Что такое бизнес процесс в программе

Бизнес-процессы предназначены для объединения отдельных операций в цепочку взаимосвязанных действий, которые приводят к достижению определенной цели. Бизнес-процессы напрямую связаны с коммуникацией с потребителями, поэтому так важно, чтобы каждый шаг процесса был отлажен и исполнялся правильно.

Предлагаем вам ознакомиться с новой статьей, в которой подробно рассказывается, как работать с бизнес‑процессами в программе 1С:CRM.

Оглавление

1. Создание маршрутной карты
2. Настройка этапов карты маршрута бизнес‑процесса объекта
3. Настройка параметров карты маршрута бизнес‑процесса объекта
4. Старт и использование бизнес‑процесса объекта для ведения продажи
5. Создание и настройка бизнес‑процесса с использованием созданной маршрутной карты
6. Запуск и контроль независимого бизнес‑процесса
7. Работа с независимым бизнес‑процессом
8. Просмотр воронки по бизнес‑процессам

Применение механизмов бизнес‑процессов позволяет перейти к процессному управлению и качественно улучшить деятельность предприятия за счет автоматизации бизнес‑процессов.

Что такое бизнес-процесс? Моделирование и анализ бизнес-процессов

Создание бизнес‑процессов состоит из двух этапов:

1. Основной. Создание карты маршрута и ее настройка.
2. Дополнительный. Создание самого бизнес-процесса.

Создание маршрутной карты

Карта маршрута позволяет определить этапы, условия, точки старта и завершения бизнес‑процесса.

Для того, чтобы создать карту маршрутов:

1. Перейдем в «Настройки», затем «Бизнес-процессы».
2. Выберем «Карты маршрутов бизнес-процессов»:
3. карту можно создать с нуля;
4. можно редактировать уже существующую карту;
5. можно загрузить карту из любого продукта «1С».
6. Нажимаем «Создать».

Настройка этапов карты маршрута бизнес‑процесса объекта

• Для создания новых элементов карты-маршрута используется панель «Вставка элементов схемок», которая расположена в нижней части экрана.
• Для соединения элементов карты-маршрута используются соединительные линии.

Построим логику бизнес-процесса :

1. После построения маршрутной карты стоит проверить, нет ли «брошенных» линий, этапов условий. Для этого нажимаем кнопку «Проверить карту».
2. Завершаем редактирование, нажав на соответствующую кнопку.
3. Присвоим соответствующие условия завершениям бизнес‑процесса:
4. Нажимаем двойным кликом на ячейку «Завершение успех». Выбираем вариант завершения «Успешно».
5. Нажимаем двойным кликом на ячейку «Завершение неудачно». Выбираем вариант завершения «Неудачно».
6. Переходим в раздел «Параметры» и указываем:
7. тип процесса;
8. вид объекта — «Коммерческое предложение клиенту»;
9. реквизит объекта — «Статус».
10. Нажимаем клавишу «Настройка этапов».
11. Сопоставляем реквизит объекта с этапом бизнес‑процесса. Обратите внимание: данную настройку необходимо сделать только для процессов объекта.
12. Поскольку в параметрах бизнес-процесса указано «Коммерческое предложение клиенту», а реквизит объекта «Статус», то необходимо сопоставить этап бизнес‑процесса со статусом коммерческого предложения.
13. Настроим описание, которое позволяет сформулировать текст задачи для исполнителя. Далее идет выбор самого исполнителя:
14. «Основной вариант выполнения» — позволяет дать предпочтительный вариант выполнения данного этапа.
15. «Регламент выполнения этапа» — «Укажите длительность отработки этапа согласно регламента» — длительность выполнения этапа в днях, часах, минутах.
16. «Укажите задержку старта следующего этапа» — задает дни, часы, минуты, на которые требуется отложить старт данного этапа.
17. «Запретить исполнителю откладывать следующую задачу» — настройка отключает возможность изменять срок задачи.
18. «Оповещение об истечение срока» — позволяет указать количество дней, часов, минут до окончания этапа для получения уведомления системой.
19. Настроим «Контроль выполнения условий на этапе». Данная настройка позволяет произвести несколько манипуляций:
20. Ввести список документов, которые могут быть созданы на данном этапе.
21. Настроить автоматическое напоминание клиенту, исполнителю, ответственному данного этапа в виде смс или эл. почта.
22. Можно проверить выполнение условий.
23. Настроим наш бизнес-процесс.

Согласование:

Моделирование бизнес-процессов | Naked BPM

• статус: «Не согласовано»;
• описание: «Оценка размера скидки, при необходимости отправить не корректировку»;
• исполнитель: «Руководитель подразделения исполнителя»;
• длительность этапа: 1 день;
• создаваемых документов нет.

Корректировка:

• статус: «Не согласовано»;
• описание: «Скорректировать КП согласно замечаниям руководителя»;
• исполнитель: «Автор бизнес-процесса»;
• длительность этапа: 1 день.

Точка «Завершение успех»:

• Статус: «Действителен».

Точка «Завершение неудачно»:

• Статус: «Отменено».

Настройка параметров карты маршрута бизнес‑процесса объекта

1. Переходим на вкладку «Параметры». Обратите внимание: указанные здесь настройки действуют на всю карту маршрута.
2. Проводим необходимые настройки:
3. Настройка гибкости процесса — позволяет завершать бизнес‑процесс на любом этапе досрочно.
4. Разрешена смена текущего этапа — позволяет менять текущий этап, при этом все созданные и невыполненные ранее задачи будут автоматически выполнены.
5. Указывать причину неудачного завершения — позволяет зафиксировать причину неудачного завершения бизнес‑процесса.
6. Редактировать срок выполнения — дает право исполнителю редактировать срок выполнения задачи.
7. Редактировать дату выполнения — дает право исполнителю редактировать дату выполнения задачи.
8. Редактировать исполнителя этапов — дает право редактировать исполнителя этапов.
9. Редактировать сроки выполнения — позволяет ответственному указывать сроки выполнения задач при создании бизнес‑процесса.
10. Динамически рассчитывать сроки выполнения этапов — позволяет, при изменении сроков выполнения задачи, автоматически пересчитывать сроки последующих этапов.
11. Добавлять описание процесса в содержании задачи — постановка задачи будет перенесена в описание задачи.
12. Добавлять историю при содержании задачи — позволяет видеть в содержании задачи всю историю описания и созданные документы.
13. Также в «Дополнительные условия старта» (расширенные настройки) можно изменить условия старта бизнес процесса, если требуется ограничить доступ к нему.
14. Состояние бизнес-процесса можно выбрать из «Действует», «Запланирован», «Отменен». Обратите внимание: бизнес-процесс запускается только если он находится в состоянии «Действует».
15. Записать и закрыть.

Старт и использование бизнес‑процесса объекта для ведения продажи

Процесс объекта запускается в момент создания объекта.

1. Создадим коммерческое предложение по клиенту «Ассоль ООО».
2. Добавим необходимые номенклатуры.
3. Утвердим наш вариант («Операции с вариантами», затем «Утвердить»).
4. Нажимаем «Провести и закрыть».

Программа автоматически запускает бизнес‑процесс по согласованию коммерческого предложения.

1. Первая задача появляется у исполнителя в разделе «Текущие» на вкладке «Мои дела».
2. Исполнитель работает с задачей непосредственно из коммерческого предложения. Он принимает задачу к исполнению, оценивает размер скидки и согласует задачи.
3. В ходе выполнения задач, в коммерческом предложении автоматически меняется статус.

Создание и настройка бизнес‑процесса с использованием созданной маршрутной карты

Что такое бизнес-процессы. Обзор базовых понятий BPM

Бизнес-процессы в организации: что это такое и зачем они нужны

В этом материале разбираемся, что представляют собой бизнес-процессы в организации, как они классифицируются и какие задачи помогают решать.

Что такое бизнес-процессы предприятия

Бизнес-процессы в организации – это цепочки действий внутри компании, которые выстраиваются в соответствии с политикой предприятия и направлены на достижение поставленных целей. Они помогают компании координировать работу сотрудников, эффективно взаимодействовать с клиентами и партнерами, успешно продвигать продукт или бренд.

Хорошо продуманный и отлаженный бизнес-процесс позволяет:

• поддерживать на определенном уровне либо улучшать качество производимой продукции, а также планировать расширение бизнеса или вывод продукции на другие рынки;
• осуществлять разработку стандартов и регламентов работы;
• снизить расходы и ускорить темпы производства;
• эффективно выстроить управление работой отделов организации;
• обнаружить слабые места в рабочих процессах и способствовать их устранению;
• улучшает имидж предприятия и его привлекательность для инвесторов;
• дает возможность обозначить зону ответственности каждого работника и обеспечивает грамотное делегирование задач;
• помогает оптимизации системы контроля;
• позволяют оперативно закрыть основные вакансии и обучить сотрудников;
• мотивируют персонал работать лучше и повышают их вовлеченность.

Бизнес-процессы на предприятии делятся на несколько видов. К основным процессам относятся, например, производство продукта или организация продаж. Выделяют вспомогательные, поддерживающие процессы, такие как управление персоналом, логистические операции, а также техническую поддержку и ведение бухгалтерии. Тактическое, стратегическое и оперативное управление относится, соответственно, к управленческим процессам, а те, которые ориентированы на улучшение деятельности и результатов предприятия, называют процессами совершенствования.

Также бизнес-процессы разделяются по форме: они могут быть внутренними, то есть решающими задачи внутри компании, или внешними, которые нужны для урегулирования отношений с клиентами, партнерами, поставщиками и иными сторонними лицами. Существует также классификация по функции: структурные бизнес-процессы поддерживают и оптимизируют процесс работы, а функциональные используются непосредственно для выполнения текущих задач.

При описании бизнес-процессов указывают следующие характеристики и параметры:

• наименование и цель – это может быть, к примеру, «продажа первой партии нового товара»;
• исполнитель или владелец – лицо, которое владеет ресурсами, управляет процессом и несет ответственность за результат;
• используемые для достижения поставленных целей ресурсы;
• вход – исходное сырье или данные, которые необходимы для старта;
• выход – это результат проделанной работы, например, произведенные товары или оказываемые услуги.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Моделирование бизнес-процессов

Описать бизнес-процесс можно обычным текстом: создать пошаговую инструкцию с подробным указанием регламентов и стандартов выполнения всех задач. Также можно построить таблицу, в строках которой будут прописаны подпроцессы, а в столбцах – исполнители, входы и выходы.

Однако наиболее часто используется графическое описание бизнес-процессов в виде наглядной блок-схемы. Такую визуальную карту бизнес-процесса собирают как конструктор из так называемых нотаций (системы графических элементов, символов и условных обозначений для описания процессов).

Прописать бизнес-процессы в компании целесообразно на этапе создания организации. Также это имеет смысл сделать, если длительно существующий бизнес ощущает нужду в трансформации, например:

• при резком росте объемов производства, когда увеличивается нагрузка на предприятие, происходит найм новых сотрудников, расширяется ассортимент продукции. Если все процессы будут описаны, действия приобретут упорядоченность и будут понятны для новых работников, что повысит эффективность управления;
• при наличии производства, требующего сложных действий, которые состоят из множества этапов. Каждое такое действие должно иметь четкое описание;
• если планируется открытие новых филиалов по франшизе. Описание процессов необходимо, чтобы у партнеров имелись четкие инструкции с полной детализацией процесса работы;
• в процессе оптимизации финансов – для уменьшения расходов на выпуск продукции, выявления лишних трат;
• при подготовке к дальнейшему развитию предприятия, расширению производства.

При описании бизнес-процессов следует соблюдать ряд правил:

1. Прописывайте все действия, которые нужно выполнить для получения нужного результата. Описание должно быть завершенным и содержать ответ на ключевой вопрос.
2. Избегайте лишних деталей, излагайте информацию кратко и лаконично с акцентом на основные моменты.
3. Используйте в описании бизнес-процессов только типовые нотации (стандарты IDEF3, BPMN 2.0, BPMN и другие), которые позволят прочитать и правильно интерпретировать бизнес-процесс любому человеку. Собственные обозначения создавать не стоит.
4. Делайте документ максимально доступным для понимания. Схема не должна быть чересчур запутанной, перегруженной и объемной. Ее должен прочесть и понять, о чем идет речь, любой сотрудник фирмы, не имеющий знаний в области аналитики.
5. Каждый сотрудник, который задействован в данном бизнес-процессе, должен быть указан в описании прямо. Лучше не использовать сноски, которые затрудняют поиск ответственных лиц и сопоставление их имен с задачами.

При моделировании бизнес-процессов важно выполнять последовательности операций строго в установленном порядке – это предотвращает срывы всей цепи событий. Правильно выстроенный бизнес-процесс обеспечит максимально допустимую скорость реализации, поможет найти и исключить дублирующиеся или лишние операции.

Схематическая визуализация наглядно покажет внутреннюю кухню организации, позволит легче находить наиболее уязвимые места, а также увидеть, какие действия затягивают работу во времени. Сотрудники работают намного эффективнее, когда на каждую задачу имеется четкая инструкция и прописанный алгоритм действий, также описание бизнес-процесса позволяет сократить время на адаптацию новых работников.

Анализ бизнес-процессов дает возможность определить слабые стороны и скорректировать работу, благодаря чему можно оптимизировать бизнес-процессы, решить, какие операции следует автоматизировать, дабы использовать время и способности работников более продуктивно.

Например, на одном из предприятий по производству молочной продукции при анализе управления процессами были выявлены следующие проблемы:

• слишком долгая доставка товара до прилавков магазинов, из-за которой продукция доходила до покупателей несвежей, что привело к изменению отношения покупателей к бренду в худшую сторону;
• простой производственного цеха, связанный с задержкой поставок молока.

В результате были сформулированы такие задачи:

• уменьшить сроки доставки товара до 5 ч;
• обеспечить своевременную доставку молока до цехов.

Оптимизация бизнес-процесса позволила принять меры:

• был заменен поставщик молока;
• приобретены дополнительные автомобили и наняты водители, что позволило оперативно отправлять продукцию.

Другой пример. На предприятии по производству деревянной мебели после проведения анализа бизнес-процессов выявились недостатки:

• из жалоб клиентов стало понятно, что сроки поставки слишком большие;
• производственный отдел вынужден был периодически простаивать из-за задержек поставок лакокрасочных материалов.

На основании обнаруженных проблем были поставлены следующие цели:

• организовать поставку лакокрасочных материалов в срок;
• ускорить изготовление и поставку готовой продукции заказчикам до указанных в договоре 10 дней.

В рамках оптимизации были предприняты меры:

• компания заключила договор с другим поставщиком лакокрасочных материалов;
• работников производственного отдела было решено обучить смежным операциям для временного задействования их на других участках на случай возможных простоев по различным причинам.

Источник: timeweb.com