативно реагировать на ваши текущие задачи и быть легкой в использовании; тем не менее, вы можете ее свернуть , если она занимает слишком много экранного пространства.
- Кликните по стрелке в правом верхнем углу Ленты, чтобы ее свернуть.
- Чтобы развернуть Ленту кликните по стрелке снова.
* Когда Лента свернута, вы можете ее отобразить, нажав на какую-либо вкладку. Вместе с тем, Лента снова исчезнет, когда вы прекратите ее использовать.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа расположена над Лентой и дает доступ к некоторым нужным командам вне зависимости от того, на какой вкладке вы сейчас находитесь. По умолчанию показываются команды Сохранить, Отменить, Вернуть. Вы можете добавить команды, чтобы сделать панель более удобной.
Чтобы добавить команды на Панель быстрого доступа:
- Кликните по стрелке справа на Панели быстрого доступа .
- В появившемся списке выберите команды, которые нужно добавить. Чтобы выбрать отсутствующие в списке команды, нажмите Другие команды .
Добавление команд в Панель быстрого доступа
Всплывающее меню
Всплывающее меню предоставляет вам различные параметры для сохранения, открытия файлов, печати или совместного использования документов. Оно похоже на меню кнопки Office в Excel 2007 или меню Файл в более ранних версиях Excel. Однако теперь это не просто меню, а полностраничное представление, с которым гораздо легче работать.
Чтобы попасть во всплывающее меню:
- Кликните по вкладке Файл.
- Выберите нужную опцию или вернитесь к вашей книге, нажав на любую вкладку на Ленте.
1) Сохранить, Сохранить как, Открыть и Закрыть
Команды Сохранить, Сохранить как, Открыть и Закрыть теперь находятся во всплывающем меню.
Сведения содержат информацию о текущей книге. Вы можете просмотреть и изменить ее разрешения.
Для удобства здесь показываются последние открытые книги.
Отсюда вы можете создать новую чистую книгу или выбрать макет из большого числа шаблонов.
На панели Печать вы можете изменить настройки печати и напечатать вашу книгу. Также вы можете предварительно посмотреть, как будет выглядеть книга при печати.
6) Сохранить и отправить
Опция Сохранить и отправить позволяет легко отправить вашу книгу по электронной почте, разместить ее в интернете или изменить формат файла.
Отсюда вы получаете доступ к Справке Microsoft Office или Проверке наличия обновлений.
Здесь вы можете изменять различные параметры Excel. Например, вы можете изменить настройки проверки правописания, автовосстановления или языка.
Создание и открытие книг
Файлы Excel называются книгами. Каждая книга содержит один или несколько листов (также известных как “электронные таблицы”).
Чтобы создать новую книгу:
- Кликните по вкладке Файл. Это откроет всплывающее меню.
- Выберите Создать.
- Выберите Новая книга в пункте Доступные шаблоны . Она выделена по умолчанию.
- Нажмите Создать . Новая книга отобразится в окне Excel.
Создание новой книги
* Чтобы сэкономить время, вы можете создать документ из шаблона, который можно выбрать в пункте Доступные шаблоны. Но об этом поговорим в следующих уроках.
Чтобы открыть существующую книгу:
- Кликните по вкладке Файл . Это откроет всплывающее меню.
- Выберите Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа.
- Выберите нужную книгу и нажмите Открыть.
* Если вы недавно открывали существующую книгу, то ее можно было бы легче найти в пункте Последние во всплывающем меню.
Открытие книги через пункт Последние
Режим совместимости
Иногда вам может быть нужно будет работать с книгами, созданными в более ранних версиях Microsoft Excel, например, Excel 2003 или Excel 2000. Когда вы открываете такие книги, они показываются в Режиме совместимости.
Режим совместимости отключает некоторые функции, поэтому вы сможете пользоваться только теми командами, которые были доступны при создании книги. Например, если вы открываете книгу, созданную в Excel 2003, то сможете использовать вкладки и команды, которые были в Excel 2003.
На рисунке ниже книга открыта в режиме совместимости.
Чтобы выйти из режима совместимости, вам нужно изменить формат книги на текущую версию. Тем не менее, если вы работаете с людьми, которые работают с более ранними версиями Excel, лучше оставить книгу в Режиме совместимости и не менять формат.
Чтобы конвертировать книгу:
Если вы хотите иметь доступ ко всем функциям Excel 2010, то можете конвертировать книгу в формат Excel 2010.
! Обратите внимание, что конвертированный файл может иметь некоторые отличия от оригинального в разметке книги.
- Нажмите по вкладке Файл, чтобы открыть всплывающее меню.
- Выберите команду Преобразовать.
- Затем два раза нажимаете на ок.
Преобразование книги к новому формату
- Книга будет преобразована в новый формат.
Источник: www.liveinternet.ru
Что такое рецензирование и как им пользоваться в Excel 2010?
Вкладка Рецензирование позволяет отследить, какие изменения внесены в готовый файл (рис. 7.1). С ее помощью можно отрецензировать файл (оставить примечания) или сделать так, чтобы файл нельзя было отрецензировать (и это очень важно), защитить его от правок, а также запретить другим что-либо менять в ваших расчетах.
Рис. 7.1. Вкладка Рецензирование
Рассмотрим группы, которые есть на вкладке Рецензирование.
Правописание
При нажатии кнопки Орфография начнется проверка правописания слов на текущем листе или в выделенных ячейках. Если программа встретит слово, которое, по ее мнению, написано с ошибкой (или если программа не знает такого слова), она предложит вам следующее (рис. 7.2).
Рис. 7.2. Проверка орфографии
Мне предлагают заменить слово «Аткрытки» и дают на выбор целых три варианта. Если один из них меня устроит, то я выберу из списка нужное слово и нажму кнопку Заменить. Если я при этом пойму, что во всем документе написала это слово неправильно, то я могу исправить ошибку одним махом на всем листе, нажав кнопку Заменить все. Если я не знаю, какой из вариантов правильный, то могу взять помощь программы, нажать Автозамена и посмотреть, что она мне предложит.
Если я считаю, что программа не права и слово написано правильно, то я нажму Пропустить или Пропустить все, чтобы программа не обращала внимания на все такие случаи. Если я хочу, чтобы программа меня больше не дергала по поводу этого слова, я попрошу ее добавить его в словарь. Теперь она запомнит это слово и будет думать, что оно написано правильно. Если я не знаю, что делать с данным словом, и вообще уже не рада, что затеяла эту проверку, то я нажму Отмена. В словаре по умолчанию выбран русский язык, но вы можете выбрать любой другой из большого списка языков.
При нажатии кнопки Справочники группы Правописание в правой части окна программы появится панель Справочные материалы (рис. 7.3).
Рис. 7.3. Справочные материалы
На рис. 7.3 я раскрыла список справочников, чтобы вы посмотрели, чем же вам предлагают воспользоваться. Львиную часть списка занимают строки со словом Тезаурус. Этот же хитрый зверь вынесен отдельной кнопкой на ленту. Вам интересно, что же это такое?
Копирую определение из «Википедии», самой большой интернет-энциклопедии.
Тезаурус в современной лингвистике — особая разновидность словарей общей или специальной лексики, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Таким образом, тезаурусы, особенно в электронном формате, являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей. В отличие от толкового словаря, тезаурус позволяет выявить смысл не только с помощью определения, но и посредством соотнесения слова с другими понятиями и их группами.
Другими словами, вам не дадут определения слова, а покажут его синонимы, антонимы и родственные слова.
Язык
С помощью кнопки Перевод можно перевести любое слово с одного языка на другой (рис. 7.4).
Выберите из списка исходный язык и язык перевода, потом прокрутите ползунок панели чуть ниже и увидите результат. Там же находится и кнопка Вставить, которая позволит вам сразу вставить переведенное слово в таблицу.
Примечания
Команды этой группы позволят вам прокомментировать введенные в таблицу данные. На рис. 7.5 Петров не только поставил оценку 10 картине № 4, но и прокомментировал свою оценку.
Рис. 7.5. Примечание
Если вы тоже захотите оставить комментарий к каким-то данным, то выделите нужную ячейку, нажмите кнопку Добавить примечания и введите текст в появившемся окошке. Когда вы введете весь текст и переключитесь на любую другую ячейку, примечание спрячется. О том, что оно есть, будет напоминать только красный треугольничек в правом верхнем углу ячейки. Его видно на рис. 7.5.
Чтобы прочитать примечание, достаточно подвести мышку к нужной ячейке. Примечание мгновенно возникнет рядом. Уберете мышку — пропадет.
Если вы хотите, чтобы примечание было видно постоянно, то выделите ячейку с примечанием и воспользуйтесь кнопкой Показать или скрыть примечание. Кнопка Показать все примечания откроет вашему взгляду все примечания, которые есть на листе. Если вы выделите ячейку с примечанием, то кнопка Создать примечание преобразится и станет кнопкой Изменить примечание, то есть у вас появится возможность поправить текст. Вы также сможете совсем удалить примечание с помощью кнопки Удалить, если оно вам надоело. Команды Предыдущее и Следующее позволят вам перескакивать с примечания на примечание.
Изменения
Эта группа отвечает за изменения, которые можно или нельзя будет вносить в файл. Представьте себе, что вы написали файл так называемого общего пользования, который всем доступен. В этом файле содержится важная для вас информация. Где гарантия, что кто-то из пользователей не изменит находящиеся в файле данные? Пусть случайно. А может быть, и специально?
Ведь нет никакой проблемы ввести в ячейку другую цифру — и вот уже средний балл за четверть у Иванова не 3,2, а 3,8. А всего-то две оценочки подставили… Так вот, вы можете защитить свой файл от постороннего вмешательства. Сейчас опишу как.
Рассказывать я буду на примере лабораторной работы по физике, которую мы уже рассматривали. Я выбрала ячейки, которые хочу защитить, то есть запретить вносить в них изменения. На вкладке Главная в группе Ячейки нажимаем кнопку Формат (рис. 7.6).
Рис. 7.6. Устанавливаем защиту ячеек
Вы можете выбрать команду Блокировать ячейку, а можете открыть окно Формат ячеек и перейти на вкладку Защита (рис. 7.7). На этой вкладке можно поставить флажок Защищаемая ячейка, чтобы защитить ячейку от изменений. Если вы установите флажок Скрыть формулы, то в выбранной ячейке не будут показываться формулы.
В результате расчет станет производиться по формуле, а в строке формул она высвечиваться не будет. И никакой посторонний человек не узнает, например, какую прибыль вы закладываете при расчете цены товара.
Рис. 7.7. Окно Формат ячеек, вкладка Защита
В этом же окне написано, что все это действует только после того, как вы защитите лист на вкладке Рецензирование. Так что возвращаемся туда. Нажимаем кнопку Защитить лист в группе Изменения. Откроется окно (рис. 7.8). Мы будем защищать лист и содержимое защищаемых ячеек. Для этого нужно будет задать пароль.
Только введя этот пароль еще раз, вы сможете снять защиту с листа.
Рис. 7.8. Защищаем лист