Асэд что за программа

Стоимость бумажного делопроизводства выросла в 1,5 раза : вместо 6 рублей за каждый лист напечатанного документа, компании тратят 9. К такому выводу приводит исследование компания HRlink .

В компании сложили все расходы на бумажный документооборот — покупка бумаги, печать, доставка. И сравнили с расходами на поддержку электронной документации — безбумажная система оказалась дешевле бумажной в 3 раза.

В Оренбургской области давно внедряется электронный документооборот. Еще в ноябре 2020 года Минцифра Оренбургской области выпустила приказ о внедрении электронного документооборота.

Администрация Илекского района одна из первых в регионе перешла на электронный документооборот и поделилась опытом: как происходит переход от кип бумаги до аккаунтов в системе, для чего он нужен и как это повлияет на жизнь граждан.

Зачем переходить на электронный документооборот

АСЭД — это автоматизированная система электронного документооборота. Она внедрена в федеральных и региональных органах власти. С ее помощью все входящие и исходящие документы регистрируются и хранятся в единой базе.

Система электронного документооборота

Раньше создавались десятки бумажных версий документа, которые «жили своей жизнью»: в одном отделе внесли правки, а в другом о них узнают через неделю.

При бумажном документообороте на согласование и обработку уходили часы или даже дни, документы терялись, а копии множились, расходуя бумагу пачками.

АСЭД позволяет оставить один файл, который хранится в системе. Все исполнители имеют к нему доступ и могут вносить правки в реальном времени — все изменения автоматически подгружаются у коллег. Работа ускоряется, расходы снижаются.

Пока документ не подписан, его можно редактировать — у коллег всегда будет актуальная версия

Все документы в электронной системе обладают полной юридической силой, поэтому здесь можно настраивать режимы доступа: определять, какие сотрудники могут видеть, редактировать и удалять отдельные файлы. Это особенно удобно при работе с документами, содержащими персональные данные — никто, кроме ответственных лиц, не сможет узнать лишнюю информацию даже случайно.

В каждой задаче можно посмотреть исполнителя и адресата, которые имеют к ней доступ

С АСЭД документооборот организации становится «прозрачным»: в любой момент руководство может узнать, в каком состоянии находится определенный документ, какой сотрудник за него отвечает, кто вносил правки и когда документ был зарегистрирован.

По каждой задаче можно проследить жизненный цикл — кому и когда передавалась задача, какой отчет поступил

Как прошло внедрение системы

До выхода приказа администрация Илекского района частично использовала электронный документооборот. Централизованного обучения на тот момент не было, поэтому далеко не все сотрудники администрации знали, как пользоваться системой. В результате лишь малая часть документооборота проходила в электронной форме, большинство документов хранилось в бумажном виде.

Принципы электронного документооборота

Чтобы внедрить новую версию АСЭД и подключить к системе всех работников, администрация провела масштабную работу.

Все рабочие места были проверены на соответствие требованиям АСЭД. За две недели все недоработки были устранены, и настроен доступ к системе на всех автоматизированных рабочих местах.

Вся активная документация была оцифрована и перенесена в электронную базу. Остальные документы отправились в архив.

Сотрудники администрации прошли дистанционное обучение по программам «Делопроизводство» и «Обращения граждан» на портале WebTutor: изучили и закрепили на практике особенности и алгоритмы работы с документами в системе.

Минцифра Оренбургской области также помогла с освоением АСЭД: предоставила инструкции по работе в системе и проводила постоянное консультирование.

Фрагмент инструкции по работе с АСЭД от Минцифры Оренбургской области

За несколько месяцев все сотрудники научились использовать систему, весь цикл работы с документами от регистрации до подписания был перенесен в систему. Администрация Илекского района успешно презентовала результаты Минцифре Оренбургской области.

Эффект от внедрения — мнение главы района

После нескольких месяцев активного использования АСЭД глава администрации района отметил сокращение времени на коллективную работу и поиск нужной информации. Оказалось, что многие документы можно согласовывать удаленно, а найти файл в базе проще, чем сходить за ним в соседний кабинет.

Сроки исполнения входящей документации и обращений граждан теперь нарушаются реже. Система электронного документооборота автоматически контролирует исполнение документов и отображает контрольные сроки для каждого исполнителя.

Уменьшился риск потери информации при межведомственном взаимодействии. Теперь можно моментально найти документ, зная минимальную информацию: название или дату подписания.

Также сократились затраты на расходные материалы, связанные с бумажным документооборотом.

Источник: dzen.ru

Асэд что за программа

Авторы — Михаил Кузьмин и Павел Дерновский.

Что должна «уметь» автоматизированная система электронного документооборота (далее — АСЭД) крупной организации? Как широко она способна раскинуть свои крылья? На первых этапах это может быть только небольшая часть потенциальных возможностей, но позже аппетиты и требования к функциональности могут вырасти. Поэтому выбирая систему важно определить, сможет ли она соответствовать возросшим требованиям.

Одной из наиболее интересных и заметных тенденций последнего времени в области электронного документооборота является переход к решению задач межкорпоративного (межведомственного), а также распределенного внутрикорпоративного документооборота.

При этом приоритет смещается от решения задач автоматизации работы канцелярии к налаживанию взаимодействия между сотрудниками (вертикального – между руководителями и сотрудниками и горизонтального – между сотрудниками) и подразделениями.

Давайте перечислим группы функций АСЭД наиболее востребованных в крупных распределенных организациях, например, холдингах или крупных ведомствах.

Итак, АСЭД крупной организации должна обеспечивать:

• смешанный бумажно-электронный документооборот;
• автоматизированный прием и обработку документов со сканеров, факсов, электронной почты, сетевых папок и т.п.;
• корпоративное хранилище электронных документов;
• исполнение и контроль поручений, как непосредственно связанных с документами, так и не связанных (возможность использования АСЭД как полноценного инструмента управления организацией);
• управление деловыми процессами, возможность переноса в АСЭД процессов по обработке документов, заявок и т.п.;
• поиск документов, поручений, папок как по учетным данным (атрибутам), так и по содержанию документов или поручений;
• поддержку электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), возможность обеспечения юридической значимости электронных документов;
• территориально-распределенная работа, в том числе с использованием средств синхронизации удаленных баз данных, использование Web-технологий;
• использование средств шифрования канала обмена данными на основе семейства протоколов SSL/TLS;
• интеграцию с информационными системами заказчика;
• интеграция с корпоративным порталом.

Давайте рассмотрим эти возможности подробнее.

Смешанный бумажно-электронный документооборот

Понятно, что полностью отказаться от бумажного документооборота в обозримом будущем не удастся, но можно его значительно сократить, таким образом сократив связанные с ним затраты на носители, пересылку и т.п.

Например, можно отказаться от рассылки копий бумажных документов заменив их электронными образами, часть внутренних документов, где возможно, полностью перевести в электронный вид. Для внутренних и исходящих документов можно переносить на бумагу, если это необходимо, уже согласованную финальную версию.

Кроме того, использование корпоративного хранилища электронных документов позволит отказаться от тиражирования и рассылки нормативных и части распорядительных документов внутри организации.

При этом все привычные процессы работы с документами – регистрация, рассылка, согласование проектов документов, ведение дел должны поддерживаться в АСЭД с использованием как электронных, так и бумажных документов.

Автоматизированный прием и обработка документов.

Предназначен для сокращения времени и повышения эффективности обработки входящей корреспонденции, поступающей как на бумажных, так и на электронных носителях. Включает в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием по захвату образов документов и их первичной обработке. Например, анализ потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т.п.

Существуют сервисы приема и автоматизированной обработки образов документов путем захвата со сканера, факса, папок и подпапок файловой системы, электронной почты и т.п. При этом возможно извлечение из документов необходимой информации, преобразование форматов документов и т.п. Такие сервисы могут взаимодействовать с решениями разработчиков OCR, OMR или ICR средств, например, ABBYY FineReader, FlexiCapture, FormReader или Recognition Server.

Корпоративное хранилище электронных документов

Позволяет организовать иерархическое хранение различных электронных документов с использованием папок любого уровня вложенности и собственных наборов учетных данных (атрибутов) для различных видов электронных документов. Это могут быть тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и т.п.

Важнейшие функции хранилища — поддержка версий документов, электронной цифровой подписи и шифрования, назначение прав доступа на документы, управление ссылками на документы и папки, ведение истории работы с документами, полнотекстовый и атрибутивный поиск документов и папок.

Для оперативного создания однотипных электронных документов должна быть возможность использовать шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа.

Исполнение и контроль поручений, управление деловыми процессами

Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала.

АСЭД решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и движения документов и поручений, в этом случае информация и поручения передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами, часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

В процессе выполнения бизнес-процесса на каждом этапе маршрута появляются поручения или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами АСЭД (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и т.п.).

Хочется отметить, что сама по себе возможность автоматического создания документов является очень мощным инструментом, способным значительно повысить эффективность и привлекательность АСЭД.

Например, еженедельное автоматическое (по расписанию) формирование справки-напоминания о неисполненных документах и поручениях, срок исполнения которых истекает на этой неделе и рассылка их исполнителям. Или формирование и рассылка руководителям и сотрудникам, отвечающим за расчеты с клиентами, сводки о дебиторской задолженности на основе данных ERP-системы.

Управление деловыми процессами в АСЭД позволяет повысить эффективность организации за счет:

• ускорения выполнения деловых процессов;
• автоматизации отдельных этапов деловых процессов;
• возможности отслеживания состояния каждой этапа;
• анализа статистики выполнения деловых процессов;
• повышения контроля исполнительской дисциплины;
• анализа загруженности сотрудников и результативности их работы;
• управления созданием, развитием и поддержкой единого списка автоматизированных деловых процессов;
• быстрой автоматизации новых процессов с использованием как универсальных, так и разработанных прикладных блоков типовых маршрутов и т.д.

АСЭД должна обеспечивать возможность поиска документов, папок, поручений по сочетанию атрибутов и полнотекстовый поиск документов. Востребованными являются возможности сохранения поисковых запросов для аналогичного поиска в дальнейшем, поиска в найденном, выгрузка результатов поиска в файл, например, Microsoft Excel.
Поддержка электронной цифровой подписи, возможность обеспечения юридической значимости электронных документов

Электронная цифровая подпись позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

АСЭД может поддерживать два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, позволяет удостовериться в его неизменности после подписания.

Для придания электронным документам юридической силы они должны быть подписаны с использованием сертифицированных средств ЭЦП при соблюдении установленных правил управления закрытыми ключами (закрытый ключ в момент подписания не должен быть скомпрометирован, отозван или истекшим).

Несертифицированные средства ЭЦП также могут использоваться во внутреннем документообороте для отдельных видов документов при отсутствии по ним судебной перспективы. Это может позволить несколько сэкономить поскольку внедрение таких средств обычно обходится дешевле.

Территориально-распределенная работа, использование Web-технологий

• обмен данными между удаленными АСЭД;
• синхронизация баз данных удаленных АСЭД, например, головной и подчиненных организаций;
• работа в АСЭД удаленных сотрудников, например, из командировки.

Во втором – синхронизация баз данных с использованием механизме репликации. Например, сотрудники удаленных подразделений совместно работают над проектом какого-то документа и необходимо, чтобы у всех была самая актуальная версия.

Для удаленной работы в АСЭД и обеспечения безопасного обмена информацией по открытым сетям важно наличие в АСЭД Web-клиента и поддержка семейства протоколов SSL/TLS шифрования канала обмена данными.

Интеграция с информационными системами, используемыми у заказчика

• синхронизация справочников (двухсторонняя передача данных из интегрируемой системы в АСЭД и из АСЭД в интегрируемую систему);
• сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в АСЭД;
• согласование в АСЭД учетных объектов интегрируемой системы;
• просмотр электронных документов АСЭД, связанных с объектом в интегрируемой системе.

Также важна интеграция АСЭД с офисными приложениями, например, Microsoft Office и/или OpenOffice.org. В этом случае появляется возможность создания и регистрации документов АСЭД из офисных приложений, двунаправленное использование атрибутов электронных документов АСЭД в тексте документов и текста документов в атрибутах. Например, при создании файла из шаблона.

Для систем управления проектами (далее – СУП) таких как, например, Microsoft Project, появляется возможность формирования и двунаправленной синхронизации данных плана проекта между АСЭД и СУП.

Интеграция с корпоративным порталом

Сейчас во многих организациях внедряются корпоративные порталы как внутренние, так и доступные извне (для партнеров (В2В), для клиентов (В2С)). Особенно это актуально для крупных организаций. Данные АСЭД являются важной составляющей корпоративного контента и могут быть эффективно использованы на портале.

Например, нормативные документы организации, статистика исполнения поручений, срочные документы для пользователя, текущие рабочие документы и поручения сотрудника, проекты и т.п.

В качестве портальной платформы может быть использована любая из наиболее распространенных, из коммерческих, например, Microsoft Share Point или Oracle Portal, из свободно распространяемых, например, Drupal.

Заключение

В этой статье мы остановились на функциональных возможностях АСЭД для крупных организаций, не затрагивая при этом архитектуру (базы данных, системы безопасности, средства адаптации и настройки), системные средства (резервное копирование и восстановление, взаимодействие с каталогами пользователей, например, Active Directory, поддержка работы в терминальном режиме и т.п.), а также эргономичность и удобство работы пользователей.

Кроме того, мы не рассматривали массу различных прикладных решений, весьма востребованных в организациях различных масштабов и реализуемых на платформе АСЭД, таких как управление договорами, совещаниями, взаимодействием с клиентами, проектными работами и документацией, Help Desk, Service Desk и т.п.

При подготовке статьи использованы материалы сайта http://directum.ru

Опубликовано: журнал «ИТ-Бел», №2, июль 2009 г.

Источник: subscribe.ru

СЭД Автоматизированная система документооборота

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

10 000 руб.

Внедрение СЭД и ЭДО

Быстрый, выгодный и безопасный обмен любыми видами документов, создание электронного архива

Внедрение 1С ЭДО

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

1С:Документооборот версии КОРП

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом

1С:Документооборот версии ПРОФ

Для малого и среднего бизнеса с простым документооборотом. Бесплатная установка и обслуживание на 3 мес.

42 500 руб.

В экономической литературе встречается утверждение, что в бизнесе, якобы, существуют некие «более важные» и некие «менее важные» составные части. Сторонники такого подхода аргументируют это тем, что основные процессы (которые, допустим, генерируют кэш флоу или производят продукт), это то, на чем реально стоит предприятие, а поддерживающие процессы, такие как, допустим, документооборот в компании – это те составные части, от которых можно с наименьшими потерями отказаться.

С одной стороны можно было бы представить, что такие специалисты правы, и их точка зрения действительно обоснована, но только в том случае, если мы говорим о компании с горизонтом перспектив развития на один год. Потому что, как только мы начнем говорить о компании, которая реально нацелена на развитие на рынке – на увеличение своего оборота, рост активов, распространение своей филиальной сети, становится понятно, что поддерживающие процессы, в числе которых, безусловно, на первый план выступает именно процесс документооборота компании, играют не меньшую роль в успехе бизнеса.

О том, почему автоматизация документооборота сегодня – это ключ к порядку завтра, и какие задачи решают системы электронного документооборота на предприятиях, которые ориентированы на эффективность, разберемся в сегодняшней статье.

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск

Что такое СЭД

Чтобы разобраться, что собой представляют системы электронного документооборота, нужно сначала ответить на вопрос: «Зачем, собственно, они нужны бизнесу?». Многие по-прежнему считают, что бумажный документооборот и менеджеры, бегающие со счетами по коридорам, бухгалтеры, у которых на рабочих столах небоскребы из договоров и счетов – это нормально и такова сущность любого бизнеса. Эта статья ориентирована на тех, кто понимает, что современные условия экономического взаимодействия и уровень технического прогресса создают такую ситуацию, при которой эффективность бизнеса во многом зависит от скорости управления имеющейся у бизнеса информации и порядка организации рационального перемещения этой информации.

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками.

Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.

Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.

В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена.

Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до еt окончательной ликвидации.

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Эффективность СЭД

Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:

• Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.
• Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.
• АСЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.
• Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.
• Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.
• Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней.
• СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.

Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.

Инструментальные возможности автоматизированных систем документооборота

Благодаря активному развитию программирования в последние десять-пятнадцать лет, сегодня системы ориентированные на автоматизацию информационного взаимодействия позволяют включить именно такой набор инструментов, который необходим конкретной компании. Разные сферы бизнеса и просто индивидуальные особенности его ведения накладывают и на такие системы определенный перечень требований, применимых конкретно здесь и сейчас.

Одним компаниям достаточно более-менее «классического» набора функций – создание документов, обработка информации, поиск и обзор данных, а также внутреннее взаимодействие (передача, уведомления сторон, постановка и контроль выполнения заданий). Другим необходимы существенно более сложные системы и другой набор инструментов, который позволит выстроить сложные иерархии, сформировать удаленные команды, удаленные доступы, интеграцию с данными баз SQL, Oracle, дать доступы к серверам без специальных приложений и, например, к подключению облачных систем. Самым продвинутым пользователям автоматизированных систем электронного документооборота могут быть доступны такие сложные и специфические инструменты, как автоматическое оптическое распознавание информации, штрих-кодирование и сканирование, система цифровых подписей, полнотекстовый и атрибутивный поиск и т.д.

Преимущества автоматизированных систем документооборота

Сегодня использование автоматизированных систем документооборота, в частности, систем 1С для автоматизации документооборота, становится не просто конкурентным преимуществом компаний, ориентированных на эффективность, но и объективной необходимостью для всех участников экономического взаимодействия, которые в принципе заинтересованы в продуктивном функционировании своего бизнеса. Мир сильно преобразился в последнем десятилетии, и это отразилось на всех сферах бизнеса и компаниях, заставив их меняться вместе с наступлением эры цифровой экономики. По сравнению с традиционными системами, которые раньше позволяли выстроить процесс управления информацией на предприятии, системы автоматизированного документооборота открыли бизнесу новые горизонты в области повышения собственной эффективности, которые выразились в следующих преимуществах автоматизированных систем документооборота:

1. Такие системы сильно увеличивают продуктивность работы компании за счет увеличения производительности, которая обеспечивается не только удобством процессного взаимодействия подразделений, но и наличием в системах АСЭД возможностей для неограниченной работы с необходимой информацией, от доступа и до кардинальных преобразований информации в кратчайшие сроки.
2. Информация в электронном виде поддерживается в более актуальном состоянии, поскольку процесс внесения и согласования правок может идти без отрыва от основной деятельности в «фоновом» режиме.
3. Электронные системы являются более отказоустойчивыми и безопасными по сравнению с другими. Они позволяют сильно снизить влияние человеческой невнимательности (так называемого «человеческого фактора») и гарантированно обеспечить сохранность информации. Понятно, что при желании и наличии технических возможностей можно сломать любую систему, но, даже учитывая возможность взлома, электронная система предполагает больше инструментов по защите, шифрованию или резервному копированию данных.
4. АСЭД создает предпосылки к существенному сокращению операционных издержек как по прямым статьям расходов, так и в области расходов на персонал, благодаря уменьшению у компании необходимости в исполнителях.
5. Такая система открывает новые возможности по кооперации между подразделениями, как по прямым вопросам (в области обмена информации), так и в виде возможностей для совместной или поэтапной (друг за другом, частями) работы над различными проектами бизнеса. Прекрасный инструмент для удаленных брейнстормов, рабочих групп, коллективных правок и согласования.

В целом автоматизированные системы документооборота дают компании не только перечисленные выше преимущества, но и ряд других, которые сложно измерить или посчитать в условных единицах, но которые не менее важны. Речь идет о росте технической грамотности персонала и однозначном повышении у персонала дисциплинированности и ответственности за свои действия и свою работу. Работая в единой электронной системе, персонал постоянно взаимодействует друг с другом, решая возникающие на низших уровнях проблемы, и тем самым укрепляя корпоративный дух.

Автоматизация системы документооборота сегодня является не просто внутренним средством по оптимизации бизнес процессов, а естественной потребностью компаний повышать продуктивность своей работы в условиях глобальных экономических кризисов. Существенное сокращение возможностей для привлечения фондирования и роста бизнеса за счет инвестиционных вливаний приводит компании из традиционных отраслей к пониманию того, что внутри самих компаний скрыты возможности улучшения показателей бизнеса. Если двадцать лет назад было важно только «много продавать», то сегодня важно «эффективно продавать», а это совершенно невозможно без современной автоматизированной системы работы с информацией.

В заключении хочется отметить, что любая автоматизация в компании сопряжена с внушительными инвестициями, при этом стоимость 1С:Документооборот (если мы имеем в виду саму программу) не является значительной их частью. Их основа — это разработка методологии построения системы, но в перспективе они с лихвой окупаются за счет возрастающей эффективности и скорости бизнеса компании. Как уже было сказано, сегодня выигрывает не только самый умный, но и самый быстрый участник рынка, поэтому система автоматизации документооборота – это одна из возможностей для благоприятного развития компании в будущем.

Источник: wiseadvice-it.ru