Бухгалтерские программы что это

Изначально автоматизация предприятий в России на базе тиражируемых решений началась именно с развития систем бухгалтерского учета. Этому способствовало образование и развитие в первой половине 90-х годов большого количества коммерческих структур, остро нуждавшихся в постановке и ведении бухгалтерского учета.

Зачем нужно автоматизировать бухгалтерию?

Бухгалтерский учет — прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров. Бухгалтерский учет обеспечивает регистрацию, сохранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях частой смены нормативных актов государства и местных органов власти, регулирующих правила бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения предприятий, профессия бухгалтера становится все более престижной, а ее роль в управлении предприятием — ключевой.

Сложность ведения бухгалтерского учета в современной России вынуждает бухгалтера постоянно совершенствовать свою квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к уже действующим законам и учитывать их в своей практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, и, с другой стороны, формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.

Лучшие программы для ведения бухгалтерии! / Всё, что нужно для работы бухгалтером

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях является важной составной частью всей системы информационного обеспечения офисной деятельности. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом чисел из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту проблемы автоматизации бухгалтерской деятельности, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека решение получить не так-то легко. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

10 глупых вопросов БУХГАЛТЕРУ

Развитие систем бухгалтерского учета

Российские коммерческие бухгалтерские системы в своем развитии прошли несколько этапов. Первое поколение систем (1988-1991 годы) характеризуется функциональной примитивностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России. Эти системы изготавливались в расчете на большой тираж при весьма низкой стоимости копии программы и были предназначены для эксплуатации в виде АРМов на автономных компьютерах.

Второе поколение систем (1992-1994 годы) характеризуется большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Среди них впервые появились системы, сочетающие в себе ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. Системы второго поколения были предназначены для эксплуатации в локальных сетях или автономно. На этом этапе преобладали универсальные тиражируемые системы, хотя уже стали появляться программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов например, системы для автоматизации торговых предприятий.

Третье поколение бухгалтерских систем (1995-1996 годы) отличает комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы уже являются интегрированными и служат для полной автоматизации деятельности предприятий. Многие из таких систем имеют версии, работающие под Windows, и практически все они могут работать в сети. Бухгалтерские комплексы третьего поколения, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (промышленного предприятия, банка, торговой или страховой фирмы).

Четвертое (современное) поколение — это бухгалтерские системы (а по своей сути уже комплексные корпоративные системы или КИСы), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями, предполагающими поставку вместе с программными средствами методики организации производства и консалтинговых услуг. Таким образом, в сфере методологии разработки систем для автоматизации бухгалтерии практически завершен переход от тиражируемых систем, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти индивидуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика. Тем не менее в эксплуатации на российских предприятиях до сих пор имеются бухгалтерские системы всех четырех поколений.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время. При этом система должна уметь легко изменять эти нормативы по запросу пользователя. Важно, чтобы результаты расчетов обязательно проверялись на правильность с помощью специальных надежных методов и одновременно заносились во все документы и таблицы, в которых эти результаты представлены.

В любой бухгалтерской системе необходим генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей. Что еще здесь важно? Конечно же, возможность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах — матричных, струйных или лазерных принтерах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.

Еще одна важная деталь. Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

Функциональность систем бухгалтерского учета

• безошибочно производить арифметические расчеты;
• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;
• осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;
• производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;
• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для того, чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии, БД могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Автоматизация торговли

Российская торговля за десять лет прошла огромный путь от стихийных рынков, ларьков и лотков до сравнимых по классу с европейскими бутиков и супермаркетов. Сегодня в стране представлены практически все типы торгующих организаций — от ГУМа до мелких магазинчиков. Недаром торговцев всегда и везде считали людьми зажиточными. Россия — не исключение, и именно торговые структуры наряду с банками, страховыми компаниями, коммерческими фирмами составляют костяк клиентов, приобретающих программные продукты для бизнеса.

В последние два-три года в России активно развивается новое направление автоматизации предприятий — системы для оптовой и розничной торговли. Эти системы не только полностью обеспечивают автоматизацию чисто бухгалтерских проблем, но и помогают осуществить оперативное управление деятельностью торговой организации, использовать в рамках единого информационного пространства разнообразное торговое оборудование, обеспечить учет и контроль на удаленных складах и в обособленных филиалах крупных магазинов и оптовых баз. Сегодня уже можно говорить о сложившейся особой, отличной от традиционных бухгалтерских комплексов, сфере информатизации — автоматизированных торговых системах.

Тем не менее многие российские фирмы-разработчики, специализирующиеся на разработке универсальных бухгалтерских систем и тиражно-заказных программных комплексов для предприятий всех видов деятельности, активно предлагают свою продукцию торговым организациям, выдавая ее за специализированные программные комплексы. По данным наших исследований, более половины российских разработчиков программ для бизнеса указывают в своей номенклатуре торговые системы. При сложившемся положении клиентам — магазинам и оптовым базам — порой непросто бывает ориентироваться в своеобразном базаре программных продуктов. На самом деле хорошо продуманных, технологически грамотных и широко апробированных систем в России пока не так уж много.

Бухгалтерские и торговые системы: почувствуйте разницу

Программы и системы, предназначенные для автоматизации торговли, отличаются от бухгалтерских программных комплексов весьма существенно. Рассмотрим основные отличия.

Бухгалтерия обеспечивает в первую очередь учет финансовой деятельности предприятия, поэтому задача бухгалтерской системы обычно ограничивается фиксацией совершенных хозяйственных операций, оформлением первичных документов, формированием необходимых бухгалтерских проводок с последующими расчетами итогов и формированием различных ведомостей и отчетов. В отличие от бухгалтерских комплексов одним из основных назначений торговых систем является торговый учет, в котором большую роль играет непосредственная выписка документов. От того, насколько этот процесс автоматизирован и удобен, существенно зависит эффективность работы продавцов и менеджеров магазина.

В бухгалтерском учете операции фиксируются обычно не в момент совершения действий, а с некоторым опозданием. Бухгалтерские программы ориентированы соответственно в основном на работу с определенными отчетными периодами (день, месяц, квартал, год). Напротив, торговые системы предназначены непосредственно для оперативного учета, т.е. идет работа в реальном времени. Это значит, что время обработки документов и последовательность их обработки крайне важны для торговой организации. Если не учитывать фактор времени, то достаточно сложно контролировать текущее состояние наличия товаров, взаиморасчеты и другие процессы.

Бухгалтерский учет ведется в категориях плана счетов, утвержденного соответствующими правительственными органами. Однако, для торговых организаций на первое место с позиций менеджмента выходят оперативный учет и анализ движения товарных и денежных средств, которые, в отличие от бухгалтерии, должны вестись не в категориях счетов и субсчетов, а в тех категориях, которыми собственно оперирует торговая организация: товары, склады, контрагенты, тара, заказы и т.д.

Системы, предназначенные для автоматизации торговли, существенно отличаются от бухгалтерских систем по кругу пользователей. Если бухгалтерская программа используется обычно специалистом, знающим основной набор категорий, которыми оперирует программа (например, одна из основных компонент бухгалтерской программы — план счетов — вполне понятна бухгалтеру), то торговая программа используется обычно продавцами, кладовщиками, менеджерами, которые не имеют глубокого представления о структурах хранения данных, методах формирования итогов и алгоритмах работы программы. Их задача проще и заключается в заполнении документов и получении отчетов. Сам процесс выполнения расчетов и формирования отчетов эти категории персонала могут не знать.

Важным отличием торговых систем от бухгалтерских является необходимость обеспечения работы специального торгового оборудования: кассовых аппаратов, POS-терминалов, электронных весов и др. По мере развития торговли в России на первый план начинает выходить проблема соответствия поставляемых на рынок автоматизированных торговых систем используемым в мировой практике технологиям. Одной из таких технологий является автоматическая идентификация товаров на базе считывания и распознавания штриховых кодов. Технология автоматической идентификации штриховых кодов позволяет достичь очень высокой надежности считывания символов. Другое направление — развитие безналичных платежных систем на базе пластиковых карт с магнитной полосой или с чипом (смарт-карт) и специальных торговых терминалов (POS-терминалов).

Указанные особенности должны быть учтены при разработке тиражируемых торговых систем и при их конкретных внедрениях в торговых точках. В какой-то мере особенности технологий и учета в торговле формируют основные требования, предъявляемые к системам этого класса.

Основные требования к торговым системам

Рассмотрим сначала общие требования к торговым системам. По оценкам и разработчиков, и пользователей, важнейшими моментами здесь являются: обеспечение многооконного интерфейса и возможности одновременной работы с разными документами, справочниками, отчетами; наличие быстрого доступа к необходимым функциям и нужным режимам программы; обеспечение удобного режима ввода информации при заполнении документов; наличие хорошей справочной поддержки в любой момент работы программы и удобных режимов просмотра и поиска информации; хорошее оформление печатных документов.

Среди других общих пожеланий следует отметить полезность поддержки в системе многопользовательского режима работы и обеспечение интеграции торговой системы с другими программами.

Специальные требования к торговым системам связаны прежде всего с необходимостью учета специфики конкретного объекта автоматизации (магазина или оптовой базы). Не секрет, что и технология работы, и используемое торговое оборудование неодинаковы у разных клиентов. Таким образом, для успешного внедрения торговой системы в каждом конкретном случае, концепция ее построения должна предусматривать возможность быстрой адаптации программ к специфике потребителя и обеспечивать работу с различными видами торгового оборудования. В противном случае речь может идти лишь о частичной, но не о комплексной автоматизации торгового предприятия.

Другой важный аспект — возможность автоматизировать средствами предлагаемой системы работу удаленных складов и филиалов магазинов (торговых баз). От качества информационного обмена между головной организацией и удаленными подразделениями существенно зависит эффективность работы предприятия в целом. В заключение отметим еще один важный момент.

Торговые системы — достаточно сложные средства автоматизации, поэтому было бы нелепо считать тиражируемую систему полностью готовым к эксплуатации решением. Как правило, стадия адаптации системы в конкретной торговой точке является обязательной, и от того, как эта работа организована, во многом зависят сроки и качество внедрения системы в промышленную эксплуатацию. Особую актуальность эта проблема приобретает в регионах.

Применение штрих-кодов в системах автоматизации торговли

По мере развития процессов компьютеризации в сфере торговли в России и государствах СНГ на первый план начинают выступать проблемы соответствия автоматизированных торговых систем, поставляемых на рынок, используемым в мировой практике технологиям. Одной из таких технологий является автоматическая идентификация товаров на базе считывания и распознавания штриховых кодов.

Какие преимущества дают торговле штриховое кодирование и автоматическая идентификация товаров? Во-первых, повышается надежность вводимой информации. Допустим, торговая точка обладает системой автоматизации, в которой предусмотрен ввод данных с клавиатуры. По статистике такая технология дает в среднем одну ошибку на тысячу вводимых символов. Технология автоматической идентификации штриховых кодов позволяет достичь надежности уровня одной ошибки на 32 миллиона считываемых символов.

Во-вторых, технологии на базе штриховых кодов в полной мере удовлетворяют требованиям об обязательной маркировке товаров. При этом повышаются скорость и качество учета товаров и на складе, и в торговых залах. Предприятия, стремящиеся работать цивилизованно, могут планировать и своевременно платить налоги, а местный и федеральный бюджеты — вовремя получать причитающиеся им средства. Кроме того, с помощью рассматриваемых технологий полностью контролируются недобросовестные продавцы и кассиры.

Действительно, если штриховых кодов на товарах нет, то можно легко переклеить ярлыки с ценой и заставить покупателя платить за товар больше. В случае автоматической идентификации штриховых кодов подобное уже не проходит: интеллектуальный кассовый аппарат сам считывает информацию и выдает чеки с указанием стоимости каждой покупки, определенной руководством торговой точки.

На практике автоматическая идентификация товаров может осуществляться по-разному. В торговых залах целесообразно использовать считывающие карандаши. Это наиболее простые и доступные устройства, являющиеся, по сути, переносными мини-компьютерами со встроенным контактным считывателем штриховых кодов. Память такого карандаша обеспечивает временное запоминание считанной информации, которая затем передается в обычный компьютер через специальный интерфейс.

Для особых товаров с увеличенной шириной кода эффективны ручные лазерные сканеры с широкой апертурой. В кассе наиболее удобен сканер, производящий быстрое считывание кода на расстоянии при произвольной ориентации этикетки со штриховым кодом. На складе, который может быть значительно удален от торговой точки, целесообразно использовать автономный портативный компьютер со встроенным лазерным сканером. Такое устройство поможет не только идентифицировать товары, но и осуществить инвентаризацию, комплектацию или подбор заказа.

Быстроту внедрения систем с использованием оборудования для считывания штрих-кодов характеризует следующий пример. В московском магазине «Детский мир» в марте 1997 года был успешно проведен эксперимент по внедрению новых информационных технологий с нуля при полной замене оборудования и автоматизированной системы практически за неделю. Проект предусматривал автоматизацию двух секций, одного склада, отдела цен, рабочих мест товароведов и части главного ВЦ.

Источник: www.retail.ru

Лекция №8. Корпоративные информационные системы.

Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии БД могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование и итогов и начисление процентов должны использовать действующие расчетные нормативы. При этом система должна уметь легко их изменять по запросу пользователя. В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов.

Классификация бухгалтерского программного обеспечения:

• мини-бухгалтерия. Отличительными чертами систем данного класса являются отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (расчет заработной платы, товарно-материальных ценностей и т.д.), а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованных в программах данного класса ограничен. Мини-бухгалтерии позволяют оформлять небольшой набор первичных документов форм отчетности и предназначены для бухгалтерий численностью в 1 – 3 человека.
• Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовывать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере работает, как правило, вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.
• Бухгалтерский конструктор. Программы этого класса отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в современных условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики систем любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего они ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов. Эти программы предоставляют пользователям менять методику учета, корректировать учетную политику предприятия.
• Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (например, «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал» и т.д.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет сосредоточиться на отдельных участках учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет сосредоточиться на отдельных участках учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.
• Бухгалтерия-офис. Программы этого класса помимо учетных функций помимо учетных функций решают учетные задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая может быть здесь не главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.
• Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и проводить анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета. Поскольку совместить российские методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности и произвести анализ внутрихозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик. Интерфейс таких программ организован как правило на русском и английском языках.
• Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными фирмами. Первой отличительной особенностью этих программ является многоязычность (10 – 15 языков), другая особенность – модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей. Международные системы позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж.

В настоящее время на российском рынке программного обеспечения бухгалтерского учета предлагается множество программ разных производителей. При схожем функциональном наполнении они основаны на различающихся технологических принципах и использования и часто имеют непохожий интерфейс. Однако, несмотря на существенные различия в порядке применения различных программ все они основаны на едином подходе к решению задач бухгалтерского учета, вытекающем из его классической технологии. В самом общем виде она сводиться к тому, чтобы на основании информации первичных документов вводимых в базу данных системы составить записи и хозяйственных операциях, вычислить обороты и исходящие остатки счетов и затем составить отчетность.

Наиболее популярные российские разработчики автоматизированных бухгалтерских систем:

• 1С: серия программ 1С: Бухгалтерия. Обеспечивает ведение бухгалтерского учета хозяйственных операций и налогового учета. На основе информации из этих регистров в дальнейшем создаются регистров в дальнейшем создаются показатели регистров формирования данных. Разработанная 1С методология позволяет обойтись без двойного ввода, т. к. каждая хозяйственная операция автоматически регистрируется и в бухгалтерском и в налоговом учете. Программа отличается следующими возможностями: широкие возможности ведения плана счетов, поддержка ведения многомерной аналитики, реализация системы регистрации информации о движении средств, объединение вводимых проводок в операции, реализация единого механизма построения отчетов. В программе присутствует стандартный набор сервисных возможностей: современный интерфейс, мощные средства конфигурирования, построение диаграмм, гибкие средства связи с другими программами и многое другое.
• Интеллект-Сервис: серия БЭСТ. Система БЭСТ-4 является в первую очередь торговой системой, но тем не менее обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии: ведение расчетных счетов, кассы и расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты. Может быть успешно использована для автоматизации предприятия любого профиля. Система БЭСТ-ПРО предназначена для автоматизации учета и управления на промышленных предприятиях и адаптирована к различным условиям хозяйствования.
• Галактика-Парус: серии программ «Галактика» и «Парус». Программа «Парус» предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово-хозяйственную деятельность предприятия, а также основные торговые бизнес-процессы и простейший складской учет. Для автоматизации крупных корпоративных пользователей разработан программный комплекс «Парус».

Источник: studfile.net

Бесплатная бухгалтерия для одинокого ИП: миф или реальность?

Существует множество учетных систем для малого бизнеса, помимо занимающих на российском рынке монопольное положение продуктов 1С. Есть, к примеру, специализированные облачные решения и онлайн-сервисы банков, доступ к которым можно получить вместе с расчетно-кассовым обслуживанием. За все популярные продукты приходится регулярно отдавать довольно приличную сумму денег, что вполне оправдано при наличии наемных сотрудников и довольно сложных бизнес-процессов. В случае, если индивидуальный предприниматель работает сам и применяет упрощенную систему налогообложения, нет никакого смысла отдавать по 5 — 10 тысяч рублей в год только за право вести бухгалтерский учет и формировать налоговую декларацию. В небольшой статье мы попробуем разобраться, как микробизнес может сэкономить немного микроденег, используя альтернативные программы.

Какие задачи возникают?

Поставщики дорогостоящих учетных систем пугают предпринимателей постоянным изменением форм отчетности: дескать, только мы успеваем за инициативами законодателей и регуляторов, а потому есть риск получить штраф из-за несвоевременного внесения в программу сторонних разработчиков изменений. Для достаточно крупных предприятий с разными видами деятельности, наемными работниками и сложной отчетностью это вполне справедливо, поскольку даже квалифицированному бухгалтеру за бешеным принтером уследить непросто.

Попытаемся понять, насколько проблема актуальна для работающего в одиночку индивидуального микропредпринимателя, который применяет УСН, возможно совмещая этот спецрежим с патентами. Разложим по полочкам связанные с учетом и отчетностью задачи, которые могут возникнуть хотя бы теоретически:

• Выставление счетов клиентам и ведение первичной бухгалтерской документации (договоры, акты и т.д.);
• Финансовый учет и взаимодействие с банками (получение выписок и формирование платежных документов);
• Правильное совмещение различных режимов налогообложения, например, в случае использования патентов;
• ККМ и работа с кассой, если в бизнесе вращаются наличные деньги и/или принимаются платежи (наличными и по карте) от физических лиц;
• Движение товаров и склад;
• Своевременная уплата налогов и взносов за себя с правильным заполнением всех реквизитов в платежных документах;
• Ведение КУДиР;
• Формирование и сдача декларации по УСН (раз в год);
• Сдача форм в Росстат (по требованию).

Какую-то отчетность периодически запрашивает Росстат, но на практике это происходит редко: раз в пять лет при сплошном наблюдении, в остальное время ведомство всякой мелочевкой не интересуется. Чтобы не попасть на штрафы, достаточно проверить на сайте необходимость сдавать соответствующие формы (бумажные извещения могут не дойти), скачать бланки, заполнить их в Excel и отправить по инстанциям — этот процесс автоматизации не требует. Что касается КУДиР, ее можно вести в электронном виде в любой учетной системе и распечатать только если в налоговой инспекции потребуют бумагу для проверки. Практика показывает, что вероятность этого события стремится к нулю, потому что налоговики мелкими предпринимателями особо не интересуются, пока те отдают государству положенную долю от барышей и не совершают сомнительных операций.

Какие решения предлагает рынок?

Разнообразных средств автоматизации нелегкой жизни маленького ИП действительно очень много, а потому они нуждаются в классификации с перечислением основных достоинств и недостатков:

• Коробочная версия 1С: Предприятия для малого бизнеса (конфигурация «Упрощенка» и вот это все). Стоит продукт на первый взгляд недорого, но купить и забыть — это не про 1С, потому что на низком старте уже стоит франчайзи с доильным аппаратом в виде договора ИТС. Одинокому ИП он вроде бы не нужен, но иначе не получишь обновлений через портал. За локальную версию 1С платить придется регулярно, смиритесь;
• Облачная бухгалтерия 1С: ФРЕШ — «БизнесСтарт» или другая конфигурация. Хороший вариант, если у вас есть наемные работники и выделенный (приходящий) бухгалтер, но для одинокого ИП он может оказаться чрезмерным. Из недостатков стоит отметить только необходимость хранить свои данные в чужом облаке и регулярно вносить абонентскую плату, размер которой зависит от набора используемых услуг;
• Облачная бухгалтерия банка или специализированный бухгалтерский онлайн-сервис. Отдельный сервис закрывает все задачи ИП, но стоит довольно дорого. Предлагаемые банками решения можно получить вместе с расчетно-кассовым обслуживанием, но только на платных тарифах. Как правило возможности бухгалтерии от кредитной организации ограничены, хотя для мелких ИП их будет достаточно. С другой стороны, на рынке появились неплохие бесплатные тарифы на РКО (без бухгалтерии), поэтому отдавать деньги банку за обслуживание счета нет никакой нужды;
• 1С: ПРЕДПРИЯТИЕ в аренду на виртуальном сервере RuVDS. Этот вариант объединяет преимущества первых двух без их недостатков. Данные будут храниться на VDS клиента, а не в общем облаке. При этом работа пользователей с программой не отличается от локальной, а договор на ИТС для получения обновлений заключать не требуется. Цена довольно демократичная, но если ИП работает сам-один, она может показаться высокой. При наличии наемников, бухгалтеров и сложных бизнес-процессов — это лучшее на наш взгляд предложение;
• Бесплатная версия 1С: Предприятия для iOS/iPadOS и Android. Мобильное приложение решает практически все задачи мелкого ИП, но не умеет интегрироваться с ККМ и системами ЭДО. К тому же учет ведется только на смартфоне или планшете. За продвинутые возможности (включая работу на десктопе через браузер) все равно придется платить, приобретая подписку на облачные решения 1С (все тот же «БизнесСтарт»);
• Свободно распространяемые бухгалтерские программы и системы ERP. Сообществу разработчиков СПО похвастать особо нечем. Был когда-то отечественный продукт Ананас, но его поддержка давно прекращена. Иностранные системы сложны в настройке и не учитывают в полной мере специфику российского бухучета.
• Условно-бесплатные отечественные программные продукты для Windows. Если возможностей мобильной версии 1С: Предприятия вам не хватает, а за настольную или облачную бухгалтерию платить не хочется, стоит остановиться на этом варианте. Учет и отчетность у мелкого одинокого ИП не особенно сложны, поэтому альтернативные продукты заслуживают внимания.

Как сэкономить?

Конкурентов у 1С: Предприятия довольно много. Есть различные системы ERP для крупных компаний, а также простые решения для малого бизнеса. Последние чаще всего условно-бесплатны: покупать придется дополнительные возможности и/или поддержку. Особенно радует, что эти программы можно не только скачать и установить, но и обновлять даром.

Вот далеко не полный список альтернатив 1С: ИП УСН 2, Инфо-предприятие, Бизнес Пак и Своя Технология. В смысле функциональности они уступают решениям лидера рынка, но работать с альтернативными программами людям без бухгалтерского образования проще. Для теста мы выбрали первые два варианта за оптимальное сочетание возможностей бесплатной версии, удобства использования, частоты обновлений и стоимости коммерческих лицензий.

Как развернуть?

Условно-бесплатные бухгалтерские программы не особо требовательны к ресурсам и работают даже на Windows XP. Развернуть их можно на локальном компьютере или недорогом виртуальном сервере. Преимущества второго варианта — в отсутствии необходимости приобретать и обслуживать оборудование и возможности получить доступ к системе из любой точки планеты, где есть интернет. Используя VDS, нетрудно организовать и многопользовательскую удаленную работу, если вдруг возникнет такая потребность. Дорогие тарифы для этого не требуются: мы проводили все тесты на машине с минимальной конфигурацией и Windows Server 2012.

Дальше нужно скачать выбранный дистрибутив и установить его на виртуальный сервер.

Начнем с ИП УСН 2. Для работы программе потребуется также .NET Framework 2.0 или выше. При годовом обороте до 1 млн. рублей ее можно использовать бесплатно, а при более высоком лицензия стоит 1000 рублей в год. Пользователю доступны функции финансового учета (банковские и кассовые операции), работа с первичными документами, автоматический расчет налогов и взносов, подготовка налоговой отчетности и другие возможности, включая интеграцию с системами ЭДО и банк-клиентом, конструктор договоров и разнообразные справочники. Поддерживается только режим УСН 6% без наемных работников. После запуска программа регулярно проверяет наличие обновлений на сайте разработчика.

Возможности бухгалтерии Инфо-Предприятия гораздо шире, к тому же разработчик предлагает и другие продукты, а в бесплатную поставку входит налоговый учет для разных режимов налогообложения (ОРН, УСН, УСН на основе патента, ЕСХН, ЕНВД), работа с первичными документами, финансовый учет, взаимодействие с банками и касса. Также бесплатно доступен модуль «Зарплата», кадровый учет, внутренние отчеты и многомерная аналитика. В бесплатной версии нет возможностей многопользовательской работы, программирования на встроенном языке, а также некоторых дополнительных функций и интеграции с другими продуктами разработчика для комплексной автоматизации предприятия. Детальное сравнение версий доступно на сайте.