Excel — курс молодого бойца, что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?
Итак, Вам предстоит работать в Excel. Эта программа не нуждается в дополнительной рекламе, практически все офисные работники так или иначе используют ее. Это, прежде всего, экономические расчеты, различные списки, таблицы и графики.
Что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?
Далее расскажем о некоторых базовых возможностях Excel, которые обязательно необходимо знать и применять.
Итак, Excel, это некий «табличный процессор» (такое определение, возможно, несколько устарело, но суть остается та же), который позволяет работать с таблицами (данные в них всегда имеют структуру) состоящими из цифр, текста и других значений.
Основные понятия: книга (собственно, файл Excel), рабочий лист (или просто «лист»), ячейка, диапазон ячеек, формулы, форматы. Для начала нужно иметь представление о некоторых свойствах перечисленных понятий. В рамках этой статьи будет рассмотрена лишь некоторая часть этих свойств.
Excel 10 приемов которые обязательно нужно знать
Наименьший элемент в Excel — это ячейка, в нее можно вносить вручную или копировать цифры и текст (также и другие значения, но числа и текстовая информация — это основной вид данных). Также ячейка может содержать формулы.
Формулы в Excel — мощнейший инструмент в умелых руках. С помощью формул можно производить огромное разнообразие различных подсчетов, вычислений (то есть цифровое значение), также результатом выполнения формулы может быть и текст. Формула всегда начинается со знака = (знак «равно»).
Среди формул по статистике самая востребованная — эта формула суммирования. Получение суммы чисел — наиболее распространенное действие, которое мы делаем в Excel. Поэтому, если знать, как быстро ввести формулу суммы, то это существенно повысить скорость работы.
Прием 1 – быстрый ввод формулы суммы
Шаг 1 – станьте в ячейку ниже суммируемых цифр. Шаг 2 – нажмите одновременно клавиши Alt и =, а потом Enter (Ввод). В результате Вы получите формулу суммы.
Пример: данные находятся в диапазоне B2:B502, становимся в ячейку B503, нажимаем Alt =, нажимаем клавишу «Ввод». После этого в ячейке B503 появится формула =СУММ(B2:B502) и будет произведено суммирование всех чисел из этого диапазона.
Применение приема 1 существенно (в разы) сокращает время ввода формулы для нахождения суммы чисел (в примере специально был показан «длинный» диапазон, для выделения которого нужно потратить определенное время).
Прием 2 – закрепление «шапки»
Культура работы в Excel обязательно подразумевает знание этого приема. Закрепление «шапки» таблицы, чтобы при прокрутке или листании вниз она всегда оставалась сверху – это своего рода правило хорошего тона.
В зависимости от версии Excel меню в котором это делается немного отличается. Рассмотрим на примере Excel 2010.
Шаг 1 – станьте в ячейку на одну строку ниже, чем закрепляемая «шапка» (заголовки). Шаг 2 – главное меню: Вид –Закрепить области – Закрепить верхнюю строку (там есть еще и другие варианты, они работают похоже)
Сумма в excel за 5 секунд
Пример: у нас есть таблица, заголовки которой располагаются в первой строке. Для того, чтобы закрепить строки (заголовки) – становимся в ячейку A2 и идем в меню «Вид –Закрепить области – Закрепить верхнюю строку». После этого, при прокрутке вниз строка 1 всегда будет на виду.
Прием 3 – абсолютная адресация и ее изменение одной клавишей
Чтобы изменить адрес ячейки внутри формулы – нажмите на F4. Первое нажатие приведет к появлению абсолютной ссылки вида $A$1, второе и третье – смешанной (A$1 и $A1), а четвертое нажатие – возвращает к относительному адресу — A1.
Пример: необходимо посчитать структуру продаж по регионам в процентах. В ячейках D2:D10 идут суммы продаж по каждому региону, а в ячейке D11 – общая сумма. Чтобы получить структур в процентах необходимо разделить значение из каждой ячейки (диапазона D2:D10) на общую сумму.
Формула очень простая =D2/D11, но. Если мы захотим растянуть эту формулу вниз, то получим =D3/D12, =D4/D113 и тд. В результате – ошибка. Выход из ситуации – фиксация абсолютного адреса ячейки с общей суммой. Как раз тут нам и пригодится F4.
Шаг 1 – пишем формулу =D2/D11; Шаг 2 – сразу после создания этой формулы – жмем F4 и получаем: =D2/$D$11. Теперь формулу можно смело распространить вниз, ячейка $D$11 уже «закреплена» с помощью абсолютного адреса.
Три описанных приема можно условно считать обязательным минимумом, который позволяет начать работать с Excel более профессионально. На самом деле, конечно, количество таких приемов достаточно велико, а их применение полностью зависит от особенностей чисто Вашей специфики работы в Excel.
Источник: www.topauthor.ru
20 секретов Excel, которые помогут упростить работу
Пользуетесь ли вы Excel? Мы выбрали 20 советов, которые помогут вам узнать его получше и оптимизировать свою работу с ним.
Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.
Выделение всех ячеек одним кликом
Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.
Открытие нескольких файлов одновременно
Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.
Перемещение по файлам Excel
Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.
Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа
Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.
Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.
Диагональная линия в ячейках
Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».
Добавление в таблицу пустых строк или столбцов
Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.
Скоростное копирование и перемещение информации
Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.
Быстрое удаление пустых ячеек
Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.
Расширенный поиск
Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.
Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».
Копирование уникальных записей
Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.
Создание выборки
Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.
Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки
Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.
Транспонирование информации из столбца в строку
Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.
Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.
Как скрывать информацию в Excel
Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.
Объединение текста с помощью «».
Изменение регистра букв
С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.
Внесение информации с нулями в начале
Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».
Ускорение ввода сложных слов
Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.
Больше информации
В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.
Переименование листа с помощью двойного клика
Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.
Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.
Источник: lifehacker.ru
Excel – то, что нужно знать и уметь всем!
Шапка в Excel
Или как закрепить строки и столбцы
В Excel можно зафиксировать «шапку» таблицы с заголовками, чтобы при прокрутке вниз они (заголовки) не смещались, а всегда оставались на виду. В зависимости от версии Excel закрепление строк/столбцов делается по-разному.
Как это сделать Excel 2010 показано на рисунке ниже. Меню: Вид-Закрепить области. При этом необходимо чтобы активная ячейка была на одну ниже и одну правее, чем закрепляемая область.
Зачем нужен доллар ($) в Excel
Или относительная и абсолютная адресация
При вводе формул можно использовать как относительный адрес ячейки (например, A10), так и абсолютный ($A). На что это влияет? При растягивании формулы в случае абсолютной адресации ячейка не смещается. Комбинирование абсолютной, относительной и смешанной адресации дает возможность создавать очень гибкие формулы.
Пример, в котором создается абсолютная ссылка в формуле для того, чтобы посчитать сумму зная цену. Абсолютная ссылка была получена нажатием на F4 в момент ввода формулы.
Сумма чисел за секунду
Или как мгновенно суммировать в Excel
Чтобы за 1 секунду получить сумму чисел нажмите сочетание двух клавиш Alt+= и сразу Enter
Автоматически будет введена формула, которая будет содержать и функцию, и нужный диапазон. При таком способе нет необходимости ни выделять диапазон, ни вводить формулу традиционным способом. Экономия времени налицо!
Важно: необходимо находиться в ячейке непосредственно ниже (или правее), чем суммируемый диапазон. Excel сам определит нужный интервал ячеек.
На анимированном изображении показано как это сделать.
Использование сочетаний клавиш
Или о том, как повысить скорость работы Excel во много раз
Для очень большого количества действий в Excel есть специальное сочетание клавиш.
Наиболее часто используемые:
1) Alt+= — вставка суммы;
2) F4 — в режиме редактирования формулы – изменение абсолютной и относительной адресации, также F4 – это повтор предыдущего действия (если не находимся в режиме редактирования формулы).
3) Ctrl+Shift+1 – присвоение числовому значению формата: два знака после запятой и разделители разрядов (например, число 24152687,73 приобретет такой формат: 24 152 687,73).
4) F2 – редактирование ячейки. Нажатие на F2 позволяет перейти в ячейку и отредактировать ее.
5) Ctrl+Enter — ввод одной и той же информации во много ячеек одновременно.
6) Ctrl+F – окно поиска (и замены). Отличный способ быстро найти нужную информацию на листе и в книге.
7) Ctrl+G – окно перехода. С его помощью можно перейти к любой ячейке (или диапазону) листа или книги. Этот способ может использоваться для быстрой навигации (перемещении) по файлу.
8) Shift+F2 – вставка и редактирование примечания к ячейке (к нескольким ячейкам сразу – диапазону – примечание не добавляется – только к одной).
Массовый ввод данных Ctrl+Enter (подробно)
Или как ввести информацию сразу во все выделенные ячейки.
Это делается в два этапа:
1. Выделяем необходимый диапазон
2. Вводим нужное значение и жмем Ctrl+Enter
После этого введенное значение окажется сразу во всех ячейках этого диапазона. На этом гиф-изображении пример ввода данных в Excel
Как в ячейке начать с новой строки Alt+Enter
При вводе текстовых данных в ячейку можно сделать так, чтобы текст начинался с новой строки в пределах ячейки.
Это можно сделать, если нажать в нужном месте на Alt+Enter и продолжить вводить текст, который уже будет начинаться с новой строки в ячейке.
Формат по образцу
Если какое-либо значение имеет необходимый формат, то точно такой же формат можно применить и к другому, пока еще не отформатированному значению.
Для этого используй инструмент Excel «формат по образцу».
Замена формул значениями
В Excel порой бывает необходимо заменить формулы теми значениями, которые они возвращают. Например, если Вы планируете удалить какое-либо число, которое используется в формуле, то все расчеты обнулятся. Чтобы этого не произошло можно заменить формулы значениями.
Как это сделать?
Смотрите на этой gif-ке: выделяем нужные значения, копируем, отображаем контекстное меню и вставляем значения.
Комментарии
К этой статье пока нет комментариев. Станьте первым! У нас гости не могут комментировать статьи. Пожалуйста авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы прокомментировать.
Интересные статьи по теме
Настройка телефона Fly Мобильные телефоны есть почти у каждого в нашей стране,да и в мире тоже! Телефон — это сложный механизм, к которому нужно относиться бережно и тогда он будет служить долго. Прежде чем начать использов.
DVD-Audio авторинг с помощью DigiOnAudio2 Pro. Часть I Методология DVD-Audio авторинга в программе DigiOnAudio2 Pro. Детально рассмотрена технология создания навигации для DVD-Audio, от инсталляции DigiOnAudio2 Pro до записи проекта на лазерный диск.
Как StarCraft 2 скачать и можно ли в него играть без battle.net? Все ждут и игру StarCraft 2! А что же она из себя представляет? Давайте вместе пробежимся по статье и узнаем много ценной информации как и для поклонников этой игры, так и для игроков всего мира.
Ретро игры-онлайн на игровом портале Коллекция игр от ретро консолей – это игры формата NES(известная как Денди), SMS(Sega Master System) и GBA(GAME BOY ADVANCE). .
Расчет кубатуры круглого леса Облегчить и ускорить расчет кубатуры леса поможет программа кубатурник.
Источник: xn—-7sbabno2abl4a9aggb.xn--p1ai