Что такое план что такое программа

Постоянно сталкиваюсь с тем, что люди, которым положено планировать не умеют этого делать. Инженеры, руководители, владельцы небольших фирм и все, кто пытается управлять своими делами. И самое парадоксальное — не хотят учиться.

Каждое совещание директор распекает моих коллег за то, что нет планов, или за то, что запланированные задачи не выполнены. Но их действия не меняются, меняются коллеги. Увы!

Разберём что такое план, что такое планирование и зачем они нужны, как пользоваться планом, и как планировать.

Что такое планирование?

Планирование — это мысленное выполнение задачи.

Например, планирование поездки. Вы представляете в чём будете ходить и что для этого нужно купить, постирать, погладить и сложить в сумку. Представляете как поедите на вокзал или в аэропорт и во сколько для этого нужно встать, на сколько вызвать такси и т.д.

Для планирования должно работать воображение и вы должны понимать причинно-следственные связи.

Зачем планировать?

Когда вы мысленно выполнили задачу реально ее выполнить проще.

«План Даллеса» — как ЦРУ хотело уничтожить Россию

Если вы сразу начнёте выполнять задачу можно совершить грубые и не очень ошибки. Например: начать красить полы от двери к окну, а потом думать как выйти. При планировании сначала думаем (мысленно представляем), потом делаем, а не наоборот.

Когда вы представили как выполнять работу, то знаете, какие ресурсы нужны и готовите их и вам уже никто не скажет что чего-то не хватило.

Планирование помогает оценить время: «Так, на это мне потребуется час, на это два часа, а это я сделаю за десять минут. В итоге мне нужно три часа десять минут. Возьму с запасом три с половиной часа.»

Самое сложное — спланировать то, что ещё ни разу не делал. Но это тема для отдельной статьи.

Что такое план?

Когда вы представили как выполнять работу — запишите. Это и будет план. План — это бумажка. Упрощённо.

Вы можете отдать эту бумажку подчинённому, супругу, ребенку, и они по ней сделают то, что вы запланировали.

Вы можете взять план через год или два и сделать что запланировали не напрягая голову ещё раз.

Зачем нужен план?

План это страховка для памяти. Всегда хорошо если страховка не пригодилась и плохо если нужна, а её нет.

Воображать целенаправленно энергозатратно. Вообще работа мозга отнимает много энергии, а целенаправленная работа ещё больше.

Его можно использовать неоднократно. Его можно улучшать. Его можно использовать как контрольный список. Короче, когда есть план можно отключить мозг. И включить его только когда вы встретили препятствие на своем пути.

И что немаловажно его можно показать руководителю, чтобы он был спокоен за выполнение задачи.

По плану, как по карте можно оценить время выполнения работы. Если вы знаете навыки исполнителя. Даже по чужому плану.

Надеюсь, я убедил вас что планировать нужно, и что записывать запланированное нужно, и действовать по плану нужно. Но планирование вас не обязывает записывать план, а план вас не обязывает его придерживаться. План как и карта не определяет направление движения.

Часть 1. Создание плана этажа в программе «План эвакуации»

Источник: dzen.ru

Программа и план исследования

Программа исследований – это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Близким к понятию программы является понятие плана. Их различие в назначении и практическом использовании. Программа – средство достижения цели, план — организующий фактор последовательного достижения цели.

Программа должна давать ответ на вопросы:

• зачем необходимо проводить исследования?
• что исследовать?
• какими средствами и методами исследовать.

Программа, как правило, состоит из следующих разделов:

• определение перечня предметных областей, которые должны быть обследованы;
• установление приоритетов их рассмотрения, определение степени детализации исследования;
• определение методики исследования, т.е. приемов и методов, которые следует использовать при выявлении и решении проблемы
• определение методов и средств сбора и обработки информации по исследуемой проблеме: составление анкет, карт, группировочных таблиц и других инструментов, необходимых для проведения работы;
• определение состава отчетной документации и требований к ней, включая сроки предоставления, рассмотрения и утверждения.

Планирование исследования необходимо для расчета и определения организационных характеристик его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействий и пр.), распределения используемых ресурсов в организационном и временном пространстве, ограничения времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля.

План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий, ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

Общий план исследования конкретизируется в рабочем плане — документе, который составляется в целях развития плана исследований по теме. Он определяет:

• разделение общего объема работ на этапы;
• календарные сроки начала и окончания работ по этапам исследования, график выполнения работ;
• распределение сфер и конкретных объектов исследования по рабочим группам и отдельным исполнителям;
• установление конкретных задач и компетенций руководите­лей рабочих групп и исполнителей;
• описание промежуточных результатов, а также установление формы и сроков предоставления заказчику отчетных документов;
• определение стоимости работ по каждому этапу исследования.

Таким образом, план исследования по теме определяет объем работ, сроки, потребные ресурсы, ожидаемые результаты. Рабо­чий план представляет собой график действий, состав и компе­тенции исполнителей, график проведения исследований, сто­имость работ на каждом этапе исследования.

Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и успешно этап за этапом. В процессах ее решения могут возникать возмущающие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на выполнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывает так, что план не может быть выполнен.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Планирование проекта: что это такое и как правильно составить план

Все процессы, понятия и предметы начинаются с идей, которые затем доносятся до других людей, обсуждаются, разрабатываются, производятся. И лишь потом оказываются на всеобщем обозрении, где ими массово пользуются люди.

Управление проектами в деятельности менеджера не является исключением. Оно тоже должно с чего-то начинаться. И в большинстве случаев первый этап будущего дела состоит из формирования плана проекта. Но что же оно из себя представляет?

Что такое планирование проекта

Само по себе планирование (planning) представляет собой процесс создания и принятия системы целевых установок, выявления путей по наиболее плодотворному и оперативному их достижению. Такие установки зачастую формируются в виде дерева целей и описывают будущее.

Его значимость связана с рядом причин, наиболее важными из которых являются неопределенность будущего, координирующая роль плана и оптимизация экономических результатов. Планирование позволяет обеспечить максимальные показатели вероятности и уровня достижения целей, базируясь на систематической подготовке решений.

Главным инструментом внедрения участников в проект перед началом работ является его план. Создание и дальнейшее принятие плана всей рабочей группой, включая руководителя и менеджера, помогает лучше понять личную ответственность и собственные задачи.

Что такое план проекта

Последовательный план составления проекта — это не список механических заданий для персонала и участников проектной группы, а организация и контроль. В плане проекта отображаются ключевые темы, задачи проекта, порядок шагов, возможные трудности и способы их преодоления в процессе деятельности.

Во время планирования менеджер выполняет оценку, определяется с первостепенными целями, командой исполнителей, подрядчиками и распределением заданий, продумывает график выполнения задач. При этом он должен понимать, что по ходу деятельности план будет корректироваться и дополняться.

Таким образом, план создается для упорядочения будущей работы проектной группы и минимизации рисков, прописывания обязанностей каждого участника команды, простоты контроля и избежания ненужной суеты.

Зачем создавать план

Необходимость в создании плана заключается в том, что он решает и закрывает собой сразу несколько важных задач. Без него вряд ли получится многого добиться и преодолеть возможные трудности, которые встретятся на пути реализации проекта.

Во-первых, на этапе планирования утверждается и согласуется с основными участниками рабочей группы непосредственно сам проект. Во-вторых, ведется создание и уточнение процедур по управлению, детализируются цели и задачи, устанавливается объем работ, контрольные точки и качественный состав мероприятий.

Кроме того, на стадии планирования конкретизируется порядок будущего взаимодействия в коллективе, оцениваются возможные риски и методы решения, борьбы с ними, выясняется потребность в ресурсах и возможность их получения, разрабатывается бюджет и реальный график выполнения работ.

Основы проектного планирования

Процесс составления плана, включающий в себя все этапы создания и выполнения проекта, называется его планированием. Стадия введения начинается с разработки концепции проектным менеджером. Затем для него выбирается стратегия, конкретизируются детали.

Происходит презентация или лекция о проекте и его методиках инвесторам, топ-менеджерам, руководителям и главам фирмы. Отбираются участники для рабочей группы, заключаются контракты. После чего выполняются непосредственные работы, а проект благополучно завершается.

Кроме того, на стадии планирования обозначаются ключевые характеристики осуществления согласованного процесса. В их число обычно входят следующие компоненты:

• продолжительность всех контролируемых элементов проектной деятельности;
• потребность в ресурсах (к примеру, трудовых, финансовых, материально-технических);
• календарные сроки и место поставки обязательного оборудования, комплектующих деталей, сырья, материалов и пр.;
• формат привлечения подрядчиков и сторонних организаций.

Планирование проекта — это ключевой процесс, от которого напрямую зависит результат деятельности всей команды. Поэтому все этапы планирования должны выступать гарантией осуществляемости процесса в поставленные сроки и с соблюдением требований (стоимости, нормативов, качества). А за его исполнение должны нести ответственность конкретные лица, назначенные на должности.

Сущность планирования заключается в нескольких основных и вспомогательных процессах. При этом первые в нем присутствуют всегда. К ним относятся:

• протоколирование, описание содержания плана;
• формулирование базовых этапов выполнения проекта, декомпозиция, установление более мелких составляющих (подзадач, подпроектов);
• разработка сметы и оценивание стоимости ресурсной составляющей, необходимой для реализации;
• составление календарного цикла работ;
• оценивание и планирование ресурсов (трудовых, временных, материальных и т.д.);
• формирование бюджета;
• выявление рисков, ограничений, критических барьеров во время выполнения работ;
• сбор результатов иных процессов планирования, компоновка в единую документацию;
• разработка пошагового плана, гарантирующего результат и благополучное завершение трудовой деятельности.

Вспомогательные процессы, в отличие от основ, могут отсутствовать или включаться в планирование по мере необходимости. К ним чаще всего относятся проектирование, обоснование и установление стандартов качества, подбор людей, распределение между ними функционала, ответственности и норм субординации, логистика и мн. др.

Результаты планирования включают в себя все необходимые данные, дифференцированные по уровням, срокам, моделям, фазам и пр. Они выстраиваются по принципам «обратной связи», обеспечивают регулярное сравнение плановой и фактической информации, придают деятельности больше эффективности и гибкости.

Какие существуют стратегии и методы планирования проектов

При составлении плана работы следует учитывать несколько факторов, к которым относятся длительность выполнения работы, прямая прибыль от готового проекта, косвенная прибыль или экономия ресурсов, количество издержек, стоимость задержек и возможность получения выгоды от разрабатываемого продукта до самого завершения проектной деятельности.

В зависимости от совокупности всех этих факторов следует выбирать одну из двух стратегий по составлению плана. Среди них такие варианты:

1. Все ресурсы бизнеса направлены на создание и реализацию одного, но крупного и прибыльного проекта с целью его оперативного исполнения.
2. Компания ведет одновременную и непрерывную разработку нескольких проектов, равных по значимости и выделенных на них ресурсов.

При этом первая стратегия подразумевает высокий уровень взаимодействия всех участников, постоянную взаимопомощь. А отсутствие своевременной поддержки от коллег значительно снижает уровень мотивации исполнителя, вместе с этим сильно понижая скорость реализации.

Как составить план проекта: пошаговое руководство

Итак, приступим к созданию календарного графика по шаблону. Он позволит руководителю, менеджеру, участникам рабочей группы оставаться уверенными, что все детали проекта максимально проработаны, готов каждый этап и беспокоиться не о чем.

1. Представить план в виде проектной карты

Перед непосредственным составлением плана следует составить маршрутную карту, в которой будут содержаться ответы на следующие вопросы:

• какое значение несет в себе данный проект;
• кто будет заниматься его осуществлением;
• какие контрольные точки он будет содержать, какое между ними примерное расстояние, сроки;
• какие препятствия, барьеры могут встретиться на пути;
• какие альтернативные решения предусмотрены;
• как понять, что проект завершен.

Не обязательно расписывать проектную карту максимально подробно. Однако она должна дать общее понимание того, в какую сторону двигаться и как составить план.

2. Составить календарный график работ

Чрезмерный оптимизм при планировании проекта недопустим. Рекомендуется внимательно изучить возможные проблемы, которые могут возникнуть в будущем, их влияние на график. Пообщаться с менеджерами и сотрудниками, уже занимавшимися подобными проектами, выяснить у них примерные сроки выполнения работ.

3. Познакомиться с участниками

Главные помощники в достижении цели — это люди, с которыми менеджеру предстоит долгая и упорная работа. Поэтому один из первых этапов на пути к наилучшему планированию, выполнению и завершению проекта — это общение с сотрудниками.

С персоналом необходимо заранее познакомиться, затем представить их друг другу, далее совместно обсудить организацию процесса и рабочие моменты. Важно оценить потребности и ожидания коллектива, добиться получения обратной связи. В дальнейшем это избавит от возможного недопонимания между коллегами, будет помогать поддерживать благоприятную рабочую атмосферу в команде.

4. Привлечь помощников

Не стоит закрываться в кабинете и взваливать всю ношу по планированию на одного себя. При разработке проекта важно привлекать к нему все заинтересованные стороны, будущих участников, руководителя. Совместная работа позволяет создать более эффективный план, мобилизовать силы для поддержки частей проекта.

5. Определить основные цели

Четкое представление о нужности, важности проекта, необходимости вложить в него деньги помогут коллективу, партнерам, инвесторам, руководителю удостовериться в том, что идея достойна внимания. Тогда ни у кого не возникнет сомнения в том, что реализация принесет выгоду, прибыль и всеобщее удовлетворение.

6. Определить объем работ

Также важно наметить серию задач с продолжительностью выполнения каждой из них. Это позволит прийти к пониманию, сколько потребуется времени на дальнейшую реализацию проекта в целом, избавит от последующих недоразумений, недовольных вопросов руководства и лишних затрат.

7. Определить роли и обязанности, назначить ресурсы

Затем необходимо обозначить оборудование, финансирование и материально-технические средства, которые понадобятся для достижения цели. Не забыть указать количество персонала, нужных специалистов. Подробно расписать ответственных исполнителей, подотчетных, консультантов и иных сотрудников, ставящихся в известность о выполненных действиях и принятых решениях.

При этом очень важно учитывать умения и навыки отдельных людей из рабочей группы. Нужно четкое понимание, на кого можно возлагать те или иные обязанности, а от чьего участия в команде лучше отказаться.

8. Оценить риски

В ходе выполнения проекта могут возникнуть различные внештатные ситуации, форс-мажоры. К ним обычно относятся дополнительные расходы, срочные командировки, болезнь или увольнение одного либо нескольких сотрудников, привлечение сторонних специалистов, срыв сроков конкретных задач. Их также следует заранее предусмотреть, провести анализ, обсудить с командой и наметить возможные пути решения.

9. Написать и проверить план

После проведения масштабных подготовительных работ, обсуждений, составления вороха стикеров и бумажек необходимо сразу же приступить к написанию плана. В его структуре должны содержаться основные моменты: название, срок сдачи, бюджет, цели, контрольные точки, исполнители, подробности заданий, уточняющие замечания, возможные риски и методы их предотвращения.

При этом не следует оперировать слишком сложными понятиями, слишком досконально вдаваться в детали. Чем проще будет звучать проект на бумаге, тем лучше. Не забудьте перед сдачей досконально проверить план. При необходимости можно дать прочитать его незаинтересованным лицам.

10. Поделиться планом и запустить проект

Последний пункт — показать план участникам будущей рабочей группы, руководителю, инвесторам и иным заинтересованным лицам. Если какие-то моменты останутся для них непонятными, то переписать или добавить их на бумагу. Если план удовлетворит коллег, то начинать согласованный проект и не бояться возможных трудностей. Главное, сосредоточиться на деле, придерживаться составленного плана и методично идти к поставленной цели.

Платформа ЛидерТаск для создания плана проектов

Специализированная программа для планирования проектов не позволит упустить важные детали в крупных целях и своевременно закроет все поставленные менеджером задачи. Именно поэтому большинство отечественных компаний все чаще прибегает к помощи онлайн-платформы ЛидерТаск.

Сервис предоставляет команде возможность составлять ежедневное расписание и список задач, устанавливать стандартные и регулярные напоминания, создавать общие и личные проекты, добавлять в них участников, получать правки от руководителя в корпоративном онлайн-чате.

Кроме того, ЛидерТаск позволяет выделять главные моменты, которые нельзя упустить, с помощью цветных меток, функции «В фокусе», статуса задач. Сервис удобен в управлении, делегировании задач, обсуждении проектов, отправке файлов и документов, добавлении заметок и чек-листов.

Синхронизация программного обеспечения делает возможным управление проектами с любого сетевого устройства. При этом занятые менеджеры могут применять голосовой ввод задач. Благодаря данному функционалу программы сотрудники соблюдают дисциплину и работают максимально продуктивно.

Тарифы:

• бесплатный — 0 рублей (для начинающих);
• премиум — от 217 рублей в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате (для профессионалов);
• бизнес — от 331 рубля в месяц за одного пользователя при ежегодной оплате, от 2 и более участников (для команд).

Бесплатный тестовый период для платных тарифов — от 7 дней (по договоренности с разработчиком). Предусмотрены специальные условия для образовательных учреждений и некоммерческих организаций.

Без планирования невозможна эффективная работа ни одного менеджера. Предварительно составленный и подробный график делает деятельность команды, отдела или рабочей группы слаженной, успешной и помогает закончить проект в четко оговоренные сроки.

Удаленка, многопроектность и участие в работе с международными организациями требуют от сотрудников еще более рачительных и детальных процессов планирования и управления. В этом случае подробный план, созданный на автоматизированной платформе ЛидерТаск является отличным решением.

Программа позволяет одновременно и доносить бизнес-цели руководителю, партнерам, подчиненным, и наглядно отображает рабочие процессы в режиме реального времени, и информирует всех участников проекта о происходящих изменениях и правках.

Зачем нужен план проекта?

Михаил Калашников

План проекта нужен для определения конечных целей, задач и мероприятий, а также ресурсов, бюджета и графика выполнения проекта. Он помогает структурировать проект и определить основные этапы его выполнения. План проекта также позволяет управлять рисками и мониторить выполнение работ, оценивать результаты и вносить корректировки в случае необходимости.

Как мониторить выполнение плана проекта?

Михаил Калашников

Мониторинг выполнения плана проекта можно осуществлять путем сравнения фактических показателей с плановыми, используя инструменты контроля и отчетности. Также можно применять методы анализа и оценки результатов работы команды проекта, включая проведение регулярных совещаний и проверку текущего состояния проекта, чтобы выявлять задержки и недостатки в работе в режиме реального времени, и корректировать план проекта при необходимости.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

Источник: www.leadertask.ru