Бюджетирование в какой программе

Содержание

Деятельность процессов по бюджетированию направлена на оптимизацию расходов и увеличение прибыли. В любой деятельности бюджетирование является важной частью финансовой управленческой деятельности. Главная его задача заключается в согласованности работ по бюджетам организации.

Автоматизация бюджетирования значительно облегчит эти процессы. Осуществляется этот процесс с помощью специальных программ и в последствии облегчают планирование и управление бизнесом.

В результате автоматизации автоматизированная система бюджетирования (АСБ) позволит вам консолидировать все бюджеты компании в одном месте. Кроме бюджетов программные продукты содержат функционал для проведения операций с большим объемом информации, для одновременной работы нескольких сотрудников и для передачи данных их одного блока учета в другой.

Ведение бюджетирования компании

Самым распространенным способом ведения бюджетов безусловно можно назвать Microsoft Excel. Его функционал прост, понятен и вполне способен автоматизировать часть процессов по бюджетированию. Программа позволяет заводить бухгалтерские проводки, получать расчеты, строить прогнозы. Одним из преимуществ можно назвать возможность вводить данные напрямую из текстовых файлов или других информационных систем, которые применяются на предприятии.

Бюджетирование — Основы построения бюджета / Главные ошибки и как их решить!

Но при большом количестве достоинств Microsoft Excel имеет и ряд минусов в своей работе:

Программа позволяет работать с одним файлом лишь одному сотруднику.
Для каждого вида бюджета требуется создавать новый файл. Это часто приводит к путанице или перегрузке серверов.
Человеческий фактор приводит к большому количеству ошибок и несоответствий, т.к. все данные приходится вносить вручную.
Отсутствует защитная функция от исправлений ошибок. Исправить документ может любой пользователь.
Низкая производительность не позволяет работать с большим массивом данных.

Главными преимуществами этого решения остается ее удобство и невысокая стоимость. Поэтому Microsoft Excel так популярен. Для маленьких организаций это вполне подходящий инструмент для работы с бюджетированием. Но более крупным компаниям она не подойдет. Для выполнения сложных и многочисленных задач потребуется специализированная программа.

Далее мы разберемся, в какой момент пора задуматься об автоматизации бюджетировании и перейти на более сложную систему. Причин для внедрения автоматизированной системы множество, но мы рассмотрим некоторые из них:

Прибыль компании становится меньше запланированной, при этом выручка остается на том же уровне. Автоматизация бюджетирования позволит отслеживать факторы, влияющие на прибыль.
Кассовые разрывы возникают все чаще. Благодаря комплексному планированию ресурсов предприятия и системе прогнозных отчетов, руководитель заранее будет знать, где может возникнуть кассовый разрыв и куда нужно приложить усилия, чтобы его избежать.
Возникают сложности при переформатировании отчетов из информационных систем в управленский вид. После автоматизации вы сможете получать данные в любом разрезе, какой будет вам удобен.
Нет понимание об эффективности работы. Вы не знаете, что лучше: планомерно развиваться или привлечь заемный капитал для агрессивного расширения. Расчет БДР в нескольких сценариях позволяет понять, как эффективнее использовать капитал. Система коэффициентов ROA и ROE позволит прозрачно управлять объемами привлекаемых заемных средств.
Большое количество остатков на складах замораживают крупные финансовые ресурсы. Расчет бюджетов позволяет учитывать сезонность. Это позволит снизить запасы, оставляя их на достаточно необходимом уровне. Таким образом финансовые ресурсы освободятся.
Не хватает данных для принятия решений по отсрочке для покупателей или поставщиков. Расчет БДР в разных сценариях рассрочек с учетом стоимости привлечённых средств для покрытия рассрочки покупателям позволит оценить эффективность использования дебиторской и кредиторской задолженности

Как происходит автоматизация бюджетирования?

В среднем процесс автоматизации процессов по бюджетированию занимает около трех месяцев и делится на несколько этапов. Рассмотрим их по порядку.

Этап 1. Аудит текущих бизнес-процессов

Проводится с целью получения полного отчета с предложениями по улучшению системы бюджетирования. Это позволяет выявить узкие места в текущей деятельности и продемонстрирует возможности, которые получит предприятие в результате автоматизации.

Этап 2. Согласование предложений

На этом этапе производится презентация результатов первого этапа и согласовываются все предложенные варианты для дальнейшего развития будущей модели бюджетирования в рамках функционала выбранной информационной системы.

Этап 3. Разработка плана автоматизации и подготовка альбома бюджетных форм

По прошествии двух первых этапов создается план перехода на новую модель бюджетирования с описанием результатов, которые получит предприятие по итогам каждого этапа автоматизации.

Этап 4. Настройка бюджетов и контрольных форм в информационной системе

Разработанные на предыдущем этапе показатели для контроля план-факта деятельности предприятия разработаны оформляются в виде экранных форм в системе.

Этап 5. Настройка бюджетного процесса и обучение пользователей

В завершении производится настройка механизма ввода бюджетов, контроля бюджетного процесса и получения необходимой информации. После чего можно обучать пользователей работе с новой бюджетной системой.

Автоматизация бюджетирования с помощью БИТ.Финанс

Выбор программного обеспечения – важный этап на пути к автоматизации бюджетирования. При выборе важно учесть огромное количество факторов. В первую очередь вы должны понимать, что ваш коллектив готов к нововведениям. Необходимо донести до сотрудников, что информационная система – это инструмент, которое поможет облегчить работу и разгрузить его.

Руководитель в конечном итоге должен иметь четкое понимание, достаточно ли для компании установленной комплексной системы автоматизации, или необходимо внедрять также отдельные ее модули, обязательно встанет перед руководителем.

Прежде чем начать выбирать систему бюджетированию нужно убедиться, что компания прошла этап проектирования. Это значит, что вам должно быть известно точно, что конкретно должна в себя включать данная программа. Если деятельность компании не является стандартной, она подвижна и может менять направления, то и автоматизация бюджетирования должна строиться на основании такой же гибкой и модифицированной программы. Значит, встает выбор перед специализированной программой для бюджетирования и комплексным программным обеспечением.

Основные критерии, которым должна отвечать программа для автоматизации бюджетирования:

формирование любых видов бюджета в короткие сроки;
создание общей системы платежей в компаниях, имеющих сложную структуру;
постоянный план-фактный анализ деятельности компании;
автоматическое контролирование всех расходов и платежей компании, с учетом лимитирования;
контроль над сроками исполнения документов, а также за правильностью их согласования и подписания.

Далее мы более подробно рассмотрим автоматизацию бюджетирования на примере информационной системы БИТ.Финанс.

Информационная система БИТ.Финанс разработана для работы с бюджетированием. Программа позволяет финансовое положение компании, повышает обоснованность принимаемых решений, и в конечном итоге влияет на успех Вашего Бизнеса.

Настройка бюджетных моделей
Бюджетное планирование
Планирование зависимых статей оборотов
Распределение бюджета
Планирование и контроль затрат
Ведение бюджетирование в разрезе организаций
Формирование произвольных отчетов

БИТ.ФИНАНС

Автоматизация бюджетирования предприятия

Минимизация кассового разрыва;
Контроль бюджета вашей организации (БДДС, БДР, ББЛ);
План-фактный анализ по всем видам бюджетов;
Автоматизация контроля платежей по бюджетам.

Что дает автоматизация бюджетирования с БИТ.Финанс?

Формирует сценарии планирования, прогнозирования (финансового состояния, ресурсов, доходов и затрат)

В системе БИТ.Финанс для формирования разных вариантов бюджетов используется справочник «Сценарии бюджетирования». Он позволяет хранить в системе бюджеты с разной периодичностью планирования, а также несколько версий одного и того же бюджета на один период (оптимистический, пессимистический и т.п.)

Формирует мультивалютные бюджеты

Подсистема «Бюджетирование» в БИТ.Финанс отражает все операции в четырех валютах:

валюте регламентированного учета;
валюте управленческого учета;
валюте сценария;
валюте документа (валюте операции).

В отчетах можно выводить валюту, в которой вносились данные и сумму в валюте документа. Это позволяет формировать мультивалютные бюджеты, выбирая в каждом документе свою валюту ввода плановых данных. При использовании прогнозных курсов сценария в документе происходит пересчет в валюту регламентированного учета и другие используемые валюты согласно прогнозным курсам.

Формирование корректировки и актуализация бюджета

Документы «Корректировка бюджета» и «Актуализация бюджета» позволяют внести изменения, с целью исправления ошибки и с целью актуализации после получения фактических данных.

БИТ.Финанс позволяет вести гибкую аналитическую отчетность

Гибкие, наглядные отчеты позволяют анализировать данные во всех имеющихся разрезах с детализацией сведений до уровня первичной документации. В отчетах можно произвольно группировать строки и колонки, менять настройки в пользовательском режиме, расшифровывать данные по любой аналитике, реквизитам справочников, регистратору, произвольные отборы и сортировка.

Какие задачи выполняет БИТ.Финанс?

С помощью информационной системы БИТ.Финанс организация сможет решать следующие задачи:

формирование всех видов бюджетов: функциональных, операционных, вспомогательных, мастер-бюджетов;
планирование по бизнес-драйверам;
планирование от достигнутого;
многосценарное планирование;
использование до 17 аналитических разрезов;
распределение ответственности за финансовые показатели;
контроль и управление процессом подготовки бюджетов и управленческой отчетности;
инструменты для сопоставления аналитик регламентированного и управленческого учета;
инструменты для оперативного сбора фактических данных;
инструменты для загрузки данных из внешних систем;
подготовка данных для оценки эффективности деятельности ЦФО различных уровней.

В системе реализован механизм бизнес-процессов, который позволяет «переложить» на информационную систему регламент бюджетирования любой компании или холдинга — от ввода плановых данных до формирования консолидированной отчетности.

Плюсы внедрения автоматизации бюджетирования

Практически каждая информационная система автоматизации бюджетирования легко интегрируется с другими системами для ведения учета в вашей организации. Автоматизация бюджетирования не требует изменения кода программы – это безусловно облегчает и ускоряет процесс ее внедрения.

Процесс автоматизации управленческого учета и бюджетирования осуществляется путем гибких настроек системы. В этом случае автоматизация системы бюджетирования на предприятии позволяет вам получить модель бюджетного управления, ориентированную именно на ваш бизнес. Такая автоматизация бюджетирования проводится в соответствии с потребностями именно вашей компании.

Благодаря грамотно настроенной схеме вы легко сможете:

Собирать и анализировать данные мастер-бюджетов (БДДС, БДР, ББЛ) предприятий;
Получать фактические данных по бюджетам;
Повысить качество контроля за исполнением бюджетов;
Формировать отчетность, необходимую для анализа и принятия управленческих решений;
Интегрировать подразделения в общую информационную модель в качестве участников;
Снизить трудоемкость и сроков.

Преимущества автоматизированной системы бюджетирования:

Гибкость и умение учитывать большое количество данных.
Наглядная отчетность. Любую цифру можно детализировать до конкретных накладных и платежек.
Удобная настройка под специфику конкретного бизнеса.
Простой импорт данных из учетных систем.
Штат опытных консультантов, способных помочь построить управленческий учет.
Наличие готовых «кейсов» по постановке управленческого учета в Вашей отрасли.

Последствия внедрения автоматизации бюджетирования

Чтобы оценить, насколько эффективно прошло внедрение автоматизированной системы нужно создать модель бюджета на основании данных, которые использовались для создания бюджета традиционными методами (до внедрения). Составляя модель бюджета в программе, вы сможете оценить все ее преимущества, в сравнении с тем, как вы делали это вручную.

Выявление в результате сравнения двух бюджетов точных соответствий данных, а также расхождений в пользу использования автоматизированной системы повышают доверие к бюджетным данным, полученных автоматизированным способом и делают переход к автоматизированной модели бюджета безболезненным для специалистов всех управленческих уровней.

Стоит отметить, среди прочих преимуществ информационная система БИТ.Финанс имеет уникальную возможность интеграции с мессенджером Telegram. Эта функция анонсирована разработчиками не так давно, но уже успела зарекомендовать себя как удобную и полезную фишку. Вся актуальная информация по компании теперь доступна из любой точки планеты.

Реализацию взаимодействия БИТ.Финанс с ботами Telegram можно разделить на несколько категорий:

Отправка оповещений из системы в Telegram, без обратной связи;
Получение данных из системы в боте Telegram по запросу пользователя;
Визирование из бота Telegram;
Оповещения в Telegram по доступным визам без настройки подсистемы «Оповещения».

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Бюджетирование в «1С»: как это работает и как внедрить в компании

Благодарим за проявленный интерес. Ссылка на статью отправлена на указанную почту.

Любой директор, руководитель финансовой службы как небольшого, так и крупного предприятия, анализирует доходы и расходы, подсчитывает остатки денежных средств, оценивает возможность определенных затрат и принимает решение о целесообразности расходов. Все это – элементы бюджетирования.

Бюджетирование — процесс составления и принятия бюджетов, а также последующий контроль за их исполнением. Является одним из составляющих системы финансового управления и планирования, необходим для оптимального распределения ресурсов компании.

Из материала вы узнаете, как работает бюджетирование в «1С». Подробно расскажем, как внедрить эту систему в вашей компании, на что стоит обратить внимание и какие детали учесть.

Какие задачи решает бюджетирование в компании?
Какие программы «1С» включают блок «Бюджетирование»?
Как работает бюджетирование в «1С»?
Как внедрить блок «Бюджетирование» в компании:

Первый этап внедрения
Второй этап
Третий этап
Заключительный этап

Какие задачи решает бюджетирование в компании?

Финансы можно без преувеличения назвать основой жизнедеятельности любой компании. Фактические финансовые потоки очевидны и даже управляемы до определенного размера бизнеса. Однако с определенного момента простого управления оперативным фактическим движением денежных средств становится недостаточно. Без планирования на будущие периоды возникает риск кассовых разрывов, перерасходов, минимизации финансового результата.

Финансовое планирование или иначе бюджетирование чаще всего ведется на предприятиях с помощью разработанной системы бюджетов, за счет планирования финансовых показателей на разных уровнях.

Бюджетирование позволяет решить следующие задачи предприятия:

установка плановых (целевых) финансовых показателей компании;
сравнение и оценка финансовых показателей с фактическими данными предприятия;
контроль за финансово-экономическим состоянием компании;
повышение финансовой устойчивости как предприятия в целом (на уровне агрегированных бюджетов), так и отдельных его структурных подразделений (на уровне локальных бюджетов);
нивелирование рисков дефицита бюджета компании.

Какие программы «1С» включают блок «Бюджетирование»?

Решения «1С:ERP»и «1С:Комплексная автоматизация» включают блок «Бюджетирование». Функционал обеих конфигураций практически идентичен.

«1С:ERP Управление предприятием 2» – флагманское решение «1С» для комплексной автоматизации среднего и крупного производства. Программа особенно актуальна для многопрофильных предприятий, с технически сложным производством и числом рабочих мест более десяти тысяч.

В «1С:ERP» вы сможете оценивать эффективность бизнес-моделей, анализировать финансовые перспективы и результаты деятельности предприятия. С помощью блока «Бюджетирование» решается одна из основных управленческих задач – комплексная оценка эффективности бизнес-моделей.

«1С:Комплексная автоматизация» – объединяет все учетные процессы в рамках одной информационной системы для большего удобства и эффективности работы. Решение позволяет организовать единую информационную систему, охватывающую основные управленческие задачи и учет.

В «1С:КА» бюджетные отчеты собираются как конструктор из статей бюджетов с указанными правилами получения фактических данных и с детализацией по аналитикам.

Как работает бюджетирование в «1С»

Блок «Бюджетирование» интегрирован в «1С», однако данные, фиксируемые первичными документами других блоков, не отражаются в системе по умолчанию. То, какие данные и каких образом будут попадать в подсистему, определяется гибкими настройками в пользовательском режиме программы «1С».

Единственное, на что следует обратить внимание при разработке пакета бюджетных форм – это довольно жесткая привязка данных компании к периодичности. Например, если отчет по оборотам склада предприятия можно построить в «1С» за произвольный период: с любого числа месяца по любое число месяца, то отчет бюджетирования будет четко привязан к периодичности сценария, в рамках которого формируется бюджетная форма. Если заданная периодичность – месяц, отчет можно построить только с первого по последнее число месяца.

Как внедрить блок «Бюджетирование» в компании?

Внедрение блока «Бюджетирование» в компании можно проводить как самостоятельно (например, для формирования плана), так и в связке с данными системы «1С».

Перед началом внедрения рекомендуем:

продумать, какие формы бюджетов необходимо получить, с какой периодичностью, с какой детализацией и аналитикой;
оценить необходимость построения плановых данных по разным сценариям;
для получения полной и исчерпывающей информации целесообразно провести обследование функции бюджетирования так же, как и для внедрения других блоков.

Процесс внедрения подсистемы «1С» не представляет особой сложности, требует лишь аккуратности и понимания последовательности действий.

Выделим четыре ключевых этапа внедрения:

настройка подсистемы бюджетов и внесение данных аналитики, составляющих статей и показателей отчетов;
разработка форм бюджетов;
настройка получения данных из смежных подсистем;
регламентация действия пользователей подсистемы.

Первый этап внедрения

На первом этапе необходимо:

определить и внести в систему «1С» модели, сценарии, аналитику, статьи и показатели бюджетов;
настроить их взаимосвязь (при наличии);
внести используемые нефинансовые показатели.

Все указанные данные могут дополняться и в процессе работы, однако для старта формирования бюджетных форм необходимо хотя бы минимальное наличие этой информации.

Модель бюджетирования является базовой аналитикой (рис.1). Модель может быть одна, а может быть сразу несколько. Каждая бюджетная форма (вид бюджета) может принадлежать только к одной модели бюджетирования. Таким образом, модель бюджетирования по сути является разделителем пакетов бюджетных форм.

Модель также определяет, будут ли бюджеты строиться в разрезе организаций и подразделений. То есть, бюджетные формы, принадлежащие модели с признаками учета по подразделениям, автоматически будут иметь такую аналитику при вводе и выводе информации. Также в рамках бюджетной модели устанавливается необходимость согласования бюджетов предприятия.

Рис.1. Модели бюджетирования в продуктах 1с

Сценарий является второй основополагающей аналитикой (рис.2). Их также может быть несколько. Для каждого могут быть установлены своя валюта и свои прогнозные курсы. Прямой связи с моделью бюджетирования сценарий не имеет. Значит, может быть использован для любой формы бюджетов вне зависимости от модели, в рамках которой форма создана.

Сценарий служит, по сути, разделителем вводимых и хранимым в подсистеме «1С» плановых данных. То есть, в рамках одной бюджетной формы, например, «Отчет о прибыли и убытках», план на один и тот же период может быть заведен несколько раз – по разным сценариям. Таким образом, при построении одного и того же бюджета, выбирая разные сценарии, можно получить разные наборы данных. Что может быть полезно, например, при необходимости просчитать будущую финансовую картину предприятия при разных показателях курса валюты.

Примечательно, что сам сценарий не является хранителем периодичности. Фактические данные, получаемые из других подсистем, формально также имеют «свой» предопределенный сценарий, который так и называется – «Фактические данные».

Рис.2. Сценарии бюджетирования в продуктах 1с

Затем следует внести необходимые статьи и показатели – это те самые «кирпичики», из которых впоследствии могут составляться формы бюджетных отчетов. Ограничения на использование статей и показателей нет. Одна заведенная статья или показатель могут быть использованы в неограниченном количестве бюджетов впоследствии.

Статьи и показатели в «1С» имеют по шесть аналитических разрезов (рис.3). Заполнение их не является обязательным. Для статьи или показателя определяется тот набор аналитик, который позволяет хранить и получать информацию с нужным уровнем детализации.

Рис.3. Статьи бюджетов в решениях 1с

Здесь важно отметить, что несмотря на «знакомые» названия аналитических разрезов, они не являются аналитическими разрезами остальных смежных подсистем компании. Каждый вид аналитики устанавливается в соответствии с каким-либо видом аналитики систем за рамками блока «Бюджетирование». Сопоставление доступно пользователю, можно досаточно гибко настроить необходимые соответствия (рис.4).

Рис.4. Аналитика статей бюджетов в решениях 1с

Статьи представляют собой оборотные сущности, показатели – остаточные. Так, к примеру, БДР будет состоять из статей, а «Прогнозный баланс» – из показателей. По сути, статьи являются неким аналогом, к примеру, статей движения денежных средств, а показатели – аналог счетов. Зависимость статей и показателей может быть определена пользователем.

Например, любая продажа (приход выручки) бизнеса может быть отражена по статье «Продажи» в программе единой суммой. Однако, по сути, может затрагивать, как минимум, два показателя: это задолженность (либо ее погашение) и остаток денежных средств. Статья «Закупки» «начислит» задолженность и «прибавит» товары на складе или услуги на балансе.

«1С-Архитектор бизнеса» имеет большой практический опыт и владеет отлаженной методологией внедрения подсистем бюджетирования в «1С:ERP» и «1С:КА». Мы поможем вам сократить время на запуск и освоение процессов, избежать ошибок в работе предприятия. В рейтинге фирмы «1С» среди Центров компетенции по ERP наша компания занимает третье место.

При наличии настроенных зависимостей движения по зависимым показателям ведутся автоматически при движении по влияющей статье. Зависимости в «1С» можно устанавливать по виду прихода или расхода, также можно применять необходимые коэффициенты (рис.5).

Рис.5. Связи показателей бюджетов в решениях «1С»

Нефинансовые показатели представляют собой любые величины, необходимые для процессов справочного указания в отчетных формах, а также для применения в расчетах. Это могут быть: проценты, курсы, доли, дни и другие численные константы.

Второй этап

Второй этап внедрения – разработка бюджетных форм или «Видов бюджетов» предприятия (рис.6). Их может быть неограниченное количество. Каждый вид бюджета, как уже описывалось выше, может принадлежать лишь к одной модели бюджетирования.

Важный момент: вид бюджета компании может использоваться или для ввода плана, или для процессов план-фактного анализа (вывода в том числе и фактических данных). Это момент принципиальный и определяет дальнейшие документы и действия с настроенным видом бюджета решения «1С».

Рис.6. Вид бюджета компании в «1С»

Сама форма (таблица) бюджета настраивается в виде конструктора таблицы с помощью выбора и добавления необходимых строк, колонок, аналитик и так далее (рис.7). Тут же задается оформление. Определяется многотабличность формы (присутствие в рамках одного бюджета нескольких таблиц).

Рис.7. План продаж программы «1С»

Формы программы могут быть самые разные. Все зависит от организации процессов бюджетирования на предприятии, от поставленных задач, от необходимых расшифровочных отчетов или же от фактического разделения зон ответственности бизнеса. Формы могут создаваться для отдельных подразделений. После данные из них собираются в общий агрегированный бюджет. В рамках подсистемы бюджетирования можно строить различные формы бюджета: закупок, продаж, платежей, доходов и расходов, движения денежных средств, прогнозный баланс и другие.

Пример таблицы для прогнозного баланса с получаемой формой представлен ниже (рис.8,9).

Рис.8. Прогнозный баланс в «1С:ERP» и «1С:КА»

Рис.9. Прогнозный баланс в «1С:ERP» и «1С:КА»

Третий этап

Важной функцией бюджетирования является план-фактный анализ. Можно сказать даже больше: полноценные план-фактный анализ по произвольным (в рамках системы) показателям, возможет только в подсистеме бюджетирования. Для проведения план-фактного анализа в системе должны присутствовать два типа данных: плановые данные и фактические. Поэтому вопрос получения фактических данных из смежных подсистем «1С» очень важен.

Принцип получения факта прост:

каждый тип фактических данных получается путем отдельного источника данных. Источников может быть неограниченное количество;
источник данных привязывается к статье и/или показателю. Таким образом, обеспечивается по данной статье и/или показателю наличие факта;
источников для статьи и/или показателя может быть несколько. По умолчанию все поступаемые по статье фактические данные, по всем указанным для нее источникам, суммируются;
суммирование можно корректировать коэффициентами (рис.10).

Заключительный этап

Заключающим этапом является регламентация действий и налаживание работы пользователей в рамках блока бюджетирования. Здесь очень важно определить зоны ответственности, а также дать четкие инструкции. Как показывает практика, в особенности на предприятиях с агрегированной системой бюджетных форм, незаполнение или несвоевременное заполнения хотя бы одного показателя может привести с некорректным и искаженным данным сводных отчетных форм.

Для пользователей важно определить, кто и на каком этапе вводит плановые данные (документом «Экземпляр бюджета»), с использованием каких сценариев и моделей бюджетирования, с использованием каких видов бюджетов. Необходимо регламентировать действия пользователей всех смежных подсистем по своевременному и последовательному вводу информации для получения актуальных фактических данных и, соответственно, актуального план-факторного анализа (с использованием бюджетных отчетов).

Все описанные выше этапы укладываются в классическую методологию реализации проектов. Методология является предпочтительной, так как именно проектный подход дает максимальный результат в минимальные сроки.

Если вопрос внедрения блока «Бюджетирование» для вас сейчас актуален, обращайтесь в нашу компанию. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» ответят на все интересующие вопросы.

Итоги

Без планирования бюджетов на будущие периоды возникает риск кассовых разрывов, перерасходов, минимизации финансового результата.

Бюджетирование в «1С» представляет собой конструктор, позволяющий пользователям строить практически любые виды бюджетов, наполняя их нужными статьями, уточняя их до уровня необходимой аналитики. Процесс внедрения подсистемы «1С» не представляет особой сложности, требует лишь аккуратности и понимания последовательности действий.

Надеемся, что наша статья помогла вам разобраться в вопросе. Если требуется дополнительная консультация – обращайтесь к нам любым удобным способом.

Источник: www.1ab.ru

Системы бюджетирования и планирования

До автоматизации:
Составление бюджета в Excel происходит как “подвиг” долгими зимними вечерами. Вёрстка и балансировка бюджетов требует много ручной рутинной работы (высокая трудоёмкость).

Исключите технические ошибок пользователей, искажающие бюджеты

До автоматизации:
Ошибки пользователей и технические ошибки в формах бюджетов периодически приводят к существенному искажению планируемых показателей и недоверию топ-менеджеров. В одном из реальных “кейсов” сумма ошибок в бюджете компании равнялась стоимости строительства школы для города.

После внедрения системы:
Алгоритмы расчётов в системе проверены и защищены от изменения конечными пользователями (пользователи не сломают формулы).
Однократный ввод данных и структура модели исключают технические ошибки пользователей и обеспечивают целостность (непротиворечивость) рассчитываемых показателей. Возможность быстро и любое количество раз пересчитать модель бюджетов «от и до» позволяет исправить содержательные ошибки и увеличить точность и релевантность сделанных бюджетов.

Не придется контролировать вручную и напоминать подчиненным своевременно заполнить таблицы

До автоматизации:

Динамо и задержки в предоставлении пользователями данных для бюджетов. Регламент бюджетирования контролируется «вручную» или по электронной почте. Надо писать письма и обзванивать пользователей с напоминанием “заполнить таблицы”.

После внедрения системы:

Автоматизированные регламенты бюджетирования встроены в модель. Система автоматически отследит приближение сроков сдачи бюджетов и разошлёт пользователям напоминания согласно установленному регламенту. Аудит в системе позволяет проконтролировать – когда именно и какие данные пользователи внесли в систему.

Сможете чётко разграничить доступ пользователей и обеспечить одновременную многопользовательскую работу с бюджетами

До автоматизации:

Пользователи мешают друг другу при одновременной работе с электронными таблицами. Пользователи видят данные других пользователей при получении доступа к листу в электронной таблице

После внедрения системы:

Права пользователей чётко разграничены вплоть до уровня отдельных строк бюджета — каждый видит только то, что ему нужно для работы. Одновременно только один пользователь может вносить данные в выбранную часть формы бюджета (или строку). Права пользователей (доступ, возможность редактирования) динамически меняются в ходе бюджетного процесса.

Обеспечите необходимую глубину и степень детализации бюджетов без драматического роста трудоемкости

До автоматизации:
Пользователи меняют исходные данные после отправки форм бюджета. Нет простой возможности запретить изменение отправленных на согласование данных

После внедрения системы:
Права доступа пользователей автоматически меняются согласно настроенному регламенту. Можно установить запрет на изменение данных после отправки бюджета на согласование. Действия пользователей “логируются”.

Обеспечите необходимую глубину и степень детализации бюджетов без драматического роста трудоемкости

До автоматизации:
Недостаточная детализация бюджетов. Увеличению детализации мешают ограничения “двумерных” электронных таблиц, громоздкость формул, связывающих формы, и трудоёмкость их поддержки и изменения.

После внедрения системы:
Вы задаёте необходимую вам глубину детализации бюджетов в многомерных OLAP-кубах или транзакционных “списочных формах”. По мере необходимости вы можете “декомпозировать”, достраивать бюджетную модель “вниз” или “вверх” до любого уровня детализации.

Обеспечите качество данных за счет предварительного автоматического контроля вводимых пользователями данных

До автоматизации:
Некачественные данные от пользователей. Необходимость “вручную” контролировать присланные пользователями данные на соответствие нормам (например, лимитам по статьям)

После внедрения:
Система автоматически отследит соответствие данных пользователя установленным нормам (лимитам, целевым показателям, допустимым диапазонам и отклонениям) и не даст пользователю отправить не соответствующие данные.

Сможете быстро, без ошибок и трудоемких переделок дополнять, развивать и менять модель бюджетирования.

До автоматизации:
Трудоёмко менять модель. Просьба руководства добавить новый сценарий, аналитику, новый бюджет – ещё один повод для “заночевать на работе”.

После внедрения системы:
Ваш экономист за несколько минут добавит необходимую аналитику или сценарий в существующую модель бюджетирования, использую “программу-конструктор”. Система сохранит ранее введённые данные и с минимальной трудоемкостью адаптирует алгоритмы расчётов бюджетов.

Избежите превращения бюджетной модели в «черный ящик» в случае увольнения сотрудников, разрабатывающих модель.

До автоматизации:
Никто не может разобраться в электронных таблицах после увольнения сотрудника, создававшего формы бюджетов. Система бюджетирования превратилась в “чёрный ящик”.

После внедрения системы:
Структура и логика модели легко контролируется с помощью встроенных “визуальных” элементов системы (списки операций, формулы, связи между бюджетными формами, дрилл по формулам и по связям). Новые сотрудники сами, или с помощью наших консультантов, разберутся в модели.

Сможете гарантированно внедрить и запустить автоматизированную систему бюджетирования в предсказуемый срок.

При подготовке к автоматизации:
Свои сотрудники загружены “выше крыши”, совершенно нет времени разбираться в настройках программ для бюджетирования.

Процесс внедрения и запуска системы:
Закажите “внедрение под ключ” – и получите готовое решение, а также помощь при запуске в промышленную эксплуатацию и сопровождении системы.

Сможете гибко управлять стоимостью внедрения и уложиться в выделенный бюджет проекта.

Планируете автоматизацию:
Мало денег на внедрение силами “сторонних консультантов”.

В ходе внедрения системы:
Обучите ваших ключевых сотрудников самостоятельно настраивать бюджеты в программе-конструкторе.

Внедрите «лучшие практики» бюджетирования, уйдя от негибких и устаревших подходов и методик.

До автоматизации:
Не уверены, что используете лучшие алгоритмы и методики бюджетирования для вашей отрасли и специфики бизнеса. Вынуждены «тянуть» в используемой модели бюджетирования устаревшие алгоритмы, ограниченные «двумерностью» и производительностью электронных таблиц.

После внедрения системы:
В ходе внедрения новой системы проведён аудит существующих алгоритмов; в модель включены “лучшие практики”, соответствующие вашей отраслевой специфике.

Переключите фокус внимания с рутинных операций на содержательную работу над качеством бюджетов.

До автоматизации:
Рабочее время в основном уходит на выполнение рутинных операций и “технический” контроль бюджетных форм.

После внедрения системы:
Появилось время на содержательный анализ показателей, “игру” с бюджетами и осознанное управление эффективностью бизнеса.

Сформулируйте вашу проблему при составлении бюджетов предприятия

До автоматизации:
Грусть-печаль

Источник: softprom.ru