На этом сайте используются файлы cookie для аналитики, персонализированного содержимого и рекламы. Продолжая просматривать этот сайт, вы соглашаетесь с таким использованием.
Outlook
Подключитесь. Наведите порядок. Работайте эффективно.
Бесплатные почта и календарь Outlook
Все необходимое, чтобы эффективно решать задачи и всегда оставаться на связи — дома, в дороге и где угодно.
Бесплатные почта и календарь Outlook
Все необходимое, чтобы эффективно решать задачи и всегда оставаться на связи — дома, в дороге и где угодно.
Еще больше специальных возможностей
Почта Outlook.com — бесплатный электронный ящик от Hotmail
Когда-то знавший не лучшие времена сервис от корпорации Майкрософт Hotmail был в свое время подвергнут ребрендингу.
3 Outlook Secrets no one knows
Сегодня он носит название Outlook и может с легкостью соперничать со своими мощными конкурентами.
Заходя на сайт outlook.com и регистрируясь там, вы можете получить доступ не только к бесплатной почте, но и к ряду приложений, которые составляют богатую палитру служб для персонального компьютера и других электронных устройств.
Регистрация и вход в Аутлук
Для того, чтобы Outlook почта стала доступной необходимо быть зарегистрированным пользователем в базе Microsoft.
Сделать это просто – для начала зайдите на главную страницу outlook.com, по приведенной ссылке выше.
Здесь вы увидите небольшой слайд-показ, демонстрирующий последние новинки сервиса, вход в почту Outlook и ссылку для тех, кто еще не имеет своей учетной записи здесь.
После того, как вы нажмете «Зарегистрироваться», вы увидите стандартное поле с графами для заполнения, вот так это выглядит:
Гораздо удобнее, если у вас уже имеется учетная запись, которую вы используете для входа в один из сервисов Майкрософт. В противном случае просто начните заполнять регистрационное поле:
1) В первой строке введите ваше имя и фамилию. Это делается для распознавания вашего аккаунта теми, кто может вас знать (заполняется русскими буквами, то есть кириллицей).
2) Далее идет имя пользователя – это либо адрес другого почтового ящика на Outlook или любой из тех, что вы уже используете, например: Яндекс, Gmail, Майл, Рамблер.
Под строкой располагается ссылка «Получить новый адрес электронной почты» — вы сможете сразу придумать название для вашего будущего ящика.
Как настроить Microsoft Office Outlook?
Предлагаются имена домена outlook.com и hotmail.com, просто введите в свободное поле свое новое имя пользователя.
3) Далее следует придумать и ввести дважды пароль для входа в почтовый ящик почты outlook.com.
Традиционно рекомендуется ввести как минимум восемь знаков, где должны присутствовать в обязательном порядке буквы как верхнего, так и нижнего регистра, а также хотя бы одна цифра и символы.
4) Следующий пункт – страна или регион вашего проживания, который определяется автоматически, но можно выбрать и из выпадающего списка.
5) Дата рождения. Она указывается для определения возрастных параметров, видимость можно всегда отключить.
6) Пол – не является обязательной для уточнения категорией.
7) Ниже идет информация, которая призвана обеспечить защиту вашего профиля.
Укажите реальный номер мобильного телефона – вам будет доступно быстрое восстановление доступа, если вы забудете пароль, например.
Также нужно добавить запасной адрес электронной почты, куда будут высылаться восстановительные параметры.
8) В конце нужно ввести капчу в виде сочетания букв и цифр – вы можете выбрать новый вариант или даже послушать кодовую комбинацию в аудиоформате.
9) В конце можно подписаться на будущие предложения компании и уже нажать ссылку «Создать учетную запись».
Вся процедура не занимает много времени, а после того как вы выполните вход в почту Hotmail.com впервые, вас ожидает приветственное сообщение и даже обзорное обучающее видео.
Как настроить почту Outlook
Итак, нажимаем «Войти в почту» и попадаем в почтовый интерфейс ящика от компании Microsoft.
Здесь уже дожидается своего часа приветственное письмо от команды Outlook.com. При простом наведении курсора на строку с письмом появляются значки «быстрого реагирования».
Это функция пометки письма как прочитанного и работает она в обоих направлениях одним только нажатием клавиши мыши.
Следующий значок отправляет корреспонденцию прямиком в мусорную корзину, «флажочек» позволяет отмечать письмо как приоритетное, если вам необходимо держать его в поле своего зрения еще какое-то время (оно будет «висеть» в верхней части списка, то есть попросту закрепится там).
Почта Майкрософт Outlook работает над эффективностью защиты от спама – в каждой строке с сообщением находится «щит», цвет которого указывает на то, можно ли доверять отправителю.
Зеленый говорит о том, что это надежный адресант и скорее всего вы уже его занесли в свою Адресную книгу.
Если отметить письмо галочкой, вы сможете мгновенно получить доступ ко всем возможным операциям с ним – но давайте по порядку.
Ответить. Письмо можно переслать, ответить одному или сразу нескольким отправителям.
Удалить. Сообщение удаляется мгновенно, к тому же у компании присутствует одно новшество – при помощи значка в виде круглой стрелки вы можете отменять любое действие, даже вернуть отправленное письмо назад.
Архивировать – для сообщений, которые еще могут понадобиться это прекрасное решение, к тому же вы освободите пространство.
Пометить как нежелательное. Письма подобного рода – спам или даже мошенническая информация не только автоматически попадает в удаленные сообщения, но также отправляется информация о потенциальной угрозе.
Естественно, что письма от данных отправителей в будущем станут оказываться в соответствующей папке.
Очистить. Выбирая эту опцию, вы можете сразу же создать правило для всех сообщений от отправителя в будущем – удалять или архивировать информацию станет быстрее и проще.
Переместить. Выбирается нужная папка, куда направляется одно или сразу все письма в папке.
Категории. Это очень удобная функция – вы можете сгруппировать сообщения по соответствию – например, категория «Семья», «Путешествия», «Социальная жизнь» и так далее.
Можно создать собственную категорию и назвать ее как угодно.
Создать правило. При нажатии на эту опцию всплывает соответствующее поле с графами, которые нужно заполнить.
Печать – моментально можно распечатать письмо, для этого даже не обязательно его открывать.
Это только первоначальное представление о том, как работать с сообщениями, все самое интересное впереди.
Настройка и возможности почтового ящика
Некогда данный сервис именовался как почта Hotmail, с тех пор много воды утекло – что же сегодня может предложить Outlook?
В левом верхнем углу есть значок, открывающий быстрый доступ не только к почтовому ящику, но и к другим многочисленным продуктам от Майкрософт.
Не буду их описывать отдельно – это требует детального рассмотрения, а пока вернемся непосредственно к почте.
Значок « Создать » — это первый шаг к созданию и отправке будущего письма. После нажатия на него вы перенаправляетесь на эту страницу.
Сверху слева вы видите свой профиль и электронный адрес, чуть ниже – поле для введения адреса получателя. Для автоматического копирования нажмите «Копия» или «Скрытая копия».
В поле для письма в предложенной форме сначала идет тема, затем инструменты для оформления и место для самого текста. В общем и целом стиль довольно простой и понятный, ничего лишнего.
После того как вы закончили письмо, отослать его можно при помощи кнопки «Отправить» (команде соответствует сочетание клавиш Ctrl+Enter). Что еще можно сделать?
Вставить – функция добавления данных. Можно использовать опцию «Файлы как вложения» — загрузка идет из базы данных компьютера или другого используемого вами устройства.
Другой вариант – «Встроенные рисунки» относится только к графическим изображениям, причем они сразу видны в поле письма. Еще один способ – «Поделиться через OneDrive», это облачное хранилище, которое может оказаться весьма полезным.
Сохранить черновик. — уверен объяснений не требуется.
Параметры. Здесь можно изменять параметры для работы с письмом. Первоначальный вариант – «Форматированный текст», это привычное сочетание графических символов и знаков с возможностью редактирования текста или вставкой смайликов, ссылок.
Второй вариант – «Обычный текст», то же самое, только без возможности форматирования. И последний – «Редактировать в формате HTML».
Кроме того, в Параметрах задается важность отсылаемого письма, чтобы сразу был ясен приоритетный уровень.
Отмена – позволяет вернуться к исходным данным без сохранения черновика письма.
Обратим внимание на параметры интерфейса почтового ящика Outlook.
Цветовая палитра . Сверху вы видите палитру цветовых решений, которую можно применять в основном к той небольшой панельке сверху, где располагаются ссылки для доступа к основным параметрам почты.
Область чтения – она позволяет, не открывая сообщения при помощи клика, увидеть всю информацию, которая присутствует в письме.
Это довольно удобная опция, так как она позволяет в мобильном формате получить полное представление о содержании.
Управление правилами – мы уже говорили об этом, в каждом письме есть быстрый доступ к данной функции.
Но и в настройках есть этот раздел, здесь правила будут храниться в хронологическом или другом приоритетном порядке, причем все, а не только для какого-то конкретного письма.
Управление категориями . Ранее упоминалось о категориях – они созданы для того, чтобы отсортировать сообщения и иметь быстрый доступ к наиболее важным и отсеивать ненужные.
Создавать самостоятельно можно любые категории и показывать их при этом в области папок или использовать только как фильтры.
Категории можно также удалить на ваше усмотрение и при помощи галочек выбрать тот вариант использования категории, который вам подходит.
Также включается и выключается отображение параметра прямо в списке сообщений.
Параметры и их применение
Здесь же в Настройках имеется категория параметры – в ней находится ключ к управлению всеми функциями по категориям:
1. Управление учетной записью
• Данные учетной записи . В данной категории сохраняется информация о персональных данных, которые были введены при регистрации. Часовой пояс указывается при желании самостоятельно.
Также есть параметры коммерческих предложений – это подписка на специальные предложения от компании, от которой можно в любой момент отказаться.
• Учетные записи электронной почты . Например, вы можете использовать разные учетные записи – одну только для отправки писем или получения на ваше усмотрение.
Также, если вы не хотите, чтобы ваше имя фигурировало в сообщении, можете придумать псевдоним и использовать его без необходимости создания дополнительных учетных записей.
• Импорт учетных записей электронной почты . В зависимости от того или иного почтового сервиса можно производить импорт как имеющихся там сообщений, так и адресной книги.
Предусмотрен также вывод данных из установленных на компьютере почтовых приложений.
• Пересылка почты. После подтверждения учетной записи при помощи кода, присланного на ваш телефон, вы сможете получить доступ. Услуга заключается в автоматическом перенаправлении писем с одной учетной записи на другую без необходимости авторизоваться лишний раз.
• Автоматический ответ об отсутствии – что-то вроде автоответчика для тех пользователей, кто не сможет некоторое время заходить в свою учетную запись.
• Подключение устройств и приложений по протоколу POP – инструмент для синхронизации файлов на разных устройствах, может отключаться и включаться в случае необходимости.
• Создание псевдонима для Outlook.com – что это значит? Вам не нужно запоминать или где-то записывать множество паролей для создания нескольких учетных записей, просто создайте псевдоним и используйте только один пароль сразу для всех.
• Управление псевдонимами – нужно сделать только один из них главным, остальные будут открываться опционно.
2. Составление сообщений электронной почты
• Форматирование, шрифт и подпись – параметры задаются для того, чтобы вы могли в индивидуальном порядке подобрать приемлемый шрифт и вид текста в теле каждого будущего письма.
В завершение – подпись в конце каждого сообщения (можно не только форматировать, но использовать различный цвет и вставлять ссылки).
• Адрес для ответов – при желании письма, которые отправляются в ответ на конкретный почтовый ящик в Outlook, могут пересылаться на другой указанный адрес.
• Сохранение отправленных сообщений – команда отключается в зависимости от желания, правда все равно при использовании протокола POP для отправки сообщений Outlook.com из другой службы эти сообщения будут сохраняться.
• Вложения – функция проверки забытых вложений в каждом сообщении, включается при необходимости.
3. Чтение сообщений электронной почты
• Область чтения – вид и основные настройки подбираются в зависимости от личных предпочтений, функция создает возможность быстрого доступа к любому сообщению.
• Параметры активного представления – вложения в виде фото- или видеоматериалов могут находиться в самом верху сообщения.
• Группировка по беседам и предварительная загрузка сообщений. Вам не нужно мучительно искать обрывки переписки с каким-либо важным для вас пользователем – они будут загружены единым блоком, так что вся история будет перед глазами.
Предварительная загрузка обеспечивает более быстрый переход между сообщениями.
• Представление по умолчанию после перемещения или удаления сообщения – выбираете папку, в которую перемещается пользователь после процедуры стирания письма.
• Параметры ответа – выбираете, где будете писать сообщение – в поле быстрого чтения или в полном режиме, настраиваете функцию автоматического ответа всем отправителям.
4. Борьба с нежелательной почтой
• Фильтры и сообщения – подбирается стандартный фильтр или исключительный для более жесткого контроля.
• Надежные и заблокированные отправители – это персональный черный и белый список пользователей, благодаря чему отсеиваются нежелательные адресанты.
5. Настройка Outlook.com
• Дополнительные параметры конфиденциальности – кого предлагать для добавления адресатов (тех, кто только есть в списке контактов или более расширенный круг), функция восстановления удаленных сообщений – как плюс к возможностям.
• Язык – предлагается интерфейс в зависимости от нужного языка (любой из мировых и наиболее употребимых).
• Сочетание клавиш – управление производится при помощи различных комбинаций, здесь находится весь перечень команд .
• Правила сортировки новых сообщений – создаются правила, исходя из которых, входящие сразу поступают в конкретные папки.
• Пометка – как говорилось в самом начале, такая функция доступна в быстром доступе к каждому сообщению. Помеченные неизменно будут закрепляться вверху страницы.
• Быстрые действия – об этом также упоминалось, посмотрите на более наглядное объяснение:
Заключение
Несмотря на свою кажущуюся простоту, почта Outlook обладает не только всеми базовыми возможностями, но и рядом преимуществ над другими почтовыми сервисами.
Удобство интерфейса и все настройки в одном месте позволяют эффективно применять почтовый ящик не только на компьютере, но и на портативных устройствах в мобильных приложениях.
Впечатляет система защиты – при входе в почту и использовании ряда переходов. Это внушает доверие за сохранность данных и заставляет с уверенностью отправлять сообщения самого конфиденциального характера.
Пожалуй, Hotmail оправдал свое переименование, теперь это прогрессивный сервис, сравнимый с самыми передовыми брендами.
Источник: seoslim.ru
Обзор софта для управления задачами в Outlook
Думаю, эту статью по достоинству оценят менеджеры проектов, менеджеры, работающие с клиентами, и менеджеры продукта, а также те, кто ищет способы повысить эффективность своей работы и использует Outlook для планирования. Если вы ещё этого не делаете, то, вероятно, после этой статьи, вам захочется — или окончательно расхочется — это делать. Итак, 5 нехитрых способов повысить производительность vs. расширение TaskCracker для Outlook.
Все хотят управлять временем
Inbox Zero
Получаем задачу в почту –> создаём задачу в списке задач
Главный лозунг Inbox Zero, как нетрудно догадаться – быстро расправляться с входящей почтой и, грубо говоря, держать почтовый ящик «пустым». По работе во входящие сыплется огромное количество почты – от руководства, клиентов, заказчиков, а также бесчисленные письма, где вас просто поставили в копию.
Если весь этот мусор каждый раз перебирать прежде чем решить что делать и с чего начать – понятно, что времени никогда не хватит; поэтому первый шаг к повышению эффективности – это сразу раскидать письма по задачам. Outlook позволяет это сделать в рамках собственного функционала, а вот уже дальше можно использовать различные расширения. Однако само по себе расширение никогда за вас работать не будет, поэтому я и хочу рассказать какие способы ускорить и улучшить свою работу можно использовать, если у вас уже есть приложение TaskCracker — и можно ли с этим приложением вообще что-то сделать. Это, если говорить кратко, визуальная доска для задач Outlook, которая позволяет мышкой по монитору закинуть новую задачу на то время и в ту степень важности выполнения задания, которая лучше всего для неё подходит.
Естественно, несмотря на то, что на сайте заявлено, что Inbox Zero использовался при разработке этого расширения, непосредственного отношения к расширению этот способ не имеет. Возможно, разработчики имели в виду, что применяли эту методику, когда работали над софтом. Ну тогда так и надо писать. Посмотрим, какие ещё методики заявлены как годные к использованию с этим расширением.
Eisenhower matrix
Список задач «всё что нужно сделать» -> Стратегическое планирование задач
Через несколько месяцев работы над проектом мы поняли, что действовали согласно четко спланированному хз. ХЗ что делали, ХЗ что и получилось. Для того, чтобы выполнение списка дел привело к РЕЗУЛЬТАТАМ, нужно сначала свои дела стратегически спланировать. Тут на помощь приходит Матрица Эйзенхауэра.
Считается, что этот метод был предложен американским президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, а также что это одна из наиболее простых и эффективных методик стратегического планирования задач. Суть в том, что дела делятся по принципу важности и срочности и – главное правило – не все важные дела срочные, не все срочные дела важные. Чтобы это увидеть наглядно, используется матрица:
Визуальный принцип положен и в основу TaskCracker – и это пожалуй, главное что позволяет разобраться с аутлучными задачами максимально эффективно: список не даёт общей картины и не позволяет планировать последовательность выполнения задач стратегически. Визуальное представление задач позволяет быстро увидеть свою загруженность и мышкой раскидать задачи по приоритетам и нужным временным интервалам.
Однако самой матрицы Эйзенхауэра как таковой в расширении нет — есть её переработанный на усмотрение разработчиков вариант, где дела действительно делятся по принципу срочности (вертикально: от наиболее важных к наименее), а далее они разделяются на текущие, завтрашние и запланированные на следующую неделю. Кроме того, в матрице TaskCracker’а есть место для просроченных задач и задач, для которых время пока не назначено.
Если бы не это последнее, я бы сказала, что планировать в софте неудобно. Конечно, это последнее позволяет держать «на виду» даже те задачи, которые пока по плану не раскиданы. Однако нетрудно заметить, что ячейки для текущих задач такие же по размеру, как ячейка для задач на всю (!) следующую неделю и точно такая же, как — для задач без даты.
Это грозит тем, что при большом количестве задач все они в визуальное отражение просто-напросто не поместятся. Справедливости ради, конечно, каждая ячейка вместительна, да и графический дизайн вычищен достаточно сильно. Однако не предупредить о подобной проблеме не только пользователей, но и самих разработчиков — нельзя.
Методика Стивена Кови
Следующий метод был описан Стивеном Кови в 1989 году в его книге «Семь привычек высокоэффективных людей» (“The 7 Habits of Highly effective people”) и, позднее — в его второй книге «Главное внимание главным вещам» (“First Things First”). Задачи делятся по важности и срочности, используется визуальная матрица, которая на этот раз получила название UrgentImportant matrix или «матрица распределения времени».
Здесь та же проблема: матрица заявлена на сайте, но в продукте использована матрица, описанная выше. Проблема с размером ячеек остаётся на повестке дня.
После того, как задачи распределены стратегически при помощи одной из матриц, самое время приступить к выполнению задач по порядку, как это предлагает GTD техника.
Визуальная доска задач
Естественно, в Outlook у нас есть только список задач, поэтому для того чтобы его стратегически спланировать – что делать? Выписывать всё на лист бумаги? Рисовать на доске?
В принципе, удивительно, как Microsoft сам не внедрил подобную вещь: визуальное представление для аутлучных задач, в котором можно не только видеть задачи на виртуальной «доске» но и перетаскивать их так, чтобы раскидать по разным дням недели и приоритетам. Ведь, по сути, TaskCracker — всего лишь ещё один кастомизированный View, коих уже в самом Outlook’е несколько — вот только все они исключительно списком. В пользу того, что TaskCracker — это всего лишь ещё одно представление для задач, визуальное — говорит и то, что задачи из других представлений отражаются в расширении сразу с приоритетами и датами, так, как они у вас уже распределены по приоритетам в Outlook, а каждая манипуляция мышью в TaskCracker присваивает задаче приоритет и срочность, которая затем отражается во всех прочих views. Это экономит время.
Это простенькое приложение устанавливается за 5-10 секунд и сразу готово к работе, как только вы перезапустите Outlook. После этого в Outlook появится специальная кнопка – TaskCracker – нажав на которую, вы увидите все свои задачи в виде визуальной матрицы где сразу видно загрузку на конкретный день, легко заметны пробелы в планировании – и они, в принципе, так же легко ликвидируются, если перетащить задачу при помощи мыши.
По словам разработчиков, софтина сделана так, что позволяет сочетать сразу несколько наиболее популярных техник повышения производительности – это все методики, упомянутые выше — Inbox Zero, Матрица Эйзенхауэра, методика Стивена Кови, а также методика, о которой речь пойдёт ниже – GTD. Если первая имеет к работе с расширением отношение только косвенное, то матрицы, хотя и нашли в софте отражение, то, как минимум, подверглись значительному пересмотру. В принципе это не плохо, потому что на удобстве работы с расширением отразилось скорее в лучшую сторону, но с другой стороны, после прочтения информации на сайте, я всё же ожидала, что деление на UrgentImportant будет в расширении отражено как-то более четко. Всё же это градация по двум признакам, в то время как в софте сохранён аутлучный принцип — HighMediumLow importance. Для той же GTD это не удобно: когда я готова к работе, для меня все задачи делятся не на три, а на две группы: это я сделаю сейчас, а это — потом.
GTD
Спланировал –> Сделал
Методика, обнародованная Дэвидом Алленом в 2001 году. Достаточно популярна на Хабре в связи с чем объяснять подробно, что это такое, вероятно, не нужно. Суть в том, чтобы, грубо говоря, иметь список дел и делать их одно за другим.
Я не случайно говорю об этом в последнюю очередь, потому что после того, как в TaskCracker’е задачи распределены по времени и приоритетности – можно перейти в режим обычного просмотра задач – то есть выбрать один из стандартных листов Outlook. Все изменения которые вы сделали в визуальном представлении будут отражены в любом другом, как я уже и говорила выше. Осталось только начать делать задачи одну за другой. Если при упоминании на сайте о GTD в виду имелось именно это, тогда, пожалуй, соглашусь.
Распределение моих задач при помощи TaskCracker’а у меня заняло около 10 минут. Первое и главное что было удобно — при перетаскивании мыши — соответствующие дата и приоритетность задачи назначаются сами, их не надо вбивать вручную. Как ни крути, визуальное представление меня подкупило и удобством и чистым дизайном. Но недостатки, описанные выше всё равно остаются — и разработчикам по прежнему есть куда расти.
Если несмотря на всё недовольство, которое я высказала по поводу этой софтины, вы всё ещё готовы её попробовать, у меня осталось 3 бесплатных ключа, которые достались с одного из give-away’ев, которые разработчики регулярно устраивают в буржнете. Так что в принципе разживиться этими ключами нетрудно в любом случае, а эти забирайте в комментариях.
Источник: habr.com