Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на какие функции и эффекты стоит обратить внимание при выборе системы диспетчеризации для собственного автопарка организации.
Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на что стоит обратить внимание при выборе системы для собственного автопарка организации, а также какие функции и эффекты позволяет получить применение информационных технологий для диспетчеризации автотранспорта
Диспетчеризация автотранспорта: давайте сравним функции разных программ
1. GPS-контроль автомобилей
Активация новой диспетчерской Яндекс.Такси
Нередко водители и сотрудники компании используют автотранспорт компании в личных целях. Из-за этого увеличивается холостой пробег автомобилей. Они чаще нуждаются в ремонте.
GPS-контроль автомобилей в программе диспетчеризации автотранспорта помогает компании в любой момент получить данные о текущем местоположении автомобиля, его маршруте, сколько времени он потратил на поездку или на ожидание в месте назначения. Водителю придётся каждый раз объяснять руководству, если его фактический маршрут вдруг разойдётся с заданным.
2. Отслеживание статусов водителей
Знать текущее местоположение водителя и его итоговый маршрут недостаточно. Водитель может увиливать от ответов на вопросы о его маршруте, приукрашивать, не говорить всю правду. Компании остаётся верить на слово.
Система диспетчеризации транспорта, кроме трека маршрутов, должна отслеживать еще и статусы водителей. Например, программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» показывает, чем занимается водитель в данный момент — на обеде, в ремонте, выполняет заказ или находится в ожидании поездки. Компании известно, в какое время, где и что делал водитель, как проходил его рабочий день. Компания также сможет проанализировать данные по заявкам на поездки: их количество, продолжительность, скорость их выполнения.
Отслеживание статусов водителей позволяет в полной мере контролировать использование корпоративного автотранспорта и работу водителей, справедливо и равномерно распределяет поездки между ними, сокращает холостой пробег. На основе этих данных компания сможет проанализировать реальную загруженность автопарка, с разных сторон оценить эффективность его работы и впоследствии улучшить показатели.
Вебинар по настройке Диспетчерской от 27 07 2021
3. Управление нагрузкой на автотранспорт
Обычно диспетчер вручную подбирает автомобиль для выполнения заказа. Иногда он назначает одни автомобили чаще, чем другие. Такие автомобили совершают больше поездок и выходят из строя быстрее.
Программа диспетчеризации должна управлять автопарком как единой системой. «ТМ: Корпоративные поездки» задействует все машины автопарка в перевозке сотрудников и равномерно распределяет нагрузку между ними, в зависимости от статуса водителя, его текущего местоположения и предстоящего маршрута. Программный комплекс помогает выровнять пробеги и затраты на техобслуживание между всеми машинами в автопарке.
4. Работа с предварительными заявками и заявками по требованию
Не всегда получается заранее согласовать и спланировать все поездки. Иногда сотрудникам необходимо прямо сейчас взять автомобиль компании и выполнить рабочую задачу. Важно, чтобы программа давала возможность им это сделать.
Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» управляет оперативными поездками, работает со срочными заказами, которые сейчас поступили в систему и которые тут же надо выполнить. Программа подбирает автомобиль, который ближе всего находится к местоположению сотрудника, чтобы максимально сократить время подачи. Следит, чтобы каждая машина была вовремя отправлена на место назначения с теми сотрудниками, которым необходимо там быть. Также доступно создание предварительных заявок на поездки.
5. Назначение заказов в очередь
Обычно, чтобы получить новый заказ, водитель должен вернуться в гараж. Это увеличивает холостой пробег автомобиля. В то время, пока сотрудник на совещании или относит документы, водитель должен ждать его, чтобы отвезти обратно в офис компании. Так, он выполняет меньше заказов, чем мог бы.
Если программа диспетчеризации умеет назначать заказы в очередь и корректно их обрабатывать, то проблемы с холостыми пробегами и простоем транспорта будут решены. Система «ТМ: Корпоративные поездки» в реальном времени подбирает свободный автомобиль, который находится ближе всего к заказу. Автомобиль может еще не закончить текущую поездку, но уже получает следующий заказ. Водитель может не ждать сотрудника, а выполнять текущие заказы. Сотрудник же после выполнения своих рабочих задач закажет новую машину, которая приедет за считанные минуты, потому что находится недалеко от него.
Источник: tmcorp.pro
«Диспетчерская ЖКХ».
Программа «Диспетчерская ЖКХ» предназначена для:
-автоматизации работы диспетчеров диспетчерского пункта управляющей компании,
-систематизации работы с заявками,
-анализа заявок и оценки качества их выполнения.
Для этого в программе заложены функции:
— централизованного приема заявок диспетчером от населения по обслуживанию квартир (домов) расположенных как на одном, так и на разных, удаленных друг от друга участках,
— составления списка необходимых работ,
— назначения исполнителя на осмотр или работу,
— контроля хода выполнения заявок исходя из статуса заявки,
— контроля за качеством выполненных работ,
— получения различных отчетов о
- полученных заявках,
- выполненных/невыполненных работах,
- использованных материалах,
- привлеченных исполнителях,
- трудозатратах,
- и пр. .
Также возможен вариант, когда оператор диспетчерской только принимает заявку и контролирует ход выполнения заявки исходя из статуса заявки, а другое ответственное лицо (например, начальник участка) составляет список необходимых работ и назначает исполнителя на осмотр или работу.
Преимущества программы «Диспетчерская ЖКХ»:
— экономия на количестве диспетчеров при централизованном приеме заявок, когда одна диспетчерская обслуживает несколько удаленных участков (нет необходимости на каждом участке держать диспетчеров)
— контроль в реальном времени этапов выполнения всех заявок, что позволяет оперативно реагировать на возникшие ситуации (при помощи выделения цветом программа подсказывает по плану ли выполняются заявки)
— оперативный контроль занятости каждого исполнителя
— быстрое получение отчетов
При помощи отчетов програаммы «Диспетчерская» ЖКХ» можно получить информацию о:
— просроченных работах (заявки у которых прошло запланированное время окончания осмотра или работы, а заявка еще в работе)
— работе исполнителей (какие работы выполнял, где выполнял, сколько времени затратил)
— истории обслуживания квартиры (какие работы выполнялись, кем и когда выполнялись)
— ценах на работы
— ценах на материалы
— количестве заявок по статусам и по способу приема заявки (по телефону, на участке и т.д.)
Также по желанию клиента можно добавить другие необходимые отчеты.
Модуль «Диспетчерская ЖКХ» выполнен в виде конфигурации для 1С:Предприятие 8
Модуль «Диспетчерская ЖКХ» является дополнением к программе «Квартплата 8», но также может использоваться и как независимая конфигурация .
Для загрузки данных (например, справочников: исполнителей, материалов, видов работ и т.д.) в модуль «Диспетчерская ЖКХ» из других программных продуктов 1С используются обработки.
Главный экран диспетчера состоит из списка заявок, которые отсортированы по вкладкам в зависимости от статуса. В нем диспетчер контролирует этапы выполнения заявок.
Для удобства заявки подкрашиваются в разные цвета:
1. Зеленый — в данный момент выполняется осмотр или работа.
2. Желтый — скоро наступит назначенное время выполнения заявки, а от исполнителя еще не пришло подтверждение о том, что он оповещен о работе.
3. Красный – прошло запланированное время окончания осмотра или работы, а заявка еще в работе.
4. Белый — заявка еще не распределена (не назначен исполнитель, время работы или осмотра)
Если в программу «Диспетчерская ЖКХ» интегрировать локальную или виртуальную АТС , то при входящем звонке автоматически формируется новая заявка. Для этих функций мы рекомендуем IP- АТС: MyPBX SOHO, Yeastar MyPBX Standard, MyPBX U100. Если входящий номер существует в базе данных программы, то автоматически у заявки заполняются поля: «Участок», «Адрес дома», «Адрес квартиры», «ФИО заявителя».
Диспетчер со слов клиента заполняет поле «Текст заявки».
Далее диспетчер выбирает исполнителя и назначает время осмотра или работы.
До или после осмотра(работы) заполняет список работ
После заполнения списка работ, диспетчер заполняет список расходуемых материалов
После выполнения заявки все работы отображаются во вкладке «Время работы»:
Все этапы работы с заявкой отображаются во вкладке «Этапы заявки»
После выполнения заявки можно оценить качество работы исполнителя во вкладке «Оценка качества работы»
В программе «Диспетчерская ЖКХ» предусмотрена возможность для исполнителя открыть выполняемую им заявку и аннулировать её, перенести или пометить как выполненную. Для этого в отчете «Для рабочего» нужно заполнить все поля и форма заявки откроется автоматически.
Из заявки нажатием на кнопку «Наряд заказ» можно вывести на экран и распечатать наряд-заказ на работу
Отчеты:
История обслуживания квартиры:
Выполненные работы по участку:
Списанные материалы по участку:
Работы выполненные исполнителем:
Прайс лист на работы:
Прайс лист на материалы:
Источник: abs-software.ru
Система диспетчеризации: автоматизация управления заявками
Не терять заявки, контролировать установленные сроки и систематизировать данные по обслуживанию клиентов — все это базовые задачи в рамках автоматизации сервиса. На следующем шаге важно выстроить оптимальный путь поступающих заявок от пользователей до непосредственных исполнителей. В статье разъясняем, что дает бизнесу такая диспетчеризация запросов, и как ее выстроить с помощью автоматизации сервисных процессов.
Что такое диспетчеризация заявок и зачем она нужна
Диспетчеризация — это комплексное управление движением заявки. Ключевая задача диспетчеризации — отправить запрос сразу нужному специалисту.
Если компания небольшая, а количество поступающих обращений невелико, справиться с таким процессом несложно. Принять 5-10 звонков в день, зафиксировать информацию и передать ее техническому специалисту сможет один диспетчер. Для этого ему хватит телефона, Excel-таблицы или даже блокнота с ручкой.
C ростом числа пользователей и предоставляемых компанией услуг диспетчеризация существенно усложняется. Появляются новые правила и маршруты, по которым заявка попадает от сотрудника или внешнего клиента к исполнителю.
Допустим, раньше в компании любыми настройками офисной техники занимался определенный специалист. С расширением бизнеса и штата сервисной службы за принтеры, рабочие станции и сетевое оборудование начинают отвечать разные люди. Теперь диспетчер вынужден делить такие запросы по сервисам и в зависимости от этого направлять заявку нужным исполнителями.
Увеличение числа запросов влияет и на контроль этапов, по которым они проходят уже после распределения по ответственным. Взят ли вопрос в работу, на каком этапе находится решение, не требуется ли подключение более квалифицированного специалиста — отследить все это в ручном режиме становится невозможно.
Справиться с такими задачами помогает система автоматизации сервисного обслуживания. Она позволяет специалистам поддержки:
- ускорить передачу заявок исполнителям;
- сократить количество ошибок;
- уменьшить число рутинных операций при назначении ответственных;
- снизить нагрузку на диспетчеров и высвободить ресурсы для более сложных задач;
- повысить прозрачность и контролируемость движения заявок.
Что включает в себя диспетчеризация заявок
Рассмотрим, за счет каких возможностей автоматизации удается достичь описанных целей. Пойдем от простых к более сложным инструментам, которые применяются по мере развития сервисных процессов.
Работа с заявками в режиме единого окна. Это начальный уровень диспетчеризации, который обеспечивается самим наличием единой системы автоматизации сервиса. В такой системе можно сформировать структурированный каталог услуг. Он поможет определить, на какого специалиста или команду нужно назначить обращение исходя из выбранного пользователем сервиса.
А проконтролировать ход решения вопроса позволит настроенная в системе статусная модель. В соответствии с этапом выполнения заявке присваиваются статусы «В работе», «Отложено», «Ожидание ответа контрагента» и прочие.
Визуализация работы с заявками. Когда сервисные процессы усложняются, базовых возможностей диспетчеризации становится недостаточно. Допустим, если одну и ту же услугу может предоставить любой из специалистов поддержки, нужно выбрать того, кто оперативнее других справится с возникшей проблемой. Для этого удобно использовать интерактивные доски. Такая визуализация предоставляет полную картину по загрузке персонала и позволяет быстрее распределять заявки.
Автомаршрутизация заявок. Зачастую объемы работ и сложность процессов возрастают настолько, что сотруднику поддержки даже некогда свериться с интерактивной доской. Он находится в постоянном аврале, из-за чего исполнители по заявкам назначаются долго либо допускаются ошибки. Возникают ситуации, когда неясно, что дальше делать с запросом.
Как правильно выбрать нужного исполнителя, если услуги похожи? Что делать, если назначенный сотрудник не справляется с выполнением работ в регламентные сроки?
Когда подобные проблемы возникают слишком часто, необходимо реализовать автомаршрутизацию обращений в ИТ-системе. Например, настраиваются определенные сценарии, по которым назначаются исполнители по поступившим запросам. В гибких системах автоматизации количество таких правил ограничивается лишь потребностями бизнеса. К примеру, можно по умолчанию направлять запросы специалистам, у которых меньше всего задач. Другой вариант — распределять заявки по командам с учетом территориальной привязки либо выбирать ответственных специалистов в зависимости от срочности проблемы.
На случай, когда срок решения заявки подходит к концу, а проблема не устранена, следует предусмотреть отправку уведомлений для руководителей сервисных подразделений или менеджеров услуг. Такая эскалация помогает вовремя принять нужное управленческое решение. Например, перепоручить обращение более квалифицированному специалисту.
Подобные возможности не только снимают с поддержки лишние рутинные операции, но и повышают точность назначения ответственных исполнителей. Вдобавок снижается зависимость сервисных процессов от человеческого фактора. Если диспетчер решит покинуть компанию, качество распределения запросов не просядет, пока сменивший его сотрудник будет входить в курс дела. Иногда подобные настройки помогают снизить затраты на ФОТ. Так, управляющая компания «Офис ДК» смогла обойтись без первой линии поддержки, когда настроила автомаршрутизацию запросов.
Автоматизация создания задач и запуск связанных процессов. Такой функционал ИТ-системы позволяет автоматически создавать в рамках заявки отдельные задачи, которые далее будут поступать в ответственность разных специалистов поддержки. Каждая задача также проходит определенные этапы жизненного цикла, на которых им присваиваются соответствующие статусы.
Еще более продвинутая диспетчеризация заключается в настройке сложных маршрутов сервисного обслуживания, при которых в системе по заданным сценариям автоматически запускаются различные шаги. Нередко такие маршруты охватывают несколько сервисных подразделений. К примеру, при поступлении запроса на подготовку к выходу нового сотрудники для специалистов HR, ИТ, службы безопасности в нужной последовательности будут создавать соответствующие задачи и согласования. В итоге сотрудникам не нужно отдельно управлять всеми задачами и самим назначать ответственных.
Основные операции по диспетчеризации заявок можно выполнять с помощью системы автоматизации сервиса. Для реализации базовых возможностей в части назначения ответственных подойдет простой «коробочный» ИТ-инструмент. Однако с ростом бизнеса и объема обращений в службу поддержки сервисные процессы усложняются. Поэтому лучше выбирать систему с определенным запасом гибкости настроек.
Источник: itsm365.com