Работа без чёткого плана — сорванные дедлайны, испорченные нервы и потерянные деньги. Рассказываем, как этого избежать с помощью инструментов для бизнеса в бесплатном сервисе «Битрикс24».
1. Удобное планирование задач
Допустим, вы занимаетесь выдачей онлайн‑заказов. Успех в этом деле во многом зависит от соблюдения сроков: вовремя принять товары со склада, успеть развезти в пункты выдачи и оповестить клиентов. Эти и десятки других процессов должны проходить параллельно. Уследить за всеми в режиме реального времени — непросто.
Чтобы работа выполнялась, а дедлайны не горели, нужно уметь правильно ставить задачи. Для контроля всех задач и поручений есть бесплатный таск‑менеджер «Битрикс24» с комплектом инструментов для планирования и эффективного взаимодействия команды.
Чтобы понять, как это работает, представим, что у вас намечается расширение географии — открывается новый пункт выдачи. Создайте в «Битрикс24» проект, добавьте команду и поставьте отдельные задачи. Например, такие:
Обзор бесплатного тарифа Битрикс24 (апрель 2022)
- Оформить договор аренды.
- Найти подрядчиков и провести косметический ремонт.
- Запустить логистическую систему для отслеживания доставки товаров.
- Наладить работу приложения для оповещения клиентов.
- Нанять персонал.
Добавьте к каждому пункту ответственного исполнителя, приложите необходимые документы и описание задачи, а также назначьте сроки выполнения — и вот работа уже запущена.
2. Чек‑лист с подзадачами
Объёмную задачу в «Битрикс24» легко разбить на конкретные шаги. Возвращаясь к прошлому примеру: ремонт пункта выдачи задействует многих сотрудников. Нужно найти подрядчиков, закупить материалы, продумать дизайн и выбрать подходящую мебель. Для каждого этапа исполнитель общей задачи может назначить ответственного, который поделится итогами работы над поручением. К подзадачам можно также прикреплять необходимые документы и выставлять дедлайны.
Проект со многими разветвлениями превратится в целую экосистему, в которой каждый участник чётко осознаёт свою зону ответственности. На этапе общего планирования легко упустить важную, но неочевидную задачку. Но в ходе разделения на подзадачи «потерянная деталька» быстро встанет на своё место в системе, и потому получится избежать неприятных сюрпризов в процессе работы.
3. Разные режимы визуализации задач
Иллюстрация: GoodStudio/Shutterstock
Чтобы бизнес был эффективнее, а процессы не накладывались друг на друга, найдите удобный вариант визуализации вашей работы. В «Битрикс24» можно выбрать календарь, формат стикеров со сроками, линейный список или диаграмму Ганта. Чтобы построить диаграмму, нажмите на кнопку «Гант» в меню основных задач. Таски преобразятся в горизонтальные блоки, растянутые на календарной сетке.
В таком виде легко отследить, сколько процессов запущено по каждой конкретной задаче и как они выполняются. При наведении на блок тут же появится информация об исполнителях, постановщике, сроках и приоритете задачи.
Обзор CRM системы Битрикс24
В режиме «Мой план» каждый сотрудник увидит свой индивидуальный канбан, в котором легко выбирать, какие колонки создавать и как по ним распределять задачи. Добавить этапы выполнения, назначить дополнительные сроки — на главной задаче эти действия не отразятся, и уведомления об изменениях никого не потревожат.
4. Скрам — для проектов, где важна гибкость
В режиме «Скрам» можно распределить роли внутри команд и двигаться к цели небольшими итерациями. Дробный и адаптивный скрам‑подход подойдёт для ведения проектов, в которых изменения неизбежны, а на старте нет чёткого плана. Например, в разработке программного обеспечения не всегда можно предугадать, как развернётся процесс.
Скрам поможет команде оперативно сменить направление работы, даже если приходится взять диаметрально противоположный курс. Подобный формат высоко оценят не только в IT‑сфере, но и в производстве, ивент‑индустрии, строительстве — любых областях, где в работе есть непредсказуемые переменные. В «Битрикс24» можно создать пять скрам‑команд бесплатно — систематизируйте большие цели и глобальные бизнес‑планы.
5. Фокусировка на важном
Иллюстрация: GoodStudio/Shutterstock
В любом проекте важно понимать, какие задачи срочные, а какие не требуют мгновенной реакции. Когда накапливается гора тасков, руководителю сложно контролировать сроки, а сотрудникам — расставлять приоритеты. В «Битрикс24» можно отслеживать статусы задач с помощью удобного фильтра.
Для настройки необходимо открыть раздел «Задачи и проекты», использовать панель навигации для сортировки задач по ролям: «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю». Рядом с каждой ролью находятся цифры — счётчики, которые подскажут, какие таски просроченные, какие непросмотренные, какие требуют контроля или оказались без срока. Так ни одна задача не останется без внимания и всё будет выполнено без опозданий.
6. Мобильное приложение
С мобильным приложением «Битрикс24» офис поместится в смартфон: создавайте задачи прямо из сообщений и комментариев в чатах и проводите видеозвонки в дороге. Планировщик в мобильной версии устроен как to‑do‑лист: можно расставлять приоритеты тасков, назначать сроки и статусы, делегировать дела в пару кликов. И конечно, получится так же легко ставить и контролировать задачи. С приложением «Битрикс24» вы всегда на связи с командой, а чтобы точно не пропустить ни одного срока и ни единой встречи, синхронизируйте календарь «Битрикс24» с привычным в смартфоне.
7. Все инструменты в одном сервисе
Иллюстрация: «Битрикс24»
«Битрикс24» позволяет вести всю работу с командой и клиентами на одной площадке. Не нужно отвлекаться на переписки в сторонних сервисах — обсуждайте дела во встроенном мессенджере. Отправляйте голосовые, ставьте реакции на сообщения, создавайте видеовстречи и проводите планёрки — «Битрикс24» удовлетворит любые потребности компании. Отслеживать удобное время для внутренних собраний можно в едином календаре — в «Битрикс24» видно, какой слот свободен у всех участников. А если нужно пригласить клиентов или партнёров — просто отправьте им в любом удобном мессенджере или на почту ссылку встречи для входа.
Также с «Битрикс24» удобно обмениваться файлами с коллегами через рабочий диск, не переживая за сохранность документов. И ничего не потеряется, ведь все важные записи звонков, договоры, регламенты и списки будут собраны в едином виртуальном пространстве. А многофункциональная CRM‑система поможет автоматизировать продажи и сохранить всю информацию о клиентах, включая переписки в соцсетях.
С корпоративной «Базой знаний» храните в одном месте инструкции и гайды, чтобы в будущем сэкономить время на обучении новичков. А ещё в «Битрикс24» есть новостная лента — можно оперативно информировать сотрудников о достижениях компании, устраивать опросы и отправлять коллегам благодарности и поздравления.
Итак, «Битрикс24» — это полный комплект инструментов для бизнеса, который бесплатно:
- избавит от ежедневной рутины руководителей и сотрудников,
- вовремя напомнит о поручениях,
- обеспечит компании комфортное офисное виртуальное пространство,
- поможет контролировать и планировать задачи,
- повысит эффективность общения внутри коллектива и с клиентами,
- позволит избежать ошибок в оценке сроков и трудозатрат,
- автоматизирует бизнес‑процессы.
Источник: lifehacker.ru
Инструкция по работе в CRM Битрикс 24
В одном из недавних проектов нам потребовалось внедрить CRM для клиента. После сравнения нескольких CRM-систем мы остановили выбор именно на Битрикс 24 и рекомендуем тем, кто еще не использует CRM, также обратить внимание на нее. А чтобы было проще разобраться, приведем описание основных возможностей и инструкции по началу работы в системе.
- Первый наш аргумент в пользу Битрикс 24 – старт очень легкий, не требующий первоначальных затрат.
- Также облачная версия с количеством пользователей до 12 бесплатна, так что можно зарегистрироваться, подключить Битрикс 24, пригласить сотрудников и сразу начать работать или подробно изучить возможности и по результатам уже принять решение о переходе на расширенный тариф.
- У коробочных версий (редакции Битрикс 24 Корпоративный портал и Энтерпрайз) также есть пробный период на 30 дней.
Назвать Битрикс 24 исключительно CRM-системой будет не совсем корректно, поскольку на самом деле это приложение объединяет функции CRM и системы управления проектами.
Основные возможности Битрикс 24:
- взаимодействие между сотрудниками – общие и личные чаты, комментарии к задачам, живая лента всех последних действий в системы, голосовые и видеозвонки, обмен и совместная работа над документами в хранилище Битрикс24.Диск;
- управление проектами – постановка и отслеживание выполнения заданий, в том числе с трекингом времени, диаграммы Гантта и канбан-доски для визуализации, разнообразные отчеты, общие календари и расписания;
- CRM – создание лидов, автоматическое ведение истории контактов (для этого используется интеграция Битрикс 24 с телефонией, электронной почтой и мессенджерами), счета и сделки, инструменты автоматизации маркетинговых кампаний, отчёты;
- интеграция с сайтом на CMS Битрикс 24, с 1С, системами колл-трекинга и многими другими;
- маркетплейс приложений , расширяющих возможности Битрикс 24.
Чтобы сделать более удобным ваше первоначальное знакомство с этой системой, предлагаем краткую инструкцию по работе в Битрикс 24.
CRM Битрикс 24: инструкция для начинающих
Что делать после того, как вы зарегистрировались:
- завести структуру компании и подключить других своих сотрудников
- создавать задачи
- вести рабочую переписку в чатах, звонить прямо из CRM
- заводить лиды и начинать вести карточки клиента в Битрикс 24
Руководство по Битрикс 24: как подключить сотрудников и создать структуру компании
Чтобы ваши сотрудники тоже начали обучение Битрикс 24, а затем и совместную работу, добавьте их в систему. Для этого:
- Зайдите в меню “Компания” и там выберите вкладку “Структура компании”. Создайте все необходимые подразделения, укажите руководителя компании.
- Здесь же нажмите кнопку “Пригласить сотрудников” для добавления сотрудников в текущее подразделение. В открывшемся окне введите адрес электронной почты нужного человека и нажмите “Пригласить”.
Разумеется, работа в компании подразумевает присутствие нескольких сотрудников. Когда ваш Битрикс24 создан, необходимо пригласить ваших коллег! Сделать это можно прямо из Живой ленты с помощью кнопки в правой части экрана.
Вы можете добавить новых пользователей одним из 3х способов.
Быстрая регистрация
Быстрая регистрация – cамый простой путь добавить сотрудников. Просто скопируйте ссылку на регистрацию и разошлите всем предполагаемым коллегам любым удобным способом:)
Перейдя по этой ссылке, они смогут зарегистрироваться на вашем Битрикс24
Укажите, какой будет Формат регистрации :
- Открытая – все зарегистрировавшиеся пользователи будут сразу добавлены в сотрудники.
- Закрытая – администратор должен будет подтвердить добавление каждого пользователя.
Если вам нужна закрытая регистрация, но с некоторых доменов вы хотите добавлять без проверки, то укажите их в поле Разрешить вход без подтверждения email для доменов.
Пригласить по e-mail
Если вы хотите пригласить на ваш Битрикс24 какого-то определенного человека, то отправьте ему приглашение прямо на почту.
На указанный e-mail придет приглашение со ссылкой, и человеку нужно будет пройти по ней и авторизоваться на вашем Битрикс24.
Здесь вы можете сразу определить в какой отдел и рабочие группы будет добавлен новый сотрудник.
На всех коммерческих тарифах также есть возможность поменять Текст приглашения, чтобы отправить пользователю индивидуальное сообщение
На тарифах Команда и Компания есть возможность пригласить не сотрудника, а внешнего пользователя (например, кого-то из ваших подрядчиков, с кем вы вместе работаете над проектом). Он будет ограничен в правах доступа, но сможет принимать участие в работе в рамках экстранет-группы.
Зарегистрировать
Вы можете самостоятельно зарегистрировать нового сотрудника на вашем Битрикс24. Это особенно полезно, если вы хотите сразу создать для него ящик в вашей корпоративной почте.
Введите почту, на которую будет отправлены все данные для входа. Либо создайте новый корпоративный ящик, с помощью которого сотрудник сможет зайти на ваш Битрикс24. Придумайте для него пароль, а после входа сотрудник сможет его поменять.
Здесь же укажите как зовут нового сотрудника, а также его будущую должность в компании.
Ввод данных о всех компаниях и контактах внутри данных компаний (в карточках)
Для создание новой компании перейдите в вкладку «CRM»
Источник: dzen.ru
Что такое Битрикс 24 (Bitrix24): обзор функциональных возможностей
